La gestion des documents de qualification est essentielle à la conformité et à la sécurité de votre parc. Le tableau de bord du parc de Motive fournit un espace de travail centralisé pour téléverser, organiser et suivre l’état des documents de qualification, ce qui vous aide à maintenir la conformité tout en simplifiant la gestion du parc.
Vue d’ensemble
La page Qualifications de Motive dans le tableau de bord du parc simplifie le suivi et la gestion des certifications, des qualifications et des dossiers de sécurité des conducteurs. Cette fonctionnalité centralisée permet aux gestionnaires de parc d’organiser, de vérifier et de gérer tous les documents de qualification au même endroit, afin de toujours être prêts pour un audit.
- Accès centralisé : Accédez à tous les documents de qualification de votre parc et gérez-les à partir d’un seul endroit. Les fichiers importants restent ainsi organisés, faciles à trouver et facilement accessibles pour les vérifications de conformité.
- Modèles personnalisables : Créez des modèles personnalisés ou utilisez des modèles standards alignés sur les exigences de la FMCSA pour normaliser la documentation de qualification. Cela assure la cohérence des dossiers de votre parc et simplifie le processus de création des documents.
- Ensembles de modèles : Utilisez des modèles et des ensembles de modèles pour normaliser les documents requis et facultatifs pour différents groupes de conducteurs (par exemple, titulaires d’un CDL, conducteurs sans CDL ou conducteurs transportant des matières dangereuses).
- État des documents et alertes : Suivez l’état des documents et configurez des alertes d’état de qualification des conducteurs pour savoir quand des qualifications sont manquantes, expirées ou sur le point d’expirer. Les parcs peuvent ainsi prioriser d’abord les tâches urgentes liées à la conformité.
- Autorisations flexibles : Contrôlez qui peut consulter, téléverser ou modifier les documents de qualification à l’aide de paramètres d’accès fondés sur les rôles. Cela aide à protéger les renseignements sensibles et à maintenir l’exactitude des données.
Consultation et téléversement des qualifications
Consultation des documents de qualification
- Connectez-vous au tableau de bord du parc et accédez à Personnel > Qualifications.
- Utilisez la navigation supérieure pour accéder aux autres fonctionnalités de la page Personnel au besoin.
Téléversement des documents de qualification
- Connectez-vous au tableau de bord du parc de Motive et cliquez sur Personnel.
- Cliquez sur l’onglet Qualifications .
- Cliquez sur Ajouter un document.
- Une boîte affiche tous les modèles existants. Sélectionnez le modèle souhaité.
- Remplissez les champs obligatoires.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
Filtrage et tri
Utilisez les filtres et le tri pour trouver rapidement les documents de qualification :
Filtres
- Conducteurs : Filtrez selon des conducteurs précis.
- État de qualification : Filtrez les conducteurs selon leur état de qualification, comme Non admissible, à risque, admissible et Désactivé. Par défaut, les conducteurs Désactivés sont exclus du filtre afin que vous puissiez vous concentrer sur votre personnel actuellement actif.
- Document : Filtrez selon le type de document de qualification.
- Expiration : Repérez les documents expirés ou qui approchent de leur date d’expiration.
- État du document : Filtrez les documents qui doivent être examinés, qui sont expirés, qui expirent bientôt ou qui ont été rejetés.
- Afficher les documents archivés : Consultez tous vos documents archivés.
Tri
- Nom du conducteur (A → Z) : Trie les conducteurs par ordre alphabétique selon leur nom.
- État de qualification : Trie les conducteurs selon leur état de qualification actuel.
Utilisation des qualifications
Actions au niveau de la page
-
Ajouter un document : Téléversez un nouveau document de qualification pour un conducteur. Lors de l’ajout d’un nouveau document de qualification, le système extrait automatiquement les renseignements du fichier téléversé à l’aide de l’IA, ce qui réduit la saisie manuelle pour les documents suivants :
- Dossier de conduite (MVR)
- Certificat d’examinateur médical
- Demande d’emploi
- Vérification d’emploi
- Demande de renseignements auprès d’anciens employeurs
- Résultats du test de dépistage préalable à l’emploi de drogues et d’alcool
- Certificat d’essai routier
- Permis de conduire
-
Menu à trois points :
- Ajoutez des conducteurs individuellement ou en bloc à l’aide de l’option Importer des conducteurs.
