Motive permet aux flottes de demander, consulter et gérer les dossiers intégrés de véhicules à moteur (MVR) des conducteurs directement dans Motive. Cela élimine les interactions manuelles avec les départements des véhicules motorisés (DMV) des États et simplifie la gestion des dossiers de qualification des conducteurs (DQ). Les administrateurs de flotte peuvent surveiller les demandes, accéder aux dossiers complétés et rester conformes aux exigences de la FMCSA, le tout depuis une seule plateforme.
Aperçu
Les dossiers de véhicules à moteur (MVR) contiennent des informations importantes sur le conducteur, telles que le nom, la date de naissance et le numéro de permis de conduire. Ils incluent également tout incident de véhicule à moteur impliquant le conducteur, comme les contraventions, les suspensions de permis, les condamnations pour conduite en état d’ébriété (DUI) et les rapports d’accident. Les MVR intégrés offrent un flux de travail simplifié pour les flottes afin de gérer l’un de leurs documents DQ les plus importants. Avec cette intégration :
- Les flottes peuvent demander des MVR pour un ou plusieurs conducteurs dans Workforce > Qualifications.
- Les MVR complétés sont automatiquement ajoutés au dossier DQ du conducteur, incluant des détails tels que les infractions, condamnations et statut du permis.
- Les administrateurs de flotte peuvent consulter les rapports MVR, suivre les statuts des commandes, compléter les revues annuelles requises et ajouter des notes de revue numériques.
- Des alertes notifient les administrateurs si un MVR révèle des infractions ou des problèmes de permis.
- Les rapports d’utilisation et de facturation aident à comprendre les demandes et activités relatives aux MVR.
Cette expérience unifiée réduit la paperasserie manuelle, élimine les connexions fragmentées aux fournisseurs et aide les flottes à répondre efficacement aux exigences de conformité.
Activer les autorisations d’importation de MVR
Pour créer un nouveau rôle :
Connectez-vous au tableau de bord Motive et cliquez sur Admin.
Allez dans Organizations > Fleet Users > Roles & Permissions > + Create Role.
- Tapez le nom du nouveau rôle.
- Faites défiler jusqu’à la section Workforce . Cochez les cases pour Voir les qualifications > Gérer les qualifications > Importer les dossiers de véhicules à moteur.
- Cliquez sur Créer. Le nouveau rôle a été créé.
Pour modifier un rôle existant :
1. Connectez-vous au tableau de bord Motive et cliquez sur Admin.
2. Allez dans Organizations > Fleet Users > Roles & Permissions.
4. Sélectionnez le rôle à modifier et cliquez sur Options > Modifier.
6. Faites défiler jusqu’à la section Workforce . Cochez les cases pour Voir les qualifications > Gérer les qualifications > Importer les dossiers de véhicules à moteur.
7. Cliquez sur Enregistrer.
Pour attribuer des rôles aux utilisateurs :
1. Connectez-vous au tableau de bord Motive et cliquez sur Admin.
2. Allez dans Organizations > Fleet Users > Users.
4. Sélectionnez l’utilisateur auquel vous souhaitez attribuer un rôle et cliquez sur les trois points > Modifier les rôles et groupes.
5. Sélectionnez le(s) rôle(s) et groupe(s) dans le menu.
6. Cliquez sur Enregistrer. Le rôle avec les autorisations d’importation des dossiers de véhicules à moteur est maintenant attribué à l’utilisateur souhaité.
Paramètres administrateur pour les codes d’accès d’État
1. Connectez-vous au tableau de bord Motive et cliquez sur Admin.
2. Allez dans Organizations > Workforce.
3. Faites défiler jusqu’à la section Qualifications et cliquez sur Modifier.
4. À côté de la section Dossiers de véhicules à moteur, cliquez sur Développer.
5. Sous Configurations spécifiques à l’État, saisissez les informations requises :
- Code d’accès de l’État de Pennsylvanie (PA) : saisissez le code d’accès PA fourni par l’État.
- ID d’organisation de l’Utah (UT) : saisissez votre ID d’organisation UT comme exigé par l’État.
6. Après avoir saisi les détails, cliquez sur Enregistrer pour appliquer les paramètres.
Ces champs spécifiques à l’État doivent être complétés avant de demander des MVR pour les conducteurs titulaires d’un permis en Pennsylvanie ou en Utah.
Importer un MVR directement depuis le DMV
Connectez-vous au tableau de bord de flotte Motive et allez dans Workforce > Qualifications > Ajouter un document.
