Gestión de Documentos de Calificación de Conductor con Tecnología AI

La función de carga de Documentos de Calificación de Conductor impulsada por AI facilita que las flotas y conductores envíen, revisen y gestionen documentos de Calificación de Conductor en la aplicación Motive Driver y el Panel de Control de Flotas. Los documentos DQ con AI ayudan a agilizar la incorporación y el cumplimiento, mientras reducen el trabajo manual para conductores y administradores de flotas.

Descripción general

• Las flotas y conductores ahora pueden cargar documentos de calificación de conductor de manera más eficiente con la extracción de información del documento respaldada por AI. La información de los documentos cargados se extrae automáticamente y se asocia a un conductor, minimizando la entrada manual.
• Los siguientes documentos de Calificación de Conductor (DQ) son compatibles para la carga con tecnología AI:
  • Registro de Vehículo Motorizado (MVR) (solo carga por usuario de flota)
  • Certificado del Examinador Médico
  • Solicitud de Empleo
  • Verificación de Empleo
  • Consulta a Empleadores Anteriores
  • Resultados de Pruebas de Drogas y Alcohol Pre-empleo
  • Certificado de Prueba de Manejo
  • Licencia de Conducir 
• Las flotas tienen control sobre qué documentos pueden cargar los conductores y si se requiere aprobación antes de guardarlos en el archivo de calificación del conductor:
  • Configuración administrativa: carga de documentos iniciada por el conductor
  • Configuración administrativa: requerir aprobación de usuario de flota antes de guardar documentos procesados por AI en el archivo del conductor
  • Configuración de plantilla: visibilidad en la aplicación Driver

Cargas desde el Panel de Control de Flotas 

Los usuarios de flota con permiso para gestionar calificaciones pueden cargar documentos DQ usando AI a través del Panel de Control de Flotas Motive.

1. Inicie sesión en el Panel de Control de Flotas Motive y vaya a Workforce > Qualifications. 

2. Haga clic en Agregar documento.

   

3. De la lista de opciones, seleccione cualquier documento de calificación con el icono de estrella.

   Nota: Los documentos que pueden cargarse con AI están indicados con un icono de estrella.

   

4. Haga clic en Cargar para agregar el documento. 

   

5. Una vez cargado, haga clic en Procesar.

Nota: Para mejores resultados, asegúrese de que los archivos e imágenes sean claramente legibles. Los documentos que estén escritos a mano o rotados pueden procesarse con menor precisión.

4. El sistema extraerá los datos del documento y los campos de la plantilla se llenarán. La plataforma asigna automáticamente el documento a una cuenta de conductor existente. Si no se encuentra una coincidencia exacta, el menú desplegable Conductor muestra sugerencias impulsadas por AI de posibles coincidencias.

   Nota: Los campos de la plantilla pueden no llenarse si la AI tiene baja confianza en la precisión del resultado o si la información no está disponible en el documento.

5. Revise y verifique los detalles, luego haga clic en Guardar. El documento se añadirá al archivo del conductor seleccionado.

Cargas en la aplicación Driver

Los conductores pueden cargar documentos a través de la aplicación Motive Driver y AI extraerá la información clave para crear documentos DQ en Motive. Motive ofrece configuraciones configurables que permiten a las flotas controlar qué documentos DQ pueden cargar los conductores a través de la aplicación Driver y si se requiere revisión por parte del usuario de flota.

Configuraciones administrativas

Las configuraciones administrativas de Workforce controlan lo siguiente:

• Carga de documentos iniciada por el conductor: Si la casilla está marcada para permitir, los conductores pueden cargar documentos de calificación mediante la aplicación Motive Driver.
• Requerir aprobación del usuario de flota antes de guardar documentos procesados por AI en el archivo del conductor: Si la casilla está marcada, todos los documentos cargados por el conductor requerirán aprobación del usuario de flota para garantizar precisión y cumplimiento antes de ser añadidos al archivo de Calificación de Conductor (DQ).

