Motive permite que las flotas soliciten, revisen y mantengan los Registros Integrados de Vehículos Motorizados (MVRs) de los conductores directamente dentro de Motive. Esto elimina las interacciones manuales con los DMVs estatales y simplifica la gestión de los archivos de Calificación del Conductor (DQ). Los administradores de flota pueden monitorear solicitudes, acceder a registros completados y mantenerse en cumplimiento con los requisitos de la FMCSA, todo desde una sola plataforma.
Descripción general
Los Registros de Vehículos Motorizados (MVRs) contienen información importante sobre el conductor, como nombre, fecha de nacimiento y número de licencia de conducir. También incluyen cualquier incidente de vehículos motorizados que involucre al conductor, como citaciones de tráfico, suspensiones de licencia, condenas por DUI e informes de accidentes. Los MVRs integrados proporcionan un flujo de trabajo simplificado para que las flotas gestionen uno de sus documentos DQ más importantes. Con esta integración:
- Las flotas pueden solicitar MVRs para uno o varios conductores dentro de Workforce > Qualifications.
- Los MVRs completados se agregan automáticamente al Archivo DQ del conductor, incluyendo detalles como violaciones, condenas y estado de la licencia.
- Los administradores de flota pueden revisar informes de MVR, rastrear estados de pedidos, completar revisiones anuales requeridas y agregar notas de revisión digitales.
- Las alertas notifican a los administradores si el MVR de un conductor muestra violaciones o problemas con la licencia.
- Los informes de uso y facturación ayudan a comprender las solicitudes y actividades de MVR.
Esta experiencia unificada reduce el papeleo manual, elimina los inicios de sesión fragmentados de proveedores y ayuda a las flotas a cumplir con los requisitos de cumplimiento de manera eficiente.
Habilitar permisos para importar MVR
Para crear un nuevo rol:
Inicie sesión en el Panel de Motive y haga clic en Admin.
Vaya a Organizations > Fleet Users > Roles & Permissions > + Create Role.
- Escriba el nombre para el nuevo rol.
- Desplácese hacia abajo hasta la sección Workforce . Seleccione las casillas para Ver calificaciones > Gestionar calificaciones > Importar registros de vehículos motorizados.
- Haga clic en Crear. El nuevo rol ha sido creado.
Para editar un rol existente:
1. Inicie sesión en el Panel de Motive y haga clic en Admin.
2. Vaya a Organizations > Fleet Users > Roles & Permissions.
4. Seleccione el rol que desea editar y haga clic en Opciones > Editar.
6. Desplácese hacia abajo hasta la sección Workforce . Seleccione las casillas para Ver calificaciones > Gestionar calificaciones > Importar registros de vehículos motorizados.
7. Haga clic en Guardar.
Para asignar roles a los usuarios:
1. Inicie sesión en el Panel de Motive y haga clic en Admin.
2. Vaya a Organizations > Fleet Users > Users.
4. Seleccione el usuario al que desea asignar el rol y haga clic en el ícono de tres puntos > Editar roles y grupos.
5. Seleccione el/los rol(es) y grupo(s) del menú.
6. Haga clic en Guardar. El rol con permisos para importar Registros de Vehículos Motorizados ahora está asignado al usuario deseado.
Configuración de administrador para códigos de acceso estatales
1. Inicie sesión en el Panel de Motive y haga clic en Admin.
2. Vaya a Organizations > Workforce.
3. Desplácese hasta la sección Qualifications y haga clic en Editar.
4. Junto a la sección Registros de Vehículos Motorizados, haga clic en Expandir.
5. Bajo Configuraciones específicas por estado, ingrese la información requerida del estado:
- Código de acceso estatal de Pennsylvania (PA): Ingrese el código de acceso de PA proporcionado por el estado.
- ID de organización de Utah (UT): Ingrese su ID de organización de UT según lo requerido por el estado.
6. Después de ingresar los detalles, haga clic en Guardar para aplicar la configuración.
Estos campos específicos por estado deben completarse antes de solicitar MVRs para conductores con licencia en Pennsylvania o Utah.
Importar un MVR directamente del DMV
Inicie sesión en el Panel de Flota de Motive y vaya a Workforce > Qualifications > Agregar documento.
