Gestion des documents de qualification des conducteurs alimentés par l'IA

La fonctionnalité de téléchargement de documents de qualification des conducteurs alimentée par l'IA facilite la soumission, la révision et la gestion des documents de qualification des conducteurs dans l'application Motive Driver et le tableau de bord de la flotte. Les documents DQ alimentés par l'IA aident à rationaliser l'intégration et la conformité tout en réduisant le travail manuel pour les conducteurs et les gestionnaires de flotte.

Aperçu

• Les flottes et les conducteurs peuvent désormais télécharger des documents de qualification des conducteurs plus efficacement grâce à l'extraction d'informations des documents assistée par IA. Les informations des documents téléchargés sont automatiquement extraites et associées à un conducteur, minimisant ainsi la saisie manuelle.
• Les documents de qualification des conducteurs (DQ) suivants sont pris en charge pour le téléchargement de documents alimenté par l'IA :
  • Dossier du véhicule à moteur (MVR) (téléchargement réservé aux utilisateurs de la flotte)
  • Certificat de l'examinateur médical
  • Demande d'emploi
  • Vérification d'emploi
  • Demande de renseignements auprès des employeurs précédents
  • Résultats des tests de dépistage de drogues et d'alcool préalables à l'emploi
  • Certificat de test routier
  • Permis de conduire 
• Les flottes contrôlent les documents que les conducteurs peuvent télécharger et si une approbation est requise avant l'enregistrement dans le dossier de qualification d’un conducteur :
  • Paramètre administratif : téléchargement de document initié par le conducteur
  • Paramètre administratif : exiger l'approbation de l'utilisateur de la flotte avant d'enregistrer les documents traités par l'IA dans le dossier du conducteur
  • Paramètre de modèle : visibilité dans l'application Driver

Téléchargements via le tableau de bord de la flotte 

Les utilisateurs de la flotte disposant de la permission de gérer les qualifications peuvent télécharger des documents DQ en utilisant l'IA via le tableau de bord de la flotte Motive.

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte Motive et allez à Effectif > Qualifications. 

2. Cliquez sur Ajouter un document.

   

3. Dans la liste des options, sélectionnez un document de qualification avec l'icône étoile.

   Remarque : Les documents pouvant être téléchargés avec l'IA sont indiqués par une icône étoile.

   

4. Cliquez sur Télécharger pour ajouter le document. 

   

5. Une fois téléchargé, cliquez sur Traiter.

Remarque : Pour de meilleurs résultats, assurez-vous que les fichiers et images sont clairement lisibles. Les documents manuscrits ou pivotés peuvent être traités avec une précision moindre.

4. Le système extraira les données du document, et les champs du modèle seront remplis. La plateforme attribue automatiquement le document à un compte conducteur existant. Si aucune correspondance exacte n'est trouvée, le menu déroulant Conducteur affiche des suggestions alimentées par l'IA de correspondances possibles.

   Remarque : Les champs du modèle peuvent ne pas être remplis si l'IA a une faible confiance dans la précision du résultat ou si l'information n'est pas disponible dans le document.

5. Vérifiez et confirmez les détails, puis cliquez sur Enregistrer. Le document sera ajouté au dossier du conducteur sélectionné.

Téléchargements via l’application Driver

Les conducteurs peuvent télécharger des documents via l'application Motive Driver et l'IA extraira les informations clés pour créer des documents DQ dans Motive. Motive propose des paramètres configurables permettant aux flottes de contrôler quels documents DQ les conducteurs peuvent télécharger via l'application Driver et si un examen par un utilisateur de la flotte est nécessaire.

Paramètres administratifs

Les paramètres administratifs de la main-d'œuvre contrôlent les éléments suivants :

• Téléchargement de document initié par le conducteur : Si la case est cochée pour autoriser, les conducteurs peuvent télécharger des documents de qualification via l'application Motive Driver.
• Exiger l'approbation de l'utilisateur de la flotte avant d'enregistrer les documents traités par l'IA dans le dossier du conducteur : Si la case est cochée, tous les documents téléchargés par les conducteurs nécessiteront une approbation de l'utilisateur de la flotte pour garantir la précision et la conformité avant d'être ajoutés au dossier de qualification des conducteurs (DQ).

