Facturación y pagos

Administrar pagos y facturas en Motive mantiene las finanzas de tu flotilla organizadas y actualizadas. Este artículo explica cómo vincular tu cuenta bancaria, consultar facturas y pagos, y dar seguimiento a las transacciones de grupos, conductores y vehículos.

Descripción general 

Las herramientas de pagos y facturas de Motive ayudan a agilizar la facturación y la administración financiera al consolidar toda la información en un solo panel. Los administradores de flotilla pueden vincular cuentas, revisar facturas y supervisar gastos fácilmente para obtener visibilidad financiera completa.

  • Vinculación sencilla de cuentas: Puedes agregar tu cuenta bancaria en solo unos pasos para realizar pagos sin complicaciones. Vincularla una vez te permite activar los pagos automáticos o administrar los pagos manualmente según sea necesario.
  • Acceso claro a las facturas: Las facturas son fáciles de encontrar y se pueden revisar después de descargarlas directamente desde el panel. Cada una incluye detalles como transacciones, créditos, reembolsos y estado del pago.
  • Seguimiento integral de pagos: La pestaña Descripción general o Facturación también muestra tu saldo actual, crédito disponible y transacciones en proceso. 
  • Informes detallados de transacciones: Los filtros facilitan la revisión de gastos por grupo, conductor o vehículo. Los informes también se pueden descargar como archivos CSV o PDF para conservar registros y realizar auditorías.

Usa las siguientes secciones para revisar facturas, pagos o la actividad de transacciones.

Descripción general de la cuenta 

Consultar el crédito disponible 

1. Inicia sesión en el Panel de flotilla y ve a Admin > Tarjetas > Facturación. 

2. En la sección Descripción general puedes consultar el Saldo actual y el Crédito disponible.

  • El Saldo actual muestra el monto que se ha utilizado hasta el momento y que vencerá en el siguiente ciclo de facturación.
  • Crédito disponible muestra cuánto crédito adicional puedes gastar usando la tarjeta de Motive.

Pagos 

Los administradores de flotilla pueden pagar la factura generada por sus tarjetas de Motive al final de la semana. El pago se puede realizar mediante el Panel de flotilla.

  1. Inicia sesión en el Panel de flotilla y ve a Admin > Tarjetas > Facturación. 
  2. La Fecha del próximo pago se puede consultar en la sección Pagos. 
  3. Haz clic en el botón Realizar un pago para pagar la factura de tus tarjetas de Motive.
Nota: El saldo total vence en cada ciclo de facturación.
Nota: Si los pagos fallan debido a fondos insuficientes, consulta con el banco para asegurarte de que estos pagos estén autorizados.

Si quieres que te ayudemos con tu pago, puedes comunicarte con el equipo de soporte de Motive de lunes a viernes, de 6 a. m. a 3 p. m. (hora del Pacífico).

Facturación de la cuenta

La pestaña Facturación de la cuenta muestra todos los detalles de facturación: 

Descargar facturas 

Puedes administrar todos los registros relacionados con pagos directamente en el Panel de Motive. 

  1. En el Panel de Motive, ve a Admin > Tarjetas > Facturación > Facturación de la cuenta > Facturas.
  2. Las facturas muestran varias facturas generadas en diferentes ciclos de facturación. 
  3. La columna Monto adeudado muestra el monto total de la transacción (neto de reembolsos) que se cargó a tus tarjetas de Motive durante cada ciclo de facturación
  4. Haz clic en los tres puntos y descarga la factura como PDF o CSV. 

Cada factura muestra las transacciones, los créditos, los impuestos y el estado del pago. También puedes descargar facturas para tus registros.

Descargar facturas como CSV

Los clientes pueden descargar las facturas en formato CSV. Este archivo captura toda la información derivada de una factura, incluidas las transacciones, los reembolsos, los créditos, las recompensas y las tarifas. El archivo CSV está diseñado específicamente para ayudar a los clientes a entender, línea por línea, cómo llegaron al monto adeudado después de su último pago. 

Nota: Las facturas a nivel de segmento no se pueden descargar. En su lugar, los clientes podrán filtrar por nombre del segmento como columna en la factura CSV a nivel de cuenta.

