Achats de carburant

Mise à jour 15 juin 2026 09:50

Motive centralise les données d'achat de carburant afin que les flottes puissent suivre les dépenses, réduire le travail manuel et maintenir des dossiers plus précis pour les rapports et les examens.

Vue d'ensemble

Les informations sur les achats de carburant peuvent être saisies dans Motive via plusieurs flux de travail, y compris les intégrations de cartes carburant prises en charge, les transactions avec la carte Motive, les soumissions de documents de reçu de carburant, les importations CSV et la saisie manuelle depuis le tableau de bord de la flotte.
Pour les flottes utilisant des documents de reçu de carburant, Motive peut également capturer les détails clés du reçu tels que le prix, la quantité et la juridiction et utiliser ces informations dans le Centre de carburant pour les rapports et analyses IFTA.

Principes de base

Il existe plusieurs façons d'importer des transactions de carburant dans Motive :

Intégration de carte carburant : importe automatiquement les transactions des cartes carburant prises en charge, y compris la carte Motive.
Attribution de transaction avec la carte Motive : lorsqu'un administrateur de flotte attribue un véhicule à une transaction de carburant postée avec la carte Motive, Motive génère un reçu de carburant et le télécharge dans les achats de carburant.
Numérisation de reçu de carburant depuis Documents : les conducteurs et les utilisateurs de la flotte peuvent soumettre des reçus de carburant via Documents, et les informations extraites sont envoyées au Centre de carburant pour les rapports et analyses IFTA.
Importation CSV manuelle dans le Centre de carburant : téléchargez en masse les données d'achat de carburant en utilisant le modèle CSV depuis le Centre de carburant.
Saisie manuelle dans le Centre de carburant : ajoutez un achat de carburant directement depuis le Centre de carburant.

Remarque : Pour éviter le double comptage des transactions, il est important qu'une transaction de carburant donnée ne soit importée que par une seule méthode.

Importer des transactions avec l'intégration de carte carburant

Pour les cartes prises en charge, les données de carburant sont importées automatiquement sans aucune étape manuelle.

Assurez-vous que votre carte carburant est connectée à Motive.
Motive importera les nouvelles transactions toutes les 24 heures.
Pour voir les achats importés, allez dans le tableau de bord de la flotte et cliquez sur Carburant.

Importer les achats de carburant à partir des transactions de la carte Motive

Les transactions de carburant avec la carte Motive sont synchronisées automatiquement avec le Centre de carburant. Si un véhicule n'est pas attribué à une transaction, les administrateurs de flotte peuvent manuellement attribuer le véhicule en suivant les étapes décrites dans cet article : Transaction de carte Motive pour IFTA

Ajouter des achats de carburant via des documents de reçu de carburant

Les informations sur les achats de carburant peuvent également provenir des documents Reçu de carburant soumis via Documents de Motive.

Avec le modèle Reçu de carburant alimenté par IA, Motive extrait les champs clés tels que le prix, la quantité et la juridiction à partir de l'image ou du PDF téléchargé et intègre ces informations directement au Centre de carburant pour les rapports et analyses IFTA. Consultez cet article pour plus d'informations : Capture de document alimentée par IA.

Ajouter des achats de carburant depuis le tableau de bord de la flotte (Centre de carburant)

Si vous utilisez une carte non intégrée ou si vous devez ajouter des transactions historiques, vous pouvez ajouter des achats de carburant directement depuis le tableau de bord de la flotte Motive de deux façons :

Ajout manuel d’un achat de carburant
Importation en masse des achats de carburant

Ajout manuel d’un achat de carburant

Depuis le tableau de bord de la flotte Motive, cliquez sur Carburant.
Cliquez sur Ajouter un achat de carburant.
Sélectionnez Entrer manuellement un achat de carburant.
Cliquez sur Sélectionner une photo pour ajouter une image du reçu ou de la facture.
Saisissez tous les détails requis et cliquez sur Enregistrer.

Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires. Le coût et le volume seront précis jusqu’à deux décimales.

Remarque : Vous pouvez saisir manuellement un achat de carburant depuis le tableau de bord de la flotte lorsque vous n’utilisez pas un flux intégré, lorsque vous devez corriger des informations d’achat manquantes, ou lorsque vous souhaitez ajouter un enregistrement en dehors des flux basés sur les cartes ou les documents.

