Las inspecciones de vehículos son una parte crítica de la seguridad y el cumplimiento en las flotas. La mayoría de las flotas requieren inspecciones tanto previas como posteriores al viaje. Las inspecciones digitales efectivas ayudan a prevenir averías, identificar problemas de manera temprana, y garantizar la seguridad del conductor mediante designaciones claras de vehículo seguro/no seguro.
Resumen
Motive proporciona herramientas digitales para realizar y rastrear inspecciones de vehículos, ayudando tanto a los conductores como a los administradores de flotas a garantizar la seguridad, el cumplimiento y la eficiencia operativa.
- Mejora de la seguridad: Identifique posibles problemas temprano durante las inspecciones, lo que le permite abordarlos antes de que se conviertan en riesgos para la seguridad.
- Cumplimiento normativo: Asegúrese de cumplir con los requisitos de inspección, facilitando la aprobación de auditorías y revisiones en carretera con registros actualizados.
- Flujos de trabajo optimizados: Complete las inspecciones más rápido y con mayor precisión con formularios digitales que eliminan la necesidad de papeleo manual.
- Reportes en tiempo real: Obtenga información inmediata sobre las condiciones del vehículo para actuar rápidamente y resolver cualquier problema antes de que afecte sus operaciones.
Conceptos básicos
Los administradores de flotas pueden crear formularios digitales personalizables y asignarlos a vehículos específicos para que coincidan con los tipos de vehículos y las necesidades de cumplimiento. Los elementos comunes de inspección incluyen:
- Frenos y llantas
- Luces y señales
- Motor y niveles de fluidos
- Equipo de seguridad
Crear un formulario de inspección
- Inicie sesión en el Panel de Flota Motive y haga clic en el icono de Administrador.
- Vaya a Mantenimiento > Formularios de Inspección.
- Haga clic en + Crear formulario de inspección.
- Seleccione el tipo de formulario de inspección y asígnele un nombre.
- Elija una plantilla de formulario de inspección o comience con un Formulario de Inspección en Blanco.
- Haga clic en Crear.
Ingrese la información en Configuración General.
Para activar el Aviso de Seguridad del Vehículo, seleccione la opción del menú desplegable que requiere que los conductores confirmen si el vehículo o activo es seguro para operar. Esto asegura que se registre una designación clara de seguridad al concluir cada inspección.
8. Marque o desmarque los campos del formulario de inspección proporcionados.
9. Haga clic en Agregar campo de texto personalizado para personalizar los campos del formulario.
10. Haga clic en + Agregar parte del vehículo para añadir la lista de partes del vehículo que se inspeccionarán.
11. Abra la pestaña Lista personalizada de defectos para agregar una lista de tareas de inspección para defectos personalizados.
12. Complete el campo de declaración de Firma del conductor y haga clic en Guardar.
Editar un formulario de inspección
- Inicie sesión en el Panel de Flota Motive y haga clic en el icono de Administrador.
- Vaya a Mantenimiento > Formularios de Inspección.
- Abra el menú de tres puntos y haga clic en Editar formulario de inspección del vehículo.
- Edite los campos que desea modificar y haga clic en Guardar.
Asignar un formulario de inspección a un vehículo
- Inicie sesión en el Panel de Flota Motive y haga clic en el icono de Administrador.
- Vaya a Mantenimiento > Formularios de Inspección.
- Abra el menú de tres puntos y haga clic en Asignar formulario a vehículos.
- Marque todos los vehículos a los que desea asignar el formulario de inspección seleccionado.
- Haga clic en Guardar.
Realizar inspecciones diarias de vehículos desde la Aplicación del Conductor
- Abra la Aplicación Motive Driver y vaya a Registros.
- Seleccione el registro bajo Hoy.
- Toque Inspección.
- Toque + (Más).
- Toque Inspección de Vehículo.
- Seleccione su vehículo.
- Toque Siguiente.
