Crear y administrar perfiles de conductores en el Panel de Motive es esencial para el cumplimiento, registros precisos y operaciones fluidas. Este artículo explica cómo agregar, editar y administrar perfiles y configuraciones de conductores.
Resumen
El Panel de Motive le brinda control total sobre los perfiles de conductores para garantizar el cumplimiento con las regulaciones federales y mejorar las operaciones de la flota. Los perfiles precisos aseguran el seguimiento de horas de servicio (HOS), simplifican el despacho y mejoran la comunicación.
- Asegurar el cumplimiento ELD: Configure los perfiles de los conductores con la licencia correcta y configuraciones de HOS para cumplir con los requisitos federales.
- Rastree las HOS con precisión: Elija las reglas de ciclo y el estado de servicio adecuados para evitar violaciones y mantener registros precisos.
- Acelere la incorporación: Agregue conductores individualmente o en masa. Luego, invítelos a la Aplicación para Conductores para acceso inmediato.
- Administre todo en un solo lugar: Actualice configuraciones de cumplimiento, asigne dispositivos y más desde el Panel de Flota.
Conceptos básicos
Los perfiles de conductores son clave para asignar reglas de cumplimiento, vincular dispositivos Motive y mantener registros precisos. Aseguran que la actividad de conducción esté conectada al conductor correcto, apoyando el seguimiento de datos y la responsabilidad. Esta sección también permite a los usuarios administrar configuraciones, acceso a la aplicación y desempeño de seguridad desde una ubicación. Se requieren permisos de Administrador de Flota o Gerente de Flota para estas tareas.
Creación de perfiles de conductores
Los usuarios autorizados pueden agregar conductores individualmente o en masa desde el Panel de Motive.
Agregar un conductor individual:
Inicie sesión en el Panel de Motive y haga clic en el ícono Admin en la esquina inferior izquierda.
- En el menú Organización, seleccione Conductores.
Haga clic en el botón + Agregar Conductor en la esquina superior derecha.
En la sección Cuenta y Seguridad, ingrese el nombre del conductor, ID de conductor e información de contacto.
- Ingrese el número de licencia del conductor y seleccione el estado emisor. Esto es obligatorio para el cumplimiento ELD.
- En Cumplimiento de Horas de Servicio, seleccione la pestaña para conductores que deben mantener registros. Elija entre ELD o Libro de Registro Electrónico.
Si el conductor está exento, haga clic en la pestaña No Requerido y seleccione un motivo.
En la sección Configuración de Registro, establezca la Zona Horaria de la Terminal Principal del conductor y elija entre millas o kilómetros para las lecturas del odómetro.
- En la sección Ciclos, seleccione la regla de Ciclo HOS Primario apropiada. También puede agregar un Ciclo Secundario si es necesario.
- En Estados de Servicio Especiales, marque las casillas para Conducción Personal o Movimiento en Patio si aplican al conductor.
(Opcional) Si su flota usa Tarjetas Motive, puede asignar una tarjeta al conductor durante esta configuración.
- Haga clic en Guardar para crear el perfil. El conductor recibirá una invitación para descargar e iniciar sesión en la Aplicación Motive.
Importación masiva de múltiples conductores:
- Desde la página Conductores (Admin>Organización>Conductores), haga clic en el desplegable junto a Agregar conductor y seleccione Importar Conductores.
- Seleccione Agregar Conductores.
- Descargue el archivo de plantilla XLSX proporcionado.
- Complete la plantilla con la información de todos los conductores que desea agregar.
- Los campos obligatorios incluyen nombre, nombre de usuario, correo electrónico, contraseña, zona horaria, modo de cumplimiento y ciclo primario.
Extraiga un archivo CSV con sus datos.
- Cargue el archivo CSV completado y haga clic en Importar. El sistema procesará el archivo y creará perfiles para todas las entradas válidas.
Editar perfiles de conductores
Puede actualizar la información de un conductor en cualquier momento en el Panel de Flota Motive.
Editar un perfil de conductor individual:
- Inicie sesión en el Panel de Motive y haga clic en el ícono Admin en la esquina inferior izquierda.
- En el menú Organización, seleccione Conductores.
Busque al conductor en la lista. Haga clic en el botón Opciones junto a su nombre y seleccione Editar Cuenta.
En la página Editar Conductor, realice los cambios necesarios en los detalles generales del conductor, asignaciones de dispositivos o configuraciones de cumplimiento.
Para desactivar un conductor, haga clic en Opciones y seleccione Desactivar. Los conductores desactivados ya no pueden acceder a la plataforma, pero sus datos históricos permanecen disponibles.