Téléchargement d’un document de qualification de conducteur dans l’application Driver

Si les flottes autorisent le téléchargement de documents initié par le conducteur, elles peuvent toujours contrôler quels documents peuvent être téléchargés par les conducteurs ou groupes via les paramètres de visibilité du modèle. Veuillez consulter Visibilité des modèles de documents dans l’application Driver.

1. Connectez-vous à l’application Driver et allez à Documents depuis l’écran d’accueil ou le menu de navigation principal.

   

2. Appuyez sur le dossier Qualifications de conduite.

   

3. Appuyez sur l'icône +.

   

4. Sélectionnez un document dans la liste ou tapez dans la barre de recherche pour le trouver.

   

5. L’écran Document apparaît, invitant le conducteur à télécharger une image du document. Les conducteurs doivent s'assurer que le document est à jour, que toutes les informations sont visibles et non floues ou sombres, puis appuyer sur Ajouter une image.

   

6. Choisissez entre Prendre une nouvelle image ou Choisir une image existante.

   

7. Si vous sélectionnez Prendre une nouvelle image, l'appareil photo de l’application s’ouvre et le document est prêt à être scanné. Assurez-vous que le document tient dans le cadre. Lorsque les lignes bleues apparaissent autour du document, appuyez sur le bouton Capturer. 

   

8. Capturez les images de toutes les pages de votre document et appuyez sur Continuer.

9. Vérifiez les détails et appuyez sur Soumettre.

   

10. Une fois soumis, le document est dans un état En attente de révision ou en cours de traitement jusqu'à ce qu'il soit enregistré dans le dossier de qualification du conducteur.

    

Documents de qualification des conducteurs avec statut Besoin de révision

Les documents reçoivent le statut Besoin de révision pour deux raisons : 

1. Un champ obligatoire d’un document téléchargé par le conducteur n’a pas été extrait par l’IA et doit être saisi manuellement par un utilisateur de la flotte.
2. La flotte a activé le paramètre administratif qui exige l'approbation de l'utilisateur de la flotte avant d'enregistrer les documents traités par l'IA dans le dossier du conducteur. 

Les documents avec le statut « Besoin de révision » ne seront pas accessibles au conducteur jusqu'à ce qu'ils soient modifiés ou approuvés. 

Modification d’un document avec statut Besoin de révision 

1. Ouvrez l’onglet Qualifications.

2. Dans la liste, sélectionnez Permis de conduire avec le statut Besoin de révision.

   

3. Examinez le document téléchargé et vérifiez les champs obligatoires dans le panneau latéral droit.

   

4. Dans le menu à trois points, les utilisateurs de la flotte peuvent Modifier les détails.

   

5. Révisez et apportez des modifications. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer.

   

6. Un message contextuel s’affiche à l’écran confirmant les modifications.

   

Approbation ou rejet d’un document en statut Besoin de révision

1. Si le document est acceptable, cliquez sur Approuver.

   

2. Si le document ne répond pas aux exigences, cliquez sur Rejeter.

   

3. Un pop-up apparaît avec un menu déroulant Raison du rejet. Sélectionnez la raison et cliquez sur Rejeter. Dans ce cas, le conducteur sera invité à soumettre à nouveau le document via l’application Driver.

   

4. Le statut de ce document est mis à jour en Rejeté sur la page principale Qualifications .

   

 Retéléchargement d’un document DQ rejeté dans l’application Driver

1. Lorsque le document est rejeté par l’utilisateur de la flotte après révision, le conducteur reçoit une notification dans l’application Driver avec la raison du rejet.

2. Appuyez sur la notification pour l’ouvrir.

   

3. Dans la section Besoin d’attention, appuyez sur le document rejeté.

   

4. Examinez la raison du rejet et téléchargez un nouveau document conforme aux exigences.

5. Appuyez sur Retélécharger pour joindre de nouvelles images pour traitement.

   

6. Appuyez sur Ajouter une image pour le document, puis sur Continuer.

   

7. Le document mis à jour est envoyé à l’utilisateur de la flotte pour révision.

FAQ

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