Administrar los documentos de calificación es esencial para el cumplimiento normativo y la seguridad de la flota. El Panel de flota de Motive proporciona un espacio de trabajo centralizado para cargar, organizar y dar seguimiento al estado de los documentos de calificación, lo que te ayuda a mantener el cumplimiento mientras simplificas la administración de la flota.
Descripción general
La página Calificaciones de Motive en el Panel de flota simplifica la manera en que las flotas dan seguimiento y administran las certificaciones, calificaciones y registros de seguridad de los conductores. Esta función centralizada permite a los administradores de flota organizar, revisar y mantener todos los documentos de calificación en un solo lugar, asegurándose de que siempre estén listos para auditorías.
- Acceso centralizado: Accede y administra todos los documentos de calificación de toda tu flota desde una sola ubicación. Esto mantiene los archivos importantes organizados, fáciles de encontrar y disponibles para las revisiones de cumplimiento.
- Plantillas personalizables: Crea plantillas personalizadas o usa plantillas estándar alineadas con la FMCSA para estandarizar la documentación de calificación. Esto garantiza la uniformidad en los registros de tu flota y agiliza el proceso de creación de documentos.
- Conjuntos de plantillas: Usa plantillas y conjuntos de plantillas para estandarizar los documentos obligatorios y opcionales para diferentes grupos de conductores (como CDL, sin CDL o materiales peligrosos).
- Estado y alertas de los documentos: Da seguimiento al estado de los documentos y configura alertas de estado de calificación de conductores para saber cuándo faltan calificaciones, están vencidas o están por vencer, lo que ayuda a las flotas a priorizar primero el trabajo urgente de cumplimiento.
- Permisos flexibles: Controla quién puede ver, cargar o editar documentos de calificación mediante configuraciones de acceso basadas en roles. Esto ayuda a proteger la información confidencial y mantener la precisión de los datos.
Ver y cargar calificaciones
Ver documentos de calificación
- Inicia sesión en el Panel de flota y ve a Personal > Calificaciones.
- Usa la navegación superior para acceder a otras funciones de la página Personal según sea necesario.
Cargar documentos de calificación
- Inicia sesión en el Panel de flota de Motive y haz clic en Personal.
- Haz clic en la pestaña Calificaciones.
- Haz clic en Agregar documento.
- Aparece un cuadro que muestra todas las plantillas existentes. Selecciona la plantilla deseada.
- Completa los campos obligatorios.
- Cuando termines, haz clic en Guardar.
Filtrar y ordenar
Usa filtros y opciones de orden para localizar rápidamente los documentos de calificación:
Filtros
- Conductores: Filtra por conductores específicos.
- Estado de calificación: Filtra conductores según su estado de calificación, como No elegible, en riesgo, elegible y Desactivado. De forma predeterminada, los conductores Desactivados se excluyen del filtro para que puedas concentrarte en tu personal activo actual.
- Documento: Filtra por tipo de documento de calificación.
- Vencimiento: Identifica los documentos vencidos o próximos a vencer.
- Estado del documento: Filtra los documentos que Necesitan revisión, están Vencidos, Por vencer o fueron Rechazados.
- Mostrar archivados: Consulta todos tus documentos archivados.
Ordenar
- Nombre del conductor (A → Z): Ordena los conductores alfabéticamente por nombre.
- Estado de calificación: Ordena los conductores según su estado de calificación actual.
Usar calificaciones
Acciones a nivel de página
-
Agregar documento: Carga un documento de calificación nuevo para un conductor. Al agregar un documento de calificación nuevo, el sistema extrae automáticamente la información del archivo cargado mediante IA, lo que reduce la captura manual para los siguientes documentos:
- Registro de vehículos motorizados (MVR)
- Certificado del examinador médico
- Solicitud de empleo
- Verificación de empleo
- Consulta a empleadores anteriores
- Resultados de la prueba de drogas y alcohol previa al empleo
- Certificado de prueba de manejo
- Licencia de conducir
-
Menú de tres puntos:
- Agrega conductores individualmente o en grupo mediante Importar conductores.
- Consulta el historial de importaciones.
- Administra la configuración del personal.
Acciones a nivel de fila (por documento)
- Consulta los detalles, edita, descarga o archiva el documento.
Ver documentos archivados
Para acceder a los documentos de calificación archivados:
- Inicia sesión en el Panel de flota de Motive y haz clic en Personal.
- Haz clic en la pestaña Calificaciones.
- Haz clic en el menú desplegable Más y selecciona Mostrar archivados.
- Todos los documentos Archivados aparecerán en la parte superior de la lista.
- Haz clic en el menú de tres puntos de cualquier documento archivado para:
- Ver los detalles de un documento archivado.
- Descargar el archivo del documento.
- Restaurar documentos para volver a activarlos.
- Eliminar documentos de forma permanente.
- Ver el perfil del conductor y el mensaje del conductor vinculado al documento archivado.
Usar plantillas
Las plantillas estandarizan la creación y administración de documentos de calificación.
