Groupes

Sur le tableau de bord Motive, les groupes sont un moyen pour les administrateurs de flotte d’organiser et de gérer les actifs, les conducteurs, les véhicules et les géorepérages de leur flotte.

Aperçu

Gérer une grande flotte est plus facile lorsque votre équipe et votre équipement sont organisés. La fonctionnalité groupes dans le tableau de bord Motive permet aux administrateurs de flotte de trier les conducteurs, véhicules, actifs et géorepérages en catégories auto-créées basées sur la région, le département ou les besoins opérationnels. Cette structure améliore les rapports, réduit le temps administratif et vous donne plus de contrôle sur qui peut gérer quoi.

• Simplifier la gestion : Regroupez votre flotte par emplacement, rôle ou équipe pour simplifier l’administration.
• Améliorer les rapports : Filtrez les tableaux de bord et rapports par groupe pour mieux comprendre la performance dans différentes parties de votre opération.
• Contrôler l’accès : Limitez la vue et le contrôle de chaque gestionnaire de flotte uniquement aux groupes qu’il gère.
• Gagner du temps : Utilisez les groupes pour appliquer rapidement des actions en masse comme des mises à jour, des affectations ou des paramètres à plusieurs profils à la fois.

Gestion et rapports

Les groupes aident à organiser votre flotte en catégorisant les conducteurs, véhicules, actifs et géorepérages, améliorant ainsi les rapports, le contrôle d’accès et l’efficacité opérationnelle.

Les principaux avantages des groupes incluent :

• Paramètres et politiques ciblés : Appliquez des configurations spécifiques aux groupes, comme l’assignation de contrôles préalables aux conducteurs ou la modification des paramètres de sécurité des véhicules. 
• Permissions d’accès déléguées : Assignez des gestionnaires de flotte à des groupes, limitant leur accès uniquement aux conducteurs, véhicules, actifs et géorepérages de ces groupes.
• Communication simplifiée : Utilisez les groupes pour créer des équipes afin d’envoyer des messages ciblés à des ensembles spécifiques de conducteurs.

Créer un groupe

Vous pouvez créer des groupes pour organiser les conducteurs, véhicules, actifs et géorepérages selon les besoins de votre flotte.

Pour créer un nouveau groupe :

1. Connectez-vous au tableau de bord Motive et cliquez sur l’icône Admin.
2. Dans le menu Organisation, sélectionnez Groupes.
3. Cliquez sur le bouton + Créer un groupe.
4. Entrez un nom de groupe et une description facultative.
5. Cliquez Créer.

Supprimer ou renommer un groupe

1. Allez à Admin > Organisation > Groupes.
2. Trouvez le groupe et cliquez sur le bouton Options dans sa ligne.
3. Sélectionnez Renommer ou Supprimer.
4. Confirmez votre choix lorsque demandé.

Création en masse de groupes 

1. Connectez-vous au tableau de bord Flotte et cliquez sur l’icône Admin.
2. Cliquez sur Groupes dans le menu déroulant Organisation. 
3. Cliquez sur le menu déroulant Créer un groupe et sélectionnez Création et édition en masse.
4. Cliquez sur Créer de nouveaux groupes. 
5. Cliquez pour télécharger le Modèle de création de groupes.
6. Listez tous les groupes dans le modèle fourni et téléversez le fichier au format CSV. Une fois téléversé, cliquez sur Téléverser. Chaque ligne du tableau montre une relation linéaire d’un groupe parent et des sous-groupes qu’il contient.
7. La page Historique des téléversements affiche le statut de l’importation. Les flottes reçoivent aussi un courriel concernant les mises à jour faites aux groupes.

Modification en masse des groupes existants

1. Connectez-vous au tableau de bord Flotte et cliquez sur l’icône Admin.
2. Cliquez sur Groupes dans le menu déroulant Organisation. 
3. Cliquez sur le menu déroulant Créer un groupe et sélectionnez création et édition en masse.
4. Cliquez sur Modifier les groupes existants. 
5. Cliquez pour télécharger le Modèle de modification de groupes. 
6. Effectuez les mises à jour dans le modèle et téléversez-le au format CSV.
7. Lorsque vous modifiez des groupes en masse, votre structure de groupes sera remplacée par les informations sur la feuille que vous avez téléversée. Tout ce qui n’est pas ajouté sur cette feuille sera supprimé; vous ne pouvez pas faire de modifications sélectives.
8. La page Historique des téléversements affiche le statut de l’importation. Les flottes reçoivent aussi un courriel concernant les mises à jour faites aux groupes.

