Creación y Gestión de Documentos

Motive facilita a los administradores de flotas y conductores la creación, visualización y gestión de documentos importantes a través del Panel de Control y la Aplicación para Conductores. La gestión centralizada de documentos ayuda a mantener el cumplimiento y garantiza que sus operaciones funcionen sin problemas.

Resumen

El Panel de Control Motive y la Aplicación para Conductores trabajan juntos para simplificar cada paso de la gestión documental, desde la creación hasta el intercambio. Estas herramientas mantienen los registros organizados, accesibles y listos para auditorías sin añadir pasos adicionales a su flujo de trabajo.

• Gestión centralizada: Cree, cargue y edite documentos en un solo lugar para mantener registros precisos y actualizados en toda su flota.
• Envíos compatibles con dispositivos móviles: Los conductores pueden subir documentos requeridos directamente desde la Aplicación para Conductores. Esto facilita la entrega de papelería en movimiento sin demoras. Tan pronto como un conductor crea y guarda un documento, este se comparte con la organización, sin pasos adicionales de compartición.
• Acceso inteligente: Los documentos de vehículos están asociados con los vehículos y pueden ser vistos en la Aplicación para Conductores cuando un conductor está conectado al vehículo. Los documentos de Viaje y Otros pueden compartirse con conductores específicos incluso si ellos no crearon el documento. Los documentos pueden compartirse con socios externos vía correo electrónico.

Creación de Documentos

Creación de Documentos en el Panel de Control de la Flota

1. Inicie sesión en el Panel de Control Motive y vaya a Documentos.
2. Haga clic en Agregar documento.
3. Seleccione un tipo de documento: Documento de viaje, Documento de vehículo y Otro documento.  
4. Seleccione un documento de la lista.
5. Complete los campos requeridos y agregue archivos adjuntos.
6. Haga clic en Guardar.

Nota: La Aplicación de Flota no soporta la creación ni visualización de documentos. Advertencia: Si edita un documento de varias páginas que utiliza lógica condicional y cambia una condición, cualquier dato vinculado a la condición anterior será eliminado. Para aprender más sobre cómo funciona la lógica condicional, consulte la guía de Plantillas.

Creación de Documentos en la Aplicación para Conductores

Crear y guardar un documento desde la Aplicación para Conductores envía automáticamente el documento al Panel de Control de la Flota para revisión por parte de usuarios de la flota con permisos.

1. Inicie sesión en la Aplicación para Conductores y toque Documentos si su Administrador Motive ha creado este acceso rápido en su aplicación. De lo contrario, navegue a la carpeta Documentos desde el menú en la parte superior izquierda de su aplicación.  

   

    

   

2. Toque el signo +.  

   

3. Seleccione el tipo requerido.  

   

4. Complete los campos. Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios. Haga clic en + Subir para cargar un archivo. Estos archivos pueden ser documentos o imágenes en formato PDF, JPG o PNG. 

   

5. Seleccione una opción de las tres disponibles: Tomar foto, seleccionar foto y seleccionar archivo. Seleccionar la opción archivo abre el administrador de archivos nativo del dispositivo para la selección de archivos.  

   

6. Revise los archivos añadidos y toque Enviar. 

   

Visualización y Gestión de Documentos

Visualización de Documentos en el Panel de Control de la Flota

Para ver documentos desde el Panel de Control de la Flota, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en el Panel de Control de la Flota y vaya a Documentos.
2. Busque documentos por Viaje, Vehículo, Otros o Plantillas. 
3. Aplique filtros por Fecha (Creado el, Fecha del documento, Última modificación), Tipo de documento (filtrar por categoría o tipo) y Creado por (filtrar por quien subió) para acotar resultados.
4. Filtro de grupo: Los usuarios del Panel de Control de la Flota solo ven documentos de Viaje y Otros subidos por conductores que tienen permisos para visualizar. El filtro de grupo no limita la visualización de documentos subidos por otros usuarios del Panel de Control de la Flota.

Notas: Todas las fechas y horas se muestran en la zona horaria del usuario del panel.

Gestión de documentos en el Panel de Control Motive:

1. Inicie sesión en el Panel de Control de la Flota y vaya a Documentos.
2. Haga clic en los tres puntos en el documento. Diferentes opciones están disponibles en el menú desplegable según el tipo de documento.
3. Seleccione Ver detalles del documento para ver la información del archivo.
4. Seleccione Editar documento para modificar los detalles del documento.
5. Haga clic en Descargar documento para obtener una exportación en PDF.
6. Haga clic en Compartir documento, ingrese conductores o grupos para compartir el documento.
7. Use Archivar documento para quitar un archivo de la vista principal. Los archivos archivados pueden restaurarse o eliminarse más tarde. Los documentos archivados no se eliminan de la Aplicación para Conductores; solo los documentos eliminados se eliminan de la Aplicación para Conductores.

Visualización y Compartición de Documentos en la Aplicación para Conductores

Los conductores pueden ver los siguientes tipos de documentos: 

• Documentos enviados: Archivos subidos por el usuario de la Aplicación para Conductores, como conocimientos de embarque o recibos.
• Documentos compartidos: Archivos compartidos con el conductor por un usuario de la flota. 
• Documentos del vehículo: Archivos, como registros o seguros, compartidos por la flota con el vehículo al que la Aplicación para Conductores está conectada.
• Los documentos de calificación del conductor, si están habilitados por la flota.

Los documentos enviados a través de la Aplicación para Conductores se comparten automáticamente con la organización del conductor. Los conductores pueden compartir un documento externamente mediante el botón Compartir.

Para ver o compartir documentos desde la Aplicación para Conductores, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en la Aplicación para Conductores y toque Documentos.

2. Elija Creado por mí (sus envíos) o Carpetas > Compartido conmigo.

3. Toque un archivo para ver detalles e imágenes.
4. Para compartir un documento con un destinatario externo, toque Compartir.

5. Ingrese el Correo electrónico del destinatario y toque Enviar.  

Archivado, restauración y eliminación de documentos de vehículos desde el Panel de Control de la Flota

Para eliminar un documento de vehículo desde la Aplicación para Conductores, primero debe archivarlo desde el Panel de Control de la Flota.

1. Inicie sesión en el Panel de Control de la Flota y vaya a Documentos > Vehículo.
2. Abra el menú de tres puntos para el documento que desea archivar y eliminar. 
3. Seleccione Archivar documento.
4. Aparece un mensaje confirmando que el documento seleccionado ha sido archivado.
5. Haga clic en Mostrar archivados. Los documentos archivados aparecen en la parte superior de la lista.
6. Desde la lista de documentos archivados, abra el menú de tres puntos para el documento que desea eliminar.
7. Si desea eliminar un documento, seleccione Eliminar documento. Si desea desarchivarlo, seleccione Restaurar documento.

Preguntas frecuentes 

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