Planification des services

La planification des services est une approche proactive pour assurer le bon fonctionnement et la sécurité de votre flotte. En suivant un calendrier de service planifié, les gestionnaires de flotte peuvent réduire les coûts, prévenir les pannes imprévues et prolonger la durée de vie de leurs véhicules ou actifs.

Vue d’ensemble

La planification des services de Motive automatise les intervalles de service pour votre flotte, réduisant ainsi les efforts manuels et minimisant les temps d’arrêt.

• Automatiser les intervalles de service : Définissez des calendriers d’entretien récurrents pour garantir que les véhicules reçoivent un entretien en temps opportun sans nécessiter de suivi manuel supplémentaire.
• Gestion centralisée : Gérez et suivez les tâches d’entretien pour l’ensemble de votre flotte en un seul endroit pratique, ce qui vous aide à rester organisé.
• Alertes en temps utile : Recevez des notifications à l’avance avant l’échéance du service, ce qui vous permet de planifier à l’avance et d’éviter les temps d’arrêt imprévus.
• Déclencheurs multi-conditions : Configurez les calendriers en utilisant n’importe quelle combinaison de kilomètres, jours et heures moteur. Les rappels sont déclenchés en fonction de la première condition remplie.

• Support des véhicules et actifs : Gérez l’entretien à la fois pour votre flotte de véhicules et pour les actifs motorisés ou non motorisés en un seul endroit.

Services proactifs vs réactifs

Les services planifiés font référence aux activités de service prévues à intervalles réguliers. Contrairement aux réparations réactives, qui interviennent après l’apparition d’un problème, l’entretien planifié vise à prévenir les problèmes avant qu’ils n’impactent les opérations ou ne causent des dommages coûteux.

• Services proactifs (préventifs) : Inspections régulières et tâches basées sur le temps, le kilométrage ou les heures moteur pour prévenir les pannes.
• Services réactifs : Les réparations sont effectuées uniquement après qu’un problème ou une panne survient, ce qui entraîne souvent des coûts plus élevés et des temps d’arrêt prolongés.

Types de planification

Les calendriers de service de Motive améliorent la gestion de l’entretien en permettant aux flottes de déclencher des rappels de service basés sur plusieurs conditions. Cela garantit que l’entretien correspond à l’utilisation réelle du véhicule plutôt qu’à un seul seuil statique. 

• Basé sur le temps : Le service est effectué après une période définie (par exemple, tous les 6 mois).
• Basé sur le kilométrage : L’entretien est planifié après une certaine distance parcourue (par exemple, tous les 16 000 km).
• Basé sur les heures moteur : Idéal pour les véhicules ou équipements avec un faible kilométrage mais un nombre élevé d’heures d’utilisation (par exemple, toutes les 200 heures moteur).
• Déclencheurs multi-conditions : Vous pouvez configurer les calendriers en combinant kilomètres, jours et heures moteur. Le rappel de service est déclenché dès que la première condition est remplie. Pour chaque condition, vous pouvez également définir un seuil à venir, une valeur inférieure à la fréquence, afin que les rappels apparaissent avant l’échéance réelle du service.

Avantages d’un programme d’entretien préventif

• Réduire les pannes imprévues et les réparations d’urgence, minimisant ainsi le stress sur les opérations.
• Prolonger la durée de vie des véhicules et améliorer la valeur de revente, offrant des économies à long terme.
• Améliorer la sécurité et la satisfaction des conducteurs en maintenant les véhicules en bon état de sécurité.
• Assurer la conformité aux réglementations locales et fédérales pour éviter les pénalités.

Onglet Services

L’onglet Services aide les flottes à gérer l’entretien préventif en suivant les services récurrents basés sur le temps, le kilométrage ou les heures moteur. Il offre une visibilité sur les services à venir et en retard afin que les flottes puissent planifier l’entretien avant que les problèmes ne conduisent à des temps d’arrêt non planifiés. Il affiche tous les services à venir et en retard en une seule vue, vous permettant de prioriser le travail et d’agir avant que les problèmes ne s’aggravent.

Pour y accéder, naviguez vers Maintenance > Services.

