Motive centraliza los datos de compras de combustible para que las flotas puedan rastrear gastos, reducir el trabajo manual y mantener registros más precisos para reportes y revisiones.
Resumen
- La información de compra de combustible puede ingresarse en Motive a través de múltiples flujos de trabajo, incluyendo integraciones compatibles con tarjetas de combustible, transacciones con Motive Card, envíos de documentos de recibos de combustible, importaciones CSV y entrada manual desde el Panel de la Flota.
- Para flotas que usan documentos de recibos de combustible, Motive también puede capturar detalles clave del recibo como precio, cantidad y jurisdicción, y usar esa información en el Centro de Combustible para reportes y análisis IFTA.
Conceptos Básicos
Existen varias formas de importar transacciones de combustible en Motive:
- Integración de tarjeta de combustible: Importa automáticamente las transacciones de tarjetas de combustible compatibles, incluyendo Motive Card.
- Asignación de transacciones de Motive Card: Cuando un administrador de flota asigna un vehículo a una transacción publicada de combustible Motive Card, Motive genera un recibo de combustible y lo sube a Compras de Combustible.
- Escaneo de recibo de combustible desde Documentos: Conductores y usuarios de la flota pueden enviar recibos de combustible vía Documentos, y la información extraída se envía al Centro de Combustible para reportes y análisis IFTA.
- Subida manual de CSV en el Centro de Combustible: Carga datos de compras de combustible en lote usando la plantilla CSV desde el Centro de Combustible.
- Entrada manual en el Centro de Combustible: Agrega una compra de combustible directamente desde el Centro de Combustible.
| Nota: Para evitar la doble contabilización de transacciones, es importante que una transacción de combustible dada dependa solo de un único método de importación. |
Importación de transacciones con integración de tarjeta de combustible
Para las tarjetas compatibles, los datos de combustible se importan automáticamente sin pasos manuales.
- Asegúrate de que tu tarjeta de combustible esté conectada a Motive.
- Motive importará nuevas transacciones cada 24 horas.
- Para ver las compras importadas, ve al Panel de la Flota y haz clic en Combustible.
Importación de compras de combustible desde transacciones de Motive Card
Las transacciones de combustible con Motive Card se sincronizan automáticamente con el Centro de Combustible. Si un vehículo no está asignado a una transacción, los administradores de flota pueden asignar manualmente el vehículo usando los pasos descritos en este artículo: Transacción Motive Card para IFTA
Agregar compras de combustible mediante documentos de recibo de combustible
La información de compra de combustible también puede provenir de documentos de Recibo de Combustible enviados a través de Documentos de Motive.
Con la plantilla de Recibo de Combustible potenciada por IA, Motive extrae campos clave como precio, cantidad y jurisdicción de la imagen o PDF cargado e integra esa información directamente con el Centro de Combustible para reportes y análisis IFTA. Consulta este artículo para más información: Captura de Documentos Potenciada por IA.
Agregar compras de combustible desde el Panel de la Flota (Centro de Combustible)
Si usas una tarjeta no integrada o necesitas agregar transacciones históricas, puedes añadir compras de combustible directamente desde el Panel de la Flota de Motive de dos maneras:
- Agregar manualmente una compra de combustible
- Importar compras de combustible en lote
Agregar manualmente una compra de combustible
- Desde el Panel de Flotas de Motive, haga clic en Combustible.
-
Haga clic en Agregar compra de combustible.
-
Seleccione Introducir manualmente una compra de combustible.
Haga clic en Seleccione foto para agregar una imagen del recibo o la factura.
Agregue un Conductor, Fecha/Hora y seleccione una Jurisdicción. Actualmente se encuentran disponibles EE. UU., México, Canadá, el Reino Unido y la UE.
Agregue el ID de Vehículo, el Tipo de combustible y el Volumen.
Agregue el Costo total y seleccione la divisa. Las divisas disponibles actualmente corresponden a EE. UU., México, Canadá, el Reino Unido y la UE.
-
Agregue el Nombre del proveedor, la Ubicación y el Odómetro.
Agregue el Número de referencia y Notas.
-
Haga clic en Guardar.
Los campos con asterisco (*) son obligatorios. Costo y Volumen serán precisos hasta 2 decimales.
| Nota: Puedes ingresar manualmente una compra de combustible desde el Panel de la Flota cuando no estés usando un flujo integrado, cuando necesites corregir información faltante de la compra, o cuando quieras agregar un registro fuera de los flujos basados en tarjeta o documentos. |
Importar compras de combustible en lote
Desde el Panel de Flotas de Motive, haga clic en Combustible.