Seleccione Registro de Vehículo Motorizado de la lista de tipos de documentos.
Seleccione Importar documento directamente del DMV para una recuperación rápida y precisa del registro. Haga clic en Siguiente.
- Desde el menú desplegable de Conductor, seleccione el Registro de Vehículo Motorizado del conductor que desea importar. Los campos Nombre y Apellido se completarán automáticamente.
- Ingrese la Autoridad emisora de la licencia y el Número de licencia.
- Asegúrese de que el campo Fecha de nacimiento esté completo y sea correcto, ya que es necesario para la verificación del DMV.
- Marque la casilla establecer esto como Registro Anual de Vehículo Motorizado si se trata de un MVR anual.
Haga clic en Importar MVR para obtener el registro más reciente del DMV.
Una vez importado, regrese a la pestaña Qualifications y haga clic en Necesita revisión para revisar los detalles del MVR importado.
- Revise los detalles completos del Registro de Vehículo Motorizado.
Haga clic en Guardar si no se requieren más cambios.
El Registro de Vehículo Motorizado importado ahora está guardado en el archivo DQ del conductor con una fecha de expiración. Las alertas automáticas pueden notificar a los gerentes de flota cuando necesita ser renovado.
| Nota: Las flotas también pueden renovar un MVR para un conductor en cualquier momento, ya sea como parte del ciclo anual de renovación o de manera ad-hoc. Para renovar, haga clic en el icono de tres puntos junto al MVR existente del conductor y seleccione Importar nuevo MVR para solicitar un informe actualizado. |
Agregar un MVR manualmente
Inicie sesión en el Panel de Flota de Motive y vaya a Workforce > Qualifications > Agregar documento.
Seleccione Registro de Vehículo Motorizado de la lista de tipos de documentos.
Seleccione Subir documento directamente para una recuperación rápida y precisa del registro. Haga clic en Siguiente.
- En el panel Detalles, suba el archivo MVR haciendo clic en Subir bajo Adjuntos. El límite de tamaño del archivo es de 35 MB y los formatos aceptados son JPG, JPEG, PNG y PDF.
- Seleccione la Fecha de expiración para el MVR.
- Elija el Conductor del menú desplegable.
- Ingrese el Nombre y Apellido del conductor.
- Seleccione la Autoridad emisora de la licencia (estado).
- Ingrese el Número de licencia.
- Seleccione la Fecha de nacimiento del conductor.
Bajo ¿Es este el Registro Anual de Vehículo Motorizado?, elija la opción apropiada.
- Seleccione el Estado del MVR.
- Ingrese detalles adicionales según sea necesario, como Violaciones/Condenas, Accidentes, Suspensiones/Revocaciones, Estado de la licencia y Clase de licencia.
Después de completar todos los campos requeridos, haga clic en Guardar.
Ver y editar MVRs
- Inicie sesión en el Panel de Flota de Motive y vaya a Workforce > Qualifications.
Haga clic en el menú de tres puntos > Ver detalles en el MVR que desea revisar.
Revise los detalles existentes. Para hacer cambios, haga clic en Editar.
- Actualice los campos necesarios.
Haga clic en Guardar cuando termine.
Agregar una nota de Revisión Anual mientras se visualiza el Registro Anual de Vehículo Motorizado
- Inicie sesión en el Panel de Flota de Motive y vaya a Workforce > Qualifications.
Haga clic en el menú de tres puntos > Ver detalles en el Registro Anual de Vehículo Motorizado que desea revisar.
Haga clic en Agregar nota de revisión.
- Bajo “He revisado el historial de manejo del conductor arriba mencionado de acuerdo con 49 CFR 391.25 y encuentro que él/ella,” seleccione el hallazgo apropiado del menú desplegable.
- Agregue Fecha de revisión y Firma del revisor.
Haga clic en Guardar. La nota de revisión se añadirá al Registro Anual de Vehículo Motorizado deseado.
Agregar Revisión Anual del Historial de Manejo
Inicie sesión en el Panel de Flota de Motive y vaya a Workforce > Qualifications > Agregar documento.
Seleccione Revisión Anual del Historial de Manejo de la lista de tipos de documentos.
- Bajo Adjuntos, haga clic en Subir para agregar documentos de respaldo.
