Edición y Gestión de Registros

Para mantener los registros precisos y conformes, tanto los conductores como los usuarios de la flota pueden realizar cambios en los registros de horas de servicio (HOS). Este artículo explica cómo editar registros, sugerir cambios y aprobarlos en la plataforma Motive.

Resumen 

Asegurar la exactitud del libro de registro es una responsabilidad compartida entre conductores y gerentes de flota. Motive ofrece un flujo de trabajo colaborativo para corregir errores o agregar información faltante en los registros de un conductor. Este proceso está diseñado para cumplir plenamente con las regulaciones de la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA), que requieren un rastro de auditoría claro y la certificación del conductor para todos los cambios.

• Asegurar el cumplimiento: Todas las ediciones se registran, y se requiere que los conductores aprueben las sugerencias de los usuarios de la flota, manteniendo la integridad del Registro de Estado de Deber (RODS) según lo exige la FMCSA.
• Mejorar la precisión: Corrija fácilmente los estados de deber, agregue notas faltantes o actualice la información del formulario de registro, como números de remolque y documentos de envío, para asegurar que los registros siempre sean precisos.
• Agilizar la comunicación: Conductores y gerentes de flota pueden ver y responder fácilmente a las sugerencias de registro, facilitando la resolución de discrepancias y manteniendo los registros precisos.
• Mantener registros originales: El sistema nunca sobrescribe las entradas originales del registro. Todas las ediciones se almacenan junto con el registro original, proporcionando un historial completo de todos los cambios.

Ediciones y sugerencias

En la plataforma Motive, hay tres formas en que un registro puede ser modificado: entradas automáticas por el sistema, ediciones realizadas por el conductor y sugerencias hechas por un usuario de la flota.

• Entradas automáticas del sistema: El Motive Vehicle Gateway registra automáticamente el tiempo de conducción cuando el vehículo se mueve a 5 mph o más. Este registro automático no puede ser editado ni cambiado a un estado de deber no conductor.
• Ediciones iniciadas por el conductor: Los conductores pueden editar directamente sus propios registros para corregir errores. Esto incluye cambiar un estado de deber, insertar un estado de deber pasado que se omitió o agregar notas.
• Sugerencias del gerente de flota: Un gerente de flota puede proponer ediciones en los registros pasados de un conductor. Estos cambios se envían al conductor como sugerencias y no entran en vigor hasta que el conductor las revisa y aprueba en la aplicación Motive Driver.

De acuerdo con las regulaciones de la FMCSA, tanto los conductores como el personal autorizado del transportista pueden hacer ediciones para corregir o completar la información del registro. Sin embargo, cualquier edición debe incluir una nota que explique la razón del cambio.

Tipos de ediciones y sugerencias:

• Editar estado de deber: Corregir un estado de deber incorrecto o insertar un estado de deber que fue omitido.
• Editar el formulario de registro: Corregir o agregar detalles como números de vehículo y remolque, documentos de envío o información del co-conductor.
• Agregar notas y observaciones: Agregar notas a cualquier evento para proporcionar más contexto. Esto es obligatorio para todas las ediciones.

Nota: Los viajes registrados por el Vehicle Gateway estarán resaltados con una línea verde. Sin embargo, el tiempo de conducción agregado manualmente se mostrará como la línea azul regular. Los viajes registrados por el Vehicle Gateway no pueden ser editados según las regulaciones FMCSA/CCMTA. Los estados de deber de conducción manual pueden ser editados, pero no pueden estar adyacentes a estados de deber grabados automáticamente por el Vehicle Gateway.

Editar registros en la aplicación para conductores

Los conductores tienen control total sobre sus registros y deben aprobar cualquier cambio sugerido por un usuario de la flota.

Para editar tu registro:

1. En la aplicación Motive Driver, toca Registros.

   

2. Selecciona el día que deseas editar.

   

3. Toca el evento de estado de deber en el gráfico del registro o en la lista debajo de él.

4. Toca Editar.

   

5. Realiza los cambios necesarios en el estado de deber, hora, ubicación o notas.

6. Toca Guardar.

   

Para revisar y aprobar sugerencias:

1. Cuando un usuario de la flota sugiere una edición, recibirás una notificación para revisarla.

   

2. Ve a la pantalla Registros y selecciona el día con la edición pendiente.

   

3. En la pestaña Registro Editado, revisa los detalles y toca la marca de verificación verde para aceptar y aplicar los cambios, o toca la cruz roja para rechazar la sugerencia y mantener el registro original.

