Les cartes Motive physiques et virtuelles aident les flottes à gérer efficacement leurs dépenses. L'attribution et l'activation des cartes garantissent une utilisation sécurisée, tandis que la désaffectation et la réaffectation permettent de maintenir le bon déroulement des opérations.
Aperçu
Les cartes Motive, disponibles en formats physique et virtuel, permettent aux flottes de gérer les dépenses avec un meilleur contrôle, une sécurité accrue et une plus grande efficacité. Les gestionnaires de flotte peuvent facilement émettre, attribuer et activer des cartes pour les conducteurs, véhicules ou utilisateurs de flotte afin de répondre aux besoins opérationnels.
- Gestion simplifiée des dépenses : Simplifiez la manière dont les cartes sont émises, attribuées et suivies, réduisant la charge administrative et minimisant les temps d'arrêt.
Flexibilité opérationnelle : Réattribuez instantanément les cartes physiques entre utilisateurs, véhicules ou départements au fur et à mesure des changements de rôles, assurant la continuité des opérations.
Sécurité renforcée : Les mesures d'activation et de contrôle des cartes empêchent toute utilisation non autorisée et garantissent que chaque transaction est traçable et sécurisée.
Gestion des cartes Motive
Attribuer et activer une carte Motive
- Depuis le tableau de bord Motive Fleet, allez à Admin > Cartes > Gestion des cartes.
Cliquez sur Activer maintenant.
- Attribuez la carte à une personne ou un véhicule et saisissez les quatre derniers chiffres du numéro de carte.
Sélectionnez un Profil de dépense dans le menu déroulant et cliquez sur Activer.
| Remarque : Si une carte est attribuée à un véhicule, les conducteurs devront déverrouiller la carte avant de l'utiliser. |
Une fois activée, la carte est prête à être utilisée.
Créer, attribuer et activer une carte Motive virtuelle
- Depuis le tableau de bord Motive Fleet, allez à Admin > Cartes > Commandes.
Cliquez sur Obtenir plus de Cartes > Carte virtuelle.
- Utilisez le tiroir d'activation de carte virtuelle et remplissez les détails.
- Cliquez sur Attribuer la carte à et assignez-la à un utilisateur de flotte spécifique.
| Remarque : Les cartes virtuelles Motive ne peuvent être attribuées qu’aux utilisateurs de flotte, pas aux conducteurs. |
- Saisissez un ID de carte et sélectionnez le Profil de dépense.
| Remarque : L'ID de carte peut contenir jusqu'à 21 caractères maximum ; les tirets, points et virgules sont autorisés. |
- Dans les Règles de désactivation automatique, saisissez le Nombre maximal de transactions.
Saisissez le Dépense totale maximale et la Date d'expiration pour la carte virtuelle, puis cliquez sur Activer.
Pour créer une carte virtuelle via l’onglet Gestion des cartes :
Sélectionnez Gestion des cartes et cliquez sur Carte virtuelle.
- Utilisez le tiroir d'activation de carte virtuelle et remplissez les détails.
- Cliquez sur Attribuer la carte à et assignez-la à un utilisateur de flotte spécifique.
| Remarque : Les cartes virtuelles Motive ne peuvent être attribuées qu’aux utilisateurs de flotte, pas aux conducteurs. |
- Saisissez un ID de carte et sélectionnez le Profil de dépense.
| Remarque : L'ID de carte peut contenir jusqu'à 21 caractères maximum ; les tirets, points et virgules sont autorisés. |
- Dans les Règles de désactivation automatique, saisissez le Nombre maximal de transactions.
Saisissez la Dépense totale maximale et la Date d'expiration pour la carte virtuelle, puis cliquez sur Activer.
Un message carte activée s'affiche.
- Les utilisateurs de la flotte sont notifiés par courriel ou SMS qu'une carte virtuelle leur a été attribuée.
Désattribuer une carte Motive
Les cartes Motive sont automatiquement désattribuées lorsque le conducteur, véhicule ou utilisateur de flotte associé est désactivé.
Pour désattribuer manuellement une carte Motive :
- Depuis le tableau de bord de la flotte, cliquez sur Admin > Cartes > Gestion des cartes.
Sélectionnez les trois points à côté de la carte souhaitée et choisissez Désattribuer.
Sélectionnez la raison de la désattribution et cliquez sur Désattribuer. La carte est alors disponible pour une nouvelle attribution.
Réattribuer une carte Motive
- Depuis le tableau de bord de la flotte, allez à Admin > Gestion des cartes.
Trouvez la carte attribuée, cliquez sur les trois points à côté de la carte désirée, puis cliquez sur Réattribuer.
- Sélectionnez à qui Attribuer la carte, le Profil de dépense, et la Raison de la réattribution.
Cliquez sur Attribuer.
Désactivation des cartes virtuelles
- Depuis le tableau de bord Motive Fleet, allez à Admin > Cartes > Gestion des cartes.
Cliquez sur les trois points dans la carte virtuelle attribuée et sélectionnez Désactiver la carte.
FAQ
Puis-je attribuer une carte à plusieurs utilisateurs ?
Non. Chaque carte ne peut être attribuée qu'à un seul conducteur, véhicule ou utilisateur à la fois.
Que faire si deux cartes ont les mêmes quatre derniers chiffres ?
Utilisez l'ID de carte dans la gestion des cartes pour confirmer que vous gérez la bonne carte.
