Los requisitos de transacción aseguran que se recopile información clave antes de las compras con tarjeta de flota, ayudando a los gerentes de flota y equipos de contabilidad a rastrear gastos y mantener registros financieros precisos.
Resumen
Los requisitos de transacción son detalles que los titulares de tarjetas deben proporcionar antes de completar una compra con su tarjeta de flota. Estos requisitos mejoran el seguimiento de gastos, apoyan informes precisos y facilitan la conciliación.
- Mejor supervisión: Los requisitos de transacción brindan a los gerentes un contexto importante para cada compra. Esto les permite monitorear los hábitos de gasto y asegurar que las compras estén alineadas con las políticas de la empresa.
- Contabilidad precisa: Capturar los detalles requeridos ayuda a asegurar que los gastos se clasifiquen correctamente. Esto mejora la precisión de los informes y apoya el reembolso o conciliación oportunos.
- Campos personalizables: Los gerentes de flota pueden configurar los requisitos para que coincidan con las necesidades operativas y contables del negocio. Esta flexibilidad permite a las empresas rastrear códigos de proyectos específicos, departamentos o categorías.
- Auditoría simplificada: Recopilar la información requerida desde el principio hace que las auditorías sean más rápidas y fáciles. Los registros completos también ayudan a mantener el cumplimiento con requisitos internos y externos.
Conceptos básicos
Los requisitos de transacción son detalles que los titulares de tarjetas deben proporcionar antes de completar una compra con su tarjeta de flota. Estos requisitos brindan a los gerentes y equipos de contabilidad el contexto necesario para rastrear gastos, categorizar transacciones y mantener registros precisos. Al asegurar que estos detalles se capturen, las flotas pueden simplificar la conciliación, apoyar el cumplimiento y prevenir errores en los informes.
Requisitos de transacción y gestión
Detalles requeridos de la transacción
Los gerentes de flota pueden configurar qué información deben proporcionar los titulares de tarjetas al momento de la compra. Los requisitos comunes incluyen:
- Número de vehículo: Identifica el vehículo involucrado en la compra. Esta información puede completarse automáticamente a través del Vehicle Gateway.
- Lectura del odómetro: Registra el kilometraje al momento de la compra para apoyar el seguimiento de uso y la planificación de mantenimiento.
- Campos personalizados: Los gerentes pueden crear campos adicionales, como ID de trabajo, categoría de transacción o código GL, para satisfacer las necesidades del negocio o contables.
- Recibo: Comprobante de compra. A diferencia de otros campos, el recibo puede ser subido después de que la compra esté completa.
Gestión de la información de la transacción
- Todos los detalles requeridos de la transacción, excepto los recibos, deben ingresarse antes de completar una compra.
- Los titulares de tarjetas pueden editar la información de la transacción en la App Motive Driver hasta siete días después de la compra.
- Los gerentes de flota pueden actualizar los detalles de la transacción en cualquier momento en el Motive Dashboard.
Preguntas frecuentes
¿Por qué necesito ingresar los requisitos de transacción antes de una compra?
Para asegurar un seguimiento preciso, cumplimiento con la política de la empresa y registros financieros confiables.
¿Puedo omitir ingresar la información requerida y completarla después?
No. Todos los campos requeridos, excepto el recibo, deben completarse antes de la compra.
¿Cómo edito los detalles de la transacción después de una compra?
Puedes editar los detalles de la transacción dentro de los siete días en la App Motive Driver. Los gerentes de flota pueden hacer ediciones en cualquier momento en el Motive Dashboard.
¿Qué tipos de campos personalizados se pueden agregar?
Los gerentes de flota pueden agregar campos como ID de trabajo, categoría de transacción o código GL.
¿Es obligatorio subir un recibo?
Depende de la política de tu empresa. Los recibos pueden subirse después de la compra.
¿Quién puede establecer o cambiar los requisitos de transacción?
Solo los gerentes de flota y administradores pueden configurar o actualizar los requisitos de transacción
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