Achats de carburant

Mise à jour 22 juillet 2026 09:40

Motive centralise les données d'achat de carburant afin que les flottes puissent suivre les dépenses, réduire le travail manuel et maintenir des dossiers plus précis pour les rapports et les révisions.

Présentation générale

Les informations sur les achats de carburant peuvent être saisies dans Motive via plusieurs flux de travail, notamment les intégrations de cartes carburant prises en charge, les transactions par carte Motive, les soumissions de documents de reçus de carburant, les importations CSV et la saisie manuelle depuis le tableau de bord de la flotte.
Pour les flottes utilisant des documents de reçus de carburant, Motive peut également capturer les détails clés du reçu tels que le prix, la quantité et la juridiction, et utiliser ces informations dans le Hub Carburant pour la déclaration IFTA et l'analyse.

Principes de base

Il existe plusieurs façons d'importer des transactions de carburant dans Motive :

Intégration de carte carburant : importe automatiquement les transactions des cartes carburant prises en charge, y compris la carte Motive.
Attribution de transaction par carte Motive : lorsqu'un administrateur de flotte attribue un véhicule à une transaction de carburant par carte Motive publiée, Motive génère un reçu de carburant et le télécharge dans les Achats de carburant.
Scan de reçu de carburant à partir des Documents : les conducteurs et les utilisateurs de la flotte peuvent soumettre des reçus de carburant via Documents, et les informations extraites sont envoyées au Hub Carburant pour la déclaration IFTA et l'analyse.
Importation manuelle CSV dans le Hub Carburant : téléchargez en masse les données d'achat de carburant en utilisant le modèle CSV depuis le Hub Carburant.
Saisie manuelle dans le Hub Carburant : ajoutez un achat de carburant directement depuis le Hub Carburant.

Remarque : Pour éviter le double comptage des transactions, il est important qu'une transaction de carburant donnée repose uniquement sur une seule méthode d'importation.

Importer des transactions avec l’intégration de carte carburant

Pour les cartes prises en charge, les données de carburant sont importées automatiquement sans aucune étape manuelle.

Assurez-vous que votre carte carburant est connectée à Motive.
Motive importera les nouvelles transactions toutes les 24 heures.
Pour voir les achats importés, allez au tableau de bord de la flotte et cliquez sur Carburant.

Importer des achats de carburant à partir des transactions par carte Motive

Les transactions de carburant par carte Motive sont automatiquement synchronisées avec le Hub Carburant. Si un véhicule n’est pas attribué à une transaction, les administrateurs de flotte peuvent attribuer manuellement le véhicule en suivant les étapes décrites dans cet article : Transaction par carte Motive pour IFTA

Ajouter des achats de carburant via des documents de reçu de carburant

Les informations d'achat de carburant peuvent également provenir de documents Reçu de carburant soumis via Motive Documents.

Avec le modèle Reçu de carburant alimenté par IA, Motive extrait les champs clés tels que le prix, la quantité et la juridiction à partir de l’image ou du PDF téléchargé et intègre ces informations directement avec le Hub Carburant pour la déclaration et l'analyse IFTA. Consultez cet article pour plus d'informations : Capture de document alimentée par IA.

Ajouter des achats de carburant depuis le tableau de bord de la flotte (Hub Carburant)

Si vous utilisez une carte non intégrée ou devez ajouter des transactions historiques, vous pouvez ajouter des achats de carburant directement depuis le tableau de bord de la flotte Motive de deux façons :

Ajout manuel d’un achat de carburant
Importation en masse des achats de carburant

Ajout manuel d’un achat de carburant

Depuis le tableau de bord de la flotte Motive, cliquez sur Carburant.
Cliquez sur Ajouter un achat de carburant.
Sélectionnez Entrer manuellement un achat de carburant.
Cliquez sur Sélectionnez un Photo pour ajouter une image du reçu ou de la facture.
Ajoutez un Chaffeur, la date/heure et sélectionnez une Juridiction. Actuellement disponibles : États-Unis, Mexique, Canada, Royaume-Uni et UE.
Ajoutez le ID du véhicule, le Type de carburant et le Volume.
Ajoutez le coût total et sélectionnez la devise. Les devises actuellement disponibles sont celles des États-Unis, du Mexique, du Canada, du Royaume-Uni et de l’UE.
Ajoutez le Nom du fournisseur, l’Localisation, le compteur Odométre.
Ajoutez le Numéro de référence et les Remarques.
Cliquez sur Enregistrer.

Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires. Le coût et le volume seront précis jusqu’à 2 décimales.

Remarque : Vous pouvez saisir manuellement un achat de carburant depuis le tableau de bord de la flotte lorsque vous n’utilisez pas un flux intégré, lorsque vous devez corriger des informations manquantes sur un achat ou lorsque vous souhaitez ajouter un enregistrement en dehors des flux basés sur les cartes ou les documents.

