Créer et modifier des alertes

Les alertes de la plateforme Motive sont essentielles à la gestion proactive d’un parc, car elles vous aident à repérer et à traiter rapidement les événements liés à la conformité, à la sécurité, à l’entretien, à la protection et aux opérations. Une configuration efficace des alertes garantit leur mise à jour dynamique au fur et à mesure que votre organisation et votre personnel évoluent.

Présentation

Les alertes informent votre organisation des événements importants qui surviennent dans votre parc, des infractions liées à la sécurité aux besoins d’entretien. La création d’alertes adaptées à votre organisation vous aide à prévenir les problèmes et à simplifier les opérations de votre parc.

• Surveillance proactive : Les alertes proactives vous aident à régler les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent. Elles réduisent les coûts, améliorent la sécurité des conducteurs et contribuent au respect de la réglementation.
• Déclencheurs configurables : Vous pouvez définir des alertes en fonction des besoins particuliers de votre parc. Des conditions personnalisées rendent les alertes plus pertinentes et exploitables.
• Envoi flexible : Les alertes peuvent être envoyées par plusieurs canaux, notamment par courriel, SMS, WhatsApp et notifications de l’application. Ainsi, les destinataires reçoivent les mises à jour de la façon la plus efficace.

Créer et modifier des alertes

La fonctionnalité de création et de modification des alertes est la même. 

• Navigation : Dans le tableau de bord Motive, accédez à Admin > Alertes.
• Créer une alerte : Pour créer une alerte, cliquez sur Créer une alerte dans le coin supérieur droit de la page. 
• Modifier une alerte : Sélectionnez l’alerte que vous souhaitez modifier, puis modifiez le nom, le déclencheur, les destinataires et les paramètres d’envoi appropriés. 

Définir les déclencheurs

Le déclencheur de l’alerte définit qui, quoi, quand, où et quels autres seuils particuliers doivent être respectés pour qu’une alerte soit envoyée. Certaines alertes comportent des conditions prédéfinies pour faciliter leur utilisation à grande échelle, comme une alerte d’infraction aux HOS qui tient compte des règles de conformité précises définies pour un conducteur. D’autres alertes nécessitent des paramètres particuliers qu’un administrateur peut configurer, comme la gravité des événements liés à la sécurité, la durée d’un événement de marche au ralenti ou le nombre de jours avant l’expiration d’un document. Voici les déclencheurs les plus courants à définir :

• Entités : Les entités sont un champ obligatoire qui définit quels conducteurs, véhicules, actifs ou groupes peuvent déclencher une alerte. La sélection des entités est conçue pour les parcs de grande taille et comprend une fonctionnalité de sélection globale permettant aux administrateurs de sélectionner indépendamment tous les groupes, tous les conducteurs, tous les véhicules ou tous les actifs, ou simplement toutes les entités. Une fois les sélections effectuées, elles apparaissent dans une liste de jetons afin que l’administrateur puisse vérifier rapidement qu’elles sont complètes avant l’enregistrement. Si deux entités déclenchent le même événement, comme un conducteur et un véhicule qui déclenchent le même événement d’excès de vitesse dans la même alerte, une seule alerte est envoyée afin d’éviter les doublons. 
• Géorepérage : Les conditions de géorepérage peuvent être définies par catégorie ou pour un géorepérage précis. Les géorepérages peuvent être créés et modifiés dans le module d’administration des géorepérages. 
• Période : La période sert à définir l’heure de la journée à laquelle une alerte peut être déclenchée. Elle est généralement utilisée pour définir les alertes qui doivent être déclenchées pendant ou après les heures de travail. Le fuseau horaire qui définit la période est fixe pour l’alerte et ne s’adapte pas au fuseau horaire local de l’entité ou du destinataire.

Définir les destinataires

Les destinataires d’une alerte déterminent qui la recevra une fois les conditions du déclencheur respectées. Les destinataires peuvent être des conducteurs, des utilisateurs du parc ou des destinataires externes. Avant l’envoi d’une alerte, la plateforme vérifie les rôles des utilisateurs et leurs associations aux groupes afin de s’assurer que les alertes sont envoyées uniquement aux destinataires autorisés.