 El archivo CSV incluirá: 

  • Fecha de la transacción
  • ID de la transacción
  • ID de la transacción principal
  • Titular de la tarjeta
  • Últimos 4 dígitos de la tarjeta
  • Nombre del comercio
  • MCC / categoría
  • Nombre del segmento
  • ID del segmento
    • Compatibilidad con informes a nivel de segmento, si es necesario
    • Cada transacción del CSV incluye identificadores y nombres de segmentos.
  • Monto (neto + impuestos)
  • ID de transacción / ID de autorización
  • Ciudad / estado (si está disponible)
  • Reembolsos
  • Recompensas
  • Tarifas
  • Reembolsos de transacciones
  • Notas cuando sea necesario proporcionar una descripción (por ejemplo, cargo por pago atrasado)

El archivo exportado también incluirá una explicación de los montos de reembolsos, recompensas y tarifas.

Para descargar la factura en formato CSV: 

  1. En el Panel de Motive, ve a Admin > Tarjetas > Facturación > Facturación de la cuenta > Facturas.
  2. Haz clic en los tres puntos  

Leer facturas

La sección Factura de la tarjeta se encuentra en la esquina superior derecha de la factura. Esta sección contiene información sobre:

  • Número de factura: El número de factura del cliente.
  • Fecha de emisión: La fecha en que se emitió esta factura.
  • Ciclo de facturación: El ciclo de facturación actual del cliente.

Facturado a

Esta sección contiene información sobre el cliente. A la izquierda se encuentra la dirección del cliente. El monto adeudado para este ciclo de facturación aparece a la derecha.

Actividad de la cuenta

En esta sección se mencionan todas las actividades financieras del cliente relacionadas con Motive durante el ciclo de facturación actual.

  • Saldo anterior: Muestra el monto que se dedujo en el ciclo de facturación anterior.
  • Transacciones: Monto total de las transacciones realizadas mediante la tarjeta de Motive durante el ciclo de facturación actual que aparecen en el panel.
  • Ahorros: Monto total ahorrado en el ciclo de facturación actual usando una tarjeta de Motive.
  • Créditos: Monto de crédito disponible para el cliente.
  • Pagos: En esta sección, si el cliente realizó algún pago adicional además de lo que debía en el ciclo de facturación actual, ese monto será visible.
  • Monto adeudado: Monto adeudado del ciclo de facturación actual.

Resumen de la cuenta por titular de la tarjeta

En esta sección está disponible un resumen de la cuenta del titular de la tarjeta.

  • Titular de la tarjeta: Nombre de los titulares de tarjetas o conductores.
  • Ahorros: Monto ahorrado mediante la tarjeta de Motive.
  • Gastos: Transacciones realizadas por los titulares de tarjetas o conductores durante el ciclo de facturación actual.

Actividad de transacciones

Esta sección incluye toda la información sobre las transacciones realizadas mediante la tarjeta de Motive.

  • Fecha de compra: Fecha de la transacción.
  • Titular de la tarjeta: Nombre del titular de la tarjeta y número de tarjeta.
  • Comercio: Nombre del comercio donde se realizó la transacción.
  • Categoría: Tipo de producto que se compró.
  • Ahorros: Monto ahorrado usando la tarjeta de Motive en una transacción específica.
  • Monto: Monto total de la transacción.

Total

Monto total de los ahorros y las transacciones realizadas por el titular de la tarjeta en este ciclo de facturación.

Resumen de transacciones por vehículo

Este es el resumen de transacciones correspondiente a los vehículos. Puedes consultar todos los vehículos y las transacciones realizadas para cada uno, junto con el monto ahorrado.

Consultar pagos

  1. En el Panel de Motive, ve a Admin > Tarjetas > Facturación > Facturación de la cuenta > Pagos.
  2. La columna Estado te informa sobre el estado actual de tus pagos. 
  • Iniciado: La orden de pago se envió a la pasarela de pagos.
  • Completado: La pasarela de pagos procesó el pago y este se cobró de la cuenta bancaria del cliente.
  • En proceso: La pasarela de pagos comenzó a procesar la orden y está enviando la orden de pago al banco.
  • Fallido: El intento de cobro del pago falló.

Nota: En esta sección se muestran todos los pagos de los ciclos de facturación anteriores y actuales.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo después de agregar una cuenta bancaria puedo usarla para realizar pagos?

Puedes usar la cuenta en cuanto se verifique, generalmente en unos minutos si se verifica con Plaid

¿Puedo cambiar entre pagos automáticos y pagos manuales?

Sí, puedes activar o desactivar los pagos automáticos en cualquier momento desde la configuración de pagos.

¿Cómo funciona el ciclo de facturación de la tarjeta de Motive?

