Lors d’une inspection routière ou d’un audit, les agents des forces de l’ordre peuvent demander aux conducteurs de fournir leurs données d’heures de service (HOS) dans un format électronique spécifique. Cet article explique comment envoyer le fichier de sortie ELD requis depuis l’application Motive Driver ou le tableau de bord Motive, et comment comprendre les informations incluses dans le fichier.
Présentation générale
Motive facilite le transfert des données ELD aux agents des forces de l’ordre lors d’une inspection. Les conducteurs et les gestionnaires de flotte peuvent envoyer les fichiers requis directement depuis la plateforme. Cela aide à réduire le temps d’inspection et soutient la conformité aux règles fédérales.
- Transfert de données simplifié : Envoyez des fichiers de sortie ELD conformes en utilisant des méthodes approuvées telles que les services web ou le courriel, directement depuis l’application Motive Driver ou le tableau de bord Motive.
- Maintenir l’intégrité de l’inspection : Le fichier de sortie inclut tous les points de données exigés par la loi fédérale pour assurer une inspection sans encombre.
- Audit et vérification : Les gestionnaires de flotte peuvent utiliser le rapport du fichier de sortie ELD pour examiner l’historique des transferts et confirmer ce qui a été envoyé.
Envoi des fichiers de sortie
Selon les règlements de la FMCSA, les conducteurs doivent pouvoir envoyer leurs données HOS électroniquement lors d’une inspection routière. Motive offre deux façons de le faire — soit via l’application Motive Driver, soit via le tableau de bord Motive.
Application Driver
Depuis l’écran principal, appuyez sur l’icône de menu.
Appuyez sur mode inspection.
Appuyez sur envoyer le fichier de sortie.
Sélectionnez Véhicule (si vous n’êtes pas déjà connecté).
- Choisissez la méthode de transfert demandée par l’agent (service web ou courriel).
- Entrez les commentaires requis dans la zone de texte des commentaires officiels.
Appuyez sur Envoyer.
Tableau de bord de la flotte
- Connectez-vous au tableau de bord de la flotte.
- Cliquez sur Conformité dans le menu de gauche.
Cliquez sur Envoyer le fichier de sortie dans le coin supérieur droit.
Sélectionnez les conducteurs, les véhicules et la plage de dates.
- Choisissez la juridiction d’exploitation.
- Sélectionnez la méthode de transfert (service web ou courriel).
- Entrez les commentaires requis dans la zone de texte des commentaires officiels.
Cliquez sur Envoyer. Vous recevrez un courriel de confirmation une fois le fichier envoyé.
Si le fichier ne s’envoie pas, le problème le plus courant est la connectivité Internet. Si vous utilisez une méthode de transfert locale comme le Bluetooth, l’appareil de l’agent doit être en ligne. Si l’application Driver affiche un dysfonctionnement de conformité au transfert de données (Code S), essayez de renvoyer le fichier. Si cela ne fonctionne toujours pas, contactez le support Motive.
Rapport du fichier de sortie ELD
Le fichier de sortie ELD est un fichier de données brutes standardisé qui contient toutes les informations requises par la FMCSA pour les inspections. Les gestionnaires de flotte peuvent surveiller ces transferts à l’aide du rapport du fichier de sortie ELD dans le tableau de bord Motive.
Chaque fichier inclut un enregistrement détaillé des données HOS d’un conducteur pour la plage de dates sélectionnée. Cela comprend :
- Informations d’en-tête : Nom du conducteur, numéro de permis, ID du véhicule (VIN) et détails du transporteur.
- Événements du journal : Une liste de tous les changements d’état de service, tels que en service, hors service, en conduite et en couchette.
- Points de données : Pour chaque événement du journal, le fichier indique la date, l’heure, l’emplacement, les heures moteur et les kilomètres parcourus.
- Dysfonctionnements et diagnostics : Tout dysfonctionnement ELD ou événement de diagnostic enregistré.
- Modifications et annotations : Toutes les modifications effectuées par un conducteur ou les gestionnaires de flotte, y compris l’événement original et la raison du changement.
Gardez à l’esprit :
- Les entrées automatiques du journal, telles que le temps de conduite, sont créées par la passerelle du véhicule et ne peuvent pas être modifiées.
- Les modifications manuelles peuvent être faites par le conducteur ou les gestionnaires de flotte, mais doivent inclure une annotation expliquant la raison du changement.
Consultation du rapport
Ce rapport montre chaque fois qu’un fichier de sortie a été envoyé, vous aidant à confirmer les transferts réussis lors d’audits ou d’inspections.
- Dans le tableau de bord Motive, cliquez sur Rapports.
- Cliquez pour sélectionner la section Conformité.
- Sélectionnez Fichier de sortie ELD.