Sélectionnez Dossier de véhicule à moteur dans la liste des types de documents.
Sélectionnez Importer le document directement depuis le DMV pour une récupération rapide et précise. Cliquez sur Suivant.
- Dans la liste déroulante Conducteur, sélectionnez le dossier de véhicule à moteur du conducteur à importer. Les champs Prénom et Nom de famille seront automatiquement remplis.
- Saisissez l’autorité délivrant le permis et le numéro de permis.
- Assurez-vous que le champ Date de naissance est rempli et exact, car il est nécessaire pour la vérification DMV.
- Cochez définir ceci comme dossier annuel de véhicule à moteur si c’est un MVR annuel.
Cliquez sur Importer MVR pour récupérer le dernier dossier depuis le DMV.
Une fois importé, retournez à l’onglet Qualifications et cliquez sur À examiner pour consulter les détails du MVR importé.
- Examinez les détails complets du dossier de véhicule à moteur.
Cliquez sur Enregistrer si aucun changement supplémentaire n’est nécessaire.
Le dossier de véhicule à moteur importé est maintenant enregistré dans le dossier DQ du conducteur avec une date d’expiration. Des alertes automatisées peuvent avertir les gestionnaires de flotte lorsqu’il doit être renouvelé.
| Remarque : Les flottes peuvent également renouveler un MVR pour un conducteur à tout moment, que ce soit dans le cadre du cycle annuel de renouvellement ou de manière ponctuelle. Pour renouveler, cliquez sur les trois points à côté du MVR existant du conducteur et sélectionnez Importer un nouveau MVR pour commander un rapport mis à jour. |
Ajouter un MVR manuellement
Connectez-vous au tableau de bord de flotte Motive et allez dans Workforce > Qualifications > Ajouter un document.
Sélectionnez Dossier de véhicule à moteur dans la liste des types de documents.
Sélectionnez Téléverser le document directement pour une récupération rapide et précise. Cliquez sur Suivant.
- Dans le panneau Détails, téléversez le fichier MVR en cliquant sur Téléverser sous Pièces jointes. La taille limite du fichier est de 35 Mo, et les formats acceptés sont JPG, JPEG, PNG et PDF.
- Sélectionnez la date d’expiration du MVR.
- Choisissez le Conducteur dans la liste déroulante.
- Saisissez le Prénom et le Nom de famille du conducteur.
- Sélectionnez l’autorité délivrant le permis (État).
- Saisissez le numéro de permis.
- Sélectionnez la date de naissance du conducteur.
Sous Est-ce un dossier annuel de véhicule à moteur ?, choisissez l’option appropriée.
- Sélectionnez le statut du MVR.
- Saisissez des détails supplémentaires si nécessaire, tels que les infractions/condamnations, accidents, suspensions/révocations, statut du permis et classe de permis.
Après avoir rempli tous les champs requis, cliquez sur Enregistrer.
Consulter et modifier les MVR
- Connectez-vous au tableau de bord de flotte Motive et allez dans Workforce > Qualifications.
Cliquez sur le menu à trois points > Voir les détails du MVR que vous souhaitez consulter.
Examinez les détails existants. Pour apporter des modifications, cliquez sur Modifier.
- Mettez à jour les champs nécessaires.
Cliquez sur Enregistrer une fois terminé.
Ajouter une note de revue annuelle lors de la consultation du dossier annuel de véhicule à moteur
- Connectez-vous au tableau de bord de flotte Motive et allez dans Workforce > Qualifications.
Cliquez sur le menu à trois points > Voir les détails du dossier annuel de véhicule à moteur que vous souhaitez consulter.
Cliquez sur Ajouter une note de revue.
- Sous « J’ai examiné le dossier de conduite du conducteur nommé ci-dessus conformément à 49 CFR 391.25 et constate que lui/elle », sélectionnez la conclusion appropriée dans la liste déroulante.
- Ajoutez la date de revue et la signature du réviseur.
Cliquez sur Enregistrer. La note de revue sera ajoutée au dossier annuel de véhicule à moteur souhaité.
Ajouter une revue annuelle du dossier de conduite
Connectez-vous au tableau de bord de flotte Motive et allez dans Workforce > Qualifications > Ajouter un document.
Sélectionnez Revue annuelle du dossier de conduite dans la liste des types de documents.
- Sous Pièces jointes, cliquez sur Téléverser pour ajouter des documents justificatifs.