  1. El ciclo de facturación comienza únicamente cuando se activa una de las tarjetas de la empresa, independientemente de si el banco está vinculado o no. 
  2. El ciclo de facturación se determina durante la incorporación y la factura también se genera al final del día del ciclo de facturación, pero el pago se retira de la cuenta bancaria vinculada en la fecha de vencimiento. 
  3. Los pagos se retirarán automáticamente de la cuenta bancaria en la fecha de vencimiento una vez que termine el ciclo de facturación, independientemente del estado de la tarjeta y siempre que haya un saldo pendiente. 
  4. También puedes realizar un pago al iniciar sesión en tu cuenta y pagar tu saldo actual en cualquier momento de la semana.

¿Por qué la factura de mi tarjeta de Motive es mayor que mis gastos del ciclo?

La factura de tu tarjeta de Motive se basa en las transacciones registradas durante tu ciclo de facturación, no necesariamente en el momento en que se realizaron. Si una transacción no se registró en el ciclo anterior, aparecerá en la siguiente factura.

Ejemplo:

  • Ciclo de facturación: 1 de enero de 2024 – 7 de enero de 2024
  • Fecha de la transacción: 5 de enero de 2024
  • Fecha de registro: 10 de enero de 2024

Resultado: La transacción se facturará en el siguiente ciclo de facturación (8 de enero – 14 de enero de 2024).

Conclusiones clave:

  • Algunas transacciones pueden registrarse después de la fecha en que se realizaron.
  • La factura refleja todas las transacciones registradas, incluso si ocurrieron en un ciclo anterior.
  • Varias transacciones retrasadas pueden resultar en una factura mayor de lo esperado.

¿Cómo cambio el ciclo de facturación de la tarjeta de Motive?

Para cambiar el ciclo de facturación de tu tarjeta de Motive, el sistema actualiza automáticamente las cuentas según criterios específicos. Si cumples los requisitos, recibirás un correo electrónico cuando tu facturación cambie de diaria a semanal. 

  • No hay una fecha de actualización específica: El sistema revisa cada cuenta individualmente. 
  • Aumenta tus posibilidades: Usa tu tarjeta regularmente y realiza pagos puntuales durante 90 días. 
  • No se permiten cambios manuales: Las actualizaciones ocurren automáticamente cuando cumples los criterios.

¿Se admite la programación flexible de compras (limitar las transacciones a los días hábiles entre las 9 y las 5)?

Sí, Motive permite especificar el día de la semana y el horario durante el cual se puede usar la tarjeta para realizar transacciones.

¿Puedo vincular una tarjeta de crédito para las tarjetas de Motive?

No puedes vincular una tarjeta de crédito a tu cuenta para las tarjetas de Motive. Sin embargo, puedes vincular tu cuenta bancaria para las tarjetas de Motive.

¿Los pagos automáticos son obligatorios para la tarjeta de Motive?

Sí, los pagos automáticos son obligatorios para la tarjeta de Motive, ya que garantizan que nuestros clientes puedan usar la tarjeta de combustible de Motive por comodidad, incluso si olvidan realizar un pago, sin causarles problemas. No se procesará ningún pago si el saldo es cero.

¿Cómo pago la suscripción de Motive con tarjeta de crédito?

  • Los pagos con tarjeta de crédito se procesan automáticamente mediante la plataforma de facturación de Motive. Si quieres cambiar la tarjeta de crédito registrada, sigue el enlace proporcionado en Cómo actualizar el método de pago. 
  • Para pagos únicos, puedes llamar al +1 855-434-3564 y solicitar hablar con un especialista de pagos de cobranza. Como alternativa, puedes enviar un correo electrónico a: billing@gomotive.com 

    Nota: En caso de que falle el pago, debes actualizar tu información de pago. Por privacidad y seguridad, NO compartas la información de tu tarjeta de crédito por correo electrónico con el equipo de soporte de Motive. Proporciona esa información únicamente por teléfono (+1 855-434-3564) o mediante el enlace proporcionado en Cómo actualizar el método de pago.

¿Motive permite retiros de efectivo con las tarjetas de Motive?

Actualmente, Motive no permite retiros de efectivo con las tarjetas de motive. Puedes usar una tarjeta de motive para realizar transacciones en terminales POS y en cualquier lugar donde se acepte MasterCard.

¿Por qué no puedo usar la tarjeta de Motive en línea?

Si no puedes usar la tarjeta de Motive en línea, debes usarla físicamente. El pago en línea podría estar bloqueado por motivos de seguridad o debido a alguna actividad sospechosa. Para obtener más información, siempre puedes comunicarte con nuestro equipo de soporte al cliente.

¿Cómo solicito una factura de la suscripción de Motive?

