Pour garantir l'exactitude et la conformité des journaux, tant les conducteurs que les utilisateurs de flotte peuvent apporter des modifications aux enregistrements des heures de service (HOS). Cet article explique comment modifier les journaux, suggérer des changements et les approuver sur la plateforme Motive.
Aperçu
Assurer l'exactitude du carnet de bord est une responsabilité partagée entre les conducteurs et les gestionnaires de flotte. Motive offre un flux de travail collaboratif pour corriger les erreurs ou ajouter des informations manquantes aux journaux d’un conducteur. Ce processus est conçu pour être entièrement conforme aux réglementations de la Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA), qui exigent une traçabilité claire et une certification du conducteur pour toutes les modifications.
- Assurer la conformité : Toutes les modifications sont suivies, et les conducteurs doivent approuver les suggestions des utilisateurs de flotte, maintenant ainsi l'intégrité du Registre des Statuts de Service (RODS) tel qu'exigé par la FMCSA.
- Améliorer l'exactitude : Corrigez facilement les statuts de service, ajoutez des notes manquantes ou mettez à jour les informations du formulaire de journal telles que les numéros de remorque et les documents d'expédition pour garantir que les journaux sont toujours précis.
- Simplifier la communication : Les conducteurs et les gestionnaires de flotte peuvent facilement consulter et répondre aux suggestions de journaux, facilitant la résolution des divergences et le maintien de l'exactitude des enregistrements.
- Conserver les enregistrements originaux : Le système n'écrase jamais les entrées originales du journal. Toutes les modifications sont stockées parallèlement à l'enregistrement original, fournissant un historique complet de tous les changements.
Modifications et suggestions
Sur la plateforme Motive, un journal peut être modifié de trois façons : entrées automatiques par le système, modifications effectuées par le conducteur, et suggestions faites par un utilisateur de flotte.
- Entrées automatiques du système : La passerelle véhicule Motive enregistre automatiquement le temps de conduite lorsque le véhicule se déplace à 8 km/h (5 mph) ou plus. Cet enregistrement automatique ne peut être modifié ni changé en un statut de service non lié à la conduite.
- Modifications initiées par le conducteur : Les conducteurs peuvent modifier directement leurs propres journaux pour corriger des erreurs. Cela inclut le changement d'un statut de service, l'insertion d'un statut de service passé qui avait été omis, ou l'ajout de notes.
- Suggestions du gestionnaire de flotte : Un gestionnaire de flotte peut proposer des modifications aux journaux passés d’un conducteur. Ces changements sont envoyés au conducteur sous forme de suggestions et ne prennent effet qu'après que le conducteur les ait examinés et approuvés dans l'application Motive Driver.
Conformément aux réglementations FMCSA, tant les conducteurs que le personnel autorisé du transporteur peuvent effectuer des modifications pour corriger ou compléter les informations du journal. Cependant, toute modification doit inclure une note expliquant la raison du changement.
Types de modifications et suggestions :
- Modification du statut de service : Corriger un statut de service incorrect ou insérer un statut de service qui avait été omis.
- Modification du formulaire de journal : Corriger ou ajouter des détails tels que les numéros de véhicule et de remorque, les documents d'expédition ou les informations sur le co-conducteur.
- Ajout de notes et remarques : Ajouter des notes à tout événement pour fournir plus de contexte. Cela est requis pour toutes les modifications.
Remarque : Les trajets enregistrés par la passerelle véhicule seront mis en évidence par une ligne verte. Cependant, le temps de conduite ajouté manuellement sera affiché comme une ligne bleue régulière. Les trajets enregistrés par la passerelle véhicule ne peuvent pas être modifiés conformément aux réglementations FMCSA/CCMTA. Les statuts de service de conduite ajoutés manuellement peuvent être modifiés, mais ils ne peuvent pas être adjacents aux statuts de service enregistrés automatiquement par la passerelle véhicule. |
Modification des journaux dans l'application Driver
Les conducteurs ont un contrôle total sur leurs journaux et doivent approuver toute modification suggérée par un utilisateur de flotte.
