L’Entente internationale concernant la taxe sur les carburants (IFTA) et les rapports de trajets aident les parcs à suivre les miles parcourus par les véhicules et la consommation de carburant aux fins de conformité et de rapports opérationnels. Motive simplifie le processus, ce qui facilite le respect des exigences et réduit le travail manuel.
Présentation
Motive simplifie le processus de génération des rapports IFTA et de trajets en recueillant et en organisant automatiquement toutes les données nécessaires sur le kilométrage et le carburant, afin d’assurer l’exactitude et la conformité de votre parc.
- Conformité réglementaire : prend automatiquement en charge les rapports IFTA trimestriels, afin que votre parc demeure conforme aux règlements fiscaux et évite les pénalités coûteuses.
- Suivi précis du kilométrage : enregistre automatiquement les miles parcourus par territoire, éliminant ainsi le risque d’erreur humaine et garantissant l’exactitude des rapports pour la production des déclarations IFTA.
- Gain de temps : en éliminant la nécessité de recueillir et de calculer manuellement les données, Motive vous fait gagner du temps et permet à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus importantes.
- Centralisation des données : conserve toutes les données sur les trajets et le carburant au même endroit, ce qui facilite leur consultation, leur examen et la génération de rapports pour les audits ou autres besoins de conformité.
| Remarque : L’onglet IFTA et les données IFTA du tableau de bord du parc sont visibles uniquement pour les parcs qui exercent leurs activités aux États-Unis, y compris les parcs mexicains et canadiens qui exercent leurs activités aux États-Unis. |
Notions de base
Les rapports IFTA et de trajets de Motive fournissent des données détaillées sur le kilométrage et le carburant par territoire, ce qui les rend essentiels pour les déclarations IFTA et les examens internes. Pour générer un rapport :
- Accédez à Fleet Dashboard > Motive Analytics > Reports > Browse > IFTA.
- Sélectionnez le rapport souhaité.
- Utilisez les filtres déroulants pour afficher les détails requis.
- Cliquez sur Save. Dans Save Report, ajoutez le Name et la Time Range, puis enregistrez le rapport.
Les rapports comprennent tous les champs IFTA nécessaires :
- Distance parcourue par territoire.
- Carburant acheté.
- Total des miles et total des gallons.
Inclure des véhicules dans les rapports IFTA
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Dans le tableau de bord du parc Motive, cliquez sur Admin.
- Cliquez sur Vehicles.
- Repérez le véhicule que vous souhaitez ajouter et cliquez sur son menu à trois points.
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Sélectionnez View vehicle details.
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Dans la section Fuel , cliquez sur Edit.
- Cochez la case Include telematics data necessary for IFTA reporting pour activer les rapports IFTA.
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Cliquez sur Save.
Courriels IFTA trimestriels automatisés
Vous pouvez programmer les rapports de trajets et les rapports sommaires IFTA à partir de l’onglet Reports du tableau de bord du parc.
Pour les exportations Analytics programmées, sélectionnez Mark as IFTA / Tax Compliance lors de la création de la programmation. Motive applique un délai fixe de traitement de 3 jours avant l’envoi de l’exportation. Le rapport conserve sa période d’origine, et les détails du prochain envoi tiennent compte du délai.
Pour créer un rapport programmé ou programmer l’exportation d’un tableau de bord Analytics, suivez Scheduling Dashboards in Motive Analytics.
FAQ
Où puis-je trouver les rapports précédents?
- Accédez à Fleet Dashboard > Motive Analytics > Reports > Browse.
- Recherchez IFTA.
- Consultez ou téléchargez les anciens rapports.
Quelle est la différence entre les rapports IFTA et les rapports de trajets?
Il n’y a aucune différence. Les deux contiennent les données requises pour la conformité IFTA.
Puis-je modifier les données d’un rapport?
Non. Pour apporter des changements, mettez à jour les données sources dans Motive et générez de nouveau le rapport.
Qui peut accéder aux rapports IFTA?
Seuls les administrateurs ou gestionnaires de parc qui disposent des autorisations appropriées dans le tableau de bord du parc peuvent consulter ou exporter les rapports IFTA et les rapports de trajets. Les conducteurs ne peuvent pas consulter ou générer directement des rapports IFTA à partir de l’application Motive Driver. Si vous devez accéder aux rapports IFTA, communiquez avec l’administrateur de votre parc, qui pourra générer et partager ces rapports à partir du tableau de bord du parc Motive.
