La création et la gestion des profils de conducteurs dans le tableau de bord Motive sont essentielles pour la conformité, des dossiers précis et des opérations fluides. Cet article explique comment ajouter, modifier et gérer les profils et les paramètres des conducteurs.
Vue d'ensemble
Le tableau de bord Motive vous donne un contrôle total sur les profils des conducteurs afin d'assurer la conformité aux réglementations fédérales et d'améliorer les opérations de flotte. Des profils précis garantissent le suivi des heures de service (HOS), simplifient la répartition et améliorent la communication.
- Assurer la conformité ELD : Configurez les profils des conducteurs avec le permis et les paramètres HOS corrects pour répondre aux exigences fédérales.
- Suivre les HOS avec précision : Choisissez les règles de cycle et le statut de service appropriés pour éviter les infractions et maintenir des journaux précis.
- Accélérer l'intégration : Ajoutez les conducteurs individuellement ou en masse. Ensuite, invitez-les à l'application Conducteur pour un accès immédiat.
- Gérer tout en un seul endroit : Mettez à jour les paramètres de conformité, assignez des appareils, et plus encore depuis le tableau de bord de la flotte.
Notions de base
Les profils des conducteurs sont essentiels pour attribuer les règles de conformité, lier les appareils Motive et maintenir des journaux précis. Ils garantissent que l'activité de conduite est liée au bon conducteur, soutenant le suivi des données et la responsabilité. Cette section permet également aux utilisateurs de gérer les paramètres, l'accès à l'application et la performance en matière de sécurité depuis un seul endroit. Les autorisations d'administrateur de flotte ou de gestionnaire de flotte sont requises pour ces tâches.
Création de profils de conducteurs
Les utilisateurs autorisés peuvent ajouter des conducteurs individuellement ou en masse depuis le tableau de bord Motive.
Ajouter un conducteur individuel :
Connectez-vous au tableau de bord Motive et cliquez sur l'icône Admin dans le coin inférieur gauche.
- Dans le menu Organisation, sélectionnez Conducteurs.
Cliquez sur le bouton + Ajouter un conducteur dans le coin supérieur droit.
Dans la section Compte et Sécurité, saisissez le nom du conducteur, l'identifiant du conducteur et les coordonnées.
- Saisissez le numéro de permis de conduire et sélectionnez l'état émetteur. Ceci est requis pour la conformité ELD.
- Sous Conformité aux heures de service, sélectionnez l'onglet pour les conducteurs qui doivent tenir des journaux. Choisissez soit ELD ou Carnet de bord électronique.
Si le conducteur est exempté, cliquez sur l'onglet Non requis et sélectionnez une raison.
Dans la section Paramètres du journal, définissez le Fuseau horaire du terminal d'attache du conducteur et choisissez entre miles ou kilomètres pour les relevés de compteur kilométrique.
- Dans la section Cycles, sélectionnez la règle de Cycle HOS principal appropriée. Vous pouvez également ajouter un cycle secondaire si nécessaire.
- Sous Statuts de service spéciaux, cochez les cases pour Conveyance personnelle ou Déplacement dans la cour si cela s'applique au conducteur.
(Optionnel) Si votre flotte utilise des cartes Motive, vous pouvez attribuer une carte au conducteur lors de cette configuration.
- Cliquez sur Enregistrer pour créer le profil. Le conducteur recevra une invitation à télécharger et se connecter à l'application Motive.
Importation en masse de plusieurs conducteurs :
- Depuis la page Conducteurs (Admin>Organisation>Conducteurs), cliquez sur le menu déroulant à côté de Ajouter un conducteur et sélectionnez Importer des conducteurs.
- Sélectionnez Ajouter des conducteurs.
- Téléchargez le fichier modèle XLSX fourni.
- Remplissez le modèle avec les informations de tous les conducteurs que vous souhaitez ajouter.
- Les champs obligatoires comprennent le nom, le nom d'utilisateur, l'email, le mot de passe, le fuseau horaire, le mode de conformité et le cycle principal.
Extrayez un fichier CSV pour vos données.
- Téléchargez le fichier CSV complété et cliquez sur Importer. Le système traitera le fichier et créera des profils pour toutes les entrées valides.
Modification des profils de conducteurs
Vous pouvez mettre à jour les informations d'un conducteur à tout moment dans le tableau de bord Motive Fleet.
Modifier un profil de conducteur individuel :
- Connectez-vous au tableau de bord Motive et cliquez sur l'icône Admin dans le coin inférieur gauche.
- Dans le menu Organisation, sélectionnez Conducteurs.
Trouvez le conducteur dans la liste. Cliquez sur le bouton Options à côté de son nom et sélectionnez Modifier le compte.
Sur la page Modifier le conducteur, apportez les modifications nécessaires aux détails généraux du conducteur, aux affectations d'appareils ou aux paramètres de conformité.
Pour désactiver un conducteur, cliquez sur Options et sélectionnez Désactiver. Les conducteurs désactivés ne peuvent plus accéder à la plateforme, mais leurs données historiques restent disponibles.
- Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications.
Modification en masse de plusieurs profils de conducteurs :
- Sur la page Conducteurs, cochez les cases à côté des conducteurs que vous souhaitez mettre à jour.
Cliquez sur le bouton Modifier qui apparaît en bas.
- Dans le menu qui suit, choisissez un paramètre à mettre à jour et fournissez les nouvelles valeurs/configurations.
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications à tous les profils sélectionnés.
Modification en masse de plusieurs profils de conducteurs à l’aide d’une feuille de calcul :
Depuis la page Conducteurs (Admin>Organisation>Conducteurs), cliquez sur le bouton Importer des conducteurs.
- Sélectionnez Modifier des conducteurs et choisissez les conducteurs spécifiques que vous devez modifier sur la fenêtre modale qui suit après avoir appuyé sur le bouton « Modèle XLSX Modifier des conducteurs ».
- Téléchargez le fichier modèle XLSX fourni. Celui-ci contiendra toutes les données modifiables pour vos conducteurs sélectionnés.
- Modifiez ce qui doit être changé dans la feuille de calcul.
- Extrayez un fichier CSV pour vos données.
Téléchargez le fichier CSV complété et cliquez sur Importer. Le système traitera le fichier et effectuera les modifications selon vos données fournies.
Gestion des profils et de la conformité
Les profils de conducteurs incluent des paramètres pour les besoins de conformité et opérationnels. Ajustez les paramètres selon le rôle ou la région du conducteur.
- Ensembles de règles et cycles HOS : Mettez à jour les cycles HOS principaux et secondaires pour refléter les itinéraires et régions, en particulier pour les conducteurs aux États-Unis et au Canada.
- Statuts de service spéciaux : Activez ou désactivez la conveyance personnelle et le déplacement dans la cour selon la politique de l'entreprise.
- Confidentialité du conducteur : Ajustez les paramètres de confidentialité lors de l'utilisation des caméras embarquées Motive, y compris la désactivation de la caméra orientée vers le conducteur lorsque le véhicule est à l'arrêt ou que le moteur est éteint.
- Coaching du conducteur : Utilisez la fonction de coaching pour revoir les événements de sécurité ou de conformité signalés et guider l'amélioration.
Meilleures pratiques pour gérer les profils de conducteurs
- Auditez régulièrement les profils des conducteurs : Assurez-vous que les informations sur le permis et la conformité sont exactes et à jour.
- Utilisez des groupes pour rester organisé : Organisez les conducteurs par emplacement, rôle ou numéro DOT pour faciliter la gestion des profils et la production de rapports.
- Activez les parcours de formation pour conducteurs : Créez des listes de vérification pour guider les conducteurs à travers des tâches clés comme la mise à jour des journaux ou la certification de leurs dossiers.
FAQ
Quelle est la différence entre un conducteur nécessitant des journaux et un conducteur ne nécessitant pas de journaux ?
Un conducteur nécessitant des journaux doit suivre les réglementations ELD et tenir un registre de son statut de service. Son profil inclut des paramètres complets de conformité HOS. Un conducteur ne nécessitant pas de journaux est exempté des réglementations HOS et bénéficie d'une configuration de profil simplifiée.
Comment désactiver un conducteur qui a quitté l'entreprise ?
- Dans le tableau de bord Motive, allez à Admin>Conducteurs.
- Trouvez le conducteur que vous souhaitez désactiver.
- Cliquez sur Options à côté de son nom et sélectionnez Désactiver.
- Confirmez la désactivation lorsqu'on vous le demande.
Le conducteur n'aura plus accès à la plateforme, mais ses données passées seront conservées pour les rapports et la conformité.
Puis-je mettre à jour les paramètres de plusieurs conducteurs en même temps ?
- Dans le tableau de bord Motive Fleet, allez à Admin>Conducteurs.
- Utilisez les cases à cocher pour sélectionner les conducteurs que vous souhaitez mettre à jour.
- Cliquez sur Modifier en haut de la liste.
- Choisissez le paramètre que vous souhaitez mettre à jour et appliquez la nouvelle valeur.
- Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications à tous les profils sélectionnés.
Cette fonction de modification en masse vous permet de mettre à jour les paramètres sur plusieurs profils en même temps.
Que se passe-t-il si j'essaie d'ajouter un conducteur avec un courriel déjà utilisé ?
Une adresse courriel ne peut être liée qu'à un seul compte Motive. Si elle est déjà utilisée, vous pouvez :
- Utiliser une adresse courriel différente pour le nouveau conducteur.
- Demander au conducteur de faire désactiver son compte précédent.
- Créer le nouveau profil en utilisant un nom d'utilisateur unique sans courriel.
Pourquoi les journaux d'un conducteur affichent-ils des violations HOS incorrectes ?
Cela signifie généralement que les paramètres de conformité du conducteur sont incorrects. Vérifiez le profil du conducteur pour vous assurer que le cycle HOS attribué, les exceptions de pause de repos et les autorisations de statuts de service spéciaux correspondent à son rôle et à ses opérations.
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