- Para acceder a las plantillas, ve a Personal > Plantillas.
- Consulta el nombre de la plantilla, el creador, el estado y los conductores asignados, y usa filtros u opciones de orden para encontrar plantillas específicas.
- Motive proporciona plantillas alineadas con la FMCSA para elementos como licencias de conducir, solicitudes de empleo, certificados de examinadores médicos y certificados de pruebas de manejo, entre otros. Estas plantillas se muestran en el idioma que cada usuario selecciona en Configuración de la cuenta; las plantillas que crea tu flota no se traducen.
- Crea plantillas personalizadas usando la opción Agregar plantilla y el creador de formularios.
Usar conjuntos de plantillas
Acceder a los conjuntos de plantillas
- Inicia sesión en el Panel de flota de Motive y ve a Personal > Plantillas.
- Haz clic en Conjuntos de plantillas para ver la lista completa de conjuntos creados por tu flota.
- Para cada conjunto, puedes consultar lo siguiente:
- Nombre del conjunto de plantillas
- Nombre del creador
- Número de asignados
- Número de plantillas agregadas al conjunto
- Fecha de última modificación
- Usa Ordenar para encontrar conjuntos de plantillas específicos.
- Haz clic en cualquier conjunto de plantillas de la lista para consultar más detalles.
Crear conjuntos de plantillas
- Inicia sesión en el Panel de flota de Motive y ve a Personal > Plantillas > Conjuntos de plantillas.
- Haz clic en Crear conjunto de plantillas.
- Ingresa el Nombre de tu conjunto de plantillas.
- En Plantillas de calificación, abre el menú desplegable Seleccionar.
- Selecciona una plantilla de la lista.
- Una vez agregada la plantilla, puedes marcar o desmarcar la casilla Obligatorio para que sea obligatorio u opcional cargarla.
- Para agregar más plantillas al conjunto, haz clic en Agregar y repite los pasos 5 y 6 para cada plantilla agregada.
- Para asignar conductores, haz clic en Seleccionar en Asignados.
- Selecciona conductores o grupos de conductores de la lista y haz clic en Asignar.
- Una vez que hayas agregado todas las plantillas y los asignados que quieras incluir en el conjunto, haz clic en Guardar para crear el conjunto de plantillas.
Editar conjuntos de plantillas
- Inicia sesión en el Panel de flota de Motive y ve a Personal > Plantillas > Conjuntos de plantillas.
- Haz clic en el menú de tres puntos de cualquier conjunto de plantillas y selecciona Editar.
- Realiza los cambios necesarios y haz clic en Guardar.
Asignar conductores a conjuntos de plantillas
- Inicia sesión en el Panel de flota de Motive y ve a Personal > Plantillas > Conjuntos de plantillas.
- Haz clic en el menú de tres puntos de cualquier conjunto de plantillas y selecciona Asignar conductores.
- Selecciona conductores o grupos de conductores de la lista y haz clic en Asignar.
Eliminar conjuntos de plantillas
- Inicia sesión en el Panel de flota de Motive y ve a Personal > Plantillas > Conjuntos de plantillas.
- Haz clic en el menú de tres puntos de cualquier conjunto de plantillas y selecciona Eliminar.
- Haz clic en Eliminar para eliminar permanentemente el conjunto de plantillas seleccionado.
Personalizar la configuración de administrador
Los administradores pueden configurar los ajustes de los documentos de calificación para cumplir con las políticas de la flota y los requisitos de cumplimiento:
- Configura alertas de estado de calificación de conductores para documentos faltantes, vencidos y por vencer, así como alertas para la carga de documentos.
- Controla los niveles de acceso de los usuarios para cargar, editar o archivar.
- Activa o desactiva las cargas iniciadas por los conductores.
| Nota: Si están activadas, los conductores pueden cargar sus propios documentos de calificación para su aprobación. Esto puede acelerar el proceso de recopilación de documentos y reducir el trabajo administrativo. |
Preguntas frecuentes
¿Quién puede acceder y administrar los documentos de calificación?
Solo los usuarios con los permisos de rol adecuados pueden acceder a estos documentos y administrarlos.
¿Cómo agrego un documento de calificación para un conductor?
Haz clic en Agregar documento en la página Calificaciones y sigue las indicaciones de carga.
¿Puedo recuperar un documento archivado?
Sí. Haz clic en Mostrar archivados y usa el menú a nivel de fila para restaurar el documento archivado.
¿Qué plantillas proporciona Motive?
Motive proporciona plantillas alineadas con la FMCSA, que se pueden personalizar o usar tal como están. Las siguientes plantillas de calificación están disponibles de forma predeterminada:
- Solicitud de empleo
- Resultados de la prueba de drogas y alcohol previa al empleo
- Consulta a empleadores anteriores
- Verificación de empleo
- Certificado del examinador médico
- Licencia de conducir
- Registro de vehículos motorizados
- Certificado de prueba de manejo
¿Cómo creo una plantilla personalizada?
Haz clic en Agregar plantilla y usa el creador de formularios para diseñar la tuya.