• Destinataires : La fenêtre de sélection des destinataires permet de sélectionner des rôles d’utilisateurs du parc, des utilisateurs du parc individuels ou tous les utilisateurs du parc pour recevoir une alerte. 
  • Rôles : Si un rôle d’utilisateur du parc, comme celui de responsable de la sécurité, est sélectionné, tout responsable de la sécurité pourra recevoir une alerte, à condition d’avoir accès au groupe de l’entité déclenchante. Les rôles des utilisateurs du parc sont toujours associés à un groupe d’entités que l’utilisateur du parc peut consulter ou gérer. L’utilisation des rôles permet aux administrateurs de s’assurer que les alertes sont toujours filtrées pour être envoyées à la bonne personne, comme l’indique son profil utilisateur. Les rôles évitent également à l’administrateur du parc de devoir tenir à jour les listes de destinataires des alertes lorsque le personnel de l’entreprise change.
  • Liste d’exclusion : La liste d’exclusion donne aux administrateurs du parc la possibilité de sélectionner tous les utilisateurs du parc ou certains rôles tout en limitant la distribution des alertes à certaines personnes.
• Notifier les conducteurs concernés : Les alertes pour lesquelles la case « Notifier le conducteur concerné » est réglée sur « Oui » sont envoyées au conducteur qui a déclenché une alerte ou au conducteur associé au véhicule ou à l’actif ayant déclenché l’alerte. Les conducteurs ne peuvent pas recevoir d’alertes concernant l’activité d’autres conducteurs ni concernant des véhicules ou des actifs auxquels ils ne sont pas associés. 
• Destinataires externes : Il est possible de saisir des adresses courriel et des numéros de téléphone pour envoyer des alertes par courriel et par SMS à des personnes qui n’ont pas de compte Motive. Les alertes par courriel peuvent être envoyées immédiatement ou selon un calendrier. Les alertes par SMS peuvent uniquement être envoyées immédiatement. 

Envoi 

Les paramètres d’envoi définissent la fréquence et le mode d’envoi, ainsi que l’indication précisant si l’envoi est marqué comme « Important ». 

• Fréquence : 
  • Immédiat : Les alertes immédiates sont envoyées dès qu’elles sont traitées. Le contenu d’une alerte immédiate concerne un seul événement déclencheur et peut être envoyé par courriel, notification, SMS et WhatsApp.
  • Planifié : Les alertes planifiées sont envoyées selon des paramètres quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Elles comprennent un résumé de tous les événements déclencheurs pour la période sélectionnée. Seuls les courriels et les notifications peuvent être envoyés selon un calendrier.
• Méthodes : 
  • Utilisateurs du parc : peuvent recevoir un courriel, une notification, un SMS ou un message WhatsApp.
  • Conducteurs : peuvent recevoir un courriel, une notification et un SMS. 
  • Destinataires externes : peuvent recevoir un courriel et un SMS.
• Numéros de téléphone manquants : Si le SMS ou WhatsApp est sélectionné comme méthode d’envoi, la plateforme Motive vérifie si les destinataires ont un numéro de téléphone disponible. Si certains destinataires n’ont pas de numéro de téléphone enregistré, une option permettant d’ajouter ces numéros s’affiche. Un numéro de téléphone valide doit être disponible dans le profil utilisateur d’un destinataire pour lui envoyer un message. 
• Importance : Une alerte marquée comme Importante comprend le mot « Important » dans l’objet du courriel. Les alertes importantes peuvent également être consultées dans un onglet distinct du Centre de notifications du tableau de bord du parc, de l’application du parc et de l’application conducteur.