- Consultez l’historique des importations.
- Gérez les paramètres du personnel.
Actions au niveau de la ligne (par document)
- Consultez les détails du document, modifiez-le, téléchargez-le ou archivez-le.
Consultation des documents archivés
Pour accéder aux documents de qualification archivés :
- Connectez-vous au tableau de bord du parc de Motive et cliquez sur Personnel.
- Cliquez sur l’onglet Qualifications .
- Cliquez sur le menu déroulant Plus et sélectionnez Afficher les documents archivés.
- Tous les documents Archivés s’affichent en haut de la liste.
- Cliquez sur le menu à trois points d’un document archivé pour pouvoir :
- Consulter les détails d’un document archivé.
- Télécharger le fichier du document.
- Restaurer les documents pour les réactiver.
- Supprimer définitivement les documents.
- Consulter le profil du conducteur et le message du conducteur associés au document archivé.
Utilisation des modèles
Les modèles normalisent la création et la gestion des documents de qualification.
- Pour accéder aux modèles, accédez à Personnel > Modèles.
- Consultez le nom du modèle, son créateur, son état et les conducteurs auxquels il est attribué, puis utilisez les filtres ou le tri pour trouver des modèles précis.
- Motive fournit des modèles alignés sur les exigences de la FMCSA pour des éléments comme les permis de conduire, les demandes d’emploi, les certificats d’examinateur médical et les certificats d’essai routier, etc. Ces modèles s’affichent dans la langue sélectionnée par chaque utilisateur dans les paramètres du compte; les modèles créés par votre parc ne sont pas traduits.
- Créez des modèles personnalisés à l’aide de l’option Ajouter un modèle et du générateur de formulaires.
Utilisation des ensembles de modèles
Accès aux ensembles de modèles
- Connectez-vous au tableau de bord du parc de Motive et accédez à Personnel > Modèles.
- Cliquez sur Ensembles de modèles pour consulter la liste complète des ensembles créés par votre parc.
- Pour chaque ensemble, vous pouvez consulter les éléments suivants :
- Nom de l’ensemble de modèles
- Nom du créateur
- Nombre de personnes assignées
- Nombre de modèles ajoutés à l’ensemble
- Date de la dernière modification
- Utilisez le tri pour trouver des ensembles de modèles précis.
- Cliquez sur n’importe quel ensemble de modèles répertorié pour consulter plus de détails.
Création d’ensembles de modèles
- Connectez-vous au tableau de bord du parc de Motive et accédez à Personnel > Modèles > Ensembles de modèles.
- Cliquez sur Créer un ensemble de modèles.
- Saisissez le nom de votre ensemble de modèles.
- Dans Modèles de qualification, ouvrez le menu déroulant Sélectionner.
- Sélectionnez un modèle dans la liste.
- Une fois le modèle ajouté, vous pouvez cocher ou décocher la case Obligatoire pour rendre le téléversement du modèle obligatoire ou facultatif.
- Pour ajouter d’autres modèles à l’ensemble, cliquez sur Ajouter, puis répétez les étapes 5 et 6 pour chaque modèle ajouté.
- Pour assigner des conducteurs, cliquez sur Sélectionner dans Personnes assignées.
- Sélectionnez des conducteurs ou des groupes de conducteurs dans la liste, puis cliquez sur Assigner.
- Après avoir ajouté tous les modèles et toutes les personnes assignées à inclure dans l’ensemble, cliquez sur Enregistrer pour créer l’ensemble de modèles.
Modification des ensembles de modèles
- Connectez-vous au tableau de bord du parc de Motive et accédez à Personnel > Modèles > Ensembles de modèles.
- Cliquez sur le menu à trois points d’un ensemble de modèles et sélectionnez Modifier.