Si no recibiste tu factura y quieres solicitarla, puedes llamar al +1 855-434-3564 y solicitarla al equipo de soporte 

Como alternativa, puedes enviar un correo electrónico a: billing@gomotive.com. Información que debes incluir en el correo electrónico: solo necesitas agregar el mes de la factura solicitada.

¿Qué tipo de tarjeta es la tarjeta de Motive y cuánto se debe pagar en un ciclo de facturación?

La tarjeta de Motive es una tarjeta de crédito/cargo Master. El saldo actual (el total de todas las transacciones registradas durante un ciclo de facturación), utilizado del límite de crédito asignado a la empresa, debe pagarse en su totalidad al final de cada ciclo de facturación.

¿Por qué se dedujo dinero automáticamente de la cuenta bancaria vinculada con la tarjeta de Motive?

  • El ciclo de facturación se determina durante la incorporación y el pago se deduce automáticamente en la fecha de vencimiento. 
  • El saldo total de tu cuenta de tarjeta de Motive se deducirá de la cuenta bancaria que vinculaste a la tarjeta de Motive inmediatamente después del cierre de cada ciclo de facturación. 
  • Para garantizar un proceso sencillo, realizamos un débito ACH en la cuenta bancaria vinculada para que puedas seguir usando las tarjetas de Motive en caso de que olvides realizar un pago.

¿Qué debo hacer si mi pago falla?

Verifica los datos de tu banco y el saldo disponible. Si el problema continúa, comunícate con el equipo de soporte de Motive.

¿La tarjeta de Motive tiene cargos por pagos atrasados?

Sí, si la factura de la tarjeta de Motive no se paga en su totalidad antes de la fecha de vencimiento y la factura tiene más de 14 días de atraso, se evalúa y aplica un cargo por pago atrasado a tu cuenta. El cargo por pago atrasado es el 5% del monto de la factura sin pagar o $40, lo que sea mayor.

¿Puedo aumentar el límite de crédito de mi tarjeta de Motive?

El aumento del límite de crédito se puede solicitar 90 días después del primer pago de tu tarjeta de Motive o 90 días después de la fecha de la última decisión sobre el límite (aumento o disminución). Para hablar sobre tu límite de crédito, comunícate con el equipo de soporte de Motive al (855) 434-3564.

¿Por qué la factura de mi tarjeta de Motive es mayor que mis gastos del ciclo?

La factura de tu tarjeta de Motive se basa en las transacciones registradas durante tu ciclo de facturación, no necesariamente en el momento en que se realizaron. Si una transacción no se registró en el ciclo anterior, aparecerá en la siguiente factura. 

  • Ejemplo: 
    • Ciclo de facturación: 1 de enero de 2024 – 7 de enero de 2024 
    • Fecha de la transacción: 5 de enero de 2024 
    • Fecha de registro: 10 de enero de 2024 
    • Resultado: La transacción se facturará en el siguiente ciclo de facturación (8 de enero – 14 de enero de 2024). 
  • Conclusiones clave: 
    • Algunas transacciones pueden registrarse después de la fecha en que se realizaron. 
    • La factura refleja todas las transacciones registradas, incluso si ocurrieron en un ciclo anterior. 
    • Varias transacciones retrasadas pueden resultar en una factura mayor de lo esperado.

¿Se puede agregar la tarjeta de Motive a Apple Wallet?

La tarjeta de Motive no se puede agregar a Apple Wallet. Sin duda, es algo que se considerará en el futuro cercano.

¿Por qué me cobran por un Vehicle Gateway antiguo?

A todos los clientes se les cobra según su suscripción. Si quieres cancelar o cambiar a un plan inferior, comunícate con el equipo de soporte de Motive o chatea con nosotros.

¿Cuál es el horario de atención al cliente del departamento de facturación de Motive?

Para recibir soporte de facturación, nuestro equipo de Soporte de facturación y cumplimiento está disponible de lunes a viernes, de 4:00 a. m. a 6:00 p. m., hora del Pacífico, llamando al +1 (855) 434‑3564 y seleccionando la opción Facturación. 

Fuera de este horario, aún puedes comunicarte con nuestra línea de soporte disponible las 24 horas, los 7 días de la semana, o usar el chat dentro de la aplicación. Registrarán tus datos y crearán un ticket de facturación para darle seguimiento durante el horario de facturación.

¿Cómo y cuándo puedo recuperar el acceso a mi ELD bloqueado después de realizar un pago atrasado?

Inmediatamente después de completar tu pago, tu cuenta se desbloqueará. Por lo tanto, si tu pago aún se está procesando, es posible que tardes algunas horas en recuperar el acceso al ELD. 