   

Para certificar tu registro después de que se aprueben las ediciones:

1. Toca Firmar en la parte superior de la pantalla.

   

2. En la pantalla de certificación, toca Firmar Registro.

3. Toca Aceptar para confirmar.

   

Gestión de registros en el Panel de Flota

Los usuarios de la flota pueden sugerir ediciones en los registros de un conductor de los últimos 14 días para ayudar a mantener los registros precisos y conformes.

Sugerir una edición en el registro de un conductor

1. Inicia sesión en el Panel de Motive y haz clic en Conformidad.

2. Selecciona la pestaña Registros.

   

3. Utiliza los filtros para encontrar el conductor y registro específicos.

   

4. Haz clic en la entrada del registro para abrir la página de detalles.

   

5. Haz clic en Editar Registro.

   

6. Para sugerir un cambio en un estado de deber, selecciona el evento y haz clic en Editar. Para insertar un estado de deber faltante, haz clic en Insertar Estado de Deber.

   

7. Realiza los cambios requeridos y agrega una nota en el campo Notas explicando la razón de la edición. Esto es obligatorio.

8. Haz clic en Confirmar. La sugerencia se envía ahora al conductor para su aprobación.

   

Puedes verificar el estado de tus sugerencias en la página del registro del conductor. Motive mantiene un registro completo de todas las ediciones, incluyendo quién hizo el cambio, cuándo se hizo y la razón del mismo.

Para correcciones internas donde el registro oficial ELD debe permanecer igual, los usuarios de la flota pueden usar la función Ignorar Tiempo de Conducción. Esto permite reclasificar el tiempo de conducción incorrecto para actualizaciones internas del reloj HOS, mientras se mantiene la entrada original en el registro oficial enviado a la FMCSA.

Editar el registro del día actual

1. Inicia sesión en el Panel de Flota y haz clic en Conformidad.
2. Ve a la pestaña Registros.

3. Haz clic en el filtro de fecha y selecciona Hoy.

   

4. Selecciona el registro que deseas editar.

   

5. Haz clic en Editar.

   

6. Haz clic en Insertar estado de deber para editar el registro.

7. Haz clic en el menú de tres puntos para cualquier entrada de estado y haz clic en Editar.

   

8. Mueve el control deslizante o edita los campos Estado de deber, Hora de inicio, Hora de fin y Ubicación.

9. Confirma con Guardar.

   

Agregar una nota a un registro

1. Inicia sesión en el Panel de Flota y haz clic en Conformidad.
2. Ve a la pestaña Registros.

3. Selecciona el registro que deseas editar.

   

4. Agrega una nota en la sección Notas y presiona enter para guardar.

   

Agregar documentos de envío a los registros

1. Inicia sesión en el Panel de Flota y haz clic en Conformidad.

2. Haz clic en Registros y selecciona el registro al que deseas hacer cambios.

   

3. Haz clic en Editar.

   

4. Abre la pestaña Formulario de Registro.
5. En el campo Documentos de envío, ingresa el número del documento de envío.

6. Haz clic en Guardar.

   

Agregar número de remolque a los registros del conductor

1. Inicia sesión en el Panel de Flota, ve a Conformidad > Registros y selecciona el registro deseado.

   

2. Haz clic en Editar > Formulario de Registro.

   

3. Ve a General > Activo, haz clic en el menú desplegable, selecciona el número de remolque deseado y haz clic en Guardar.
   

Editar lecturas del odómetro para registros de conductor

1. Inicia sesión en el Panel de Flota y haz clic en Conformidad.
2. Haz clic en Registros.

3. Haz clic en el registro para el cual deseas cambiar la lectura del odómetro.

   

4. Haz clic en Editar para hacer cambios en el registro.

   

5. Haz clic en Formulario.

6. En la sección General, ingresa los nuevos valores del odómetro y haz clic en Guardar.

   

Ver historial de edición de registros del conductor

Los gerentes de flota pueden ver un registro completo de todas las ediciones hechas en los registros de un conductor. El Panel de Flota permite a gerentes y administradores acceder al historial de edición de registros con unos pocos clics.