Affectation en masse d’entités à un ou plusieurs groupes 

Si vous préférez gérer les affectations de groupes, vous pouvez aussi spécifier les groupes d’une entité en les mentionnant lors de la création en masse de ces entités (comme les conducteurs, véhicules, actifs et utilisateurs de flotte) sur une feuille de calcul. Voici comment faire cela pour les utilisateurs de flotte (à titre d’exemple) :

1. Connectez-vous au tableau de bord Flotte et cliquez sur l’icône Admin.
2. Cliquez sur Utilisateurs de flotte. 
3. Cliquez sur le menu déroulant à côté de Ajouter des utilisateurs.
4. Cliquez sur Importer des utilisateurs.
5. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs de flotte.
6. Cliquez pour télécharger le Modèle d’ajout d’utilisateurs de flotte au format .xlsx. Remplissez le modèle avec tous les détails requis, y compris leurs affectations de groupes. Vous pouvez les assigner à plusieurs groupes en listant ces groupes séparés par des virgules, par exemple, Groupe 1, Groupe 2.
7. Une fois rempli, extrayez la feuille au format CSV et déposez le fichier extrait dans la zone vide. 
8. Cliquez Importer.
9. Une fois importés, les utilisateurs de flotte s’affichent sur la page Historique des importations.

Modification en masse des groupes d’entités

1. Suivez les étapes 1 à 3 de la section ci-dessus. 
2. Cliquez sur Modifier les utilisateurs de flotte. 
3. Cliquez pour télécharger le Modèle de modification des utilisateurs de flotte au format .xlsx. Apportez les modifications nécessaires aux groupes sur la feuille dans les lignes respectives pour chaque utilisateur de flotte. Vous pouvez les assigner à plusieurs groupes en listant ces groupes séparés par des virgules, par exemple, Groupe 1, Groupe 2.
4. Une fois mis à jour, convertissez la feuille modifiée au format .csv et déposez le fichier .csv dans la zone vide. 
5. Cliquez sur Importer.
6. Une fois importés, les utilisateurs de flotte s’affichent sur la page Historique des importations.

Affectation en masse d’entités à un ou plusieurs groupes à l’aide des cases à cocher

Remarque : Cette option est uniquement disponible pour les conducteurs, véhicules et actifs.

1. Naviguez vers la page appropriée, comme Conducteurs, Véhicules ou Actifs dans Admin.
2. Sélectionnez la case à cocher à côté de chaque profil que vous souhaitez affecter.
3. Cliquez sur le bouton Modifier.
4. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Groupes : Ajouter aux groupes.
5. Recherchez et sélectionnez le(s) groupe(s).
6. Cliquez Enregistrer.

Suppression en masse d’entités de groupes à l’aide des cases à cocher

1. Allez à la page appropriée, comme Conducteurs, Véhicules ou Actifs.
2. Sélectionnez les profils que vous souhaitez mettre à jour à l’aide des cases à cocher.
3. Cliquez Modifier.
4. Choisissez Groupes : Ajouter aux groupes ou Groupes : Supprimer des groupes.
5. Sélectionnez le(s) groupe(s) pertinent(s) et cliquez Enregistrer.

Meilleures pratiques

Pour optimiser votre utilisation des groupes et assurer le bon fonctionnement de votre flotte, suivez ces meilleures pratiques :

• Utilisez une structure logique : Organisez les groupes selon votre structure opérationnelle — par exemple par région, division ou équipe. Utilisez des sous-groupes pour plus de clarté.
• Nommez clairement et de façon cohérente : Utilisez des noms de groupes descriptifs et cohérents pour faciliter la recherche par les utilisateurs.
• Révisez régulièrement : Vérifiez périodiquement vos affectations de groupes et mettez à jour les membres au fur et à mesure que les rôles changent et que les actifs ou véhicules sont réaffectés.

FAQ

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