Modification et gestion des journaux

Pour garantir l'exactitude et la conformité des journaux, les conducteurs et les utilisateurs de flotte peuvent apporter des modifications aux enregistrements des heures de service (HOS). Cet article explique comment modifier les journaux, suggérer des modifications et les approuver sur la plateforme Motive.

Présentation

Assurer l'exactitude du carnet de bord est une responsabilité partagée entre les conducteurs et les gestionnaires de flotte. Motive propose un flux de travail collaboratif pour corriger les erreurs ou ajouter des informations manquantes aux journaux d'un conducteur. Ce processus est conçu pour être entièrement conforme aux réglementations de la Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA), qui exigent une traçabilité claire et une certification du conducteur pour toutes les modifications.

• Assurer la conformité : Toutes les modifications sont suivies, et les conducteurs doivent approuver les suggestions des utilisateurs de flotte, maintenant ainsi l'intégrité du Registre des Statuts de Service (RODS) comme l'exige la FMCSA.
• Améliorer la précision : Corrigez facilement les statuts de service, ajoutez des notes manquantes ou mettez à jour les informations du formulaire de journal telles que les numéros de remorque et les documents d'expédition pour garantir que les journaux sont toujours exacts.
• Simplifier la communication : Les conducteurs et les gestionnaires de flotte peuvent facilement consulter et répondre aux suggestions de journaux, ce qui facilite la résolution des divergences et le maintien de l'exactitude des enregistrements.
• Conserver les enregistrements originaux : Le système ne remplace jamais les entrées originales du journal. Toutes les modifications sont stockées aux côtés de l'enregistrement original, fournissant un historique complet de tous les changements.

Modifications et suggestions

Sur la plateforme Motive, il existe trois façons de modifier un journal : entrées automatiques par le système, modifications effectuées par le conducteur et suggestions faites par un utilisateur de flotte.

• Entrées automatiques du système : La passerelle véhicule Motive enregistre automatiquement le temps de conduite lorsque le véhicule se déplace à 8 km/h (5 mph) ou plus. Cet enregistrement automatique ne peut pas être modifié ni changé en un statut de service non-conduite.
• Modifications initiées par le conducteur : Les conducteurs peuvent modifier directement leurs propres journaux pour corriger des erreurs. Cela inclut la modification d'un statut de service, l'insertion d'un statut de service passé manqué ou l'ajout de notes.
• Suggestions du gestionnaire de flotte : Un gestionnaire de flotte peut proposer des modifications aux journaux passés d'un conducteur. Ces changements sont envoyés au conducteur sous forme de suggestions et ne prennent effet qu'après que le conducteur les ait examinés et approuvés dans l'application Motive Driver.

Selon les réglementations FMCSA, les conducteurs et le personnel autorisé du transporteur peuvent effectuer des modifications pour corriger ou compléter les informations du journal. Toutefois, toute modification doit inclure une note expliquant la raison du changement.

Types de modifications et suggestions :

• Modification du statut de service : Corriger un statut de service incorrect ou insérer un statut de service manqué.
• Modification du formulaire de journal : Corriger ou ajouter des détails tels que les numéros de véhicule et de remorque, les documents d'expédition ou les informations du co-conducteur.
• Ajout de notes et remarques : Ajouter des notes à tout événement pour fournir plus de contexte. Ceci est obligatoire pour toutes les modifications.

Note : Les trajets enregistrés par la passerelle véhicule seront mis en évidence par une ligne verte. Toutefois, le temps de conduite ajouté manuellement sera affiché sous forme de ligne bleue normale. Les trajets enregistrés par la passerelle véhicule ne peuvent pas être modifiés conformément aux réglementations FMCSA/CCMTA. Les statuts de conduite manuels peuvent être modifiés, mais ils ne peuvent pas être adjacents aux statuts de service enregistrés automatiquement par la passerelle véhicule.

Modification des journaux dans l'application Conducteur

Les conducteurs ont un contrôle total sur leurs journaux et doivent approuver toute modification suggérée par un utilisateur de flotte.

Pour modifier votre journal :

1. Dans l'application Motive Driver, appuyez sur Journaux.

   

2. Sélectionnez le jour que vous souhaitez modifier.

   

3. Appuyez sur l'événement de statut de service dans le graphique du journal ou dans la liste en dessous.

4. Appuyez sur Modifier.

   

5. Effectuez les modifications nécessaires au statut de service, à l'heure, au lieu ou aux notes.

6. Appuyez sur Enregistrer.

   

Pour examiner et approuver les suggestions :

1. Lorsqu'un utilisateur de flotte suggère une modification, vous recevrez une notification pour la réviser.

   

2. Allez à l'écran Journaux et sélectionnez le jour avec la modification en attente.

   

3. Dans l'onglet Journal modifié, examinez les détails et appuyez sur la coche verte pour accepter et appliquer les modifications, ou appuyez sur la croix rouge pour rejeter la suggestion et conserver le journal original.