Pour modifier votre journal :
Dans l'application Motive Driver, appuyez sur Journaux.
Sélectionnez le jour que vous souhaitez modifier.
- Appuyez sur l'événement de statut de service sur le graphique du journal ou dans la liste en dessous.
Appuyez sur Modifier.
- Effectuez les modifications nécessaires au statut de service, heure, emplacement, ou notes.
Appuyez sur Enregistrer.
Pour examiner et approuver les suggestions :
Lorsqu'un utilisateur de flotte suggère une modification, vous recevrez une notification pour la consulter.
Allez à l'écran Journaux et sélectionnez le jour avec la modification en attente.
Dans l'onglet Journal modifié, examinez les détails et appuyez sur la coche verte pour accepter et appliquer les modifications, ou appuyez sur la croix rouge pour rejeter la suggestion et conserver le journal original.
Pour certifier votre journal après approbation des modifications :
Appuyez sur Signer en haut de l'écran.
- Sur l'écran de certification, appuyez sur Signer le journal.
Appuyez sur Accepter pour confirmer.
Gestion des journaux dans le tableau de bord de la flotte
Les utilisateurs de flotte peuvent suggérer des modifications aux journaux d’un conducteur des 14 derniers jours pour aider à maintenir l'exactitude et la conformité des enregistrements.
Suggérer une modification au journal d’un conducteur :
- Connectez-vous au tableau de bord Motive et cliquez sur Conformité.
Sélectionnez l'onglet Journaux.
Utilisez les filtres pour trouver le conducteur et le journal spécifiques.
Cliquez sur l'entrée du journal pour ouvrir la page des détails.
Cliquez sur Modifier le journal.
Pour suggérer un changement à un statut de service, sélectionnez l'événement et cliquez sur Modifier. Pour insérer un statut de service manquant, cliquez sur Insérer un statut de service.
- Effectuez les modifications requises et ajoutez une note dans le champ Notes expliquant la raison de la modification. Ceci est obligatoire.
Cliquez sur Confirmer. La suggestion est maintenant envoyée au conducteur pour approbation.
Vous pouvez vérifier le statut de vos suggestions sur la page du journal du conducteur. Motive conserve un enregistrement complet de toutes les modifications, y compris qui a effectué le changement, quand il a été fait, et la raison de celui-ci.
Pour les corrections internes où l'enregistrement officiel ELD doit rester le même, les utilisateurs de flotte peuvent utiliser la fonction Ignorer le temps de conduite. Cela vous permet de reclasser un temps de conduite incorrect pour des mises à jour internes de l'horloge HOS, tout en conservant l'entrée originale sur le journal officiel envoyé à la FMCSA.
FAQ
Qui peut modifier les journaux d’un conducteur ?
Les conducteurs peuvent modifier leurs propres journaux pendant 14 jours. Les utilisateurs de flotte peuvent suggérer des modifications, mais le conducteur doit les approuver avant que les changements ne soient appliqués. Motive fait également des suggestions automatiques, telles que l'enregistrement du temps de conduite, qui ne peuvent pas être modifiées.
Un utilisateur de flotte peut-il modifier mon temps de conduite ?
Non. Le temps de conduite enregistré automatiquement ne peut être modifié par personne, y compris les conducteurs ou les utilisateurs de flotte.
Que se passe-t-il si un conducteur rejette une suggestion de modification du journal ?
Si un conducteur rejette une suggestion, le journal reste inchangé. La modification suggérée n'est pas appliquée, et un enregistrement du rejet est conservé dans l'historique du journal.
Pourquoi dois-je ajouter une note lorsque je modifie mon journal ?
La FMCSA exige que chaque modification de journal inclue une annotation, ou note, expliquant la raison du changement. Cela aide à maintenir un enregistrement clair et conforme.
Combien de temps ai-je pour approuver une suggestion de modification de journal ?
Les conducteurs doivent examiner et répondre aux suggestions de modification de journal dès que possible. Les modifications ne peuvent être apportées qu'aux journaux des 14 derniers jours, donc une approbation rapide aide à garantir que les journaux restent précis et certifiés.
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