Motive Política de tarjetas

La política de tarjetas de Motive proporciona a los administradores un conjunto de herramientas único y potente para hacer cumplir el control de gastos, protegerse contra el uso indebido y mantener una recopilación precisa de datos financieros en cada compra con tarjeta.

Descripción general 

La política de tarjetas de Motive es un centro centralizado que reúne los límites de gastos, los controles de comercios y los requisitos de transacciones. Las flotas pueden administrar dónde, cuándo y cómo se puede usar la tarjeta, así como la información clave que se recopila de las compras con tarjeta.

• Controlar gastos: Usa los controles de gastos para bloquear transacciones no autorizadas antes de que ocurran. Se pueden personalizar para cumplir con los requisitos operativos y modificar en cualquier momento; los cambios se reflejan de inmediato. 
• Mayor supervisión: Usa los requisitos de transacciones para solicitar a los titulares de tarjetas que proporcionen detalles antes de completar una compra, lo que permite recopilar la información necesaria para categorizar correctamente los gastos. Esto mejora la precisión de los informes y la conciliación.
• Bloquear comercios: Usa los controles de comercios para bloquear transacciones en comercios no preferidos y evitar el uso fraudulento de las tarjetas. Las transacciones rechazadas o los intentos de transacciones no autorizadas aparecen de inmediato en el panel de Motive.

Nota: Los controles de la política de tarjetas de Motive solo están disponibles si el permiso Administración de políticas está habilitado para el rol del usuario en la pestaña Roles y permisos de la sección Usuarios de la flota.

Ver la política de tarjetas de Motive 

1.   En el panel de la flota, ve a Admin > Tarjetas > Políticas.

2. Selecciona la política deseada en Límites de gastos, Requisitos de transacciones y Comercios.

   

   

Descripción de los controles de gastos 

Los controles de gastos te permiten definir reglas de gasto por tarjeta, grupo o para toda la flota. Puedes establecer: 

• Límites de gastos
• Restricciones por categoría de comercio (por ejemplo, solo combustible)
• Reglas de uso por hora del día o día de la semana

Estas configuraciones ayudan a evitar compras no autorizadas, alinear los gastos con las necesidades operativas y reducir el riesgo de fraude.

Crear una política de límites de gastos  

1. Ve a Admin > Tarjetas > Políticas.

2. Haz clic en Límites de gastos > Crear.  

   

3. Ingresa un Nombre de la política y selecciona Establecer como predeterminada si es necesario. 
4. Configura los Límites de tiempo para el uso de la tarjeta, ya sea Todos los días o un horario Personalizado. 
5. Personaliza los Límites de gastos por día, semana, mes calendario, ciclo de facturación o transacción. 
6. Marca la casilla en Anticipo de efectivo para permitir que los usuarios retiren efectivo en ciertos cajeros automáticos. 
7. Personaliza los Límites por categoría para Permitir todas las categorías o Permitir categorías específicas.  

8. Haz clic en Guardar.

   

   

Personalizar los controles de gastos

Los controles de gastos se administran mediante la creación de perfiles de gastos en el panel de Motive y su asignación a tarjetas, conductores, vehículos o grupos. Los perfiles de gastos solo se pueden asignar a tarjetas. Los perfiles pueden incluir una o más de las siguientes configuraciones:
Límites de tiempo

• Restringe el uso de la tarjeta a días y horarios específicos (por ejemplo, de lunes a viernes, de 6:00 a. m. a 8:00 p. m.).
• Las transacciones fuera de los horarios permitidos se rechazan automáticamente.

Límites de gastos

• Establece límites por transacción, día, semana, mes o ciclo de facturación (por ejemplo, $500 al día, $1,000 por transacción, $5,000 por ciclo de facturación).
• Los límites pueden aplicarse a todos los comercios o solo a ciertas categorías.

Límites por categoría (códigos de categoría de comercio: MCC)

• Permite o bloquea categorías específicas de comercios (por ejemplo, combustible, peajes, mantenimiento, viajes).
• Para compras exclusivamente de combustible, permite el MCC 5542 (bombas de combustible) y, opcionalmente, los MCC 5541/5983 (combustible en tienda/comercio minorista).
   

Para editar un perfil de gastos:

1. Inicia sesión en el panel de la flota y ve a Admin > Tarjetas > Políticas.

2. Haz clic en los tres puntos junto al perfil de gastos deseado.

   

3. Ajusta los Detalles de la política, los Límites de tiempo, los Límites de gastos, los Gastos en efectivo y los Límites por categoría haciendo clic en Editar.

4. Haz clic en Guardar.

   

   

Los cambios se aplican de inmediato a todas las tarjetas que usan el perfil.
 