   

Pour certifier votre journal après approbation des modifications :

1. Appuyez sur Signer en haut de l'écran.

   

2. Sur l'écran de certification, appuyez sur Signer le journal.

3. Appuyez sur Accepter pour confirmer.

   

Gestion des journaux dans le tableau de bord de la flotte

Les utilisateurs de flotte peuvent suggérer des modifications aux journaux d'un conducteur des 14 derniers jours pour aider à maintenir des enregistrements précis et conformes.

Suggestion d'une modification au journal d'un conducteur

1. Connectez-vous au tableau de bord Motive et cliquez sur Conformité.

2. Sélectionnez l'onglet Journaux.

   

3. Utilisez les filtres pour trouver le conducteur et le journal spécifiques.

   

4. Cliquez sur l'entrée du journal pour ouvrir la page de détails.

   

5. Cliquez sur Modifier le journal.

   

6. Pour suggérer un changement de statut de service, sélectionnez l'événement et cliquez sur Modifier. Pour insérer un statut de service manquant, cliquez sur Insérer un statut de service.

   

7. Effectuez les modifications requises et ajoutez une note dans le champ Notes expliquant la raison de la modification. Ceci est obligatoire.

8. Cliquez sur Confirmer. La suggestion est maintenant envoyée au conducteur pour approbation.

   

Vous pouvez vérifier le statut de vos suggestions sur la page du journal du conducteur. Motive conserve un enregistrement complet de toutes les modifications, y compris qui a effectué le changement, quand il a été fait et la raison.

Pour les corrections internes où l'enregistrement officiel ELD doit rester identique, les utilisateurs de flotte peuvent utiliser la fonction Ignorer le temps de conduite. Cela vous permet de reclasser un temps de conduite incorrect pour des mises à jour internes des horloges HOS, tout en conservant l'entrée originale sur le journal officiel envoyé à la FMCSA.

Modification du journal du jour en cours

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur Conformité.
2. Allez à l'onglet Journaux.

3. Cliquez sur le filtre de date et sélectionnez Aujourd'hui.

   

4. Sélectionnez le journal que vous souhaitez modifier.

   

5. Cliquez sur Modifier.

   

6. Cliquez sur Insérer un statut de service pour modifier le journal.

7. Cliquez sur le menu à trois points pour toute entrée de statut et cliquez sur Modifier.

   

8. Déplacez le curseur ou modifiez les champs Statut de service, Heure de début, Heure de fin et Lieu.

9. Confirmez en cliquant sur Enregistrer.

   

Ajout d'une note à un journal

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur Conformité.
2. Allez à l'onglet Journaux.

3. Sélectionnez le journal que vous souhaitez modifier.

   

4. Ajoutez une note dans la section Notes et appuyez sur Entrée pour enregistrer.

   

Ajout de documents d'expédition aux journaux

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur Conformité.

2. Cliquez sur Journaux et sélectionnez le journal que vous souhaitez modifier.

   

3. Cliquez sur Modifier.

   

4. Ouvrez l'onglet Formulaire de journal.
5. Dans le champ Documents d'expédition, saisissez le numéro du document d'expédition.

6. Cliquez sur Enregistrer.

   

Ajout d'un numéro de remorque aux journaux du conducteur

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte, allez à Conformité > Journaux et sélectionnez le journal désiré.

   

2. Cliquez sur Modifier > Formulaire de journal.

   

3. Allez à Général > Actif, cliquez sur le menu déroulant, sélectionnez le numéro de remorque désiré, puis cliquez sur Enregistrer.
   

Modification des relevés de compteur kilométrique pour les journaux du conducteur

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur Conformité.
2. Cliquez sur Journaux.

3. Cliquez sur le journal pour lequel vous souhaitez modifier le relevé du compteur kilométrique.

   

4. Cliquez sur Modifier pour apporter des modifications au journal.

   

5. Cliquez sur Formulaire.

6. Dans la section Général, saisissez les nouvelles valeurs du compteur kilométrique et cliquez sur Enregistrer.

   

Consultation de l'historique des modifications du journal du conducteur

Les gestionnaires de flotte peuvent consulter un enregistrement complet de toutes les modifications apportées aux journaux d'un conducteur. Le tableau de bord de la flotte permet aux gestionnaires et aux administrateurs d'accéder à l'historique des modifications des journaux en quelques clics.