- Formatos soportados: JPG, JPEG, PNG, PDF
- Tamaño máximo: 35 MB
- Puede subir hasta 5 archivos
- Seleccione la Fecha de expiración para esta revisión anual.
- Elija el Conductor del menú desplegable.
- Ingrese el Nombre y Apellido del conductor.
- Ingrese el Número de licencia.
- Seleccione la Autoridad emisora de la licencia (estado).
Bajo “He revisado el historial de manejo del conductor arriba mencionado de acuerdo con 49 CFR 391.25 y encuentro que él/ella,” seleccione el hallazgo apropiado del menú desplegable.
- En Acciones tomadas con el conductor, ingrese cualquier acción o paso tomado durante o después de la revisión.
- Ingrese el Nombre del revisor.
- Seleccione la Fecha de revisión.
- Bajo la Firma del revisor, dibuje su firma en el cuadro de firma.
- Agregue cualquier Nota adicional, si es necesario.
Haga clic en Guardar para completar la entrada de la revisión anual.
Ver y guardar informes de uso de MVR integrados
Para ayudar a las flotas a monitorear su uso de MVR, Motive ofrece un Informe de Uso de Registros Integrados de Vehículos Motorizados (MVRs). Este informe permite a las flotas rastrear el volumen de solicitudes de MVR realizadas para sus conductores, proporcionando un conteo claro de los MVRs que se han obtenido.
Inicie sesión en el Panel de Flota de Motive y vaya a Informes > Explorar > Conductores > Informe de Uso de Registros Integrados de Vehículos Motorizados (MVRs).
- El informe muestra totales para MVRs totales, Facturables totales y Cumplidos totales, junto con detalles como ID de pedido, Fecha/Hora del pedido, Solicitante, Nombre/ID del conductor, Autoridad emisora de la licencia, Estado y Facturable para cada MVR.
Use los filtros disponibles para refinar el informe, incluyendo Rango de fechas, Conductor, Grupo, Estado activo (Activo, Desactivado, Pendiente), Estado (Cumplido, Pendiente, Error), Solicitante y Facturable.
- Guarde o agregue el informe a favoritos según sea necesario.
- Abra el menú de tres puntos para acceder a acciones adicionales:
- Programar
- Hacer una copia
- Exportar como PDF
- Exportar como CSV
Preguntas frecuentes
¿Qué es un Registro de Vehículo Motorizado (MVR)?
Un MVR es un informe emitido por el estado que muestra el historial de un conductor, incluyendo detalles personales así como violaciones de tráfico, suspensiones de licencia, condenas por DUI e informes de accidentes. Muchos estados también usan un sistema de puntos para rastrear violaciones.
¿De dónde provienen los MVRs?
Los MVRs oficiales son almacenados por el Departamento de Vehículos Motorizados (DMV) de cada estado. Se pueden solicitar copias en línea o por correo con un costo.
¿Cuándo está obligado un empleador a solicitar un MVR?
Los empleadores deben solicitar un MVR antes de contratar a un conductor comercial y deben obtener uno cada año para cada conductor como parte del proceso de revisión anual. Se requiere verificar todos los estados donde el conductor haya tenido una CDL en los últimos tres años.
¿Por qué son importantes las revisiones de MVR para las flotas?
Las revisiones regulares de MVR ayudan a las flotas a identificar hábitos de conducción inseguros, asegurar que los conductores cumplan con las calificaciones de la FMCSA, reducir el riesgo de seguro y proteger a la empresa de posibles responsabilidades.
¿Con qué frecuencia debo obtener MVRs?
Las flotas deben obtener Registros de Vehículos Motorizados al menos una vez al año para cumplir con los requisitos de la FMCSA. También puede solicitarlos en cualquier momento si necesita información actualizada del conductor.
¿Puedo subir mis propios informes de MVR?
Sí. Las cargas manuales aún son compatibles; sin embargo, no incluyen los flujos de trabajo integrados de revisión y seguimiento disponibles con los MVRs generados por Motive.
¿Cuánto cuesta obtener un Registro de Vehículo Motorizado (MVR)?
Su suscripción a Workforce incluye un MVR anual por conductor. Cualquier solicitud adicional de MVR se factura al costo estatal más el costo de transferencia del proveedor.
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