Création et gestion des documents

Mise à jour 09 juin 2026 12:42

Motive facilite la création, la consultation et la gestion des documents importants pour les gestionnaires de flotte et les conducteurs, à la fois sur le tableau de bord et dans l’application Conducteur. La gestion centralisée des documents aide à maintenir la conformité et assure le bon déroulement de vos opérations.

Vue d’ensemble

Le tableau de bord Motive et l’application Conducteur travaillent de concert pour simplifier chaque étape de la gestion documentaire, de la création au partage. Ces outils maintiennent les dossiers organisés, accessibles et prêts pour les audits, sans ajouter d’étapes supplémentaires à votre flux de travail.

Gestion centralisée : Créez, téléchargez et modifiez les documents en un seul endroit pour maintenir des dossiers précis et à jour dans toute votre flotte.
Soumissions adaptées aux mobiles : Les conducteurs peuvent télécharger les documents requis directement depuis l’application Conducteur. Cela facilite la soumission des documents en déplacement, sans délai. Dès qu’un conducteur crée et enregistre un document, celui-ci est partagé avec l’organisation – aucune étape de partage supplémentaire n’est nécessaire.
Accès intelligent : Les documents liés aux véhicules sont associés aux véhicules et peuvent être consultés dans l’application Conducteur lorsque le conducteur est connecté au véhicule. Les documents de voyage et autres peuvent être partagés avec des conducteurs spécifiques même s’ils n’ont pas créé le document. Les documents peuvent être partagés avec des partenaires externes par courriel.

Création de documents

Création de documents sur le tableau de bord de la flotte

Connectez-vous au tableau de bord Motive et allez dans Documents.
Cliquez sur Ajouter un document.
Sélectionnez un type de document : Document de voyage, Document de véhicule ou Autre document.
Choisissez un document dans la liste.
Remplissez les champs obligatoires et ajoutez des pièces jointes.
Cliquez sur Enregistrer.

Note : L’application Fleet ne prend pas en charge la création ou la consultation de documents.

Avertissement : Si vous modifiez un document multipage qui utilise une logique conditionnelle et que vous changez une condition, toutes les données liées à la condition précédente seront supprimées. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la logique conditionnelle, consultez le guide des modèles.

Création de documents dans l’application Conducteur

La création et l’enregistrement d’un document depuis l’application Conducteur envoient automatiquement le document au tableau de bord de la flotte pour révision par les utilisateurs ayant les permissions appropriées.

Connectez-vous à l’application Conducteur et appuyez sur Documents si votre administrateur Motive a ajouté ce lien rapide dans votre application. Sinon, accédez au dossier Documents depuis le menu en haut à gauche de votre application.
Appuyez sur le signe +.
Sélectionnez le type requis.
Remplissez les champs. Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires. Cliquez sur + Télécharger pour ajouter un fichier. Ces fichiers peuvent être des documents ou images PDF, JPG ou PNG.
Sélectionnez une option parmi les trois proposées : Prendre une photo, choisir une photo ou choisir un fichier. L’option fichier ouvre le gestionnaire de fichiers natif de l’appareil pour la sélection du fichier.
Vérifiez les fichiers ajoutés et appuyez sur Soumettre.

Consultation et gestion des documents

Consultation des documents sur le tableau de bord de la flotte

Pour consulter les documents depuis le tableau de bord de la flotte, procédez comme suit :

Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et allez dans Documents.
Parcourez les documents par Voyage, Véhicule, Autre ou Modèles.
Appliquez des filtres pour Date (Créé le, Date du document, Dernière modification), Type de document (filtrer par catégorie ou type) et Créé par (filtrer par personne ayant téléchargé) pour affiner les résultats.
Filtre de groupe : Les utilisateurs du tableau de bord de la flotte ne voient que les documents de voyage et autres téléchargés par les conducteurs qu’ils ont la permission de consulter. Le filtre de groupe ne limite pas la consultation des documents téléchargés par d’autres utilisateurs du tableau de bord de la flotte.

Remarques : Toutes les dates et heures sont affichées selon le fuseau horaire de l’utilisateur du tableau de bord.