Importer des achats de carburant en masse

Depuis le tableau de bord de la flotte Motive, cliquez sur Carburant.
Cliquez sur Ajouter un achat de carburant.
Sélectionnez Importer les achats de carburant.
Si vous ne disposez pas d’un fichier CSV, cliquez sur Vous pouvez également utiliser le modèle Motive pour télécharger un modèle CSV. Lors de la modification du fichier téléchargé, ne modifiez pas les en-têtes des colonnes. Les deuxième et troisième lignes sont à titre de référence et peuvent être modifiées.
Si vous avez déjà un fichier CSV à télécharger, cliquez sur Sélectionnez un file(s).
Une fois que vous voyez le fichier téléchargé, cliquez sur Importer.
Vous êtes redirigé vers la page des Importations de carburant, où vous pouvez voir le statut de chaque importation. Votre importation récente affichera le statut En cours de traitement.
Une fois le fichier traité, vous verrez le statut Terminé, Partiellement terminé ou Échoué.
Une fois que toutes les informations sont traitées correctement, le statut de votre fichier sera mis à jour à Terminé.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Télécharger pour exporter le fichier.

Attribuer les achats aux véhicules

Si des transactions sont marquées comme non attribuées, vous pouvez les lier manuellement au véhicule correct :

Dans le tableau de bord de la flotte, allez à Carburant > Transactions.
Repérez la transaction non attribuée et cliquez sur Attribuer.
Sélectionnez le véhicule ou le conducteur correct et enregistrez.

Corriger les erreurs ou réattribuer des transactions

Pour corriger des données incorrectes ou mettre à jour des attributions :

Dans le tableau de bord de la flotte, allez à Carburant > Transactions.
Trouvez la transaction à modifier.
Cliquez sur Modifier, effectuez les changements, puis enregistrez.

FAQ

À quelle fréquence Motive importe-t-il les transactions de cartes carburant ?

Les transactions des cartes intégrées sont importées automatiquement toutes les 24 heures.

Puis-je télécharger des achats de carburant de plusieurs fournisseurs ?

Oui. Vous pouvez télécharger des données de n'importe quel fournisseur en utilisant l'outil d'importation CSV.

Que faire si une transaction est attribuée au mauvais véhicule ?

Dans le tableau de bord de la flotte, allez à Transactions de carburant.
Repérez la transaction avec une attribution de véhicule incorrecte.
Cliquez sur Modifier pour mettre à jour les champs.
Réattribuez la transaction au véhicule correct.
Enregistrez vos modifications pour confirmer la mise à jour.

Comment Motive aide-t-il à détecter le vol de carburant ?

Motive compare les emplacements des transactions de carburant aux données GPS des véhicules pour identifier les achats suspects.

Dois-je conserver les reçus papier de carburant ?

Non. Une fois les transactions enregistrées dans Motive, les reçus physiques ne sont pas nécessaires pour ces enregistrements.

Comment les données d'achat de carburant peuvent-elles être ajoutées à Motive ?

Les données d'achat de carburant peuvent être ajoutées via les intégrations de cartes carburant prises en charge, l'attribution de transactions par carte Motive, les soumissions de documents de reçus de carburant, le téléchargement CSV et la saisie manuelle depuis le tableau de bord de la flotte.

Les conducteurs peuvent-ils soumettre des reçus de carburant via Documents ?

Oui. Les conducteurs peuvent soumettre des documents de voyage via l’application conducteur, et le modèle de reçu de carburant est l’un des modèles de documents de voyage alimentés par IA pris en charge.

Quelles informations le modèle de reçu de carburant alimenté par IA extrait-il ?

Le modèle de reçu de carburant extrait les données de prix, quantité et juridiction, et ces informations s’intègrent directement au Hub Carburant pour la déclaration et l’analyse IFTA.

Les achats de carburant par carte Motive apparaissent-ils automatiquement dans Carburant ?

Les achats de carburant par carte Motive peuvent se synchroniser avec le tableau de bord de la flotte pour la déclaration IFTA, mais un reçu de carburant est généré dans Achats de carburant seulement après qu’un administrateur de flotte ait attribué un véhicule à une transaction publiée.

Que se passe-t-il si l’IA ne peut pas extraire tous les détails requis du reçu ?

Si l’IA ne peut pas extraire un champ requis, le document doit être examiné et complété manuellement avant de pouvoir être finalisé. Selon le flux, le document peut être marqué Besoin d’examen ou l’utilisateur peut être invité à ajouter les détails manuellement.

Puis-je personnaliser le modèle de reçu de carburant alimenté par IA ?

Vous pouvez dupliquer et personnaliser un modèle alimenté par IA, mais cela désactive l’extraction IA. L’article source précise que la personnalisation du modèle de reçu de carburant rompt son intégration avec le Hub Carburant et les rapports IFTA.

Quel coût Motive extrait-il d’un reçu de carburant ?

Motive extrait uniquement le coût du carburant d’un reçu de carburant. Si le reçu inclut également du DEF, des additifs, des marchandises ou d’autres achats non liés au carburant, ces montants ne sont pas inclus dans le coût de carburant extrait.

Lorsque ces articles supplémentaires sont listés séparément sur le reçu, Motive utilise le sous-total du carburant plutôt que le total général du reçu. Les données extraites du reçu de carburant sont utilisées dans le Hub Carburant pour la déclaration et l’analyse IFTA.

Pourquoi le champ Juridiction devient-il rouge lorsque je tape le nom d’un État en ajoutant un achat de carburant ?

Lors de la saisie manuelle d’un achat de carburant, la juridiction est un champ obligatoire. Si taper le nom de l’État laisse le champ en rouge, sélectionnez la juridiction dans les valeurs suggérées ou le menu déroulant du champ au lieu de laisser le texte tel quel.

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