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et allez à Conformité > Journaux.

2. Cliquez sur le profil du conducteur pour lequel vous souhaitez voir l'historique des modifications du journal.

   

3. Cliquez sur Historique des modifications pour voir toutes les modifications suggérées.

   

   

Note : Le bouton Historique des modifications n'apparaît que lorsqu'une modification a été suggérée par un gestionnaire de flotte et que le conducteur a soit approuvé, soit rejeté la suggestion.

Selon l'action du conducteur, voici les statuts possibles des modifications du journal :

• Approuvé : La modification suggérée a été acceptée par le conducteur, et le journal a été modifié.
• Rejeté : La modification suggérée a été rejetée par le conducteur, et le journal reste dans son état original.
• Annulé : Le gestionnaire de flotte a annulé la modification suggérée et la notification a été retirée de la vue du conducteur dans l'application Motive Driver.
• Annulé par modification : Le conducteur a lui-même modifié un journal qui avait une modification en attente d'un gestionnaire de flotte. La modification suggérée est alors retirée de la vue du conducteur dans l'application Motive Driver.

Consultation des journaux des conducteurs dans l'application Fleet

1. Connectez-vous à l'application Fleet.

2. Appuyez sur le nom d'un conducteur dans la liste donnée ou utilisez la barre de recherche pour trouver et sélectionner un conducteur.

   

3. L'écran des détails du conducteur affiche des informations telles que l'emplacement actuel du conducteur, son statut, les heures de service et les heures disponibles, etc.

4. Pour les conducteurs qui sont actuellement en infraction des règles HOS, une icône rouge apparaît à côté de leur nom.

   

5. Pour voir les détails de la règle de cycle du conducteur, appuyez sur l'icône d'information (i) à côté de Heures de service.

   

6. Une fenêtre contextuelle apparaît à l'écran montrant la règle de cycle actuelle du conducteur sélectionné.

7. Appuyez sur Fermer pour revenir à l'écran des détails du conducteur.

   

8. Appuyez sur Voir les journaux pour accéder aux journaux du conducteur sélectionné.

   

9. L'écran Journaux affiche le graphique du journal et les détails des 7/8 ou 14 derniers jours selon le cycle actuel du conducteur.

10. Appuyez sur n'importe quelle date pour voir les journaux du jour sélectionné.

    

11. Si le conducteur a des infractions HOS ou des infractions de formulaire et erreurs, elles sont affichées sur le formulaire du journal.

12. Vous pouvez également voir les infractions HOS en texte rouge avec l'heure à laquelle elles ont eu lieu.

    

13. Lorsqu'un gestionnaire de flotte modifie un journal, un message Des modifications en attente pour ce journal apparaît. Le conducteur peut alors approuver ou rejeter la modification en attente.

    

14. Toute exception prise par un conducteur apparaît comme Exception.

    

15. Faites défiler vers le bas de l'écran du journal du conducteur pour voir le récapitulatif des heures de service. Cela montre la performance globale HOS du conducteur pour le jour sélectionné.

    

Consultation des journaux des conducteurs désactivés

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur l'icône Admin.

   

2. Allez à Conducteurs > Tous les conducteurs.

3. Cliquez sur le menu déroulant Conducteurs et sélectionnez Désactivés.

   

4. Cliquez sur le menu déroulant Méthode de suivi du temps et sélectionnez Journaux.

   

5. Cliquez sur le menu à trois points pour un conducteur désactivé et sélectionnez Voir le profil.

   

6. Depuis l'onglet Résumé, allez à Activité récente > Journaux.

7. Cliquez sur Voir tous les journaux.

   

8. Appliquez des filtres pour personnaliser vos résultats.

   

Modification manuelle du temps de conduite

Motive vous permet de corriger les trajets du journal en modifiant manuellement le temps de conduite si vous constatez des erreurs sur votre journal dues à des difficultés techniques. Les conducteurs ne peuvent modifier manuellement le temps de conduite que si l'administrateur de flotte a activé la fonction depuis le tableau de bord de la flotte.

Note : Si votre passerelle véhicule n'enregistre pas le temps de conduite, veuillez consulter cet article 'La passerelle véhicule n'enregistre pas le temps de conduite'.

1. Depuis l'écran d'accueil, cliquez sur Journaux.

   

2. Sélectionnez le jour que vous souhaitez modifier.

   

3. Sélectionnez la zone sur le graphique du journal que vous souhaitez modifier ou sélectionnez un événement parmi les différents statuts de service sous le graphique.

