La fonctionnalité d’annotation automatique de Motive aide à simplifier la conformité aux exigences des DCE en ajoutant automatiquement les notes requises au journal d’un conducteur lorsque le statut Déplacement dans la cour est utilisé à l’intérieur d’une clôture géographique désignée. Cela permet aux conducteurs de gagner du temps et améliore la cohérence et l’exactitude des journaux de votre parc.
Vue d’ensemble
L’ajout manuel de notes pour chaque déplacement dans la cour peut être répétitif et prendre beaucoup de temps pour les conducteurs. La fonctionnalité d’annotation automatique simplifie ce processus en appliquant une note prédéfinie chaque fois qu’un conducteur sélectionne le statut Déplacement dans la cour à l’intérieur d’une cour clôturée par géorepérage désignée. Cela contribue à assurer la conformité tout en permettant de gagner du temps.
- Faire gagner du temps aux conducteurs : Élimine la nécessité pour les conducteurs de saisir manuellement des notes pour les déplacements courants dans la cour, ce qui leur permet de reprendre la route plus rapidement.
- Améliorer la conformité : Veille à ce que chaque déplacement dans la cour soit correctement annoté comme l’exigent les règlements, réduisant ainsi le risque d’erreurs de forme et de manière.
- Accroître l’exactitude : Crée des annotations cohérentes et uniformes pour tous les événements de déplacement dans la cour de votre parc, ce qui simplifie la vérification des journaux.
Notions de base
La fonctionnalité d’annotation automatique est un outil de conformité qui aide les conducteurs à respecter les exigences relatives aux journaux en ajoutant automatiquement des notes. Elle est principalement utilisée pour le statut de service Déplacement dans la cour, qui doit comprendre une note pour être considéré comme du temps valide en service (sans conduite).
Les conducteurs peuvent toujours ajouter des notes manuellement, mais cette fonctionnalité applique automatiquement une note prédéfinie lorsqu’un déplacement dans la cour a lieu à l’intérieur d’une cour d’entreprise clôturée par géorepérage. Cela permet de s’assurer que les annotations requises sont toujours incluses, afin que les journaux restent exacts et conformes pendant les inspections ou les vérifications.
Annotations automatiques pour les déplacements dans la cour
Les utilisateurs du parc peuvent activer l’annotation automatique lorsqu’une clôture géographique précise est désignée comme une cour.
Pour activer la fonctionnalité :
- Connectez-vous au tableau de bord Motive et cliquez sur l’icône Administration dans le menu de gauche.
- Sélectionnez Clôtures géographiques dans le menu Organisation.
- Créez une nouvelle clôture géographique ou modifiez-en une existante :
- Pour en créer une nouvelle, cliquez sur + Ajouter une clôture géographique.
- Pour en modifier une existante, trouvez-la dans la liste, cliquez sur les trois points, puis cliquez sur Modifier la clôture géographique….
- Dans les paramètres de la clôture géographique, sélectionnez Cour/Terminal dans Catégorie.
- Cochez la case intitulée « Annoter automatiquement les déplacements dans la cour ».
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
| Remarque : Cette fonctionnalité fonctionne uniquement lorsque la clôture géographique est classée dans la catégorie Terminal/Cour. |
Une fois la fonctionnalité activée, le processus est automatique. Lorsqu’un conducteur sélectionne le statut de service Déplacement dans la cour à l’intérieur de la clôture géographique désignée, l’annotation prédéfinie est ajoutée à son journal sans aucune autre étape.
Vérification et modification des journaux
Les utilisateurs du parc peuvent vérifier et modifier tout journal comportant une annotation automatique afin d’ajouter des détails ou de corriger la note.
Pour vérifier et modifier un journal comportant une annotation automatique :
- Dans le tableau de bord Motive, accédez à Conformité et sélectionnez Journaux.
- Sélectionnez le journal du conducteur correspondant à la date que vous souhaitez vérifier.
- Si le journal comprend un déplacement dans la cour, vous pouvez voir le statut de service Déplacement dans la cour indiqué sur le graphique du journal.
- Cliquez sur l’entrée du journal.
- Cliquez sur Modifier dans l’événement que vous souhaitez modifier.
- Mettez à jour le texte dans le champ Notes pour ajouter du contexte ou corriger l’annotation.
- Cliquez sur Confirmer pour enregistrer vos modifications.
Lors d’une vérification ou de la génération de rapports de conformité, l’annotation automatique apparaît sous forme de note standard associée au statut de service Déplacement dans la cour. Cela répond à l’exigence d’expliquer l’événement.
Foire aux questions
Qu’est-ce que la fonctionnalité d’annotation automatique?
Il s’agit d’une fonctionnalité qui ajoute automatiquement une note prédéfinie au journal d’un conducteur lorsqu’il sélectionne le statut de service Déplacement dans la cour à l’intérieur d’une clôture géographique désignée. Cela permet de gagner du temps et d’assurer la conformité.
Puis-je personnaliser le texte de l’annotation automatique?
Le système applique une annotation standard pour répondre aux exigences de conformité. Si des détails plus précis sont nécessaires, un utilisateur du parc peut modifier la note dans le tableau de bord Motive après l’événement.
Une annotation ajoutée automatiquement peut-elle être modifiée?
Oui. Un utilisateur du parc disposant des autorisations appropriées peut modifier la note d’un journal antérieur dans la section Conformité du tableau de bord Motive.
Où puis-je activer cette fonctionnalité?
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications. Vous pouvez activer les annotations automatiques dans les paramètres d’une clôture géographique précise. Pour ce faire :
- Dans le tableau de bord Motive, accédez à Administration > Clôtures géographiques.
- Créez une nouvelle clôture géographique ou modifiez-en une existante.
- Cochez la case intitulée annoter automatiquement les déplacements dans la cour.
| Remarque : Cette fonctionnalité fonctionne si une clôture géographique est classée comme Terminal/Cour. |
Cette fonctionnalité fonctionne-t-elle également pour le transport à des fins personnelles?
Non. Cette fonctionnalité est conçue spécifiquement pour le statut de service Déplacement dans la cour à l’intérieur d’une clôture géographique. Le transport à des fins personnelles nécessite toujours une note manuelle du conducteur.
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