Gestion des qualifications

La gestion des documents de qualification est essentielle pour la conformité et la sécurité de la flotte. Le tableau de bord de flotte de Motive offre un emplacement centralisé pour accéder, organiser et contrôler ces documents, vous aidant à maintenir la conformité tout en simplifiant la gestion de la flotte.

Aperçu

La page Qualifications de Motive dans le tableau de bord de flotte simplifie la manière dont les flottes suivent et gèrent les certifications, qualifications et dossiers de sécurité des conducteurs. Cette fonctionnalité centralisée permet aux gestionnaires de flotte d’organiser, de réviser et de maintenir tous les documents de qualification en un seul endroit, assurant qu’ils soient toujours prêts pour un audit.

• Accès centralisé : Accédez et gérez tous les documents de qualification pour l’ensemble de votre flotte depuis un seul emplacement. Cela permet de garder les fichiers importants organisés, faciles à trouver et disponibles rapidement pour les vérifications de conformité.
• Permissions flexibles : Contrôlez qui peut voir, télécharger ou modifier les documents de qualification grâce aux paramètres d’accès basés sur les rôles. Cela aide à protéger les informations sensibles et à maintenir l’exactitude des données.
• Filtrage efficace : Utilisez les filtres intégrés et les outils de tri pour localiser rapidement les documents en fonction du conducteur, de la date d’expiration ou de la date de dernière modification. Ces outils font gagner du temps et facilitent la gestion de grands volumes de dossiers.
• Modèles personnalisables : Créez des modèles personnalisés ou utilisez des modèles standard alignés sur la FMCSA pour standardiser la documentation des qualifications. Cela assure la cohérence des dossiers de votre flotte et simplifie le processus de création des documents.

Consultation des qualifications

1. Dans le tableau de bord de flotte, allez à Centre de travail > Qualifications.
2. Utilisez la navigation supérieure pour accéder aux autres fonctionnalités de la page Workforce selon vos besoins.

Filtrage et tri

Utilisez les filtres et le tri pour localiser rapidement les documents de qualification :

Filtres :

• Conducteurs : Filtrer par conducteurs spécifiques.
• Statut de qualification : Voir les conducteurs selon leur statut de qualification, tel que Non éligible, à risque et éligible.
• Document : Filtrer par type de document de qualification.
• Expiration : Identifier les documents expirés ou proches de l’expiration.
• Statut du document : Filtrer par documents qui Nécessitent une révision, Expirés, Sur le point d’expirer ou qui ont été Rejetés.

Tri :

• Nom du conducteur (A → Z) : Trie les conducteurs par ordre alphabétique.
• Statut de qualification : Trie les conducteurs selon leur statut de qualification actuel.

Utilisation des qualifications

Actions au niveau de la page :

• Ajouter un document : Téléchargez un nouveau document de qualification pour un conducteur. Lors de l’ajout d’un nouveau document de qualification, le système extrait automatiquement les informations du fichier téléchargé grâce à l’IA, réduisant ainsi la saisie manuelle pour les documents suivants :
  • Dossier de véhicule à moteur (MVR)
  • Certificat de l’examinateur médical
  • Demande d’emploi
  • Vérification d’emploi
  • Demande auprès des employeurs précédents
  • Résultats des tests de dépistage de drogues et d’alcool avant l’emploi
  • Certificat d’essai routier
  • Permis de conduire 
• Ajouter un modèle : Créez un nouveau modèle de document de qualification.

Actions au niveau de la ligne (par document) :

• Voir les détails, modifier, télécharger ou archiver le document.

Menu à trois points au niveau de la page :

• Ajouter des conducteurs individuellement ou en masse via Importer des conducteurs.
• Voir l’historique des importations.
• Gérer les paramètres de la main-d’œuvre.

Documents archivés :

Pour accéder aux documents de qualification archivés :

1. Allez à Tableau de bord de flotte > Qualifications
2. Cliquez sur Afficher les archivés.
3. Les documents archivés auront le Statut du document comme Archivé.
4. Vous pouvez :
   1. Restaurer les documents pour les rendre à nouveau actifs.
   2. Supprimer définitivement les documents.

Utilisation des modèles

Les modèles standardisent la création et la gestion des documents de qualification.

• Accédez aux modèles depuis la barre de navigation supérieure.
• Visualisez le nom, le type et le statut du modèle, et utilisez les filtres ou le tri pour en trouver un spécifique.
• Motive fournit des modèles alignés sur la FMCSA pour des éléments tels que le permis de conduire, la demande d’emploi, le certificat de l’examinateur médical, le certificat d’essai routier, etc.
• Créez des modèles personnalisés en utilisant l’option Ajouter un modèle et le générateur de formulaires.

Personnalisation des paramètres administratifs

Les administrateurs peuvent configurer les paramètres des documents de qualification pour répondre aux politiques de la flotte et aux exigences de conformité :

• Configurer des alertes pour l’expiration des documents et le téléchargement de documents. 
• Contrôler les niveaux d’accès des utilisateurs pour le téléchargement, la modification ou l’archivage.
• Activer ou désactiver les téléchargements initiés par les conducteurs.

FAQ

Partagez ceci avec les autres