Recherche et filtres

Utilisez la barre de recherche et les options de filtre en haut de l’onglet pour affiner votre vue.

• Barre de recherche véhicules, actifs : Tapez un ID de véhicule ou un nom d’actif pour localiser instantanément une unité spécifique.
• Prochain service : Filtrez la liste par statut de service ; utilisez ceci pour afficher uniquement les services en retard ou à venir selon ce sur quoi vous devez agir en premier.
• Type : Affinez la liste par catégorie de service, comme Pneus, Moteur, Changement d’huile ou Inspection annuelle DOT.

Sur le côté droit de la barre de filtres, deux contrôles vous permettent d’organiser l’affichage des résultats :

• Pas de regroupement : Regroupez les services par véhicule ou actif pour voir les entrées liées ensemble. Sélectionnez Pas de regroupement pour voir une liste plate et non filtrée.
• Prochain dû (plus urgent) : Triez la liste pour que les services les plus urgents apparaissent en premier. C’est l’ordre de tri par défaut et il est recommandé pour la gestion quotidienne.

Détails des services

La liste affiche une ligne par service planifié par véhicule ou actif. Chaque ligne contient les informations suivantes :

• Service planifié : Le nom du service ainsi que sa fréquence configurée, affichée directement sous le nom. La fréquence est affichée pour chaque condition active. Par exemple, 120 j / 18 000 km signifie que le calendrier est fixé tous les 120 jours ou tous les 18 000 kilomètres, selon la première condition remplie.
• Véhicule ou actif : Le véhicule ou actif spécifique assigné à ce service, identifié par son ID.
• Type : La catégorie de service (par exemple, Pneus, Moteur, Batterie, Changement d’huile).
• Dernier service effectué : La date à laquelle le service a été réalisé pour la dernière fois. Utilisez cette information pour évaluer la durée écoulée depuis le dernier cycle de service.
• Prochain service planifié : Montre la proximité de chaque condition par rapport à son échéance. Chaque condition configurée, comme les jours, kilomètres et heures moteur, est listée séparément et codée par couleur :
  • Rouge indique que la condition est en retard (par exemple, En retard de 196 jours ou En retard de 250 h moteur).
  • Jaune indique que le service est à venir et approche de son seuil (par exemple, À faire dans 71 km ou À faire dans 400 h moteur).
• Plusieurs conditions apparaissent côte à côte séparées par une barre oblique, vous donnant une vue complète de l’état d’un service selon tous ses déclencheurs en un coup d’œil.

Modification de la disponibilité

Pour modifier la disponibilité d’un véhicule ou d’un actif :

1. Connectez-vous au tableau de bord Motive Fleet et cliquez sur Maintenance.
2. Cliquez sur l’onglet Services pour voir la liste complète des véhicules et actifs nécessitant un entretien.
3. Pour modifier la disponibilité, cliquez sur les trois points du service requis et sélectionnez Modifier la disponibilité du véhicule dans le menu déroulant.
4. Sélectionnez le statut de disponibilité requis.

5. Cliquez sur Confirmer une fois terminé. 

   

Création d’un calendrier de service

1. Connectez-vous et naviguez vers Paramètres Admin > Maintenance > Calendriers.
   Note : Cela nécessite la permission Admin Maintenance > Calendriers de maintenance. Les gestionnaires de flotte n’ont pas accès aux paramètres Admin par défaut et ne peuvent pas créer ni modifier les calendriers.

2. Cliquez sur le bouton Créer un calendrier de service en haut à droite. 

   

3. Dans le menu déroulant Type, sélectionnez la catégorie de service (par exemple, Pneus, Moteur, Changement d’huile, ou Inspection annuelle DOT).
4. Dans le champ Service, saisissez un nom pour ce calendrier. 
5. Dans le champ S’applique à, sélectionnez Véhicules ou Actifs selon ce à quoi ce calendrier s’applique.
6. Dans la section Fréquence du service, cochez la case à côté d’au moins une condition d’intervalle :

• Temps : Le service est dû après un nombre défini de jours.
• Distance : Le service est dû après un nombre défini de kilomètres ou milles.
• Heures moteur : Le service est dû après un nombre défini d’heures moteur.

