Crear y editar alertas

Las alertas en la plataforma Motive son esenciales para la administración proactiva de flotas, ya que ayudan a identificar y responder rápidamente a eventos de cumplimiento, seguridad, mantenimiento, protección y operación. Una configuración eficaz de alertas garantiza que estas se actualicen dinámicamente a medida que cambian su organización y su personal.

Descripción general

Las alertas notifican a su organización sobre eventos importantes en toda su flota, desde infracciones de seguridad hasta necesidades de mantenimiento. Crear alertas adaptadas a su organización le ayuda a anticiparse a los problemas y agilizar las operaciones de la flota.

• Monitoreo proactivo: Las alertas proactivas le ayudan a resolver los problemas antes de que se agraven. Esto reduce costos, mejora la seguridad de los conductores y contribuye al cumplimiento normativo.
• Activadores configurables: Puede configurar alertas según las necesidades específicas de su flota. Las condiciones personalizadas hacen que las alertas sean más relevantes y prácticas.
• Entrega flexible: Las alertas se pueden enviar a través de varios canales, incluidos correo electrónico, SMS, WhatsApp y notificaciones de la aplicación. Esto garantiza que los destinatarios reciban las actualizaciones de la manera más eficaz.

Crear y editar alertas

La funcionalidad para crear y editar alertas es equivalente. 

• Navegación: En el Dashboard de Motive, vaya a Admin > Alertas.
• Crear una alerta: Para crear una alerta, haga clic en Crear alerta en la esquina superior derecha de la página. 
• Editar una alerta: Seleccione la alerta que desea editar y modifique el nombre, el activador, los destinatarios y la configuración de entrega correspondientes. 

Configurar activadores

El activador de la alerta define quién, qué, cuándo, dónde y otros umbrales específicos que deben cumplirse para que se envíe una alerta. Algunas alertas tienen condiciones preestablecidas para facilitar su uso y adaptarse a las necesidades de la operación, como una alerta de infracción de HOS que considera las reglas de cumplimiento específicas configuradas para un conductor. Otras alertas requieren configuraciones específicas que puede establecer un administrador, como la gravedad de los eventos de seguridad, la duración de un evento de ralentí o el número de días hasta que vence un documento. Estos son los activadores más comunes:

• Entidades: Las entidades son un campo obligatorio y definen qué conductores, vehículos, activos o grupos pueden activar una alerta. La selección de entidades está diseñada para adaptarse a operaciones de cualquier tamaño e incluye una función para seleccionar todo, de modo que los administradores puedan seleccionar todos los grupos, todos los conductores, todos los vehículos o todos los activos de forma independiente, o simplemente seleccionar todas las entidades. Después de realizar las selecciones, estas aparecen en una lista de elementos para que el administrador pueda comprobar que estén completas antes de guardar. Si dos entidades activan el mismo evento, como un conductor y un vehículo que activan el mismo evento de exceso de velocidad en la misma alerta, solo se enviará una alerta para evitar duplicados. 
• Geocerca: Las condiciones de la geocerca se pueden establecer por categoría o por una geocerca específica. Las geocercas se pueden crear y editar en el módulo de administración de geocercas. 
• Periodo: El periodo se utiliza para designar la hora del día en la que se puede activar una alerta. Esto se usa comúnmente para designar alertas que deben activarse durante o después del horario laboral. La zona horaria que define el periodo es fija para la alerta y no se ajusta a la zona horaria local de la entidad o del destinatario.

Configurar destinatarios

Los destinatarios de las alertas definen quién recibirá una alerta una vez que se cumplan las condiciones del activador. Los destinatarios pueden ser conductores, usuarios de la flota y destinatarios externos. Es importante destacar que, antes de enviar cualquier alerta, la plataforma verifica los roles de usuario y las asociaciones de grupos para garantizar que las alertas solo se entreguen a destinatarios autorizados.

• Destinatarios: El modal de selección de destinatarios permite seleccionar roles de usuarios de la flota, usuarios individuales de la flota y todos los usuarios de la flota para recibir una alerta. 
  • Roles: Si se selecciona un rol de usuario de la flota, como Gerente de seguridad, esto significa que cualquier Gerente de seguridad podrá recibir una alerta, siempre que tenga acceso al grupo de la entidad que activó la alerta. Los roles de usuarios de la flota siempre están asociados con un grupo de entidades que el usuario de la flota puede ver o administrar. El uso de roles brinda a los administradores la confianza de que las alertas siempre se filtrarán para la persona correcta, según lo definido en su perfil de usuario. Los roles también eliminan la responsabilidad del administrador de la flota de mantener las listas de destinatarios de alertas a medida que cambia el personal de la empresa.
  • Lista de exclusión: La lista de exclusión brinda a los administradores de la flota la flexibilidad de seleccionar todos los usuarios de la flota o determinados roles, y al mismo tiempo limitar la distribución de alertas a ciertas personas.
• Notificar a los conductores relevantes: Las alertas con la casilla “Notificar al conductor relevante” marcada como “sí” se enviarán al conductor que activó una alerta o al conductor asociado con el vehículo o activo que activó la alerta. Los conductores no pueden recibir alertas sobre la actividad de otros conductores ni sobre vehículos o activos con los que no estén asociados. 
• Destinatarios externos: Se pueden ingresar direcciones de correo electrónico y números de teléfono para enviar alertas por correo electrónico y SMS a personas que no tienen una cuenta de Motive. Las alertas por correo electrónico se pueden enviar inmediatamente o según un programa. Las alertas por SMS solo se pueden enviar inmediatamente. 