Carga de un documento de Calificación de Conductor en la aplicación Driver

Si las flotas permiten la carga de documentos iniciada por el conductor, aún pueden controlar qué documentos pueden cargar los conductores o grupos mediante la configuración de visibilidad de plantillas. Por favor revise Visibilidad de Plantillas de Documentos en la aplicación Driver.

1. Inicie sesión en la aplicación Driver y vaya a Documentos desde la pantalla principal o el menú de navegación principal.

   

2. Toque la carpeta Calificaciones de Conducción.

   

3. Toque el icono +.

   

4. Seleccione un documento de la lista o escriba en la barra de búsqueda para encontrarlo.

   

5. Aparecerá la pantalla Documento, solicitando al conductor subir una imagen del documento. Los conductores deben asegurarse de que el documento esté actualizado, con toda la información visible y no borrosa ni oscura, luego toque Agregar imagen.

   

6. Elija entre Tomar una nueva imagen o Elegir una imagen existente.

   

7. Si selecciona Tomar una nueva imagen, se abrirá la cámara de la aplicación y el documento estará listo para escanear. Asegúrese de que el documento encaje dentro del marco. Cuando aparezcan las líneas azules alrededor del documento, toque el botón Capturar. 

   

8. Capture imágenes de todas las páginas de su documento y toque Continuar.

9. Revise los detalles y toque Enviar.

   

10. Una vez enviado, el documento estará en estado Pendiente de revisión o Procesamiento hasta que se guarde en el archivo de Calificación de Conductor.

    

Documentos de Calificación de Conductor con estado Necesita Revisión

Los documentos reciben el estado Necesita Revisión por dos razones: 

1. Un campo requerido de un documento cargado por el conductor no fue extraído con AI y debe ser ingresado manualmente por un usuario de flota.
2. La flota ha habilitado la configuración administrativa que requiere aprobación del usuario de flota antes de guardar documentos procesados por AI en el archivo del conductor. 

Los documentos con estado “Necesita Revisión" no estarán disponibles para el conductor hasta que sean editados o aprobados. 

Edición de un documento con estado Necesita Revisión 

1. Abra la pestaña Calificaciones.

2. De la lista, seleccione Licencia de Conducir con estado Necesita Revisión.

   

3. Revise el documento cargado y verifique los campos requeridos en el panel del lado derecho.

   

4. Desde el menú de tres puntos, los usuarios de flota pueden Editar detalles.

   

5. Revise y realice cambios. Una vez terminado, haga clic en Guardar.

   

6. Aparecerá un mensaje emergente en pantalla confirmando los cambios.

   

Aprobación o rechazo de un documento que Necesita Revisión

1. Si el documento es aceptable, haga clic en Aprobar.

   

2. Si el documento no cumple con los requisitos, haga clic en Rechazar.

   

3. Aparecerá un mensaje emergente con un menú desplegable Razón del rechazo. Seleccione la razón y haga clic en Rechazar. En este caso, se solicitará al conductor que vuelva a enviar el documento a través de la aplicación Driver.

   

4. El estado de este documento se actualizará a Rechazado en la página principal de Calificaciones .

   

 Recarga de un documento DQ rechazado en la aplicación Driver

1. Cuando el documento es rechazado por el usuario de flota tras la revisión, el conductor recibe una notificación en la aplicación Driver con la razón del rechazo.

2. Toque la notificación para abrirla.

   

3. En la sección Necesita atención, toque el documento rechazado.

   

4. Revise la razón del rechazo y cargue un nuevo documento que cumpla con los requisitos.

5. Toque Volver a cargar para adjuntar nuevas imágenes para procesamiento.

   

6. Toque Agregar imagen para el documento, luego toque Continuar.

   

7. El documento actualizado se envía al usuario de flota para revisión.

Preguntas frecuentes

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