7. Vous pouvez sélectionner n’importe quelle combinaison des trois. Le rappel de service est déclenché dès que la première condition est remplie. 

8. Dans la section Fréquence du service, dans le menu déroulant Statut du calendrier de service pour déclencher une alerte, sélectionnez quand l’alerte doit être déclenchée, par exemple, lorsque le service est À venir, En retard, ou les deux.

9. Dans la section Destinataires de l’alerte, cliquez sur Sélectionner... pour choisir les utilisateurs de la flotte qui doivent recevoir cette alerte. Cochez Notifier le conducteur concerné si le conducteur associé au véhicule doit également être notifié. Tout conducteur lié à l’alerte la recevra automatiquement.
10. Pour envoyer des alertes à quelqu’un en dehors de votre organisation, développez Destinataires externes et saisissez leurs coordonnées.

11. Dans la section Mode de livraison de l’alerte, sélectionnez la Fréquence d’envoi des alertes :
    • Immédiat : L’alerte est envoyée dès que la condition de déclenchement est remplie.
    • Planifié : Les alertes sont regroupées et envoyées à une heure définie.
12. Sous Méthode, sélectionnez un ou plusieurs canaux de livraison : Email, Notification, SMS ou WhatsApp. Vous pouvez en sélectionner plusieurs. Cochez Marquer l’alerte comme "Importante" pour signaler cette alerte comme prioritaire pour tous les destinataires.
13. Cliquez sur Enregistrer et suivant en haut à droite pour sauvegarder le calendrier et passer à l’étape suivante.

Assignation des véhicules à un calendrier

1. Suivez les étapes mentionnées dans la section ci-dessus sur la création d’un calendrier de service. Après avoir cliqué sur Enregistrer et suivant dans l’écran Créer un calendrier de service, l’écran Assigner un véhicule au calendrier de service s’ouvre. Le tableau sera vide jusqu’à ce que vous ajoutiez des véhicules.
2. Cliquez sur Gérer les véhicules pour ouvrir la fenêtre d’assignation.
3. Dans la fenêtre Assigner un calendrier de service aux véhicules, sélectionnez les véhicules que vous souhaitez inclure :
   • Utilisez la barre de Recherche pour trouver un véhicule spécifique par ID ou marque/modèle/année.
   • Utilisez le menu déroulant Tous pour filtrer par un statut spécifique.
   • Basculez entre les onglets Groupes et Véhicules pour naviguer par groupe de véhicules ou véhicule individuel.
   • Cochez Toutes les entités pour assigner tous les véhicules et actifs de votre flotte en une fois. Toute nouvelle entité ajoutée ultérieurement sera automatiquement incluse.
   • Pour ajouter des véhicules spécifiques, cochez la case à côté de chaque véhicule que vous souhaitez inclure. Le compteur en bas indique le nombre sélectionné (par exemple, 3 véhicules sélectionnés). Cliquez sur Effacer pour tout désélectionner.
4. Cliquez sur Sélectionner pour confirmer votre sélection et revenir à l’écran d’assignation.
5. Les véhicules sélectionnés apparaissent désormais dans le tableau. Pour chaque véhicule, vérifiez et définissez les valeurs de base :
   • Prochain service dû : Utilisez le sélecteur de date pour fixer la date à laquelle ce service doit être effectué pour la première fois.
   • Lecture actuelle (km) : Affiche le relevé actuel de l’odomètre du véhicule synchronisé depuis Motive. Ce champ est auto-rempli et en lecture seule.
   • Prochain service dû (km) : Saisissez le relevé de l’odomètre auquel le service doit être déclenché pour la première fois. Utilisez la lecture actuelle comme référence. Par exemple, si la lecture actuelle est de 119 821 km, vous pouvez définir la prochaine échéance à 120 442 km.
6. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite pour finaliser l’assignation et activer le calendrier pour tous les véhicules listés.
7. Une bannière verte en haut de l’écran confirme l’action, et vous êtes redirigé vers la liste des Calendriers dans les paramètres Admin.

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