Automatizaciones

Las automatizaciones son un centro de automatización centralizado en el panel de administración del Fleet Dashboard que permite a los clientes crear y gestionar flujos de trabajo automatizados utilizando disparadores, condiciones y acciones. Estos flujos de trabajo ayudan a las flotas a responder en tiempo real a eventos de seguridad, mantenimiento y operativos utilizando datos de la flota. Con las automatizaciones, las flotas pueden abordar proactivamente los problemas, reducir la supervisión manual y mejorar los tiempos de respuesta en todas las operaciones.

Resumen

• Las automatizaciones permiten a los Gerentes de Flota y Administradores crear flujos de trabajo que ejecutan acciones automáticamente cuando se cumplen condiciones específicas de la flota.
• Cada automatización se construye utilizando:
  • Disparadores que inician una automatización basada en eventos de la flota
  • Condiciones que definen cuándo debe ejecutarse la automatización
  • Acciones que se ejecutan cuando se cumplen las condiciones
• El acceso a las automatizaciones se controla mediante permisos basados en roles. Por defecto, la función está disponible para usuarios Administradores. Se puede otorgar acceso adicional a través de Permisos de Usuario de Flota en el Fleet Dashboard.
• Las automatizaciones también incluyen plantillas preconstruidas (Recetas), creación de mensajes asistida por IA y una opción para crear desde cero.

Conceder acceso a las automatizaciones

Por defecto, el Centro de Automatizaciones solo está disponible para usuarios administradores. Para proporcionar acceso a usuarios que no son administradores, siga estos pasos:

1. Navegue a la sección Admin del Fleet Dashboard.
2. Seleccione Usuarios de Flota y luego Roles y Permisos.

3. Vaya a Opciones > Editar para actualizar un rol existente. 

   

4. Desplácese hacia abajo hasta el permiso Automatizaciones y marque la casilla para habilitarlo. Haga clic en Guardar una vez terminado. 

   

5. Todos los usuarios vinculados a un rol existente recibirán estos permisos actualizados inmediatamente después de la activación.

Acceder a las automatizaciones

Para acceder a las automatizaciones, inicie sesión en el Fleet Dashboard y haga clic en el icono de Admin, luego navegue a Automatizaciones bajo Plataformas en el menú lateral izquierdo.

• El Centro de Automatizaciones muestra una lista de todas las automatizaciones existentes, incluyendo su nombre, descripción, la última persona que las modificó, la fecha de la última ejecución y el total de ejecuciones en los últimos 30 días. 
• Los usuarios pueden localizar rápidamente flujos de trabajo específicos utilizando la barra de Buscar por nombre o filtrar toda la lista por su estado actual (por ejemplo, Activo o Inactivo).
• Los usuarios pueden crear una nueva automatización haciendo clic en Crear automatización en la esquina superior derecha. 

• Al hacer clic en el menú de tres puntos junto a cualquier automatización, los usuarios pueden elegir Ver, Hacer una copia, Desactivar/Publicar o Eliminar cualquier automatización. 

  

Crear automatizaciones 

Al iniciar una nueva automatización haciendo clic en Crear automatización, a los usuarios se les ofrecen dos opciones:

• Crear desde cero: Permite la personalización completa de disparadores y acciones.
• Comenzar desde una plantilla: Una biblioteca categorizada de flujos de trabajo preconstruidos diseñados para necesidades comunes de flotas, tales como:
  • Entrenamiento: Recordar a los usuarios de la flota sobre eventos entrenables.
  • Mantenimiento: Alertar a los conductores sobre códigos de falla críticos.
  • Combustible: Alertar a los conductores cuando se detecta ralentí excesivo.
  • Seguridad: Alertar a los conductores tras somnolencia frecuente.

Una vez activada, la automatización se ejecutará automáticamente cada vez que se cumplan las condiciones.

Crear una automatización usando plantillas

Para crear una automatización:

1. Vaya a Fleet Dashboard > Admin. Vaya a Automatizaciones bajo Plataforma en el menú lateral izquierdo.

2. Haga clic en Crear automatización. 

   

3. Seleccione una plantilla existente. 

   

4. Defina las condiciones en la sección Si esto sucede que deben cumplirse para activar la automatización: 
   • Condiciones: Establezca parámetros como "El estado del evento de seguridad es Entrenable" Y "El conteo de eventos de seguridad es al menos 5."
   • Intervalos de tiempo: Agregue restricciones temporales específicas (por ejemplo, "La última fecha de entrenamiento fue hace más de 14 días").

5. Use los botones Agregar disparador de conductor o Agregar otro disparador para crear lógica adicional. 

6. Elija qué sucede. Sección Entonces, haga esto cuando se cumplan sus condiciones:

• Método de entrega: Seleccione cómo se envía la alerta (por ejemplo, correo electrónico o mensaje SMS).
• Destinatarios: Seleccione usuarios específicos de la flota o conductores para recibir la alerta.
• Mensajes personalizados: Use marcadores dinámicos (como Nombre del conductor o Identificador del vehículo) para personalizar el asunto y el cuerpo del correo electrónico. 
• Agregar acción: Agregue más tareas si es necesario haciendo clic en Agregar acción.

