Les exigences de transaction garantissent que les informations clés sont collectées avant les achats par carte flotte, aidant ainsi les gestionnaires de flotte et les équipes comptables à suivre les dépenses et à maintenir des registres financiers précis.
Aperçu
Les exigences de transaction sont des détails que les titulaires de carte doivent fournir avant de compléter un achat avec leur carte flotte. Ces exigences améliorent le suivi des dépenses, soutiennent des rapports précis et facilitent la réconciliation.
- Meilleure supervision : Les exigences de transaction fournissent aux gestionnaires un contexte important pour chaque achat. Cela leur permet de surveiller les habitudes de dépense et de s’assurer que les achats sont conformes aux politiques de l’entreprise.
- Comptabilité précise : La capture des détails requis aide à garantir que les dépenses sont correctement catégorisées. Cela améliore la précision des rapports et soutient un remboursement ou une réconciliation en temps opportun.
- Champs personnalisables : Les gestionnaires de flotte peuvent configurer les exigences pour correspondre aux besoins opérationnels et comptables de l’entreprise. Cette flexibilité permet aux entreprises de suivre des codes de projet spécifiques, des départements ou des catégories.
- Audit simplifié : La collecte des informations requises en amont rend les audits plus rapides et plus faciles. Des dossiers complets aident également à maintenir la conformité avec les exigences internes et externes.
Principes de base
Les exigences de transaction sont des détails que les titulaires de carte doivent fournir avant de compléter un achat avec leur carte flotte. Ces exigences fournissent aux gestionnaires et aux équipes comptables le contexte nécessaire pour suivre les dépenses, catégoriser les transactions et maintenir des registres précis. En s’assurant que ces détails sont capturés, les flottes peuvent simplifier la réconciliation, soutenir la conformité et prévenir les erreurs de rapport.
Exigences de transaction et gestion
Détails de transaction requis
Les gestionnaires de flotte peuvent configurer les informations que les titulaires de carte doivent fournir au moment de l’achat. Les exigences courantes incluent :
- Numéro de véhicule : Identifie le véhicule impliqué dans l’achat. Cette information peut être remplie automatiquement via le Portail Véhicule.
- Lecture du compteur kilométrique : Enregistre le kilométrage au moment de l’achat pour soutenir le suivi de l’utilisation et la planification de la maintenance.
- Champs personnalisés : Les gestionnaires peuvent créer des champs supplémentaires, tels que l’ID de travail, la catégorie de transaction ou le code GL, pour répondre aux besoins de l’entreprise ou de la comptabilité.
- Reçu : Preuve d’achat. Contrairement aux autres champs, le reçu peut être téléchargé après la finalisation de l’achat.
Gestion des informations de transaction
- Tous les détails de transaction requis, sauf les reçus, doivent être saisis avant de compléter un achat.
- Les titulaires de carte peuvent modifier les informations de transaction dans l’application Motive Driver jusqu’à sept jours après l’achat.
- Les gestionnaires de flotte peuvent mettre à jour les détails de la transaction à tout moment dans le tableau de bord Motive.
FAQ
Pourquoi dois-je entrer les exigences de transaction avant un achat ?
Pour assurer un suivi précis, la conformité à la politique de l’entreprise et des registres financiers fiables.
Puis-je ignorer la saisie des informations requises et les remplir plus tard ?
Non. Tous les champs requis, sauf le reçu, doivent être complétés avant l’achat.
Comment modifier les détails de la transaction après un achat ?
Vous pouvez modifier les détails de la transaction dans les sept jours suivant l’achat dans l’application Motive Driver. Les gestionnaires de flotte peuvent effectuer des modifications à tout moment dans le tableau de bord Motive.
Quels types de champs personnalisés peuvent être ajoutés ?
Les gestionnaires de flotte peuvent ajouter des champs tels que l’ID de travail, la catégorie de transaction ou le code GL.
Le téléchargement d’un reçu est-il obligatoire ?
Cela dépend de la politique de votre entreprise. Les reçus peuvent être téléchargés après l’achat.
Qui peut définir ou modifier les exigences de transaction ?
Seuls les gestionnaires de flotte et les administrateurs peuvent configurer ou mettre à jour les exigences de transaction
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