-
Haga clic en Agregar compra de combustible.
-
Seleccione Importar compras de combustible.
Si no tiene un archivo CSV, haga clic en También puede utilizar la plantilla de Motive para descargar una plantilla CSV. Al editar el archivo descargado, no cambie los encabezados de las columnas. La segunda y tercera fila son de referencia y pueden editarse.
-
Si ya tiene un archivo CSV que deseas subir, haga clic en Seleccione file(s).
-
Una vez que vea el archivo cargado, haga clic en Importar.
Sera redirigido a la página de Importaciones de combustible, donde puede ver el estado de cada importación. Su importación reciente mostrará el estado Procesando.
-
Una vez que el archivo se procese, vera el estado como Completado, Parcialmente Completado o Fallido.
Cuando toda la información se procese correctamente, el estado de tu archivo cambiará a Completado.
-
Haga clic en el menú de tres puntos y seleccione Descargar para exportar el archivo.
Asignar compras a vehículos
Si alguna transacción aparece como no asignada, puedes vincularla manualmente al vehículo correcto:
- En el Panel de Flotas, vaya a Combustible > Transacciones.
- Ubique la transacción no asignada y haga clic en Asignar.
- Ubique el vehículo o conductor correcto y haga clic en Guardar.
Corregir errores o reasignar transacciones
Para corregir datos incorrectos o actualizar asignaciones:
- En el Panel de Flotas, vaya a Combustible > Transacciones.
- Encuentre la transacción que necesita editar.
- Haga clic en Editar, realiza los cambios y haga clic en Guardar.
Preguntas Frecuentes
¿Con qué frecuencia Motive importa las transacciones de tarjetas de combustible?
Las transacciones de tarjetas integradas se importan automáticamente cada 24 horas.
¿Puedo subir compras de combustible de múltiples proveedores?
Sí. Puedes subir datos de cualquier proveedor usando la herramienta de carga CSV.
¿Qué pasa si una transacción está asignada al vehículo incorrecto?
- En el Panel de la Flota, ve a Transacciones de Combustible.
- Localiza la transacción con la asignación incorrecta de vehículo.
- Haz clic en Editar para actualizar los campos.
- Reasigna la transacción al vehículo correcto.
- Guarda tus cambios para confirmar la actualización.
¿Cómo ayuda Motive a detectar el robo de combustible?
Motive compara las ubicaciones de las transacciones de combustible con los datos GPS del vehículo para identificar compras sospechosas.
¿Necesito conservar los recibos físicos de combustible?
No. Una vez que las transacciones están registradas en Motive, no se requieren los recibos físicos para esos registros.
¿Cómo se puede agregar la información de compras de combustible a Motive?
Los datos de compra de combustible pueden agregarse mediante integraciones compatibles con tarjetas de combustible, asignación de transacciones de Motive Card, envíos de documentos de recibos de combustible, carga CSV y entrada manual desde el Panel de la Flota.
¿Los conductores pueden enviar recibos de combustible a través de Documentos?
Sí. Los conductores pueden enviar documentos de viaje mediante la aplicación para conductores, y la plantilla de Recibo de Combustible es una de las plantillas de documentos de viaje potenciadas por IA compatibles.
¿Qué información extrae la plantilla de Recibo de Combustible potenciada por IA?
La plantilla de Recibo de Combustible extrae datos de precio, cantidad y jurisdicción, y esa información se integra directamente con el Centro de Combustible para reportes y análisis IFTA.
¿Las compras de combustible con Motive Card aparecen automáticamente en Combustible?
Las compras de combustible con Motive Card pueden sincronizarse con el Panel de la Flota para reportes IFTA, pero un recibo de combustible solo se genera en Compras de Combustible después de que un administrador de flota asigne un vehículo a una transacción publicada.
¿Qué sucede si la IA no puede extraer todos los detalles requeridos del recibo?
Si la IA no puede extraer un campo requerido, el documento debe ser revisado y completado manualmente antes de poder finalizarse. Dependiendo del flujo, el documento puede marcarse como Necesita Revisión o se puede solicitar al usuario que agregue los detalles manualmente.
¿Puedo personalizar la plantilla de Recibo de Combustible potenciada por IA?
Puedes duplicar y personalizar una plantilla potenciada por IA, pero hacerlo desactiva la extracción por IA. El artículo de origen señala específicamente que personalizar la plantilla de Recibo de Combustible rompe su integración con el Centro de Combustible y los reportes IFTA.
Comparte esto con otros