Para mantener los registros precisos y conformes, tanto los conductores como los usuarios de la flota pueden realizar cambios en los registros de horas de servicio (HOS). Este artículo explica cómo editar registros, sugerir cambios y aprobarlos en la plataforma Motive.
Resumen
Garantizar la precisión del libro de registro es una responsabilidad compartida entre conductores y gerentes de flota. Motive proporciona un flujo de trabajo colaborativo para corregir errores o agregar información faltante en los registros de un conductor. Este proceso está diseñado para cumplir completamente con las regulaciones de la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA), que requieren un registro claro de auditoría y certificación del conductor para todos los cambios.
- Garantizar el cumplimiento: Todas las ediciones se rastrean, y los conductores deben aprobar las sugerencias de los usuarios de la flota, manteniendo la integridad del Registro de Estado de Deber (RODS) según lo requiere la FMCSA.
- Mejorar la precisión: Corrija fácilmente los estados de deber, agregue notas faltantes o actualice información del formulario de registro como números de remolque y documentos de envío para asegurar que los registros siempre sean precisos.
- Optimizar la comunicación: Conductores y gerentes de flota pueden ver y responder fácilmente a las sugerencias de registro, facilitando la resolución de discrepancias y manteniendo los registros precisos.
- Mantener registros originales: El sistema nunca sobrescribe las entradas originales del registro. Todas las ediciones se almacenan junto con el registro original, proporcionando un historial completo de todos los cambios.
Ediciones y sugerencias
En la plataforma Motive, hay tres formas en que un registro puede ser cambiado: entradas automáticas por el sistema, ediciones hechas por el conductor y sugerencias hechas por un usuario de la flota.
- Entradas automáticas del sistema: El Motive Vehicle Gateway registra automáticamente el tiempo de conducción cuando el vehículo se mueve a 5 mph o más. Este registro automático no puede ser editado ni cambiado a un estado de deber que no sea conducción.
- Ediciones iniciadas por el conductor: Los conductores pueden editar directamente sus propios registros para corregir errores. Esto incluye cambiar un estado de deber, insertar un estado de deber pasado que se omitió o agregar notas.
- Sugerencias del gerente de flota: Un gerente de flota puede proponer ediciones a los registros pasados de un conductor. Estos cambios se envían al conductor como sugerencias y no entran en vigor hasta que el conductor las revise y apruebe en la Aplicación Motive Driver.
De acuerdo con las regulaciones de la FMCSA, tanto los conductores como el personal autorizado del transportista pueden hacer ediciones para corregir o completar la información del registro. Sin embargo, cualquier edición debe incluir una nota que explique la razón del cambio.
Tipos de ediciones y sugerencias:
- Editar estado de deber: Corregir un estado de deber incorrecto o insertar un estado de deber que se omitió.
- Editar el formulario de registro: Corregir o agregar detalles como números de vehículo y remolque, documentos de envío o información de co-conductor.
- Agregar notas y observaciones: Añadir notas a cualquier evento para proporcionar más contexto. Esto es requerido para todas las ediciones.
Nota: Los viajes registrados por el Vehicle Gateway se resaltarán con una línea verde. Sin embargo, el tiempo de conducción agregado manualmente se mostrará como la línea azul regular. Los viajes registrados por el Vehicle Gateway no pueden ser editados según las regulaciones de FMCSA/CCMTA. Los estados de deber de conducción manuales pueden ser editados, pero no pueden estar adyacentes a estados de deber registrados automáticamente por el Vehicle Gateway. |
Editar registros en la Aplicación del Conductor
Los conductores tienen control total sobre sus registros y deben aprobar cualquier cambio sugerido por un usuario de la flota.
Para editar tu registro:
En la Aplicación Motive Driver, toca Registros.
Selecciona el día que deseas editar.
- Toca el evento de estado de deber en el gráfico del registro o en la lista debajo de él.
Toca Editar.
- Realiza los cambios necesarios en el estado de deber, hora, ubicación o notas.
Toca Guardar.
Para revisar y aprobar sugerencias:
Cuando un usuario de la flota sugiere una edición, recibirás una notificación para revisarla.
Ve a la pantalla de Registros y selecciona el día con la edición pendiente.
En la pestaña Registro Editado, revisa los detalles y toca la marca de verificación verde para aceptar y aplicar los cambios, o toca la cruz roja para rechazar la sugerencia y mantener el registro original.
Para certificar tu registro después de que las ediciones sean aprobadas:
Toca Firmar en la parte superior de la pantalla.
- En la pantalla de certificación, toca Firmar Registro.
Toca Aceptar para confirmar.
Gestionar registros en el Panel de Flota
Los usuarios de la flota pueden sugerir ediciones a los registros de un conductor de los últimos 14 días para ayudar a mantener los registros precisos y conformes.
Sugerir una edición al registro de un conductor:
- Inicia sesión en el Panel de Motive y haz clic en Cumplimiento.
Selecciona la pestaña Registros.
Utiliza los filtros para encontrar al conductor y registro específicos.
Haz clic en la entrada del registro para abrir la página de detalles.
Haz clic en Editar Registro.
Para sugerir un cambio en un estado de deber, selecciona el evento y haz clic en Editar. Para insertar un estado de deber faltante, haz clic en Insertar Estado de Deber.
- Realiza los cambios requeridos y agrega una nota en el campo Notas explicando la razón de la edición. Esto es obligatorio.
Haz clic en Confirmar. La sugerencia ahora se envía al conductor para su aprobación.
Puedes verificar el estado de tus sugerencias en la página del registro del conductor. Motive mantiene un registro completo de todas las ediciones, incluyendo quién hizo el cambio, cuándo se hizo y la razón del mismo.
Para correcciones internas donde el registro oficial del ELD debe permanecer igual, los usuarios de la flota pueden usar la función Ignorar Tiempo de Conducción. Esto te permite reclasificar el tiempo de conducción incorrecto para actualizaciones internas del reloj HOS, mientras se mantiene la entrada original en el registro oficial enviado a la FMCSA.
Preguntas Frecuentes
¿Quién puede editar los registros de un conductor?
Los conductores pueden editar sus propios registros durante 14 días. Los usuarios de la flota pueden sugerir ediciones, pero el conductor debe aprobarlas antes de que los cambios se apliquen. Motive también hace sugerencias automáticas, como registrar el tiempo de conducción, que no pueden ser editadas.
¿Puede un usuario de la flota cambiar mi tiempo de conducción?
No. El tiempo de conducción registrado automáticamente no puede ser editado por nadie, incluyendo conductores o usuarios de la flota.
¿Qué sucede si un conductor rechaza una sugerencia de registro?
Si un conductor rechaza una sugerencia, el registro permanece sin cambios. La edición sugerida no se aplica y se mantiene un registro del rechazo en el historial del registro.
¿Por qué necesito agregar una nota cuando edito mi registro?
La FMCSA requiere que toda edición de registro incluya una anotación o nota que explique la razón del cambio. Esto ayuda a mantener un registro claro y conforme.
¿Cuánto tiempo tengo para aprobar una sugerencia de edición de registro?
Los conductores deben revisar y responder a las sugerencias de edición de registro lo antes posible. Las ediciones solo pueden hacerse en registros de los últimos 14 días, por lo que la aprobación oportuna ayuda a asegurar que los registros se mantengan precisos y certificados.
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