¿Los conductores pueden enviar sus propios documentos?
Sí, si está activada en la configuración de administrador, los conductores pueden cargar documentos de calificación para su revisión.
¿Qué son los conjuntos de plantillas de calificación de conductores?
Los conjuntos de plantillas de calificación de conductores son colecciones agrupadas de plantillas de calificación que definen qué documentos son obligatorios u opcionales para un conjunto específico de conductores (por ejemplo, CDL, sin CDL o materiales peligrosos). Los conjuntos de plantillas permiten estandarizar los requisitos por grupo de conductores, de modo que Motive pueda dar seguimiento automáticamente cuando falta una calificación y reflejarlo en el estado de calificación del conductor.
¿Dónde puedo encontrar y administrar los conjuntos de plantillas?
Los conjuntos de plantillas se encuentran en Personal > Plantillas en el Panel de flota. Desde ahí, puedes cambiar a la vista Conjuntos de plantillas para crear, ver, editar, duplicar, asignar o eliminar conjuntos de plantillas.
¿Cuál es la diferencia entre los documentos obligatorios y opcionales en un conjunto de plantillas?
Los documentos obligatorios afectan el estado y la urgencia de la calificación del conductor. Los documentos obligatorios faltantes o vencidos pueden hacer que un conductor sea No elegible o En riesgo. Los documentos opcionales también reciben seguimiento y pueden marcarse como faltantes, pero se tratan como de menor urgencia y por sí solos no provocan la falta de elegibilidad.
¿Se puede asignar un conductor a más de un conjunto de plantillas?
Sí. Un conductor puede pertenecer a varios conjuntos de plantillas. Motive toma la unión de todas las plantillas de esos conjuntos y, si un documento es obligatorio en cualquiera de ellos, se considera obligatorio para ese conductor.
¿Cómo afectan los conjuntos de plantillas el estado de calificación del conductor?
Los conjuntos de plantillas definen la lista de documentos obligatorios que Motive usa para calcular el estado. Un conductor pasa a ser No elegible cuando faltan documentos obligatorios o están vencidos, En riesgo cuando los documentos obligatorios se acercan a su vencimiento y Elegible cuando todos los documentos obligatorios están presentes y no están próximos a vencer.
¿Cómo se muestran los documentos faltantes en la página Calificaciones?
Una vez asignados los conjuntos de plantillas, la página Calificaciones introduce un estado de faltante para cada conductor. Los documentos obligatorios faltantes aparecen en rojo con un asterisco, mientras que los documentos opcionales faltantes aparecen en amarillo; además, cada fila de documento faltante incluye un ícono de carga para agregar el documento.
¿Cómo ven y cargan los conductores los documentos faltantes en la aplicación Driver?
En la aplicación Driver, los elementos de calificación que requieren atención se consolidan en un solo punto de acceso. Los conductores pueden abrir la lista para ver documentos faltantes, vencidos o por vencer; los documentos obligatorios faltantes aparecen en rojo y los opcionales faltantes en amarillo. También pueden tocar una fila para cargar el archivo faltante directamente desde su teléfono.
¿Qué son las alertas de estado de calificación de conductores y cómo funcionan con los conjuntos de plantillas?
Las alertas de estado de calificación de conductores reemplazan las alertas anteriores que solo notificaban vencimientos y ahora se pueden configurar para documentos de calificación faltantes, vencidos y por vencer. Puedes seleccionar conductores o documentos específicos y marcar la casilla de alertas de documentos obligatorios.
¿Qué suscripción y permisos necesito para usar los conjuntos de plantillas?
Los conjuntos de plantillas se basan en los flujos de trabajo pagados de Calificaciones de Administración de personal, por lo que siguen el mismo modelo de suscripción que la administración de calificaciones de WFM. Para administrar conjuntos de plantillas, los usuarios necesitan los permisos adecuados para ver y editar plantillas de calificación y conjuntos de plantillas en Administrador > Usuarios de la flota > Roles y permisos.
¿Puedo eliminar un conjunto de plantillas?
Sí, puedes eliminar un conjunto de plantillas, pero esto solo elimina la agrupación y las asignaciones. No elimina ningún documento de calificación subyacente. Los documentos existentes permanecen vinculados a los conductores. Solo se eliminan las reglas y la cobertura definidas por ese conjunto.
¿Puede un conductor acceder a los documentos de calificación de otro conductor en la aplicación Driver de Motive?
Los conductores solo tienen acceso exclusivo a sus propios documentos de calificación y no tienen permiso para ver ni administrar ningún otro registro.
¿Se traducen las plantillas de calificación para los conductores que usan la aplicación Driver en otro idioma?
Las plantillas de calificación proporcionadas por Motive aparecen en el idioma que cada usuario selecciona en Configuración de la cuenta, tanto en la aplicación Driver como en el Panel de flota. Las plantillas personalizadas que crea tu flota y cualquier texto que cambies en una plantilla de Motive se muestran en el idioma en el que los escribiste. La información ingresada en un documento de calificación nunca se traduce.
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