La centralisation des données d'achat de carburant dans Motive vous aide à suivre les dépenses, détecter les écarts et maintenir des dossiers précis. Cet article explique comment importer les données des transactions de carburant en utilisant les intégrations de cartes de carburant ou les téléchargements manuels de fichiers CSV.
Aperçu
Motive simplifie la gestion et la centralisation des données des transactions de carburant, aidant à réduire les erreurs et à améliorer la visibilité de la flotte.
- Voir tous les achats de la flotte en un seul endroit : Suivez facilement chaque transaction de carburant à travers votre flotte, permettant une meilleure supervision des coûts et une prise de décision plus éclairée.
- Automatiser les importations de données : Configurez les intégrations de cartes de carburant pour capturer et importer automatiquement les transactions quotidiennes de carburant, éliminant le besoin de téléchargements manuels et réduisant le risque d'erreur humaine.
- Télécharger ou modifier les données manuellement : Si nécessaire, vous pouvez télécharger des transactions à l'aide d'un fichier CSV ou effectuer des modifications directement dans le tableau de bord, offrant une flexibilité dans la saisie des données.
- Prévenir la fraude et les abus : Recoupez les lieux d'achat de carburant avec les données GPS pour détecter des activités suspectes, vous aidant à identifier et prévenir une fraude potentielle ou un usage abusif des cartes de carburant.
Notions de base
Il existe deux façons d'importer des transactions de carburant dans Motive :
- Intégration de carte de carburant : Récupère automatiquement les données de transaction quotidienne des cartes prises en charge comme la Carte Motive.
- Téléchargement manuel CSV : Utilisez un modèle pour télécharger les transactions de fournisseurs non intégrés ou pour ajouter des enregistrements plus anciens.
Importer des transactions
Pour les cartes prises en charge, les données de carburant sont importées automatiquement sans étapes manuelles.
- Assurez-vous que votre carte de carburant est connectée à Motive.
- Motive importera les nouvelles transactions toutes les 24 heures.
- Pour voir les achats importés, allez au Tableau de bord de la flotte et cliquez sur Carburant.
Téléchargement manuel des achats de carburant (CSV)
Si vous utilisez une carte non intégrée ou devez ajouter des transactions historiques :
- Dans le Tableau de bord de la flotte, allez à Carburant > Ajouter des reçus de carburant.
- Téléchargez le modèle CSV de Motive et remplissez-le selon le format requis.
- Retournez à la page de téléchargement et sélectionnez Télécharger CSV.
- Examinez l'aperçu et confirmez pour compléter le téléchargement.
Affectation des achats aux véhicules
Si des transactions sont marquées comme non affectées, vous pouvez les lier manuellement au véhicule correct :
- Dans le Tableau de bord de la flotte, allez à Carburant > Transactions.
- Localisez la transaction non affectée et cliquez sur Affecter.
- Sélectionnez le véhicule ou le conducteur correct et enregistrez.
Correction des erreurs ou réaffectation des transactions
Pour corriger des données incorrectes ou mettre à jour des affectations :
- Dans le Tableau de bord de la flotte, allez à Carburant > Transactions.
- Trouvez la transaction à modifier.
- Cliquez sur Modifier, apportez les changements et enregistrez.
FAQ
À quelle fréquence Motive importe-t-il les transactions de cartes de carburant ?
Les transactions des cartes intégrées sont importées automatiquement toutes les 24 heures.
Puis-je télécharger des achats de carburant de plusieurs fournisseurs ?
Oui. Vous pouvez télécharger des données de n'importe quel fournisseur en utilisant l'outil de téléchargement CSV.
Que faire si une transaction est affectée au mauvais véhicule ?
- Dans le Tableau de bord de la flotte, allez à Transactions de carburant.
- Localisez la transaction avec une affectation de véhicule incorrecte.
- Cliquez sur Modifier pour mettre à jour les champs.
- Réaffectez la transaction au véhicule correct.
- Enregistrez vos modifications pour confirmer la mise à jour.
Comment Motive aide-t-il à détecter le vol de carburant ?
Motive compare les lieux des transactions de carburant avec les données GPS des véhicules pour identifier les achats suspects.
Dois-je conserver les reçus papier de carburant ?
Non. Une fois les transactions enregistrées dans Motive, les reçus physiques ne sont pas nécessaires pour ces enregistrements.
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