Una vez terminado, haga clic en Revisar. 

7. Haga clic en Publicar para activar la automatización inmediatamente. También puede optar por Guardar como borrador si desea mantener la automatización guardada pero inactiva para una edición posterior. 

8. Una vez publicada, una página de resumen detallada muestra el estado activo de la automatización, su descripción y la lógica "Si/Entonces" para la verificación final. 

9. Desde esta pantalla, puede hacer clic en Editar para hacer cambios, Desactivar para detener la automatización, o usar el menú de tres puntos para Hacer una copia o Eliminar el flujo de trabajo. 

Crear una automatización desde cero

Para crear una automatización:

1. Vaya a Fleet Dashboard > Admin. Vaya a Automatizaciones bajo Plataforma en el menú lateral izquierdo.

2. Haga clic en Crear automatización. 

   

3. Seleccione Crear desde cero. 

   

4. Identifique las condiciones específicas que pondrán en marcha la automatización haciendo clic en Agregar disparador. 

   

5. Seleccione la entidad principal, como Conductor o Vehículo. 

   

6. Seleccione un disparador y un umbral, como la última fecha de entrenamiento es hace menos de 30 días. 

7. Una vez que se cumplen las condiciones, determine qué debe hacer el sistema automáticamente haciendo clic en Agregar acción. 

   

8. Seleccione la tarea, como Asignar entrenamiento. Configure los detalles de la acción seleccionando módulos específicos de Entrenamiento y estableciendo una Fecha límite para su finalización.

9. Si desea que el sistema realice tareas adicionales simultáneamente, como enviar una notificación por correo electrónico, haga clic en Agregar otra acción.

10. Haga clic en el botón Revisar para abrir la ventana de resumen. 

    

11. Proporcione un Nombre claro y una Descripción detallada del flujo de trabajo. Verifique la lógica en el resumen de Configuración para asegurarse de que la secuencia refleje con precisión su intención.

12. Haga clic en Publicar para activar la automatización inmediatamente. También puede optar por Guardar como borrador si desea mantener la automatización guardada pero inactiva para una edición posterior. 

    

13. Una vez publicada, una página de resumen detallada muestra el estado activo de la automatización, su descripción y la lógica Si/Entonces para la verificación final. 

14. Desde esta pantalla, puede hacer clic en Editar para hacer cambios, Desactivar para detener la automatización, o usar el menú de tres puntos para Hacer una copia o Eliminar el flujo de trabajo. 

    

Habilitar una automatización inactiva

Para publicar nuevamente una automatización inactiva:

1. Vaya a Fleet Dashboard > Admin. Vaya a Automatizaciones bajo Plataforma en el menú lateral izquierdo. 

   

2. Seleccione una automatización con estado inactivo para activarla. Puede identificar cuáles están apagadas actualmente revisando la columna de estado.

3. Haga clic en el menú de tres puntos y seleccione Publicar. 

   

Desactivar una automatización activa

Para desactivar una automatización existente:

1. Vaya a Fleet Dashboard > Admin. Vaya a Automatizaciones bajo Plataforma en el menú lateral izquierdo. 

   

2. Seleccione una automatización con estado activo para desactivarla.

3. Haga clic en el menú de tres puntos y seleccione Desactivar. 

   

Ver y editar una automatización

Para modificar una automatización:

1. Vaya a Fleet Dashboard > Admin. Vaya a Automatizaciones bajo Plataforma en el menú lateral izquierdo.
2. Seleccione una automatización que desee modificar.

3. Haga clic en el menú de tres puntos y seleccione Ver. 

   

4. Haga clic en Editar desde la vista de detalles de la automatización. 

   

5. Modifique los disparadores o establezca acciones si es necesario. 

6. Haga clic en Revisar. 

   

7. Proporcione Nombre, Descripción y revise la configuración de la automatización.

8. Haga clic en Publicar para activar la automatización inmediatamente. También puede optar por Guardar como borrador si desea mantener la automatización guardada pero inactiva para una edición posterior. 

   

Disparadores y condiciones compatibles

Las automatizaciones admiten una amplia gama de señales de datos de la flota, incluyendo:

• Eventos de seguridad (por ejemplo, frenado brusco, colisiones, comportamiento de conducción riesgoso)
• Actividad del conductor
• Estado del vehículo
• Códigos de falla
• Entrada/salida de geocerca
• Umbrales de duración de ralentí

Se pueden agregar condiciones para refinar aún más cuándo debe ejecutarse una automatización, ayudando a garantizar que las acciones se disparen solo en escenarios relevantes.
 

Acciones compatibles

Cuando se activa una automatización, puede ejecutar una o más de las siguientes acciones:

• Notificaciones por correo electrónico
• Mensajes SMS
• Notificaciones móviles/de la app
• Alertas del Centro de Notificaciones
• Asignaciones de módulos de entrenamiento (requiere Workforce Management)

Preguntas frecuentes

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