La gestion des documents de qualification est essentielle pour la conformité et la sécurité de la flotte. Le Tableau de bord Motive offre un emplacement centralisé pour accéder, organiser et contrôler ces documents, vous aidant à maintenir la conformité tout en simplifiant la gestion de la flotte.
Vue d'ensemble
La page Qualifications du Tableau de bord Motive simplifie la façon dont les flottes suivent et gèrent les certifications, qualifications et dossiers de sécurité des conducteurs. Cette fonctionnalité centralisée permet aux gestionnaires de flotte d'organiser, de revoir et de conserver tous les documents de qualification en un seul endroit, garantissant qu'ils soient toujours prêts pour un audit.
- Accès centralisé : Accédez et gérez tous les documents de qualification de votre flotte entière depuis un seul emplacement. Cela permet de garder les fichiers importants organisés, faciles à trouver et disponibles rapidement pour les vérifications de conformité.
- Permissions flexibles : Contrôlez qui peut voir, télécharger ou modifier les documents de qualification en utilisant des paramètres d'accès basés sur les rôles. Cela aide à protéger les informations sensibles et à maintenir l'exactitude des données.
- Filtrage efficace : Utilisez les filtres intégrés et les outils de tri pour localiser rapidement les documents selon le conducteur, la date d'expiration ou la date de dernière modification. Ces outils font gagner du temps et facilitent la gestion de grands volumes de dossiers.
- Modèles personnalisables : Créez des modèles personnalisés ou utilisez des modèles standards alignés avec la FMCSA pour standardiser la documentation des qualifications. Cela assure la cohérence dans les dossiers de votre flotte et simplifie le processus de création de documents.
Consultation et téléchargement des qualifications
Consultation des documents de qualification
- Connectez-vous au Tableau de bord de la flotte et allez à Main-d'œuvre > Qualifications.
- Utilisez la navigation supérieure pour accéder aux autres fonctionnalités de la page Main-d'œuvre selon les besoins.
Téléchargement des documents de qualification
Les flottes peuvent facilement télécharger des documents de qualification depuis le Tableau de bord de la flotte, ce qui permet aux conducteurs de consulter leurs documents via l'application Conducteur.
- Connectez-vous au Tableau de bord Motive de la flotte et cliquez sur Main-d'œuvre.
- Cliquez sur l'onglet Qualifications .
- Cliquez sur Ajouter un document.
- Une boîte apparaît affichant tous les modèles existants. Sélectionnez le modèle désiré.
- Saisissez les informations du document.
- Cliquez sur Enregistrer.
Filtrage et tri
Utilisez les filtres et le tri pour localiser rapidement les documents de qualification :
Filtres
- Conducteurs : Filtrez par conducteurs spécifiques.
- Statut de qualification : Filtrez les conducteurs selon leur statut de qualification, tel que Inéligible, à risque, éligible, et Désactivé. Par défaut, les conducteurs Désactivés sont exclus du filtre, pour vous permettre de vous concentrer sur votre main-d'œuvre actuellement active.
- Document : Filtrez par type de document de qualification.
- Expiration : Identifiez les documents expirés ou proches de l'expiration.
- Statut du document : Filtrez les documents qui Nécessitent une révision, Expirés, Sur le point d'expirer, ou qui ont été Rejetés.
- Afficher archivés : Affichez tous vos documents archivés.
Tri
- Nom du conducteur (A → Z) : Trie les conducteurs par ordre alphabétique.
- Statut de qualification : Trie les conducteurs selon leur statut de qualification actuel.