- Haga clic en Guardar para aplicar sus cambios.
Editar masivamente múltiples perfiles de conductores:
- En la página Conductores, marque las casillas junto a los conductores que desea actualizar.
Haga clic en el botón Editar que aparece en la parte inferior.
- En el menú que sigue, elija una configuración para actualizar y proporcione nuevos valores/configuraciones.
Haga clic en Guardar para aplicar los cambios a todos los perfiles seleccionados.
Editar masivamente múltiples perfiles de conductores usando una hoja de cálculo:
Desde la página Conductores (Admin>Organización>Conductores), haga clic en el botón Importar Conductores.
- Seleccione Editar Conductores y elija los conductores específicos que necesita editar en el modal que aparece después de presionar el botón ‘Plantilla Editar Conductores.xlsx’.
- Descargue el archivo de plantilla XLSX proporcionado. Este contendrá todos los datos editables para sus conductores seleccionados.
- Modifique lo que necesite cambiar en la hoja de cálculo.
- Extraiga un archivo CSV con sus datos.
Cargue el archivo CSV completado y haga clic en Importar. El sistema procesará el archivo y realizará los cambios según los datos proporcionados.
Administración de perfiles y cumplimiento
Los perfiles de conductores incluyen configuraciones para necesidades de cumplimiento y operativas. Ajuste configuraciones según el rol o región del conductor.
- Conjuntos de reglas y ciclos HOS: Actualice los ciclos HOS primarios y secundarios para reflejar rutas y regiones, especialmente para conductores en EE. UU. y Canadá.
- Estados especiales de servicio: Active o desactive la conducción personal y movimiento en patio según la política de la empresa.
- Privacidad del conductor: Ajuste las configuraciones de privacidad al usar Dashcams Motive, incluyendo apagar la cámara orientada al conductor cuando el vehículo está detenido o el motor apagado.
- Entrenamiento del conductor: Use la función de entrenamiento para revisar eventos de seguridad o cumplimiento marcados y guiar mejoras.
Mejores prácticas para administrar perfiles de conductores
- Audite regularmente los perfiles de conductores: Asegúrese de que los detalles de licencia y cumplimiento sean precisos y estén actualizados.
- Use grupos para mantenerse organizado: Organice conductores por ubicación, rol o número DOT para facilitar la administración de perfiles e informes.
- Active Guías para Conductores: Cree listas de verificación para guiar a los conductores en tareas clave como actualizar registros o certificar sus reportes.
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un conductor que requiere registros y uno que no?
Un conductor que requiere registros debe seguir las regulaciones ELD y mantener un registro de estado de servicio. Su perfil incluye configuraciones completas de cumplimiento HOS. Un conductor que no requiere registros está exento de las regulaciones HOS y tiene una configuración de perfil simplificada.
¿Cómo desactivo a un conductor que ya no trabaja en la empresa?
- En el Panel de Motive, vaya a Admin>Conductores.
- Busque al conductor que desea desactivar.
- Haga clic en Opciones junto a su nombre y seleccione Desactivar.
- Confirme la desactivación cuando se le solicite.
El conductor ya no tendrá acceso a la plataforma, pero sus datos pasados se guardarán para informes y cumplimiento.
¿Puedo actualizar configuraciones para múltiples conductores a la vez?
- En el Panel de Flota Motive, vaya a Admin>Conductores.
- Use las casillas para seleccionar los conductores que desea actualizar.
- Haga clic en Editar en la parte superior de la lista.
- Elija la configuración que desea actualizar y aplique el nuevo valor.
- Haga clic en Guardar para aplicar los cambios a todos los perfiles seleccionados.
Esta función de edición masiva le permite actualizar configuraciones en múltiples perfiles al mismo tiempo.
¿Qué sucede si intento agregar un conductor con un correo electrónico que ya está en uso?
Una dirección de correo electrónico solo puede estar vinculada a una cuenta Motive. Si ya está en uso, puede:
- Usar una dirección de correo electrónico diferente para el nuevo conductor.
- Pedir al conductor que desactive su cuenta anterior.
- Crear el nuevo perfil usando un nombre de usuario único sin correo electrónico.
¿Por qué los registros de un conductor muestran violaciones incorrectas de HOS?
Esto usualmente significa que las configuraciones de cumplimiento del conductor son incorrectas. Revise el perfil del conductor para asegurarse de que el ciclo HOS asignado, excepciones de descanso y permisos de estados especiales coincidan con su rol y operaciones.
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