Compras de Combustible

Motive centraliza los datos de compras de combustible para que las flotas puedan rastrear gastos, reducir el trabajo manual y mantener registros más precisos para reportes y revisiones.

Resumen

• La información de compra de combustible puede ingresarse en Motive a través de múltiples flujos de trabajo, incluyendo integraciones compatibles con tarjetas de combustible, transacciones con Motive Card, envíos de documentos de recibos de combustible, importaciones CSV y entrada manual desde el Panel de la Flota.
• Para flotas que usan documentos de recibos de combustible, Motive también puede capturar detalles clave del recibo como precio, cantidad y jurisdicción, y usar esa información en el Centro de Combustible para reportes y análisis IFTA.

Conceptos Básicos

Existen varias formas de importar transacciones de combustible en Motive:

• Integración de tarjeta de combustible: Importa automáticamente las transacciones de tarjetas de combustible compatibles, incluyendo Motive Card.
• Asignación de transacciones de Motive Card: Cuando un administrador de flota asigna un vehículo a una transacción publicada de combustible Motive Card, Motive genera un recibo de combustible y lo sube a Compras de Combustible.
• Escaneo de recibo de combustible desde Documentos: Conductores y usuarios de la flota pueden enviar recibos de combustible vía Documentos, y la información extraída se envía al Centro de Combustible para reportes y análisis IFTA.
• Subida manual de CSV en el Centro de Combustible: Carga datos de compras de combustible en lote usando la plantilla CSV desde el Centro de Combustible.
• Entrada manual en el Centro de Combustible: Agrega una compra de combustible directamente desde el Centro de Combustible.

Nota: Para evitar la doble contabilización de transacciones, es importante que una transacción de combustible dada dependa solo de un único método de importación.

Importación de transacciones con integración de tarjeta de combustible

Para las tarjetas compatibles, los datos de combustible se importan automáticamente sin pasos manuales.

1. Asegúrate de que tu tarjeta de combustible esté conectada a Motive.
2. Motive importará nuevas transacciones cada 24 horas.
3. Para ver las compras importadas, ve al Panel de la Flota y haz clic en Combustible.

Importación de compras de combustible desde transacciones de Motive Card

Las transacciones de combustible con Motive Card se sincronizan automáticamente con el Centro de Combustible. Si un vehículo no está asignado a una transacción, los administradores de flota pueden asignar manualmente el vehículo usando los pasos descritos en este artículo: Transacción Motive Card para IFTA

Agregar compras de combustible mediante documentos de recibo de combustible

La información de compra de combustible también puede provenir de documentos de Recibo de Combustible enviados a través de Documentos de Motive.

Con la plantilla de Recibo de Combustible potenciada por IA, Motive extrae campos clave como precio, cantidad y jurisdicción de la imagen o PDF cargado e integra esa información directamente con el Centro de Combustible para reportes y análisis IFTA. Consulta este artículo para más información: Captura de Documentos Potenciada por IA.

Agregar compras de combustible desde el Panel de la Flota (Centro de Combustible)

Si usas una tarjeta no integrada o necesitas agregar transacciones históricas, puedes añadir compras de combustible directamente desde el Panel de la Flota de Motive de dos maneras:

1. Agregar manualmente una compra de combustible
2. Importar compras de combustible en lote

 

Agregar manualmente una compra de combustible

1. Desde el Panel de la Flota de Motive, haz clic en Combustible.

2. Haz clic en Agregar compra de combustible.

   

3. Selecciona Ingresar manualmente una compra de combustible.

   

4. Haz clic en Seleccionar foto para agregar una imagen del recibo o factura.

5. Ingresa todos los detalles requeridos y haz clic en Guardar.

   

Los campos con asterisco (*) son obligatorios. Costo y Volumen serán precisos hasta 2 decimales.

Nota: Puedes ingresar manualmente una compra de combustible desde el Panel de la Flota cuando no estés usando un flujo integrado, cuando necesites corregir información faltante de la compra, o cuando quieras agregar un registro fuera de los flujos basados en tarjeta o documentos.

Importar compras de combustible en lote

1. Desde el Panel de la Flota de Motive, haz clic en Combustible.

2. Haz clic en Agregar compra de combustible.

   

3. Selecciona Importar compras de combustible.

   

4. Si no tienes un archivo CSV, haz clic en También puedes usar la plantilla de Motive para descargar una plantilla CSV. Al editar el archivo descargado, no cambies los encabezados de las columnas. La segunda y tercera fila son de referencia y pueden editarse.

5. Si ya tienes un archivo CSV que deseas subir, haz clic en Seleccionar archivo(s).

   

6. Una vez que veas el archivo cargado, haz clic en Importar.

   

7. Serás redirigido a la página de Importaciones de combustible, donde puedes ver el estado de cada importación. Tu importación reciente mostrará el estado Procesando.

8. Una vez que el archivo se procese, verás el estado como Completo, Parcialmente Completo o Fallido.

   

9. Cuando toda la información se procese correctamente, el estado de tu archivo cambiará a Completo.

10. Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Descargar para exportar el archivo.

    

Asignar compras a vehículos

Si alguna transacción aparece como no asignada, puedes vincularla manualmente al vehículo correcto:

1. En el Panel de la Flota, ve a Combustible > Transacciones.
2. Localiza la transacción no asignada y haz clic en Asignar.
3. Selecciona el vehículo o conductor correcto y guarda.

Corregir errores o reasignar transacciones

Para corregir datos incorrectos o actualizar asignaciones:

1. En el Panel de la Flota, ve a Combustible > Transacciones.
2. Encuentra la transacción que necesitas editar.
3. Haz clic en Editar, realiza los cambios y guarda.

Preguntas Frecuentes

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