Les inspections de véhicules sont une partie essentielle de la sécurité et de la conformité des flottes. La plupart des flottes exigent des inspections avant et après le trajet. Des inspections numériques efficaces aident à prévenir les pannes, à identifier les problèmes tôt, et à assurer la sécurité des conducteurs grâce à des désignations claires de véhicule sûr/insécuritaire.
Vue d’ensemble
Motive fournit des outils numériques pour effectuer et suivre les inspections de véhicules, aidant à la fois les conducteurs et les gestionnaires de flotte à assurer la sécurité, la conformité et l’efficacité opérationnelle.
- Sécurité améliorée : Identifiez les problèmes potentiels tôt lors des inspections, ce qui vous permet de les résoudre avant qu’ils ne deviennent des dangers pour la sécurité.
- Conformité réglementaire : Assurez-vous de respecter les exigences d’inspection, facilitant ainsi le passage des audits et des contrôles routiers avec des dossiers à jour.
- Flux de travail simplifiés : Effectuez les inspections plus rapidement et avec précision grâce à des formulaires sans papier qui éliminent le besoin de paperasse manuelle.
- Rapports en temps réel : Obtenez des informations immédiates sur l’état des véhicules pour pouvoir agir rapidement et résoudre tout problème avant qu’il n’affecte vos opérations.
Notions de base
Les gestionnaires de flotte peuvent créer des formulaires numériques personnalisables et les assigner à des véhicules spécifiques afin de correspondre aux types de véhicules et aux besoins de conformité. Les éléments courants d’inspection incluent :
- Freins et pneus
- Feux et signaux
- Moteur et niveaux de fluides
- Équipement de sécurité
Créer un formulaire d’inspection
- Connectez-vous au tableau de bord Motive Fleet et cliquez sur l’icône Admin.
- Allez à Maintenance > Formulaires d’inspection.
- Cliquez sur + Créer un formulaire d’inspection.
- Sélectionnez le type de formulaire d’inspection et donnez-lui un nom.
- Choisissez un modèle de formulaire d’inspection ou commencez avec un Formulaire d’inspection vierge.
- Cliquez sur Créer.
Entrez les informations sous Paramètres généraux.
Pour activer l’Invite de sécurité du véhicule, sélectionnez l’option dans le menu déroulant qui exige que les conducteurs confirment si le véhicule ou l’actif est sécuritaire à utiliser. Cela garantit qu’une désignation claire de sécurité est enregistrée à la fin de chaque inspection.
8. Cochez ou décochez les champs du formulaire d’inspection donnés.
9. Cliquez sur Ajouter un champ de texte personnalisé pour personnaliser les champs du formulaire.
10. Cliquez sur + Ajouter une pièce de véhicule pour ajouter la liste des pièces du véhicule à inspecter.
11. Ouvrez l’onglet Liste personnalisée des défauts pour ajouter une liste de tâches d’inspection pour les défauts personnalisés.
12. Remplissez le champ de déclaration Signature du conducteur et cliquez sur Enregistrer.
Modifier un formulaire d’inspection
- Connectez-vous au tableau de bord Motive Fleet et cliquez sur l’icône Admin.
- Allez à Maintenance > Formulaires d’inspection.
- Ouvrez le menu à trois points et cliquez sur Modifier le formulaire d’inspection du véhicule.
- Modifiez les champs que vous souhaitez changer et cliquez sur Enregistrer.
Assigner un formulaire d’inspection à un véhicule
- Connectez-vous au tableau de bord Motive Fleet et cliquez sur l’icône Admin.
- Allez à Maintenance > Formulaires d’inspection.
- Ouvrez le menu à trois points et cliquez sur Assigner le formulaire aux véhicules.
- Cochez tous les véhicules auxquels vous souhaitez assigner le formulaire d’inspection sélectionné.
- Cliquez sur Enregistrer.
Effectuer des inspections quotidiennes des véhicules depuis l’application conducteur
- Ouvrez l’application Motive Driver et allez à Journaux.
- Sélectionnez le journal sous Aujourd’hui.
- Appuyez sur Inspection.
- Appuyez sur +(Plus).
- Appuyez sur Inspection du véhicule.
- Sélectionnez votre véhicule.
- Appuyez sur Suivant.