Activer ou désactiver les SMS et WhatsApp 

Conformément aux règles relatives aux SMS et à WhatsApp, Motive permet aux destinataires d’accepter ou de refuser les futurs messages envoyés depuis notre plateforme. Lorsqu’un message est envoyé à un nouveau destinataire, Motive envoie un message standard supplémentaire de désabonnement :

SMS

WhatsApp

Répondez STOP pour vous désabonner. Des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer. Les destinataires qui répondent STOP ne reçoivent plus de messages SMS de notre plateforme et reçoivent un message de confirmation : « Vous êtes désabonné des alertes Motive. Aucun autre message ne sera envoyé. Répondez HELP pour obtenir de l’aide ou écrivez à support@gomotive.com. »

Répondez STOP pour vous désabonner. Les destinataires qui répondent STOP ne reçoivent plus d’alertes WhatsApp de notre plateforme et reçoivent un message de confirmation : « Vous avez bien été désabonné. Vous ne recevrez plus de messages de ce numéro. Répondez START pour vous réabonner. » Répondez START pour vous réabonner. Les destinataires qui répondent START recommencent à recevoir les alertes WhatsApp de notre plateforme et reçoivent un message de confirmation : « Vous avez bien été réabonné aux messages de ce numéro. Répondez HELP pour obtenir de l’aide. Répondez STOP pour vous désabonner. »

Alertes de refus de transaction

Les alertes de refus de transaction aident les grands parcs à envoyer les notifications de refus au bon gestionnaire plutôt qu’à les diffuser à grande échelle auprès des rôles d’administrateur. Les équipes peuvent ainsi résoudre les problèmes plus rapidement et réduire la fatigue liée aux alertes. Les administrateurs peuvent maintenant acheminer les alertes de refus selon le groupe, le destinataire, le canal et le motif du refus depuis la plateforme Alertes.

1. Connectez-vous au tableau de bord du parc > cliquez sur Admin > Plateforme > Alertes. 
2. Cliquez sur Créer une alerte.

3. Dans la fenêtre contextuelle Créer une alerte, sélectionnez Cartes > Refus de transaction.

4. Ajoutez le Nom de l’alerte. 
5. Dans la section Déclencheurs , cliquez sur Sélectionner pour choisir les groupes ou titulaires de carte requis > cliquez sur Enregistrer.

6. Sélectionnez le motif du refus. Tous les motifs sont sélectionnés par défaut.
7. Dans la section Destinataires, cliquez sur Sélectionner > choisissez les Rôles requis > cliquez sur Enregistrer. 

Remarque : Seuls les utilisateurs ayant l’autorisation de consulter le groupe sélectionné ou le titulaire de la carte recevront les notifications d’alerte.

8. Les parcs peuvent ajouter des destinataires externes en saisissant une adresse courriel et un numéro de téléphone.

9. Dans la section Envoi, sélectionnez la Fréquence > Immédiat ou Planifié. 
10. Pour les notifications d’alerte immédiates, sélectionnez la Méthode d’envoi requise.

11. Pour les notifications d’alerte planifiées, sélectionnez l’Heure et la Méthode d’envoi requise. 
12. Cochez la case Marquer l’alerte comme « Importante » pour que les parcs prennent immédiatement des mesures après l’envoi de l’alerte > cliquez sur Enregistrer.

Lorsqu’un refus de carte survient, les destinataires configurés reçoivent une notification selon les méthodes d’envoi sélectionnées.

FAQ

Qui reçoit ces alertes?

Seuls les utilisateurs du parc qui ont l’autorisation de consulter le groupe configuré recevront les alertes concernant les cartes de ce groupe. Ainsi, les alertes sont toujours acheminées au gestionnaire responsable des conducteurs ou des véhicules concernés.

Puis-je configurer des alertes uniquement pour certains motifs de refus?

Oui. Lors de la création d’une alerte, vous pouvez sélectionner n’importe quelle combinaison des 6 catégories de motifs de refus. Seuls les refus correspondant aux motifs sélectionnés déclencheront l’alerte. Les 6 motifs sont sélectionnés par défaut.

Puis-je créer plusieurs alertes pour différents groupes?

Oui. Les administrateurs de parc peuvent créer autant d’alertes de refus de transaction que nécessaire, chacune étant associée à un groupe ou à un ensemble de destinataires différent.