FAQ
Un gestionnaire de flotte peut-il envoyer le fichier de sortie depuis le bureau ?
Oui. Pour envoyer un fichier depuis le tableau de bord Motive :
- Allez dans la section Conformité et cliquez sur Envoyer le fichier de sortie.
- Sélectionnez le conducteur, le véhicule et la plage de dates, puis choisissez une méthode de transfert.
Quelle est la différence entre un service web et un transfert par courriel ?
- Service web : Envoie le fichier de manière sécurisée au système FMCSA en utilisant un code de routage fourni par l’agent.
- Courriel : Envoie le fichier en pièce jointe à une adresse courriel fournie par l’agent.
Que dois-je faire si le fichier de sortie ne s’envoie pas ?
Vérifiez d’abord la connexion Internet de votre appareil et réessayez. Si cela échoue toujours, l’application Driver peut afficher un dysfonctionnement de transfert de données. Contactez le support Motive pour obtenir de l’aide.
Un agent peut-il voir mes modifications manuelles dans le fichier de sortie ?
Oui. Le fichier de sortie ELD inclut toutes les entrées originales du journal, toutes les modifications manuelles et les annotations expliquant ces modifications.
Impossible d’envoyer le fichier de sortie depuis l’application Driver
Vérifiez si les prérequis suivants sont remplis :
- Ajoutez un État de permis valide et un numéro de permis sous le profil du conducteur et le profil du véhicule.
- Vérifiez s’il y a des trajets non identifiés en attente dans le profil du véhicule.
- Ajoutez un numéro VIN valide dans le profil du véhicule.
- Le conducteur doit ajouter un commentaire officiel sous les fichiers de sortie.
- L’application Driver doit être à la dernière version.
Quelles sont les exigences pour transférer le fichier de sortie ELD ?
Lors d’un audit, il peut vous être demandé de transférer le fichier de sortie pour les conducteurs et véhicules soumis au mode de conformité ELD. Le tableau de bord Motive Fleet permet aux gestionnaires de flotte de transférer ces fichiers au besoin.
Voici les exigences à remplir pour générer et partager un fichier de sortie :
- Les conducteurs doivent être activés en mode ELD.
- Le conducteur doit avoir un événement de conduite enregistré par l’ELD dans les journaux pour la plage de dates spécifiée du fichier de sortie.
- Le profil du conducteur doit comporter le numéro de permis et l’État émetteur du permis.
- Le conducteur doit avoir sélectionné le numéro DOT de l’entreprise.
- Le conducteur doit avoir sélectionné le nom du transporteur.
- Assurez-vous que les profils des véhicules ont des numéros VIN inscrits (le VIN doit être en majuscules et contenir 17 caractères).
- Assurez-vous que les profils des véhicules ont le numéro de plaque d’immatriculation et l’État émetteur inscrits.
Quels sont les avantages d’un fichier de sortie ELD ?
- Il vous aide à suivre les comportements de conduite des conducteurs.
- Vous pouvez améliorer vos services en identifiant les conducteurs avec un comportement inadéquat et en les formant correctement.
- Vous pouvez prévoir les accidents et responsabilités possibles afin de les éviter.
- Les conducteurs les mieux performants peuvent être récompensés pour les motiver à continuer leurs bonnes performances.
Quelle est l’adresse courriel DOT standard utilisée pour envoyer les journaux ELD lors des inspections routières ?
Il n’existe pas d’adresse courriel DOT/MTO standard intégrée dans Motive. Si l’agent demande un transfert par courriel, envoyez le fichier de sortie ELD à l’adresse courriel fournie par l’agent. S’il demande un service web, utilisez le code de routage qu’il fournit.
Pourquoi ne puis-je pas sélectionner une plage de dates après avoir choisi le conducteur et le véhicule dans Envoyer le fichier de sortie ?
Après avoir sélectionné le(s) conducteur(s), l’étape suivante devrait être de cliquer sur Suivant, puis de sélectionner la plage de dates. Le conducteur n’a pas besoin d’être assigné de façon permanente à un véhicule, mais il doit être en mode ELD, avoir des événements de conduite enregistrés par l’ELD pour les dates demandées, et les profils du conducteur et du véhicule doivent inclure toutes les informations requises pour la conformité. Si vous ne voyez que Effacer la sélection et aucun bouton Suivant visible, essayez d’utiliser la vue complète d’un navigateur de bureau ou un autre navigateur/appareil, car le contrôle peut ne pas être visible dans certaines mises en page mobiles.
Quel est mon numéro d’identification ELD ?
Chaque passerelle de véhicule possède un numéro de série unique imprimé au dos de l’appareil. Vous pouvez également le trouver dans le tableau de bord de la flotte sous Admin > Appareils. Localisez la passerelle de véhicule assignée au véhicule et notez le numéro de série.
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