- Depuis l’écran Inspection du véhicule, modifiez les Informations générales si nécessaire.
- Sélectionnez votre Type d’inspection dans le menu déroulant.
- Entrez votre plaque d’immatriculation.
- Appuyez sur l’icône pouce levé si une pièce du véhicule fonctionne bien.
- Appuyez sur l’icône de signe d’explication si une pièce du véhicule présente des défauts.
- Sélectionnez le type de défaut parmi Majeur, Mineur, ou Pas sûr.
- Ajoutez des Notes et téléchargez une image du défaut.
- Avant de terminer, répondez à l’invite si elle apparaît lors de votre inspection : « Ce véhicule ou actif est-il sécuritaire à conduire ? » Sélectionner Oui mène à la signature. Sélectionner Non marque le véhicule comme insécuritaire, envoie une alerte immédiate au gestionnaire de flotte et peut empêcher d’autres conducteurs de s’y connecter jusqu’à ce que le défaut soit résolu.
- Une fois terminé, appuyez sur Enregistrer.
17. Appuyez sur Certifier & Enregistrer pour soumettre le formulaire, et votre gestionnaire de flotte le verra sur le tableau de bord Motive Fleet.
Si un véhicule est marqué Insécuritaire lors d’une inspection, Motive offre une visibilité complète via le tableau de bord de la flotte et l’application conducteur.
Gestionnaires de flotte : Recevez des alertes automatisées pour agir immédiatement (par exemple, marquer un équipement Hors service).
Conducteurs : Si un conducteur tente de sélectionner un véhicule précédemment marqué Insécuritaire, il recevra une alerte bloquante. Il a l’option de « Créer une inspection » si les besoins opérationnels l’exigent.
Résolution des défauts ouverts depuis l’application conducteur
- Ouvrez l’application Motive Driver et allez à Journaux.
- Sélectionnez le journal pour lequel vous souhaitez résoudre les défauts.
- Appuyez sur l’onglet Inspection.
- Trouvez un rapport d’inspection avec des défauts Ouverts et appuyez sur Voir les détails.
- Appuyez sur Défauts.
- Cochez la case des défauts listés que vous voulez résoudre.
- Entrez votre nom sous Résolu par.
- Cochez la case pour le Statut du défaut et ajoutez une Note si nécessaire.
- Signez et appuyez sur Certifier.
- Le statut du défaut passe à résolu.
Résolution des défauts ouverts depuis le tableau de bord de la flotte
- Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur Maintenance.
- Ouvrez le menu déroulant Statut et sélectionnez Ouvert pour voir les rapports d’inspection avec des défauts non résolus.
- Sélectionnez le rapport d’inspection que vous souhaitez modifier.
- Cliquez sur Résoudre pour effacer les défauts ouverts un par un.
- Pour effacer plusieurs défauts, cochez plusieurs ou toutes les cases.
- Cliquez sur Résoudre.
- Entrez toutes les informations requises et mettez à jour le Statut du défaut dans le menu déroulant.
- Signez et cliquez sur Enregistrer.
FAQ
Quelle est la différence entre les inspections avant le trajet et après le trajet ?
Les inspections avant le trajet ont lieu avant la conduite pour confirmer la sécurité du véhicule. Les inspections après le trajet documentent les problèmes trouvés pendant le trajet.
Puis-je personnaliser les formulaires d’inspection pour différents véhicules ?
Oui. Vous pouvez créer et assigner des formulaires personnalisés en fonction du type de véhicule ou des exigences réglementaires.
Comment les résultats des inspections sont-ils rapportés ?
Les conducteurs soumettent les inspections via l’application. Les résultats apparaissent immédiatement dans le tableau de bord de la flotte pour un suivi.
Que doivent faire les conducteurs s’ils trouvent un défaut ?
Le signaler dans le formulaire d’inspection. Les gestionnaires de flotte sont notifiés et peuvent assigner les réparations directement dans le tableau de bord.
Les inspections numériques sont-elles conformes aux normes DOT ?
Oui. Les inspections numériques complétées et stockées dans Motive répondent aux exigences de tenue de dossiers du DOT.
Comment puis-je accéder aux dossiers historiques d’inspection ?
Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et allez à Maintenance > Inspections.
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