Utilisation des qualifications
Actions au niveau de la page
- Ajouter un document : Téléchargez un nouveau document de qualification pour un conducteur. Lors de l'ajout d'un nouveau document de qualification, le système extrait automatiquement les informations du fichier téléchargé grâce à l'IA, réduisant ainsi la saisie manuelle pour les documents suivants :
- Dossier de véhicule à moteur (MVR)
- Certificat de l'examinateur médical
- Demande d'emploi
- Vérification d'emploi
- Demande d'information auprès des employeurs précédents
- Résultats du test de dépistage de drogues et d'alcool préalables à l'emploi
- Certificat d'examen routier
- Permis de conduire
- Menu à trois points :
- Ajoutez des conducteurs individuellement ou en masse via Importer des conducteurs.
- Voir l'historique des importations.
- Gérez les paramètres de la main-d'œuvre.
Actions au niveau de la ligne (par document)
- Voir les détails, modifier, télécharger ou archiver le document.
Documents archivés
Pour accéder aux documents de qualification archivés :
- Connectez-vous au Tableau de bord Motive de la flotte et cliquez sur Main-d'œuvre.
- Cliquez sur l'onglet Qualifications .
- Cliquez sur le menu déroulant Plus et sélectionnez Afficher les archivés.
- Les documents archivés auront un Statut du document affiché comme Archivé.
- Cliquez sur le menu à trois points pour n'importe quel document archivé, et vous pouvez :
- Voir les détails d'un document archivé
- Télécharger le fichier du document
- Restaurer les documents pour les rendre actifs à nouveau
- Supprimer définitivement les documents.
- Voir le profil du conducteur et envoyer un message au conducteur lié au document archivé
Utilisation des modèles
Les modèles standardisent la création et la gestion des documents de qualification.
- Pour accéder aux modèles, allez à Main-d'œuvre > Modèles.
- Visualisez le nom, le type et le statut du modèle, et utilisez les filtres ou le tri pour en trouver des spécifiques.
- Motive fournit des modèles alignés avec la FMCSA pour des éléments tels que le permis de conduire, les demandes d'emploi, les certificats d'examinateur médical, les certificats d'examen routier, etc.
- Créez des modèles personnalisés en utilisant l'option Ajouter un modèle et le générateur de formulaire.
Personnalisation des paramètres administratifs
Les administrateurs peuvent configurer les paramètres des documents de qualification pour répondre aux politiques de la flotte et aux exigences de conformité :
- Configurer les alertes pour l'expiration des documents et le téléchargement des documents.
- Contrôler les niveaux d'accès des utilisateurs pour le téléchargement, la modification ou l'archivage.
- Activer ou désactiver les téléchargements initiés par les conducteurs.
| Remarque : Si activé, les conducteurs peuvent télécharger leurs propres documents de qualification pour approbation. Cela peut accélérer le processus de collecte des documents et réduire le travail administratif. |
FAQ
Qui peut accéder et gérer les documents de qualification ?
Seuls les utilisateurs disposant des permissions de rôle appropriées peuvent accéder et gérer ces documents.
Comment ajouter un document de qualification pour un conducteur ?
Cliquez sur Ajouter un document sur la page Qualifications et suivez les invites de téléchargement.
Puis-je récupérer un document archivé ?
Oui. Cliquez sur Afficher les archivés et utilisez le menu au niveau de la ligne pour restaurer le document archivé.
Quels modèles sont fournis par Motive ?
Motive fournit des modèles alignés avec la FMCSA, qui peuvent être personnalisés ou utilisés tels quels. Les modèles de qualification suivants sont disponibles par défaut :
- Demande d'emploi
- Résultats du test de dépistage de drogues et d'alcool préalables à l'emploi
- Demande d'information auprès des employeurs précédents
- Vérification d'emploi
- Certificat de l'examinateur médical
- Permis de conduire
- Dossier de véhicule à moteur
- Certificat d'examen routier
Comment créer un modèle personnalisé ?
Cliquez sur Ajouter un modèle et utilisez le générateur de formulaire pour concevoir le vôtre.
Les conducteurs peuvent-ils soumettre leurs propres documents ?
Oui, si cette option est activée dans les paramètres administratifs, les conducteurs peuvent télécharger des documents de qualification pour révision.
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