Para establecer límites diarios y por transacción:

1. Inicia sesión en el panel de la flota y ve a Admin > Tarjetas > Políticas. 

2. Haz clic en los tres puntos del perfil de gastos deseado.

   

3. Haz clic en Editar en Límites de gastos.
4. Establece los límites Por día, Por semana (dom.-sáb.), Por mes calendario, Por ciclo de facturación, Por transacción.

5. Haz clic en Guardar.

   

Política de acceso digital 

1. Inicia sesión en el panel de la flota > haz clic en Admin > Tarjetas > Políticas. 
2. Haz clic en Editar en la sección Acceso digital. 
3. Haz clic en ambas políticas para permitir que la tarjeta de Motive funcione en línea > haz clic en Guardar.

Incumplimientos de los controles de gastos 

Si un conductor intenta realizar una transacción fuera de las reglas establecidas, como exceder un límite de gastos o comprar un artículo bloqueado, la transacción se rechaza de inmediato. Estas transacciones rechazadas se pueden revisar en el panel de la flota: 

1. Inicia sesión en el panel de la flota y haz clic en Tarjetas > Transacciones. 
2. Haz clic en Estado > Rechazada.

Descripción de los requisitos de transacciones

Los requisitos de transacciones son datos que los titulares de tarjetas deben proporcionar antes de completar una compra con su tarjeta de Motive. Estos requisitos brindan a los gerentes y equipos de contabilidad el contexto necesario para hacer un seguimiento de los gastos, categorizar las transacciones y mantener registros precisos. Al garantizar que estos datos se recopilen, las flotas pueden simplificar la conciliación, respaldar el cumplimiento y evitar errores en los informes.

Requisitos y administración de transacciones

Datos de transacción obligatorios

Los administradores de flota pueden configurar qué información deben proporcionar los titulares de tarjetas al momento de la compra. Los requisitos comunes incluyen:

• Número de vehículo: identifica el vehículo involucrado en la compra. Esta información se puede completar automáticamente mediante Vehicle Gateway.
• Lectura del odómetro: registra el kilometraje al momento de la compra para respaldar el seguimiento del uso y la planificación del mantenimiento.
• Campos personalizados: los gerentes pueden crear campos adicionales, como ID del trabajo, categoría de transacción o código GL, para satisfacer las necesidades comerciales o contables.
• Recibo: comprobante de compra. A diferencia de otros campos, el recibo se puede cargar después de completar la compra.
   

Administrar la información de las transacciones

• Todos los datos de transacción obligatorios, excepto los recibos, deben ingresarse antes de completar una compra.
• Los titulares de tarjetas pueden editar la información de la transacción en la aplicación para conductores de Motive hasta siete días después de la compra.
• Los administradores de flota pueden actualizar los datos de las transacciones en cualquier momento en el panel de Motive.

Crear una política de requisitos de transacciones

1. Ve a Políticas > Requisitos de transacciones > Crear.  
   
2. Ingresa un Nombre de la política y establécela como predeterminada si es necesario.
   
3. En Requisitos previos a la transacción, los administradores de flota pueden solicitar a los titulares de tarjetas que ingresen el ID del vehículo o el ID del activo antes de realizar una transacción. 
4. También se pueden habilitar requisitos adicionales como Solicitar la lectura del odómetro si se ingresa el ID del vehículo, Permitir que el ID del vehículo y el odómetro se completen automáticamente si los conductores están conectados a Vehicle Gateway y Aceptar la información proporcionada por los titulares de tarjetas sin validación . 
5. Como alternativa, los administradores de flota pueden Agregar un requisito personalizado, como una Entrada de texto o una Selección única.  
6. Una vez configurado un requisito previo a la transacción, la transacción se rechazará si no se proporciona la información requerida antes de cada transacción.
   
7. En Requisitos posteriores a la transacción, los usuarios pueden marcar la casilla Solicitar un recibo después de cada transacción.
   
8. Una vez habilitada esta opción, los titulares de tarjetas deben cargar un recibo después de realizar una transacción. 
9. Como alternativa, los administradores de flota pueden Agregar un requisito personalizado como una Entrada de texto o una Selección única.  
10. Haz clic en Guardar. 
    
    

Descripción de la política de comercios

Los controles de comercios permiten a los administradores de flota definir qué comercios de combustible están permitidos o bloqueados para usar la tarjeta de Motive. Puedes bloquear comercios específicos. Estos controles ayudan a evitar el uso indebido, mantener el cumplimiento de las políticas de la empresa y reducir los gastos innecesarios en ubicaciones personales o de alto costo.
 