Entrega 

La configuración de entrega define la frecuencia y el método de entrega, y si la entrega se marca como “Importante”. 

• Frecuencia: 
  • Inmediata: Las alertas inmediatas se envían en cuanto se procesan. El contenido de una alerta inmediata corresponde a un solo evento activador y se puede enviar por correo electrónico, notificación, SMS y WhatsApp.
  • Programada: Las alertas programadas se entregan con configuraciones diarias, semanales y mensuales. Las alertas programadas incluyen un resumen de todos los eventos activadores del periodo seleccionado. Solo el correo electrónico y las notificaciones se pueden entregar de forma programada.
• Métodos: 
  • Usuarios de la flota: pueden recibir alertas por correo electrónico, notificación, SMS o WhatsApp.
  • Conductores: pueden recibir alertas por correo electrónico, notificación y SMS. 
  • Destinatarios externos: pueden recibir alertas por correo electrónico y SMS.
• Números de teléfono faltantes: Si se selecciona SMS o WhatsApp como método de entrega, la plataforma Motive buscará los números de teléfono disponibles de los destinatarios. Si se detecta que algunos destinatarios no tienen un número de teléfono registrado, se mostrará una opción para agregar esos números. El destinatario debe tener un número de teléfono válido disponible en su perfil de usuario para poder enviarle un mensaje. 
• Importancia: Una alerta marcada como Importante incluirá la palabra “Importante” en la línea de asunto de un correo electrónico. Las alertas importantes también se pueden ver en una pestaña independiente del Centro de notificaciones del Dashboard de la flota, la aplicación de la flota y la aplicación del conductor.

Activar o desactivar SMS y WhatsApp 

Para cumplir con las reglas de SMS y WhatsApp, Motive permite que los destinatarios acepten o rechacen futuros mensajes enviados desde nuestra plataforma. Al enviar un mensaje a un nuevo destinatario, Motive envía un mensaje adicional estándar para cancelar la suscripción:

SMS

WhatsApp

Responda STOP para cancelar la suscripción. Pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos. Los destinatarios que respondan STOP dejarán de recibir mensajes SMS de nuestra plataforma y recibirán un mensaje de confirmación: “Se canceló su suscripción a las alertas de Motive. No se enviarán más mensajes. Responda HELP para obtener ayuda o envíe un correo electrónico a support@gomotive.com."

Responda STOP para cancelar la suscripción. Los destinatarios que respondan STOP dejarán de recibir alertas de WhatsApp de nuestra plataforma y recibirán un mensaje de confirmación: “La cancelación de su suscripción se realizó correctamente. No recibirá más mensajes de este número. Responda START para volver a suscribirse.” Responda START para volver a suscribirse. Los destinatarios que respondan START comenzarán a recibir alertas de WhatsApp de nuestra plataforma y recibirán un mensaje de confirmación: “Su suscripción a los mensajes de este número se restableció correctamente. Responda HELP para obtener ayuda. Responda STOP para cancelar la suscripción.”

Alertas de rechazo de transacciones

Las alertas de rechazo de transacciones ayudan a las flotas grandes a enviar notificaciones de rechazo al gerente adecuado en lugar de saturar a los administradores generales, para que los equipos puedan resolver los problemas más rápidamente y reducir la fatiga por alertas. Ahora los administradores pueden dirigir las alertas de rechazo por grupo, destinatario, canal y motivo del rechazo desde la plataforma de Alertas.

1. Inicie sesión en el Dashboard de la flota > haga clic en Admin > Plataforma > Alertas. 
2. Haga clic en Crear alerta.

3. En la ventana emergente Crear alerta, seleccione Tarjetas > Rechazo de transacción.

4. Agregue el Nombre de la alerta. 
5. En la sección Activadores, haga clic en Seleccionar para elegir los grupos o titulares de tarjeta necesarios > haga clic en Guardar.

6. Seleccione el motivo del Rechazo. Todos los motivos están preseleccionados de forma predeterminada.
7. En la sección Destinatarios, haga clic en Seleccionar > elija los Roles necesarios > haga clic en Guardar. 

Nota: Solo los usuarios con permiso para ver el grupo seleccionado o el titular de la tarjeta asignado recibirán notificaciones de alerta.