¿Cómo puedo realizar un pago si no puedo acceder a mi Panel de flotilla?

Si no puedes acceder a tu cuenta del Panel de flotilla, puedes pagar por teléfono hablando con un especialista de pagos de cobranza. Comunícate con el equipo de soporte de Motive para obtener más ayuda. 

¿Puedo pausar o poner en espera mi suscripción de Motive y reanudarla después?

No existe una opción de autoservicio en el Panel de flotilla para pausar o poner en espera una suscripción de Motive. Cualquier suspensión temporal o reducción del servicio se gestiona como una modificación de la suscripción por parte del equipo de cuentas de Motive y depende de los términos de tu contrato. 

Si quieres pausar o reducir considerablemente tu suscripción, comunícate con tu gerente de cuenta o con el equipo de soporte de Motive y explica qué quieres cambiar. Ellos pueden revisar las opciones disponibles para tu cuenta. 

¿Cómo puedo saber cuándo termina mi contrato con Motive y si se renovará automáticamente?

Para confirmar la fecha de finalización de tu cuenta:

  • Consulta tu Formulario de pedido o contrato firmado. Ahí se indica el plazo de tu suscripción (fechas de inicio y finalización).
  • O comunícate con Motive (soporte, facturación o tu gerente de cuenta) y solicita que confirmen la fecha de finalización de tu contrato y el estado actual de renovación automática. 

De acuerdo con la Política de cancelación de Motive:

  • A menos que se acuerde lo contrario en tu Formulario de pedido, las suscripciones se renuevan automáticamente al final de tu
  • plazo de suscripción actual, con las tarifas vigentes en ese momento y por el mismo periodo (12 meses o 1 mes, según tu plan). 
  • Si no quieres la renovación automática, debes comunicarte con el equipo de soporte de Motive antes de la fecha de renovación para solicitar la cancelación o los cambios, de modo que tus servicios finalicen en esa fecha en lugar de renovarse.

¿Cómo cambio la dirección de correo electrónico que recibe las facturas y los estados de cuenta?

La dirección de correo electrónico de facturación no siempre se puede actualizar desde la configuración de la cuenta. Para actualizar el correo electrónico de facturación registrado, comunícate con el equipo de soporte de Motive. Por seguridad, el equipo de soporte puede verificar tu cuenta usando datos como tu dirección de facturación y la información de pago antes de enviar la solicitud de actualización.

¿Dónde puedo encontrar los Términos de servicio de Motive?

Los Términos de servicio de Motive están disponibles en nuestro sitio legal: https://gomotive.com/legal/terms-of-service/

¿En qué se diferencia la facturación de la tarjeta de Motive de la facturación de la plataforma de Motive?

La facturación de la tarjeta de Motive y la facturación de la suscripción a la plataforma de Motive son independientes. La facturación de la plataforma de Motive cubre las tarifas recurrentes de la suscripción de software y los cargos relacionados con productos o hardware. El método de pago y los términos aparecen en la factura de la plataforma y pueden incluir tarjeta de crédito, ACH, transferencia bancaria o cheque, según la configuración de la cuenta.

La facturación de la tarjeta de Motive cubre las transacciones y tarifas cargadas a las cuentas de tarjetas de Motive. Las facturas de las tarjetas se administran por separado en Admin > Tarjetas > Facturación, y la pestaña Facturación de la administración de flotillas de Motive no incluye los detalles de facturación de las tarjetas de Motive.

¿La facturación de la plataforma de Motive y la facturación de las tarjetas de Motive tienen diferentes términos para pagos atrasados?

Sí. Los dos programas de facturación tienen términos y condiciones independientes para pagos atrasados.

  • Facturas de suscripción a la plataforma de Motive: Los montos vencidos y no impugnados pueden estar sujetos a un cargo financiero o cargo por pago atrasado conforme al Formulario de pedido aplicable y los Términos de servicio de Motive. Los Términos de servicio de EE. UU. establecen que el cargo puede ser el mayor entre 15% o $10, a menos que se aplique un límite legal diferente. Motive también puede suspender los servicios por cargos sin pagar. Para obtener más información, consulta los términos y condiciones de Motive. 
  • Facturas de tarjetas de Motive: Si la factura de la tarjeta de Motive no se paga en su totalidad y tiene más de 14 días de atraso, se puede aplicar un cargo único por pago atrasado. El cargo es el 5% del saldo sin pagar o $40, lo que sea mayor.

Un cargo por pago atrasado asociado con una factura de tarjeta de Motive no debe interpretarse como el término de pago atrasado de una factura de suscripción a la plataforma de Motive, ni viceversa.

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