Quelles sont les pratiques exemplaires pour configurer les alertes?

Les alertes sont plus évolutives et nécessitent moins d’entretien lorsqu’elles sont configurées pour se déclencher pour tous les conducteurs, véhicules ou actifs. Surtout, les destinataires doivent être sélectionnés au moyen de rôles, comme Responsable de la sécurité ou Responsable de la conformité, afin que les alertes soient toujours filtrées pour être envoyées à la bonne personne, comme l’indique son profil utilisateur. Cela évite à l’administrateur du parc de devoir tenir à jour les listes de destinataires des alertes lorsque le personnel de l’entreprise change.

Les conducteurs peuvent-ils recevoir des alertes concernant les activités d’autres conducteurs ou de véhicules auxquels ils ne sont pas associés?

Lorsque l’option Notifier les conducteurs concernés est activée, les alertes sont envoyées uniquement au conducteur qui a déclenché l’alerte ou au conducteur associé au véhicule ou à l’actif concerné. Les conducteurs ne peuvent pas recevoir d’alertes concernant d’autres conducteurs, véhicules ou actifs auxquels ils ne sont pas associés.

Les utilisateurs du parc peuvent-ils recevoir des alertes concernant des conducteurs ou des véhicules de groupes qu’ils ne peuvent pas consulter?

Un utilisateur du parc a accès aux renseignements sur les groupes de conducteurs, de véhicules et d’actifs en fonction de son rôle. Chaque rôle d’utilisateur du parc doit être associé à un groupe. La relation entre un rôle et un groupe garantit qu’une alerte déclenchée par un conducteur du groupe A sera reçue uniquement par un utilisateur du parc dont le rôle a été attribué au groupe A. 

Puis-je personnaliser les conducteurs ou les véhicules qui reçoivent les alertes?

Oui. Lors de la création d’une alerte, vous pouvez cibler des conducteurs, des véhicules ou des groupes précis, ou l’ensemble de votre parc.

Comment puis-je recevoir des alertes si mon numéro de téléphone n’est pas enregistré?

Ajoutez votre numéro de téléphone dans la plateforme Motive pour recevoir des alertes par SMS ou WhatsApp.

Existe-t-il des restrictions concernant les alertes selon l’heure de la journée?

Oui. Les fuseaux horaires des alertes selon l’heure de la journée, pour le déclenchement et l’envoi des alertes, sont affichés dans la vue de création et de modification des alertes. Ces fuseaux horaires ne sont pas ajustés en fonction du fuseau horaire local de l’entité qui déclenche l’alerte ou de la personne qui la reçoit. 

Comment puis-je configurer les alertes des dispositifs de suivi d’actifs pour être averti uniquement lorsqu’un dispositif est hors ligne ou déconnecté depuis plus de 5 minutes?

Non. Les alertes indiquant qu’un actif est hors ligne ou qu’il ne communique pas utilisent une fenêtre hors ligne fixe définie par Motive et ne prennent pas en charge une durée minimale configurable, comme 5 ou 10 minutes. Vous pouvez personnaliser le type d’alerte, les destinataires, le canal d’envoi et la fréquence (immédiate ou planifiée), mais vous ne pouvez pas définir votre propre seuil de durée hors ligne pour le moment.

Comment puis-je envoyer des alertes d’excès de vitesse à un destinataire externe qui n’est pas un conducteur Motive ou qui n’est pas associé à un véhicule?

Lorsque vous créez ou modifiez une alerte d’excès de vitesse sous Admin > Alertes, vous pouvez ajouter des destinataires externes dans le champ Destinataires externes (facultatif). Saisissez leur ou leurs adresses courriel, et Motive leur enverra des courriels d’alerte d’excès de vitesse chaque fois que les conditions de l’alerte sont respectées, même si aucun conducteur n’est connecté ou associé au moment de l’événement. Les destinataires externes reçoivent les alertes par courriel; l’envoi par SMS ou WhatsApp est limité aux conducteurs et aux utilisateurs dont les numéros de téléphone sont enregistrés dans Motive.