- Apportez les modifications nécessaires et cliquez sur Enregistrer.
Assignation de conducteurs à des ensembles de modèles
- Connectez-vous au tableau de bord du parc de Motive et accédez à Personnel > Modèles > Ensembles de modèles.
- Cliquez sur le menu à trois points d’un ensemble de modèles et sélectionnez Assigner des conducteurs.
- Sélectionnez des conducteurs ou des groupes de conducteurs dans la liste, puis cliquez sur Assigner.
Suppression d’ensembles de modèles
- Connectez-vous au tableau de bord du parc de Motive et accédez à Personnel > Modèles > Ensembles de modèles.
- Cliquez sur le menu à trois points d’un ensemble de modèles et sélectionnez Supprimer.
- Cliquez sur Supprimer pour supprimer définitivement l’ensemble de modèles sélectionné.
Personnalisation des paramètres d’administration
Les administrateurs peuvent configurer les paramètres des documents de qualification afin de respecter les politiques du parc et les exigences de conformité :
- Configurez des alertes d’état de qualification des conducteurs pour les documents manquants, expirés et sur le point d’expirer, ainsi que des alertes pour les téléversements de documents.
- Contrôlez les niveaux d’accès des utilisateurs pour le téléversement, la modification ou l’archivage.
- Activez ou désactivez les téléversements initiés par les conducteurs.
| Remarque : Si cette option est activée, les conducteurs peuvent téléverser leurs propres documents de qualification pour approbation. Cela peut accélérer le processus de collecte des documents et réduire le travail administratif. |
FAQ
Qui peut accéder aux documents de qualification et les gérer?
Seuls les utilisateurs qui disposent des autorisations de rôle appropriées peuvent accéder à ces documents et les gérer.
Comment ajouter un document de qualification pour un conducteur?
Cliquez sur Ajouter un document dans la page Qualifications et suivez les invites de téléversement.
Puis-je récupérer un document archivé?
Oui. Cliquez sur Afficher les documents archivés et utilisez le menu au niveau de la ligne pour restaurer le document archivé.
Quels modèles Motive fournit-il?
Motive fournit des modèles alignés sur les exigences de la FMCSA, qui peuvent être personnalisés ou utilisés tels quels. Les modèles de qualification suivants sont disponibles par défaut :
- Demande d’emploi
- Résultats du test de dépistage préalable à l’emploi de drogues et d’alcool
- Demande de renseignements auprès d’anciens employeurs
- Vérification d’emploi
- Certificat d’examinateur médical
- Permis de conduire
- Dossier de conduite
- Certificat d’essai routier
Comment créer un modèle personnalisé?
Cliquez sur Ajouter un modèle et utilisez le générateur de formulaires pour concevoir votre propre modèle.
Les conducteurs peuvent-ils soumettre leurs propres documents?
Oui, si cette option est activée dans les paramètres d’administration, les conducteurs peuvent téléverser des documents de qualification pour examen.
Que sont les ensembles de modèles de qualification des conducteurs?
Les ensembles de modèles de qualification des conducteurs sont des collections regroupées de modèles de qualification qui définissent les documents requis ou facultatifs pour un groupe précis de conducteurs (par exemple, titulaires d’un CDL, conducteurs sans CDL ou conducteurs transportant des matières dangereuses). Les ensembles de modèles vous permettent de normaliser les exigences par groupe de conducteurs afin que Motive puisse suivre automatiquement les qualifications manquantes et les refléter dans l’état de qualification du conducteur.
Où puis-je trouver et gérer les ensembles de modèles?
Les ensembles de modèles se trouvent sous Personnel > Modèles dans le tableau de bord du parc. Vous pouvez ensuite passer à la vue Ensembles de modèles pour créer, consulter, modifier, dupliquer, assigner ou supprimer des ensembles de modèles.
Quelle est la différence entre les documents requis et facultatifs dans un ensemble de modèles?