8. Las flotas pueden agregar Destinatarios externos mediante una dirección de correo electrónico y un número de teléfono.

9. En la sección Entrega, seleccione Frecuencia > Inmediata o Programada. 
10. Para las notificaciones de alerta Inmediatas, seleccione el Método de entrega necesario.

11. Para las notificaciones de alerta Programadas, seleccione la Hora y el Método de entrega necesario. 
12. Seleccione la casilla Marcar alerta como “Importante” para que las flotas tomen medidas inmediatas después de la entrega de la alerta > haga clic en Guardar.

Cuando se produce un rechazo de tarjeta, los destinatarios configurados reciben una notificación mediante los métodos de entrega seleccionados.

Preguntas frecuentes

¿Quién recibe estas alertas?

Solo los usuarios de la flota que tengan permiso para ver el grupo configurado recibirán alertas sobre las tarjetas de ese grupo. Esto garantiza que las alertas siempre se dirijan al gerente responsable de los conductores o vehículos correspondientes.

¿Puedo configurar alertas solo para determinados motivos de rechazo?

Sí. Al crear una alerta, puede seleccionar cualquier combinación de las 6 categorías de motivos de rechazo. Solo los rechazos que coincidan con los motivos seleccionados activarán la alerta. Los 6 motivos están seleccionados de forma predeterminada.

¿Puedo crear varias alertas para diferentes grupos?

Sí. Los administradores de la flota pueden crear tantas alertas de rechazo de transacciones como necesiten, cada una limitada a un grupo o conjunto de destinatarios diferente.

¿Cuáles son las prácticas recomendadas para configurar alertas?

Las alertas son más escalables y requieren menos mantenimiento cuando se configuran para activarse para Todos los conductores, vehículos o activos. Lo más importante es que los Destinatarios deben seleccionarse mediante roles, como Gerente de seguridad o Gerente de cumplimiento, para garantizar que las alertas siempre se filtren para la persona correcta, según lo definido en su perfil de usuario. Esto elimina la responsabilidad del administrador de la flota de mantener las listas de destinatarios a medida que cambia el personal de la empresa.

¿Los conductores pueden recibir alertas sobre las actividades de otros conductores o vehículos con los que no están asociados?

Cuando la opción Notificar al conductor relevante está activada, las alertas se envían únicamente al conductor que activó la alerta o al conductor asociado con el vehículo o activo involucrado. Los conductores no pueden recibir alertas sobre otros conductores, vehículos o activos con los que no estén asociados.

¿Los usuarios de la flota pueden recibir alertas sobre conductores o vehículos de grupos que no pueden ver?

Un usuario de la flota obtiene acceso a la información sobre grupos de conductores, vehículos y activos según su rol. Cada rol de un usuario de la flota debe estar asociado con un grupo. La relación entre un rol y un grupo garantiza que una alerta activada por un conductor del Grupo A solo la reciba un usuario de la flota cuyo rol haya sido asignado al Grupo A. 

¿Puedo personalizar qué conductores o vehículos reciben alertas?

Sí. Al crear una alerta, puede seleccionar conductores, vehículos o grupos específicos, o toda la flota.

¿Cómo recibo alertas si mi número de teléfono no está registrado?

Agregue su número de teléfono en la plataforma Motive para recibir alertas por SMS o WhatsApp.

¿Existen restricciones para las alertas basadas en la hora del día?

Sí. Las zonas horarias de las alertas basadas en la hora del día (para el activador y la entrega de la alerta) se muestran en la vista de creación y edición de alertas. Estas zonas horarias no se ajustan según la zona horaria local de la entidad que activa la alerta ni de la persona que la recibe. 

¿Cómo puedo configurar las alertas del rastreador de activos para que solo me notifiquen cuando un rastreador haya estado desconectado o fuera de línea durante más de 5 minutos?

No. Las alertas de activos fuera de línea o sin comunicación utilizan un periodo fijo sin conexión definido por Motive y no admiten una duración mínima configurable, como 5 o 10 minutos. Puede personalizar el tipo de alerta, los destinatarios, el canal de entrega y la frecuencia (Inmediata o Programada), pero actualmente no puede establecer su propio umbral de tiempo sin conexión.

¿Cómo puedo enviar alertas de exceso de velocidad a un destinatario externo que no es conductor de Motive ni está asociado con un vehículo?

Al crear o editar una alerta de exceso de velocidad en Admin > Alertas, puede agregar destinatarios externos en el campo Destinatarios externos (opcional). Ingrese sus direcciones de correo electrónico y Motive les enviará correos electrónicos de alerta de exceso de velocidad cada vez que se cumplan las condiciones de la alerta, incluso si en ese momento no hay ningún conductor conectado o asociado. Los destinatarios externos reciben alertas por correo electrónico; la entrega por SMS o WhatsApp está limitada a los conductores o usuarios cuyos números de teléfono estén almacenados en Motive.