Gestion des documents sur le tableau de bord Motive :

Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et allez dans Documents.
Cliquez sur les trois points du document. Différentes options sont disponibles dans le menu déroulant selon le type de document.
Sélectionnez Voir les détails du document pour consulter les informations du fichier.
Sélectionnez Modifier le document pour modifier les détails du document.
Cliquez sur Télécharger le document pour obtenir une exportation PDF.
Cliquez sur Partager le document, saisissez les conducteurs ou groupes avec lesquels partager le document.
Utilisez Archiver le document pour retirer un fichier de la vue principale. Les fichiers archivés peuvent être restaurés ou supprimés ultérieurement. Les documents archivés ne sont pas supprimés de l’application Conducteur – seuls les documents supprimés le sont.

Consultation et partage des documents dans l’application Conducteur

Les conducteurs peuvent consulter les types de documents suivants :

Documents soumis : fichiers téléchargés par l’utilisateur de l’application Conducteur, tels que les connaissements ou les reçus.
Documents partagés : fichiers partagés avec le conducteur par un utilisateur de la flotte.
Documents du véhicule : fichiers, tels que les immatriculations ou assurances, partagés par la flotte avec le véhicule auquel l’application Conducteur est connectée.
Documents de qualification du conducteur, si activés par la flotte.

Les documents soumis via l’application Conducteur sont automatiquement partagés avec l’organisation du conducteur. Les conducteurs peuvent partager un document à l’extérieur via le bouton Partager.

Pour consulter ou partager des documents depuis l’application Conducteur, procédez comme suit :

Connectez-vous à l’application Conducteur et appuyez sur Documents.

Choisissez Créés par moi (vos soumissions) ou Dossiers > Partagés avec moi.

Appuyez sur un fichier pour voir les détails et images.
Pour partager un document avec un destinataire externe, appuyez sur Partager.

Saisissez l’Adresse courriel du destinataire et appuyez sur Envoyer.

Archivage, restauration et suppression des documents de véhicule depuis le tableau de bord de la flotte

Pour supprimer un document de véhicule depuis l’application Conducteur, vous devez d’abord l’archiver depuis le tableau de bord de la flotte.

Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et allez dans Documents > Véhicule.
Ouvrez le menu à trois points du document que vous souhaitez archiver et supprimer.
Sélectionnez Archiver le document.
Un message s’affiche confirmant que le document sélectionné a été archivé.
Cliquez sur Afficher les archivés. Les documents archivés apparaissent en haut de la liste.
Dans la liste des documents archivés, ouvrez le menu à trois points du document que vous souhaitez supprimer.
Si vous souhaitez supprimer un document, sélectionnez Supprimer le document. Si vous souhaitez le désarchiver, sélectionnez Restaurer le document.

FAQ

Puis-je créer des documents depuis l’application Fleet ?

Non. Les documents ne peuvent être créés et gérés que dans le tableau de bord Motive ou dans l’application Conducteur.

Puis-je attribuer un seul document à plusieurs véhicules ou groupes ?

Oui. Il y a deux façons de procéder :

Lors de la création : Lors de la création d’un nouveau document, que ce soit via la capture assistée par IA ou le téléchargement manuel, vous pouvez l’attribuer à plusieurs véhicules ou groupes de véhicules dès la configuration initiale.
Après la création : Ouvrez un document existant, cliquez sur Modifier, et mettez à jour l’attribution pour ajouter plus de véhicules ou groupes.

Les deux méthodes utilisent la même interface de sélection véhicule/groupe, ce qui facilite le partage de documents à l’échelle de la flotte, comme les cartes d’immatriculation ou les polices d’assurance.

Que se passe-t-il si je modifie un document avec logique conditionnelle ?

Modifier une condition dans un document multipage supprime les données qui dépendaient de la condition précédente.

Les conducteurs peuvent-ils télécharger des fichiers PDF dans l’application Conducteur ?

Oui. Les conducteurs peuvent désormais joindre des fichiers PDF directement depuis leurs appareils lorsqu’ils ajoutent des documents dans l’application Conducteur. Cela inclut les documents de voyage, les documents de qualification du conducteur, les autres documents et les documents d’expédition. Cette fonctionnalité est disponible dans la version v104 ou supérieure de l’application Conducteur.

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