4. Appuyez sur Modifier.

   

   Note : Les trajets enregistrés par la passerelle véhicule seront mis en évidence par une ligne verte. Cependant, le temps de conduite ajouté manuellement sera affiché sous forme de ligne bleue normale.

5. Définissez l'heure de début et l'heure de fin en saisissant l'heure dans les champs ou en déplaçant les curseurs.

   Note : Les trajets pour conducteurs exemptés (y compris la conduite manuelle) sont librement modifiables, mais les trajets manuels ne peuvent pas être adjacents aux trajets de la passerelle véhicule. Pour les trajets de la passerelle véhicule, nous permettrons aux conducteurs de basculer entre Statut spécial désactivé (conduite personnelle), activé (déplacement dans la cour) ou Conduite.

6. Sélectionnez Hors service, Couché, En service ou Conduite.

   

7. Saisissez le lieu et les notes.

8. Appuyez sur Enregistrer pour terminer.

   

Ignorer le temps de conduite incorrectement enregistré

La fonction Ignorer le temps de conduite permet aux administrateurs de flotte d'ignorer un événement de conduite incorrectement enregistré et d'aider les conducteurs à recalculer précisément leurs heures de service restantes dans l'application Conducteur. Cette fonction permet aux utilisateurs de flotte d'ignorer un temps de conduite enregistré par l'ELD afin d'éliminer les violations en interne. Aucune modification n'est apportée aux sorties ELD du conducteur (fichier PDF/journal), ce qui aide les flottes à rester conformes.

Note : Conformément aux réglementations ELD, une fois que le temps de conduite est automatiquement enregistré dans les journaux d'un conducteur, cet événement restera sur la ligne de conduite et ne pourra pas être modifié. Consultez notre guide sur comment naviguer dans les règles FMCSA concernant le reclassement du temps de conduite.

Ignorer le temps de conduite incorrectement enregistré via le tableau de bord de la flotte

Suivez ces étapes pour ignorer un temps de conduite incorrectement enregistré via le tableau de bord Motive :

1. Une fois que vous avez accès à Ignorer le temps de conduite, connectez-vous au tableau de bord de la flotte.

2. Cliquez sur Conformité dans le menu latéral gauche.

3. Cliquez sur Journaux.

4. Sélectionnez l'événement de conduite incorrectement enregistré.

5. Cliquez sur Modifier le journal (le conducteur doit signer les journaux de ce jour pour modifier les journaux).

6. Sur la page suivante, cliquez sur Modifier pour le temps de conduite que vous souhaitez ignorer.

7. Cochez la case pour sélectionner Ignorer le temps de conduite incorrectement enregistré.

8. Sélectionnez un statut de service approprié, Hors service (PC), En service (YM) ou Temps d'attente (WT) pour recalculer les horloges HOS du conducteur.

9. Cliquez sur Confirmer.

10. Une note interne automatique s'affiche désormais sur la page de détails des journaux sous le statut de service ignoré, et le conducteur reçoit une notification dans l'application Conducteur pour consulter le journal avec le temps de conduite ignoré.

Une fois que vous ignorez le temps de conduite, cet événement de conduite sera exclu des heures de service. L'événement de conduite apparaîtra toujours dans le journal du conducteur ; toutefois, il sera considéré comme Hors service.

Note : La note interne est visible uniquement dans les plateformes Motive (tableau de bord de la flotte, application Conducteur) à des fins de suivi et n'est pas visible dans les sorties ELD du conducteur.

Ignorer le temps de conduite incorrectement enregistré via le navigateur mobile

1. Ouvrez gomotive.com sur votre navigateur mobile (de préférence Chrome).

2. Appuyez sur les trois lignes en haut à gauche.

3. Cliquez sur Conformité.

4. Cliquez sur Journaux.

5. Choisissez le journal.

6. Cliquez sur Modifier en bas.

7. Cliquez sur les trois points en haut à droite de votre navigateur.

8. Sélectionnez Site pour ordinateur.

9. Trouvez le bouton Modifier dans le coin droit de l'événement de conduite à modifier (zoomez si nécessaire).

10. Sélectionnez Ignorer le temps de conduite incorrectement enregistré.

11. Choisissez Conduite personnelle ou Déplacement dans la cour.

12. Cliquez sur Confirmer en haut à droite.

13. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite.

14. Assurez-vous que le conducteur approuve vos modifications depuis son application Motive Driver.

FAQ

• How to navigate FMCSAs rules on reclassifying drive time.pdf
  (2 Mo)

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