1. Inicia sesión en el Panel de Flota y ve a Conformidad > Registros.

2. Haz clic en el perfil del conductor cuyo historial de edición deseas ver.

   

3. Haz clic en Historial de Edición para ver todas las ediciones sugeridas.

   

   

Nota: El botón Historial de Edición solo aparece después de que un gerente de flota haya sugerido una edición y el conductor haya aprobado o rechazado la sugerencia.

Según la acción del conductor, estos son los posibles estados de edición del registro:

• Aprobado: La edición sugerida fue aceptada por el conductor y el registro ha sido modificado.
• Rechazado: La edición sugerida fue rechazada por el conductor y el registro permanece en su estado original.
• Cancelado: El gerente de flota canceló el cambio sugerido y la notificación ha sido removida de la vista del conductor en la aplicación Motive Driver.
• Anulado: El conductor ha editado un registro que tenía una edición pendiente de un gerente de flota. La edición sugerida es entonces removida de la vista del conductor en la aplicación Motive Driver.

Ver registros de conductores en la aplicación Fleet

1. Inicia sesión en la aplicación Fleet.

2. Toca el nombre de un conductor en la lista o usa la barra de búsqueda para encontrar y seleccionar un conductor.

   

3. La pantalla de detalles del conductor muestra información como la ubicación actual del conductor, estado, Horas de Servicio y horas disponibles, etc.

4. Para conductores que actualmente violan las reglas de HOS, aparece un ícono rojo junto a su nombre.

   

5. Para ver los detalles de la regla de ciclo del conductor, toca el ícono de información (i) junto a Horas de Servicio.

   

6. Aparece un aviso en pantalla mostrando la Regla de Ciclo actual del conductor seleccionado.

7. Toca Cerrar para regresar a la pantalla de detalles del conductor.

   

8. Toca Ver Registros para acceder a los registros del conductor seleccionado.

   

9. Pantalla de Registros muestra el Gráfico de Registro y detalles de los últimos 7/8 o 14 días según el ciclo actual del conductor.

10. Toca cualquier fecha para ver los registros del día seleccionado.

    

11. Si el conductor tiene alguna Violación de HOS o violaciones de Formulario y Errores, se muestran sobre el Formulario de Registro.

12. También puedes ver cualquier violación de HOS en texto rojo junto con la hora en que ocurrió.

    

13. Cuando un gerente de flota realiza una edición en un registro, aparece el mensaje Hay ediciones pendientes para este registro. El conductor puede aprobar o rechazar la edición pendiente.

    

14. Cualquier excepción tomada aparece como Excepción.

    

15. Desplázate hasta la parte inferior de la pantalla del registro del conductor para ver el Resumen de Horas de Servicio. Esto muestra el desempeño general de HOS del conductor para el día seleccionado.

    

Ver registros de conductores desactivados

1. Inicia sesión en el Panel de Flota y haz clic en el ícono de Admin.

   

2. Ve a Conductores > Todos los Conductores.

3. Haz clic en el desplegable de Conductores y selecciona Desactivados.

   

4. Haz clic en el desplegable de método de seguimiento de tiempo y selecciona Registros.

   

5. Haz clic en el menú de tres puntos para cualquier conductor desactivado y selecciona Ver Perfil.

   

6. Desde la pestaña Resumen, ve a Actividad Reciente > Registros.

7. Haz clic en Ver Todos los registros.

   

8. Aplica filtros para personalizar tus resultados.

   

Editar tiempo de conducción manualmente

Motive te permite corregir viajes de registro editando manualmente el tiempo de conducción si notas errores en tu registro debido a dificultades técnicas. Los conductores solo pueden editar el tiempo de conducción manualmente si el administrador de la flota ha habilitado la función desde el Panel de Flota.

Nota: Si tu gateway de vehículo no está registrando tiempo de conducción, consulta este artículo 'Vehicle Gateway Not Recording Drive Time'.

1. Desde la pantalla principal, haz clic en Registros.

   

2. Selecciona el día que deseas editar.

   

3. Selecciona el área en el gráfico del registro que deseas editar o selecciona un evento de los diferentes estados de deber debajo del gráfico.

4. Toca Editar.

   

   Nota: Los viajes registrados por el Vehicle Gateway estarán resaltados con una línea verde. Sin embargo, el tiempo de conducción agregado manualmente se mostrará como la línea azul regular.

