Grupos

En el panel de Motive, los grupos son una forma para que los administradores de flotas organicen y gestionen los activos, conductores, vehículos y geocercas de su flota.

Descripción general

Gestionar una flota grande es más fácil cuando tu equipo y equipo están organizados. La función de grupos en el Panel de Motive permite a los administradores de flotas clasificar conductores, vehículos, activos y geocercas en categorías auto-creadas basadas en región, departamento o necesidades operativas. Esta estructura mejora los informes, reduce el tiempo administrativo y te da más control sobre quién puede gestionar qué.

• Simplifica la gestión: Agrupa tu flota por ubicación, rol o equipo para simplificar la administración.
• Mejora los informes: Filtra paneles e informes por grupo para entender mejor el rendimiento en diferentes partes de tu operación.
• Controla el acceso: Limita la vista y control de cada administrador de flota solo a los grupos que gestionan.
• Ahorra tiempo: Usa grupos para aplicar rápidamente acciones en lote como actualizaciones, asignaciones o configuraciones a múltiples perfiles a la vez.

Gestión e informes

Los grupos ayudan a organizar tu flota categorizando conductores, vehículos, activos y geocercas, mejorando los informes, el control de acceso y la eficiencia operativa.

Los beneficios clave de los grupos incluyen:

• Configuraciones y políticas específicas: Aplica configuraciones específicas a grupos, como asignar recorridos para conductores o cambiar configuraciones de seguridad para vehículos. 
• Permisos de acceso delegados: Asigna administradores de flota a grupos, limitando su acceso solo a los conductores, vehículos, activos y geocercas dentro de esos grupos.
• Comunicación simplificada: Usa grupos para crear equipos para mensajes dirigidos a conjuntos específicos de conductores.

Crear un grupo

Puedes crear grupos para organizar conductores, vehículos, activos y geocercas según las necesidades de tu flota.

Para crear un nuevo grupo:

1. Inicia sesión en el Panel de Motive y haz clic en el icono Admin.
2. En el menú Organización, selecciona Grupos.
3. Haz clic en el botón + Crear Grupo.
4. Ingresa un Nombre de grupo y una descripción opcional.
5. Haz clic en Crear.

Eliminar o renombrar un grupo

1. Ve a Admin > Organización > Grupos.
2. Encuentra el grupo y haz clic en el botón Opciones en su fila.
3. Selecciona Renombrar o Eliminar.
4. Confirma tu elección cuando se te pida.

Creación masiva de grupos 

1. Inicia sesión en el Panel de Flota y haz clic en el icono Admin.
2. Haz clic en Grupos en el menú desplegable Organización. 
3. Haz clic en el menú desplegable Crear grupo y selecciona Crear y editar en masa.
4. Haz clic en Crear nuevos grupos. 
5. Haz clic para descargar la plantilla para crear grupos.
6. Lista todos los Grupos en la plantilla proporcionada y carga el archivo en formato CSV. Una vez cargado, haz clic en Cargar. Cada fila de la hoja de cálculo muestra una relación lineal de un grupo padre y los subgrupos dentro de él.
7. La página de Historial de cargas muestra el estado de la importación. También se envía un correo electrónico a las flotas sobre las actualizaciones realizadas a los Grupos.

Edición masiva de grupos existentes

1. Inicia sesión en el Panel de Flota y haz clic en el icono Admin.
2. Haz clic en Grupos en el menú desplegable Organización. 
3. Haz clic en el menú desplegable Crear grupo y selecciona crear y editar en masa.
4. Haz clic en Editar grupos existentes. 
5. Haz clic para descargar la plantilla para editar grupos. 
6. Realiza las actualizaciones en la plantilla y súbela en formato CSV.
7. Al editar grupos en masa, tu estructura de Grupos será reemplazada por la información en la hoja que cargaste. Cualquier cosa que no esté en esta hoja será eliminada; no puedes hacer ediciones selectivas.
8. La página de Historial de cargas muestra el estado de la importación. También se envía un correo electrónico a las flotas sobre las actualizaciones realizadas a los Grupos.

Asignación masiva de entidades a grupo(s) 

Si prefieres gestionar las asignaciones de Grupo, también puedes especificar los Grupos de una entidad mencionándolos mientras creas estas entidades en masa (como Conductores, Vehículos, Activos y Usuarios de Flota) en una hoja de cálculo. Aquí se explica cómo hacerlo para Usuarios de Flota (como ejemplo):

1. Inicia sesión en el Panel de Flota y haz clic en el icono Admin.
2. Haz clic en Usuarios de Flota. 
3. Haz clic en el menú desplegable junto a Agregar usuarios.
4. Haz clic en Importar usuarios.
5. Haz clic en Agregar usuarios de flota.
6. Haz clic para descargar la plantilla para agregar usuarios de flota en formato .xlsx. Llena la plantilla con todos los detalles requeridos, incluyendo sus asignaciones de Grupo. Puedes asignarlos a múltiples Grupos listándolos separados por comas, por ejemplo, Grupo 1, Grupo 2.
7. Una vez llena, extrae la hoja en formato CSV y suelta el archivo extraído en el área en blanco. 
8. Haz clic en Importar.
9. Una vez importados, los usuarios de flota se muestran en la página de Historial de importaciones.

Modificación masiva de grupo(s) de entidad

1. Sigue los pasos 1 a 3 de la sección anterior. 
2. Haz clic en Editar usuarios de flota. 
3. Haz clic para descargar la plantilla para editar usuarios de flota en formato .xlsx. Realiza los cambios necesarios en los Grupos en la hoja en las filas respectivas para cada usuario de flota. Puedes asignarlos a múltiples Grupos listándolos separados por comas, por ejemplo, Grupo 1, Grupo 2.
4. Una vez actualizada, convierte la hoja modificada en formato .csv y suelta el archivo .csv en el área en blanco. 
5. Haz clic en Importar.
6. Una vez importados, los usuarios de flota se muestran en la página de Historial de importaciones.

Asignación masiva de entidades a grupo(s) usando casillas de verificación

Nota: Esta opción solo está disponible para conductores, vehículos y activos.

1. Navega a la página correspondiente, como Conductores, Vehículos o Activos en Admin.
2. Selecciona la casilla junto a cada perfil que deseas asignar.
3. Haz clic en el botón Editar.
4. En el cuadro de diálogo, selecciona Grupos: Agregar a grupos.
5. Busca y selecciona el/los grupo(s).
6. Haz clic en Guardar.

Eliminación masiva de entidades de grupo(s) usando casillas de verificación

1. Ve a la página correspondiente, como Conductores, Vehículos o Activos.
2. Selecciona los perfiles que deseas actualizar usando las casillas de verificación.
3. Haz clic en Editar.
4. Elige Grupos: Agregar a grupos o Grupos: Eliminar de grupos.
5. Selecciona el/los grupo(s) relevante(s) y haz clic en Guardar.

Mejores prácticas

Para optimizar el uso de grupos y asegurar operaciones fluidas de la flota, sigue estas mejores prácticas:

• Usa una estructura lógica: Organiza los grupos basándote en tu estructura operativa—como región, división o equipo. Usa subgrupos para añadir claridad.
• Nombra clara y consistentemente: Usa nombres descriptivos y consistentes para los grupos para facilitar a los usuarios encontrar lo que necesitan.
• Revisa regularmente: Revisa periódicamente las asignaciones de grupos y actualiza las membresías a medida que cambian los roles y se reasignan activos o vehículos.

Preguntas frecuentes

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