- Desde la pantalla de Inspección de Vehículo, edite la Información General si es necesario.
- Seleccione su Tipo de Inspección del menú desplegable.
- Ingrese su Placa.
- Toque el icono de pulgar hacia arriba si una parte del vehículo está funcionando correctamente.
- Toque el icono de signo de explicación si una parte del vehículo tiene defectos.
- Seleccione el tipo de defecto: Mayor, Menor o No estoy seguro.
- Agregue Notas y cargue una imagen del defecto.
- Antes de finalizar, responda al aviso si aparece en su inspección: "¿Es seguro conducir este vehículo o activo?" Seleccionar Sí lleva a la firma. Seleccionar No marca el vehículo como inseguro, envía una alerta inmediata al administrador de la flota y puede impedir que futuros conductores lo usen hasta que se resuelva el defecto.
- Una vez terminado, toque Guardar.
17. Toque Certificar y Guardar para enviar el formulario, y su administrador de flota lo verá en el Panel de Flota Motive.
Si un vehículo es marcado como No Seguro durante una inspección, Motive proporciona visibilidad completa a través del Panel de Flota y la Aplicación del Conductor.
Administradores de Flota: Reciben alertas automáticas para tomar acción inmediata (por ejemplo, marcar el equipo como Fuera de Servicio).
Conductores: Si un conductor intenta seleccionar un vehículo previamente marcado como No Seguro, recibirá una alerta bloqueante. Tienen la opción de "Crear inspección" si las necesidades del negocio lo requieren.
Resolver defectos abiertos desde la Aplicación del Conductor
- Abra la Aplicación Motive Driver y vaya a Registros.
- Seleccione el registro para el cual desea resolver los defectos.
- Toque la pestaña Inspección.
- Busque un reporte de inspección con defectos Abiertos y toque Ver Detalles.
- Toque Defectos.
- Marque la casilla para los defectos listados que desea resolver.
- Ingrese su nombre en Resuelto por.
- Marque la casilla para el Estado del Defecto y agregue una Nota si es necesario.
- Dibuje su firma y toque Certificar.
- El estado del defecto cambia a resuelto.
Resolver defectos abiertos desde el Panel de Flota
- Inicie sesión en el Panel de Flota y haga clic en Mantenimiento.
- Abra el menú desplegable Estado y seleccione Abierto para ver informes de inspección con defectos no resueltos.
- Seleccione el informe de inspección que desea modificar.
- Haga clic en Resolver para eliminar defectos abiertos uno por uno.
- Para eliminar múltiples defectos, marque varias o todas las casillas.
- Haga clic en Resolver.
- Ingrese toda la información requerida y actualice el Estado del defecto desde el menú desplegable.
- Dibuje su firma y haga clic en Guardar.
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre las inspecciones previas y posteriores al viaje?
Las inspecciones previas al viaje se realizan antes de conducir para confirmar la seguridad del vehículo. Las inspecciones posteriores al viaje documentan cualquier problema encontrado durante el viaje.
¿Puedo personalizar los formularios de inspección para diferentes vehículos?
Sí. Puede crear y asignar formularios personalizados según el tipo de vehículo o los requisitos regulatorios.
¿Cómo se reportan los resultados de las inspecciones?
Los conductores envían las inspecciones a través de la aplicación. Los resultados aparecen inmediatamente en el Panel de Flota para seguimiento.
¿Qué deben hacer los conductores si encuentran un defecto?
Reportarlo en el formulario de inspección. Los administradores de flota son notificados y pueden asignar reparaciones directamente desde el panel.
¿Las inspecciones digitales cumplen con los requisitos del DOT?
Sí. Las inspecciones digitales completadas y almacenadas en Motive cumplen con los requisitos de mantenimiento de registros del DOT.
¿Cómo puedo acceder a registros históricos de inspección?
Inicie sesión en el Panel de Flota y vaya a Mantenimiento > Inspecciones.
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