Crear una política de comercios 

1. Ve a Políticas > Comercios >  Crear.  

2. Ingresa un nombre de política y establécela como predeterminada si es necesario. 
3. Haz clic en Administrar en la sección Controles de comercios y agrega tus políticas. Puedes permitir o bloquear marcas o ubicaciones específicas.
4. Haz clic en Guardar.  

Editar una política de comercios 

1. Ve a Políticas > Comercios > tres puntos > Ver política.
   
2. Haz clic en Editar y realiza los cambios deseados. 
   

Bloquear o permitir comercios o categorías de comercios específicos

1. Desde el panel de la flota, ve a Admin > Tarjetas > Políticas y selecciona una política.
   
2. Ve a Comercios > Editar.
   
3. Marca la casilla para bloquear o permitir un comercio específico. 
4. Haz clic en Seleccionar y usa el cuadro de búsqueda para encontrar una marca, comercio o ubicación específicos.
   
   
5. Si es necesario, los administradores de flota pueden marcar la casilla para permitir un límite de gastos diario en ubicaciones bloqueadas. 
6. Haz clic en Guardar para restringir o permitir ubicaciones. Las restricciones surten efecto de inmediato para todas las tarjetas que usan ese perfil de gastos.
   

Revisa la configuración periódicamente para adaptarla a las necesidades cambiantes de la empresa y mantener un control óptimo de los gastos.

Transacciones de conductores: ver comercios permitidos

1. Inicia sesión en la aplicación para conductores de Motive y ve a Tarjetas > Buscador de ahorros.
2. Para ver las ubicaciones permitidas, toca  Todas las ubicaciones > Ubicaciones permitidas > Aplicar.  
3. Para ver los descuentos de los socios de Motive, toca  Todas las ubicaciones > Socios de Motive > Aplicar. 
4. Para ver las paradas para camiones, toca Todas las ubicaciones > Paradas para camiones > Aplicar.
   
   
5. Al tocar una ubicación específica, se muestran los detalles de los precios del combustible.
   
6. Revisa los detalles del precio del combustible de la ubicación.
   
7. Si un conductor intenta seleccionar una ubicación bloqueada, se muestra un mensaje de advertencia.
   

Bloquear transacciones costosas 

Los administradores de flota pueden bloquear automáticamente los comercios costosos cuando haya alternativas más económicas cerca. Para habilitar esta función: 

1. Inicia sesión en el panel de Motive y ve a Admin > Productos > Tarjetas > Políticas.
   
2. Desplázate hacia abajo hasta Comercios > Editar y marca la casilla Rechazar transacciones de combustible cuando haya una opción menos costosa cerca.
   
3.  Especifica la distancia y el porcentaje del umbral de menor costo para rechazar una transacción y haz clic en Guardar. 
   

Revisar transacciones rechazadas 

Vista del administrador de flota: 

1. Los administradores de flota pueden revisar las transacciones rechazadas en Tarjetas > Transacciones > Estado > Rechazadas. 
2. Selecciona la transacción deseada y revisa la transacción rechazada. 

 

Vista del conductor: 

1. Los conductores reciben una notificación por SMS y en su aplicación para conductores 

2. Para encontrar una ubicación cercana, toca el enlace del SMS. Como alternativa, si el conductor necesita cargar combustible, puede responder según las instrucciones y solicitar una anulación temporal. 

Crear una política de revisión de transacciones

1. Ve a Admin > Tarjetas >  Políticas > Revisión de transacciones > Crear y selecciona una política.

   

2. Haz clic en Editar

   

3. Marca la casilla para solicitar a los titulares de tarjetas que carguen un recibo cuando compren un artículo que no sea combustible, y solo para los comercios que no proporcionen datos suficientes. 

4. Haz clic en Seleccionar para elegir qué roles y usuarios de la flota reciben las transacciones para revisión y haz clic en Guardar.

   

5. La configuración de revisión de transacciones se guarda para la política.

Cargar un recibo para compras marcadas que no sean de combustible

1. Los conductores reciben una notificación por SMS y en su aplicación para conductores para cargar un recibo si una transacción que no es de combustible se marca como sospechosa. Toca la notificación para revisar la transacción.

   

2. Toca el ícono de la cámara para cargar una imagen, agrega detalles sobre la transacción en los comentarios y toca Guardar.
   
   
3. Los cambios se guardan de inmediato.
   
4. Si el recibo cargado es ilegible, los conductores deben cargar un recibo nuevo. 
   Toca el ícono x en la imagen actual y toca el ícono de la cámara para cargar una imagen nueva. Agrega detalles sobre la transacción en Comentarios y toca Guardar. 
   

Preguntas frecuentes 

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