5. Establece la Hora de Inicio y la Hora de Fin ingresando la hora en los campos o arrastrando los controles deslizantes.

   Nota: Los viajes para conductores exentos (incluida la conducción manual) son libremente editables, pero los viajes manuales no pueden estar adyacentes a los viajes del Vehicle Gateway. Para los viajes del Vehicle Gateway, permitiremos que los conductores cambien entre Estado Especial de Deber APAGADO (Conducción personal), ENCENDIDO (movimiento en patio) o Conducción.

6. Selecciona Fuera de servicio, Litera, En servicio o Conducción.

   

7. Ingresa Ubicación y Notas.

8. Toca Guardar para finalizar.

   

Ignorar tiempo de conducción registrado incorrectamente

La función Ignorar Tiempo de Conducción permite a los administradores de flota ignorar un evento de conducción registrado incorrectamente y ayudar a los conductores a recalcular sus horas de servicio restantes con precisión en la aplicación para conductores. Esta función da a los usuarios de la flota la capacidad de ignorar un tiempo de conducción registrado por ELD para eliminar violaciones internamente. No se hacen cambios en las salidas ELD del conductor (archivo PDF/output de registro), para ayudar a las flotas a mantenerse en conformidad.

Nota: De acuerdo con las regulaciones ELD, una vez que el tiempo de conducción se registra automáticamente en los registros de un conductor, ese evento permanecerá en la línea de conducción y no podrá ser editado. Consulta nuestra guía sobre cómo navegar las reglas de la FMCSA para reclasificar el tiempo de conducción.

Ignorar tiempo de conducción registrado incorrectamente usando el Panel de Flota

Sigue estos pasos para ignorar un tiempo de conducción registrado incorrectamente usando el Panel de Motive:

1. Una vez que tengas acceso a Ignorar Tiempo de Conducción, inicia sesión en el Panel de Flota.

2. Haz clic en Conformidad en el menú lateral izquierdo.

3. Haz clic en Registros.

4. Selecciona el evento de conducción registrado incorrectamente.

5. Haz clic en Editar Registro (el conductor debe firmar los registros de ese día para editar los registros).

6. En la siguiente página, haz clic en Editar para el tiempo de conducción que deseas ignorar.

7. Marca la casilla para seleccionar Ignorar tiempo de conducción registrado incorrectamente.

8. Selecciona un estado de deber apropiado, Fuera de servicio (PC), En servicio (YM) o Tiempo de espera (WT) para recalcular los relojes HOS del conductor.

9. Haz clic en Confirmar.

10. Ahora aparece una nota interna automática en la página de detalles del registro bajo el estado de deber ignorado, y el conductor recibe una notificación en la aplicación Motive Driver para ver el registro con el tiempo de conducción ignorado.

Una vez que ignores el tiempo de conducción, ese evento de conducción será excluido de las horas de servicio. El evento de conducción seguirá apareciendo en el registro del conductor; sin embargo, será considerado como Fuera de servicio.

Nota: La nota interna solo es visible dentro de las plataformas Motive (Panel de Flota, Aplicación para Conductores) para fines de seguimiento y no es visible en las salidas ELD del conductor.

Ignorar tiempo de conducción registrado incorrectamente usando navegador móvil

1. Abre gomotive.com en tu navegador móvil (preferentemente Chrome).

2. Toca las tres líneas en la esquina superior izquierda.

3. Haz clic en Conformidad.

4. Haz clic en Registros.

5. Elige el registro.

6. Haz clic en Editar en la parte inferior.

7. Haz clic en los tres puntos en la esquina superior derecha de tu navegador.

8. Selecciona Sitio de escritorio.

9. Busca el botón Editar en la esquina derecha del evento de conducción que necesita ser editado (acerca si es necesario).

10. Selecciona Ignorar tiempo de conducción registrado incorrectamente.

11. Elige Conducción personal o Movimiento en patio.

12. Haz clic en Confirmar en la esquina superior derecha.

13. Haz clic en Guardar en la esquina superior derecha.

14. Asegúrate de que el conductor apruebe tus ediciones desde su aplicación Motive Driver.

Preguntas frecuentes

• How to navigate FMCSAs rules on reclassifying drive time.pdf
  (2 MB)

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