Combien de temps faut-il pour que l’IFTA soit mise à jour ou alimentée?
L’IFTA est générée à la date du changement d’État. La mise à jour ou l’alimentation des données complètes dans le tableau de bord prend de 2 à 3 jours.
| Remarque : Les rapports IFTA peuvent afficher des données incomplètes s’ils sont générés immédiatement après la fin du mois. Pour garantir l’exactitude des données, attendez de 2 à 3 jours avant de générer les rapports. Cela laisse le temps à toutes les données de trajets de se synchroniser et évite les miles manquants en raison de problèmes de connectivité ou de délais dans les données. Avant de générer le rapport, confirmez que tous les véhicules ont soumis leurs trajets pour toute la période. |
Comment puis-je générer ou consulter un rapport IRP?
Vous n’avez pas besoin d’un rapport IRP distinct dans Motive. Pour les rapports de kilométrage IRP (International Registration Plan) et les renouvellements IRP, utilisez le rapport Distance Summary dans les rapports IFTA.
Le rapport Distance Summary affiche la distance parcourue par territoire et c’est le rapport que Motive recommande aux parcs d’utiliser pour la production des déclarations IFTA ainsi que pour les rapports et les renouvellements de kilométrage par territoire de l’IRP. Si vous faites un jour l’objet d’un audit dans le cadre de l’IRP, votre rapport Distance Summary (ainsi que les rapports de trajets et IFTA justificatifs) peut être utilisé pour présenter vos données de kilométrage dans le format exigé par l’IRP.
Quel est un exemple de message que je peux envoyer à l’administrateur ou au gestionnaire de mon entreprise pour demander l’accès aux rapports IFTA?
Voici un modèle simple que vous pouvez copier et envoyer à l’administrateur ou au gestionnaire Motive de votre entreprise :
Objet : Demande de rapport IFTA
Bonjour [nom de l’administrateur ou du gestionnaire],
J’essaie d’accéder au rapport IFTA pour [insérez la période, par exemple T1/T2/année 2026) dans le tableau de bord du parc Motive, mais je ne vois pas l’option IFTA ou IFTA & Mileage dans mon compte.
Pourriez-vous :
- générer et partager le rapport IFTA du T1 pour nos véhicules, ou
- vérifier mes autorisations d’utilisateur Motive et, le cas échéant, m’accorder l’accès nécessaire pour consulter et télécharger les rapports IFTA?
Merci!
[Votre nom]
Vous pouvez modifier la période pour n’importe quel trimestre ou plage de dates, au besoin (p. ex., l’année complète) et ajouter les véhicules ou territoires précis que vous souhaitez inclure.
Puis-je générer un rapport indiquant les miles parcourus uniquement sur les routes à péage, par véhicule?
Pas pour le moment. Les rapports IFTA et les rapports de trajets de Motive fournissent le kilométrage par territoire (par exemple, le total des miles parcourus dans l’État de New York par véhicule), mais ils ne ventilent pas les miles par route à péage ou tronçon de route précis.
Vais-je recevoir une amende si je n’ai pas de reçu de carburant pour les rapports IFTA?
Motive n’impose aucune amende ni pénalité en cas de reçus de carburant manquants. Les pénalités dépendent des règles du territoire où vous produisez votre déclaration IFTA ou faites l’objet d’un audit. Avant de produire votre déclaration, examinez attentivement votre rapport IFTA, assurez-vous que les achats de carburant sont correctement associés, mettez à jour toute donnée source manquante dans le tableau de bord du parc Motive, générez de nouveau le rapport et conservez les documents justificatifs aux fins d’audit.
Comment puis-je accéder aux fonctionnalités ou aux rapports liés à l’IFTA dans la plateforme, ou les gérer?
Pour obtenir des détails sur l’accès aux fonctionnalités ou aux rapports liés à l’IFTA dans la plateforme Motive et leur gestion, consultez IFTA et Trip Reports.
Quelle est la durée du délai de traitement d’une exportation IFTA programmée?
Un délai fixe de traitement de 3 jours est appliqué lorsque vous identifiez une exportation programmée comme étant IFTA ou liée à la conformité fiscale. La période de rapport d’origine est conservée.
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