Les documents requis ont une incidence sur l’état de qualification et l’urgence pour le conducteur. Les documents requis manquants ou expirés peuvent rendre un conducteur Non admissible ou À risque. Les documents facultatifs sont également suivis et peuvent être signalés comme manquants, mais ils sont considérés comme moins urgents et ne rendent pas à eux seuls le conducteur inadmissible.
Un conducteur peut-il être assigné à plusieurs ensembles de modèles?
Oui. Un conducteur peut appartenir à plusieurs ensembles de modèles. Motive prend l’union de tous les modèles de ces ensembles et, si un document est requis dans l’un des ensembles, il est considéré comme requis pour ce conducteur.
Comment les ensembles de modèles influent-ils sur l’état de qualification du conducteur?
Les ensembles de modèles définissent la liste des documents requis que Motive utilise pour calculer l’état. Un conducteur devient Non admissible lorsque des documents requis sont manquants ou expirés, À risque lorsque des documents requis approchent de leur date d’expiration, et Admissible lorsque tous les documents requis sont présents et ne sont pas sur le point d’expirer.
Comment les documents manquants sont-ils affichés dans la page Qualifications?
Une fois les ensembles de modèles assignés, la page Qualifications présente un état « manquant » pour chaque conducteur. Les documents requis manquants s’affichent en rouge avec un astérisque, tandis que les documents facultatifs manquants s’affichent en jaune. Chaque ligne correspondant à un document manquant comprend une icône de téléversement pour ajouter le document.
Comment les conducteurs voient-ils et téléversent-ils les documents manquants dans l’application Conducteur?
Dans l’application Conducteur, les éléments de qualification qui nécessitent une intervention sont regroupés en un seul point d’accès. Les conducteurs peuvent ouvrir la liste pour voir les documents manquants, expirés ou sur le point d’expirer. Les documents requis manquants sont affichés en rouge et les documents facultatifs manquants en jaune. Ils peuvent toucher une ligne pour téléverser directement le fichier manquant depuis leur téléphone.
Que sont les alertes d’état de qualification des conducteurs et comment fonctionnent-elles avec les ensembles de modèles?
Les alertes d’état de qualification des conducteurs remplacent les anciennes alertes portant uniquement sur l’expiration et peuvent maintenant être configurées pour les documents de qualification manquants, expirés et sur le point d’expirer. Vous pouvez cibler des conducteurs ou des documents précis et cocher la case correspondant aux alertes de documents requis .
De quel abonnement et de quelles autorisations ai-je besoin pour utiliser les ensembles de modèles?
Les ensembles de modèles s’appuient sur les flux de travail payants de gestion des qualifications de Workforce Management; ils suivent donc le même modèle d’abonnement que la gestion des qualifications de WFM. Pour gérer les ensembles de modèles, les utilisateurs doivent disposer des autorisations appropriées pour consulter et modifier les modèles de qualification et les ensembles de modèles sous Admin > Utilisateurs du parc > Rôles et autorisations.
Puis-je supprimer un ensemble de modèles?
Oui, vous pouvez supprimer un ensemble de modèles, mais cette action supprime uniquement le regroupement et les assignations. Elle ne supprime aucun document de qualification sous-jacent. Les documents existants restent associés aux conducteurs. Seules les règles et la couverture définies par cet ensemble sont supprimées.
Un conducteur peut-il accéder aux documents de qualification d’un autre conducteur dans l’application Conducteur de Motive?
Les conducteurs ont uniquement accès à leurs propres documents de qualification et ne sont pas autorisés à consulter ou à gérer les dossiers d’autres conducteurs.
Les modèles de qualification sont-ils traduits pour les conducteurs qui utilisent l’application Conducteur dans une autre langue?
Les modèles de qualification fournis par Motive s’affichent dans la langue sélectionnée par chaque utilisateur dans les paramètres du compte, à la fois dans l’application Conducteur et dans le tableau de bord du parc. Les modèles personnalisés créés par votre parc, ainsi que tout texte que vous modifiez dans un modèle Motive, s’affichent dans la langue dans laquelle vous les avez rédigés. Les renseignements saisis dans un document de qualification ne sont jamais traduits.
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