Usuarios de la flota

Los usuarios de la flota son personal que no conduce, como administradores, gerentes y despachadores, que usan el Panel de Motive para gestionar las operaciones de la flota. Administrar correctamente estas cuentas de usuario ayuda a mantener sus datos seguros, garantiza que los usuarios solo accedan a lo que necesitan y apoya el buen funcionamiento diario de su flota.

Resumen

Gestionar las cuentas de usuario de la flota es clave para mantener sus operaciones seguras y eficientes. Al crear perfiles de usuario únicos con roles y permisos específicos, puede otorgar a cada miembro del equipo el nivel adecuado de acceso para realizar su trabajo sin comprometer información sensible. El Panel de Motive facilita la creación, edición y desactivación de cuentas de usuario a medida que su equipo cambia.

• Mejorar la seguridad: Asigne roles y permisos para que los usuarios solo accedan a las funciones y datos que necesitan.
• Delegar responsabilidades: Proporcione a los gerentes de flota y despachadores las herramientas que necesitan para gestionar a sus conductores y vehículos asignados.
• Simplificar la administración: Agregue o actualice cuentas de usuario rápidamente, una por una o en masa, para mantener sus registros precisos.
• Mantener la responsabilidad: Use los registros de actividad de la plataforma para rastrear las acciones de los usuarios y apoyar el cumplimiento.

Roles y permisos

Los roles y permisos controlan a qué puede acceder y qué puede hacer cada usuario de la flota dentro del Panel de Motive.

• Administrador de flota: Acceso completo al Panel de Motive, incluido el panel de Administración. Los administradores de flota pueden gestionar todos los usuarios, vehículos y activos, y actualizar la configuración a nivel de toda la empresa.
• Gerente de flota: Acceso limitado por defecto, sin permitir cambios en el panel de Administración. Los administradores de flota pueden personalizar los permisos de un gerente de flota para otorgar acceso a funciones o grupos específicos.
• Despachador: Un rol personalizado que generalmente tiene permisos para ver ubicaciones de vehículos en tiempo real, gestionar despachos y enviar mensajes a los conductores, pero sin acceso a datos administrativos sensibles.
• Rol personalizado: Motive también permite a los administradores de flota crear roles personalizados basados en cualquier conjunto de permisos disponibles para permitir el acceso según la necesidad requerida. 

Crear un perfil de usuario de flota

1. En el Panel de Flota, vaya a Administración > Usuarios de Flota.
2. Haga clic en Agregar usuario.
   
3. Ingrese el nombre, apellido y dirección de correo electrónico del usuario. El correo electrónico será su nombre de usuario para iniciar sesión.
4. En la sección Contraseña, ingrese una manualmente o haga clic en Generar contraseña. Las contraseñas deben tener al menos 8 caracteres e incluir al menos una letra y un número.
5. En el menú desplegable Rol, elija el rol del usuario.
6. Si usa grupos, seleccione uno o más grupos en el menú desplegable Grupos para dar acceso al usuario a segmentos específicos de su flota.
7. Haga clic en Agregar. El nuevo usuario recibirá un correo electrónico con un enlace para iniciar sesión.
   

Crear perfiles de usuario de flota en masa usando una hoja de cálculo

1. Inicie sesión en el Panel de Flota y haga clic en el ícono de Administración.
   
2. Haga clic en Usuarios de Flota. 
3. Haga clic en el menú desplegable junto a Agregar usuarios.
4. Haga clic en Importar usuarios.
   
5. Haga clic en Crear nuevos usuarios de flota.
6. Haga clic para descargar la plantilla para agregar usuarios de flota en formato .xlsx. Complete la plantilla con todos los detalles requeridos. La plantilla ayuda a las flotas a elegir los valores correctos usando menús desplegables en cada celda (cuando aplica).
   
7. Una vez completada, extraiga la hoja ‘Ingrese sus datos aquí’ en formato .csv y arrastre el archivo extraído al área en blanco. 
8. Haga clic en Subir.
   
9. Una vez importados, los usuarios de la flota se muestran en la página de Historial de importación.

Editar un perfil de usuario de flota

Puede actualizar la información, rol o estado de un usuario de flota en cualquier momento.

Para editar detalles o permisos del usuario:

1. Vaya a Administración > Organización > Usuarios de Flota.
2. Busque el usuario que desea editar y haga clic en el menú Opciones en su fila.
3. Seleccione Editar cuenta para actualizar su nombre o información de contacto.

4. Seleccione Editar roles y grupos para ajustar sus permisos o asignaciones de grupo.
5. Realice los cambios y haga clic en Guardar o Actualizar.

Restablecer la contraseña de un usuario de flota:

1. Seleccione Editar cuenta desde el menú de Opciones.
2. Desplácese a la sección de Contraseña.
3. Ingrese una nueva contraseña y haga clic en Guardar.

Para desactivar un usuario:

1. Haga clic en el botón de Opciones junto al nombre del usuario.
2. Seleccione Desactivar.
   
3. Confirme la acción en el aviso que aparece.
4. El usuario ya no podrá iniciar sesión, pero sus datos permanecerán en sus registros.  

Editar usuarios de flota en masa usando una hoja de cálculo 

1. Siga los pasos 1 a 3 de la sección anterior. 
2. Haga clic en Editar usuarios de flota existentes. 
3. Haga clic para descargar la plantilla para editar usuarios de flota en formato .xlsx. 
   
4. En la sección emergente que sigue, haga clic para seleccionar los perfiles de usuario de flota que desea modificar o extraiga todos los usuarios de flota de los roles completos y haga clic en ‘Descargar’ para descargar la hoja de cálculo.
   
5. Realice los cambios necesarios en la hoja ‘Ingrese sus datos aquí’ en las filas respectivas para cada usuario de flota, como modificar sus direcciones de correo electrónico. 
6. Una vez actualizada, convierta la hoja modificada titulada ‘Ingrese sus datos aquí’ en formato .csv y arrastre el archivo .csv al área en blanco. 
7. Haga clic en Subir.
   
8. Una vez importados, los usuarios de la flota se muestran en la página de Historial de importación.

Mejores prácticas

• Mínimo privilegio: Revise los roles de usuario regularmente. Solo otorgue a los usuarios el acceso que necesitan para hacer su trabajo, nada más.
• Delegación basada en grupos: (Para flotas más grandes, asigne gerentes de flota a grupos específicos de conductores o vehículos. Esto limita su visibilidad y ayuda a dividir las responsabilidades de manera más efectiva.)

Preguntas frecuentes

 

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