Utilisateurs de la flotte

Les utilisateurs de la flotte sont du personnel non conducteur, comme les administrateurs, les gestionnaires et les répartiteurs, qui utilisent le tableau de bord Motive pour gérer les opérations de la flotte. Gérer correctement ces comptes utilisateurs aide à sécuriser vos données, garantit que les utilisateurs n'accèdent qu'à ce dont ils ont besoin et soutient le bon fonctionnement quotidien de votre flotte.

Aperçu

La gestion des comptes utilisateurs de la flotte est essentielle pour maintenir la sécurité et l'efficacité de vos opérations. En créant des profils utilisateurs uniques avec des rôles et des permissions spécifiques, vous pouvez donner à chaque membre de l'équipe le niveau d'accès approprié pour accomplir son travail sans compromettre les informations sensibles. Le tableau de bord Motive facilite la création, la modification et la désactivation des comptes utilisateurs au fur et à mesure que votre équipe évolue.

• Renforcer la sécurité : Attribuez des rôles et des permissions pour que les utilisateurs n'accèdent qu'aux fonctionnalités et aux données dont ils ont besoin.
• Déléguer les responsabilités : Fournissez aux gestionnaires de flotte et aux répartiteurs les outils nécessaires pour gérer les conducteurs et véhicules qui leur sont assignés.
• Simplifier l'administration : Ajoutez ou mettez à jour les comptes utilisateurs rapidement, un par un ou en masse, pour garder vos dossiers à jour.
• Maintenir la responsabilité : Utilisez les journaux d'activité de la plateforme pour suivre les actions des utilisateurs et soutenir la conformité.

Rôles et permissions

Les rôles et permissions contrôlent ce que chaque utilisateur de la flotte peut consulter et faire dans le tableau de bord Motive.

• Administrateur de flotte : Accès complet au tableau de bord Motive, y compris au panneau d'administration. Les administrateurs de flotte peuvent gérer tous les utilisateurs, véhicules et actifs, et mettre à jour les paramètres à l'échelle de l'entreprise.
• Gestionnaire de flotte : Accès limité par défaut, sans possibilité de modification dans le panneau d'administration. Les administrateurs de flotte peuvent personnaliser les permissions d'un gestionnaire de flotte pour lui accorder l'accès à des fonctionnalités ou groupes spécifiques.
• Répartiteur : Rôle personnalisé généralement doté des permissions pour voir les positions en temps réel des véhicules, gérer les répartitions et envoyer des messages aux conducteurs, mais sans accès aux données administratives sensibles.
• Rôle personnalisé : Motive permet également aux administrateurs de flotte de créer des rôles personnalisés basés sur un ensemble de permissions disponibles pour permettre un accès selon les besoins requis. 

Création d’un profil utilisateur de flotte

1. Dans le tableau de bord de la flotte, allez à Admin > Utilisateurs de la flotte.
2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
   
3. Entrez le prénom, le nom et l’adresse courriel de l’utilisateur. Le courriel sera son nom d’utilisateur pour la connexion.
4. Dans la section Mot de passe, saisissez-en un manuellement ou cliquez sur Générer un mot de passe. Les mots de passe doivent comporter au moins 8 caractères, incluant au moins une lettre et un chiffre.
5. Dans le menu déroulant Rôle, choisissez le rôle de l’utilisateur.
6. Si vous utilisez des groupes, sélectionnez un ou plusieurs groupes dans le menu déroulant Groupes pour donner à l’utilisateur l’accès à des segments spécifiques de votre flotte.
7. Cliquez sur Ajouter. Le nouvel utilisateur recevra un courriel avec un lien de connexion.
   

Création de profils utilisateurs de flotte en masse à l’aide d’une feuille de calcul

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur l’icône Admin.
   
2. Cliquez sur Utilisateurs de la flotte. 
3. Cliquez sur le menu déroulant à côté de Ajouter des utilisateurs.
4. Cliquez sur Importer des utilisateurs.
   
5. Cliquez sur Créer de nouveaux utilisateurs de flotte.
6. Cliquez pour télécharger le modèle d’ajout d’utilisateurs de flotte au format .xlsx. Remplissez le modèle avec tous les détails requis. Le modèle aide les flottes à choisir les bonnes valeurs à l’aide de menus déroulants dans chaque cellule (lorsque applicable).
   
7. Une fois rempli, extrayez la feuille « Entrez vos données ici » au format .csv et déposez le fichier extrait dans la zone vide. 
8. Cliquez sur Téléverser.
   
9. Une fois importés, les utilisateurs de la flotte s’affichent sur la page Historique des importations.

Modification d’un profil utilisateur de flotte

Vous pouvez mettre à jour les informations, le rôle ou le statut d’un utilisateur de flotte à tout moment.

Pour modifier les détails ou les permissions d’un utilisateur :

1. Allez à Admin > Organisation > Utilisateurs de la flotte.
2. Trouvez l’utilisateur que vous souhaitez modifier et cliquez sur le menu Options dans sa ligne.
3. Sélectionnez Modifier le compte pour mettre à jour son nom ou ses informations de contact.

4. Sélectionnez Modifier rôles et groupes pour ajuster ses permissions ou ses affectations de groupe.
5. Effectuez les modifications et cliquez sur Enregistrer ou Mettre à jour.

Réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur de flotte :

1. Sélectionnez Modifier le compte dans le menu Options.
2. Faites défiler jusqu’à la section Mot de passe.
3. Entrez un nouveau mot de passe et cliquez sur Enregistrer.

Pour désactiver un utilisateur :

1. Cliquez sur le bouton Options à côté du nom de l’utilisateur.
2. Sélectionnez Désactiver.
   
3. Confirmez l’action dans la fenêtre qui apparaît.
4. L’utilisateur ne pourra plus se connecter, mais ses données resteront dans vos dossiers.  

Modification en masse des utilisateurs de flotte à l’aide d’une feuille de calcul 

1. Suivez les étapes 1 à 3 de la section ci-dessus. 
2. Cliquez sur Modifier les utilisateurs de flotte existants. 
3. Cliquez pour télécharger le modèle de modification des utilisateurs de flotte au format .xlsx. 
   
4. Dans la fenêtre contextuelle qui suit, cliquez pour sélectionner les profils d’utilisateurs de flotte que vous souhaitez modifier ou extrayez tous les utilisateurs de flotte des rôles concernés, puis cliquez sur « Télécharger » pour obtenir la feuille de calcul.
   
5. Effectuez les modifications requises sur la feuille « Entrez vos données ici » dans les lignes respectives pour chaque utilisateur de flotte, comme la modification de leurs adresses courriel. 
6. Une fois mise à jour, convertissez la feuille modifiée intitulée « Entrez vos données ici » au format .csv et déposez le fichier .csv dans la zone vide. 
7. Cliquez sur Téléverser.
   
8. Une fois importés, les utilisateurs de la flotte s’affichent sur la page Historique des importations.

Bonnes pratiques

• Moindre privilège : Passez régulièrement en revue les rôles des utilisateurs. Donnez uniquement aux utilisateurs l’accès dont ils ont besoin pour faire leur travail—rien de plus.
• Délégation basée sur les groupes : (Pour les grandes flottes, assignez les gestionnaires de flotte à des groupes spécifiques de conducteurs ou de véhicules. Cela limite leur visibilité et aide à répartir les responsabilités plus efficacement.)

FAQ

 

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