Importer des achats de carburant en masse

Depuis le tableau de bord de la flotte Motive, cliquez sur Carburant.
Cliquez sur Ajouter un achat de carburant.
Sélectionnez Importer des achats de carburant.
Si vous ne disposez pas d’un fichier CSV, cliquez sur Vous pouvez aussi utiliser le modèle Motive pour télécharger un modèle CSV. Lors de l’édition du fichier téléchargé, ne modifiez pas les en-têtes des colonnes. Les deuxième et troisième lignes sont à titre de référence et peuvent être modifiées.
Si vous avez déjà un fichier CSV à télécharger, cliquez sur Sélectionner le(s) fichier(s).
Une fois le fichier téléchargé visible, cliquez sur Importer.
Vous êtes redirigé vers la page des Importations de carburant, où vous pouvez voir le statut de chaque importation. Votre importation récente affichera le statut En traitement.
Une fois le fichier traité, vous verrez le statut comme Terminé, Partiellement Terminé ou Échoué.
Une fois que toutes les informations sont traitées correctement, le statut de votre fichier sera mis à jour en Terminé.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Télécharger pour exporter le fichier.

Attribuer les achats aux véhicules

Si certaines transactions sont marquées comme non attribuées, vous pouvez les relier manuellement au véhicule correct :

Dans le tableau de bord de la flotte, allez à Carburant > Transactions.
Repérez la transaction non attribuée et cliquez sur Attribuer.
Sélectionnez le véhicule ou le conducteur correct et enregistrez.

Corriger les erreurs ou réattribuer les transactions

Pour corriger des données incorrectes ou mettre à jour les attributions :

Dans le tableau de bord de la flotte, allez à Carburant > Transactions.
Trouvez la transaction à modifier.
Cliquez sur Modifier, apportez les changements et enregistrez.

FAQ

À quelle fréquence Motive importe-t-il les transactions de carte carburant ?

Les transactions des cartes intégrées sont importées automatiquement toutes les 24 heures.

Puis-je télécharger des achats de carburant de plusieurs fournisseurs ?

Oui. Vous pouvez télécharger des données de n’importe quel fournisseur en utilisant l’outil d’importation CSV.

Que faire si une transaction est attribuée au mauvais véhicule ?

Dans le tableau de bord de la flotte, allez à Transactions de carburant.
Repérez la transaction avec une attribution de véhicule incorrecte.
Cliquez sur Modifier pour mettre à jour les champs.
Réattribuez la transaction au véhicule correct.
Enregistrez vos modifications pour confirmer la mise à jour.

Comment Motive aide-t-il à détecter le vol de carburant ?

Motive compare les emplacements des transactions de carburant aux données GPS des véhicules pour identifier les achats suspects.

Dois-je conserver les reçus papier de carburant ?

Non. Une fois les transactions enregistrées dans Motive, les reçus physiques ne sont pas nécessaires pour ces dossiers.

Comment les données d’achat de carburant peuvent-elles être ajoutées à Motive ?

Les données d’achat de carburant peuvent être ajoutées via des intégrations de cartes carburant prises en charge, l’attribution de transactions de la carte Motive, les soumissions de documents de reçu de carburant, l’importation CSV et la saisie manuelle depuis le tableau de bord de la flotte.

Les conducteurs peuvent-ils soumettre des reçus de carburant via Documents ?

Oui. Les conducteurs peuvent soumettre des documents de voyage via l’application Conducteur, et le modèle de reçu de carburant est l’un des modèles de document de voyage alimentés par IA pris en charge.

Quelles informations le modèle de reçu de carburant alimenté par IA extrait-il ?

Le modèle de reçu de carburant extrait les données de prix, quantité et juridiction, et ces informations s’intègrent directement au Centre de carburant pour les rapports et analyses IFTA.

Les achats de carburant avec la carte Motive apparaissent-ils automatiquement dans Carburant ?

Les achats de carburant avec la carte Motive peuvent se synchroniser avec le tableau de bord de la flotte pour les rapports IFTA, mais un reçu de carburant est généré dans les Achats de carburant seulement après qu’un administrateur de flotte ait attribué un véhicule à une transaction postée.

Que se passe-t-il si l’IA ne peut pas extraire tous les détails requis du reçu ?

Si l’IA ne peut pas extraire un champ requis, le document doit être examiné et complété manuellement avant de pouvoir être finalisé. Selon le flux, le document peut être marqué Besoin de révision ou l’utilisateur peut être invité à ajouter les détails manuellement.

Puis-je personnaliser le modèle de reçu de carburant alimenté par IA ?

Vous pouvez dupliquer et personnaliser un modèle alimenté par IA, mais cela désactive l’extraction par IA. L’article source précise que personnaliser le modèle de reçu de carburant rompt son intégration avec le Centre de carburant et les rapports IFTA.

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