- Formats pris en charge : JPG, JPEG, PNG, PDF
- Taille maximale : 35 Mo
- Vous pouvez téléverser jusqu’à 5 fichiers
- Sélectionnez la date d’expiration pour cette revue annuelle.
- Choisissez le Conducteur dans la liste déroulante.
- Saisissez le Prénom et le Nom de famille du conducteur.
- Saisissez le numéro de permis.
- Sélectionnez l’autorité délivrant le permis (État).
Sous « J’ai examiné le dossier de conduite du conducteur nommé ci-dessus conformément à 49 CFR 391.25 et constate que lui/elle », sélectionnez la conclusion appropriée dans la liste déroulante.
- Dans Actions prises avec le conducteur, saisissez les mesures ou étapes prises pendant ou après la revue.
- Saisissez le nom du réviseur.
- Sélectionnez la date de revue.
- Sous la signature du réviseur, dessinez votre signature dans la zone prévue à cet effet.
- Ajoutez toute note supplémentaire, si nécessaire.
Cliquez sur Enregistrer pour compléter l’enregistrement de la revue annuelle.
Consulter et enregistrer les rapports d’utilisation intégrée des MVR
Pour aider les flottes à surveiller leur utilisation des MVR, Motive propose un rapport d’utilisation intégrée des dossiers de véhicules à moteur (MVR). Ce rapport permet aux flottes de suivre le volume des demandes de MVR effectuées pour leurs conducteurs, fournissant un compte clair des MVR extraits.
Connectez-vous au tableau de bord de flotte Motive et allez dans Rapports > Parcourir > Conducteurs > Rapport d’utilisation des dossiers intégrés de véhicules à moteur (MVR).
- Le rapport affiche les totaux pour Total des MVR, Total facturable et Total réalisé, ainsi que des détails tels que ID de commande, Date/heure de commande, Demandeur, le nom/ID du conducteur, autorité délivrant le permis, statut et facturable pour chaque MVR.
Utilisez les filtres disponibles pour affiner le rapport, notamment Plage de dates, Conducteur, Groupe, Statut actif (Actif, Désactivé, En attente), Statut (Réalisé, En attente, Erreur), Demandeur et Facturable.
- Enregistrez ou ajoutez le rapport aux favoris selon vos besoins.
- Ouvrez le menu à trois points pour accéder à des actions supplémentaires :
- Planifier
- Faire une copie
- Exporter en PDF
- Exporter en CSV
FAQ
Qu’est-ce qu’un dossier de véhicule à moteur (MVR) ?
Un MVR est un rapport délivré par l’État montrant l’historique d’un conducteur, incluant les détails personnels ainsi que les infractions au code de la route, suspensions de permis, condamnations pour conduite en état d’ébriété (DUI) et rapports d’accident. De nombreux États utilisent également un système de points pour suivre les infractions.
D’où proviennent les MVR ?
Les MVR officiels sont conservés par le département des véhicules motorisés (DMV) de chaque État. Des copies peuvent être demandées en ligne ou par courrier moyennant des frais.
Quand un employeur doit-il demander un MVR ?
Les employeurs doivent demander un MVR avant d’embaucher un conducteur commercial et doivent en obtenir un chaque année pour chaque conducteur dans le cadre du processus de revue annuelle. Ils sont tenus de vérifier tous les États où le conducteur a détenu un permis commercial (CDL) au cours des trois dernières années.
Pourquoi les contrôles MVR sont-ils importants pour les flottes ?
Les revues régulières des MVR aident les flottes à identifier les habitudes de conduite dangereuses, à s’assurer que les conducteurs répondent aux qualifications FMCSA, à réduire les risques d’assurance et à protéger l’entreprise contre d’éventuelles responsabilités.
À quelle fréquence devrais-je extraire des MVR ?
Les flottes doivent extraire des dossiers de véhicules à moteur au moins une fois par an pour répondre aux exigences de la FMCSA. Vous pouvez également les demander à tout moment si vous avez besoin d’informations mises à jour sur les conducteurs.
Puis-je téléverser mes propres rapports MVR ?
Oui. Les téléversements manuels sont toujours pris en charge ; toutefois, ils n’incluent pas les flux de travail intégrés de revue et de suivi disponibles avec les MVR générés par Motive.
Combien coûte l’extraction d’un dossier de véhicule à moteur (MVR) ?
Votre abonnement Workforce inclut un MVR annuel par conducteur. Toute demande de MVR supplémentaire est facturée au tarif de l’État plus le coût de transfert du fournisseur.
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