La fonction d’annotation automatique de Motive aide à simplifier la conformité ELD en ajoutant automatiquement les notes requises au journal d’un conducteur lorsque le déplacement dans la cour est utilisé à l’intérieur d’une géofence désignée. Cela fait gagner du temps aux conducteurs et améliore la cohérence et la précision des journaux de votre flotte.
Aperçu
Ajouter manuellement des notes pour chaque déplacement dans la cour peut être répétitif et prendre beaucoup de temps pour les conducteurs. La fonction d’annotation automatique simplifie ce processus en appliquant une note préétablie chaque fois qu’un conducteur entre en statut de déplacement dans la cour à l’intérieur d’une cour géofencée désignée. Cela aide à garantir la conformité tout en faisant gagner du temps.
- Économiser du temps aux conducteurs : Élimine le besoin pour les conducteurs de taper manuellement des notes pour les déplacements de routine dans la cour, leur permettant de se remettre en route plus rapidement.
- Améliorer la conformité : Assure que chaque déplacement dans la cour est correctement annoté comme l’exigent les règlements, réduisant le risque d’erreurs de forme et de manière.
- Augmenter la précision : Crée des annotations cohérentes et uniformes pour tous les événements de déplacement dans la cour à travers votre flotte, simplifiant l’audit des journaux.
Principes de base
La fonction d’annotation automatique est un outil de conformité qui aide les conducteurs à respecter les exigences de consignation en ajoutant automatiquement des notes. Elle est principalement utilisée pour le statut de service déplacement dans la cour, qui doit inclure une note pour être comptabilisé comme temps valide en service (non en conduite).
Les conducteurs peuvent toujours ajouter des notes manuellement, mais cette fonction applique automatiquement une note préétablie lorsqu’un déplacement dans la cour se produit à l’intérieur d’une cour d’entreprise géofencée. Cela aide à s’assurer que les annotations requises sont toujours incluses—maintenant les journaux précis et conformes lors des inspections ou audits.
Annotations automatiques pour les déplacements dans la cour
Les utilisateurs de flotte peuvent activer l’annotation automatique lorsqu’une géofence spécifique est marquée comme cour.
Pour activer la fonction :
- Connectez-vous au Tableau de bord Motive et cliquez sur l’icône Admin dans le menu de gauche.
- Sélectionnez Géofences dans le menu Organisation.
- Créez une nouvelle géofence ou modifiez-en une existante :
- Pour en créer une nouvelle, cliquez sur + Ajouter une géofence.
- Pour modifier une existante, trouvez-la dans la liste, cliquez sur les trois points, puis cliquez sur Modifier la géofence….
- Dans les paramètres de la géofence, sélectionnez Cour/Terminal dans Catégorie.
- Cochez la case pour annoter automatiquement les déplacements dans la cour.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
| Remarque : Cette fonctionnalité ne fonctionne que lorsque la géofence est catégorisée comme Terminal/Cour. |
Une fois la fonction activée, le processus est automatique. Lorsqu’un conducteur sélectionne le statut de service déplacement dans la cour à l’intérieur de la géofence désignée, l’annotation préétablie est ajoutée à son journal sans étapes supplémentaires.
Révision et modification des journaux
Les utilisateurs de flotte peuvent réviser et modifier tout journal avec une annotation automatique pour ajouter plus de détails ou corriger la note.
Pour réviser et modifier un journal avec une annotation automatique :
- Dans le Tableau de bord Motive, allez à Conformité et sélectionnez Journaux.
- Sélectionnez le journal du conducteur pour la date que vous souhaitez réviser.
- Si le journal inclut un déplacement dans la cour, vous pouvez voir le statut de service déplacement dans la cour marqué sur le graphique du journal.
- Cliquez sur l’entrée du journal.
- Cliquez sur Modifier dans l’événement que vous souhaitez modifier.
- Mettez à jour le texte dans le champ Notes pour ajouter du contexte ou corriger l’annotation.
- Cliquez sur Confirmer pour enregistrer vos modifications.
Lors d’un audit ou lors de la génération de rapports de conformité, l’annotation automatique apparaît comme une note standard attachée au statut de service déplacement dans la cour. Cela remplit l’exigence d’expliquer l’événement.
FAQ
Qu’est-ce que la fonction d’annotation automatique ?
C’est une fonction qui ajoute automatiquement une note préétablie au journal d’un conducteur lorsqu’il sélectionne le statut de service déplacement dans la cour à l’intérieur d’une géofence désignée. Cela aide à gagner du temps et assure la conformité.
Puis-je personnaliser le texte de l’annotation automatique ?
Le système applique une annotation standard pour répondre aux exigences de conformité. Si des détails plus spécifiques sont nécessaires, un utilisateur de flotte peut modifier la note dans le Tableau de bord Motive après l’événement.
Une annotation ajoutée automatiquement peut-elle être modifiée ?
Oui. Un utilisateur de flotte disposant des autorisations appropriées peut modifier la note sur un journal passé dans la section Conformité du Tableau de bord Motive.
Où puis-je activer cette fonction ?
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications. Vous pouvez activer les annotations automatiques dans les paramètres d’une géofence spécifique. Pour ce faire :
- Dans le Tableau de bord Motive, allez à Admin > Géofences.
- Créez une nouvelle géofence ou modifiez une existante.
- Cochez la case intitulée annoter automatiquement les déplacements dans la cour.
| Remarque : Cette fonctionnalité fonctionne si une géofence est catégorisée comme Terminal/Cour. |
Cette fonction fonctionne-t-elle aussi pour le transport personnel ?
Non. Cette fonction est conçue spécifiquement pour le statut de service déplacement dans la cour à l’intérieur d’une géofence. Le transport personnel nécessite toujours une note manuelle du conducteur.
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