Comment savoir si ma carte est activée ?
Le statut s'affiche comme Actif dans la gestion des cartes.
Que se passe-t-il avec une carte si un conducteur ou un véhicule est désactivé ?
Une fois une carte désattribuée, elle se comporte comme une carte gelée.
Puis-je consulter l'historique d'attribution d'une carte ?
Pour voir l'historique complet des attributions de cartes Motive :
- Connectez-vous au tableau de bord Motive Fleet et cliquez sur l'icône Admin.
- Cliquez sur Journal d'audit.
- Filtrez par Cartes.
- Examinez l'historique d'attribution de la carte souhaitée.
Qu'est-ce que les cartes virtuelles Motive ?
Les cartes virtuelles Motive sont des cartes uniquement numériques que les administrateurs de flotte peuvent créer instantanément et attribuer aux utilisateurs de flotte via la plateforme Motive. Elles offrent un moyen sécurisé et flexible d'effectuer des paiements en ligne et de gérer les dépenses spécifiques aux fournisseurs sans nécessiter de carte physique.
Quels sont les principaux avantages d'utiliser une carte virtuelle ?
La valeur principale des cartes virtuelles Motive est d'offrir aux entreprises une sécurité renforcée et un contrôle granulaire sur leurs dépenses.
- Réduction drastique du risque de fraude : En émettant une carte virtuelle unique pour chaque fournisseur ou même pour une seule transaction en ligne, le client peut éliminer efficacement le risque de skimming et de fraude. Si les détails d'une carte sont compromis, elle peut être désactivée instantanément sans affecter d'autres paiements ou abonnements en cours.
- Contrôle précis des dépenses : Définissez des règles spécifiques pour chaque carte, telles que sa désactivation après un certain nombre de transactions, après une date précise ou une fois qu'un plafond de dépenses désigné est atteint. Idéal pour gérer les abonnements logiciels, les achats ponctuels de maintenance ou les dépenses basées sur des projets.
- Simplification de la gestion des dépenses : Facilitez le suivi et la réconciliation. Lorsqu'une carte virtuelle est utilisée pour un fournisseur ou un but spécifique, il est plus facile de catégoriser les dépenses et de gérer les budgets sans avoir à trier les transactions sur une carte partagée unique.
Comment obtenir une carte virtuelle ?
Les administrateurs de flotte peuvent créer et vous attribuer une carte virtuelle directement depuis le tableau de bord Motive. Une fois attribuée, vous recevrez une notification par courriel et SMS.
À qui peut-on attribuer une carte virtuelle ?
Actuellement, les cartes virtuelles peuvent être attribuées à tout utilisateur de flotte. La possibilité de les attribuer aux conducteurs est prévue pour une mise à jour future.
Où puis-je utiliser ma carte virtuelle ?
Vous pouvez utiliser votre carte virtuelle Motive pour des achats partout où Mastercard est acceptée, ce qui la rend idéale pour les transactions en ligne, les abonnements logiciels et autres paiements fournisseurs.
Puis-je utiliser ma carte virtuelle pour des achats en magasin ?
Les cartes virtuelles ne peuvent pas être physiquement « glissées » sur un terminal de point de vente. Cependant, elles peuvent être utilisées pour des paiements en personne si le commerçant peut saisir manuellement le numéro de carte, le CVV et la date d'expiration.
Puis-je ajouter ma carte virtuelle à un portefeuille numérique comme Apple Pay ou Google Pay ?
Cette fonctionnalité n'est pas encore disponible.
Comment puis-je voir les détails de ma carte virtuelle (numéro de carte, CVV, etc.) ?
Vous pouvez consulter tous les détails de votre carte virtuelle dans la section « Mes cartes » de votre tableau de bord Motive. Pour des raisons de sécurité, vous devrez passer par une authentification à deux facteurs avant que les détails complets de la carte ne soient affichés.
Quels types de contrôles de dépenses puis-je définir sur une carte virtuelle ?
Les administrateurs de flotte peuvent définir plusieurs contrôles puissants sur chaque carte virtuelle, notamment :
- Une date d'expiration (jusqu'à 4 ans).
- Un nombre maximal de transactions réussies avant désactivation de la carte.
- Un plafond de dépenses total qui désactive la carte une fois atteint.
Puis-je réattribuer une carte virtuelle à un autre utilisateur ?
Non, pour des raisons de sécurité, une carte virtuelle est liée à l'utilisateur auquel elle a été initialement attribuée et ne peut pas être réattribuée.
Y a-t-il des frais pour utiliser les cartes virtuelles Motive ?
Non, il n'y a actuellement aucun frais mensuel pour l'émission ou l'utilisation des cartes virtuelles Motive.
Un utilisateur peut-il avoir plusieurs cartes virtuelles ?
Oui, un utilisateur peut avoir plusieurs cartes virtuelles simultanément.
Pourquoi ne puis-je pas voir ou attribuer une carte virtuelle ?
Assurez-vous d'être connecté en tant qu'administrateur ou gestionnaire de flotte avec les permissions adéquates. Vérifiez que vous êtes dans la section Cartes et que la Carte virtuelle est sélectionnée.
Pourquoi l'attribution de la carte virtuelle ne fonctionne-t-elle pas ?
Seuls les utilisateurs de flotte (pas les conducteurs) peuvent se voir attribuer des cartes virtuelles. Le profil utilisateur doit être actif et le rôle correct.
Pourquoi y a-t-il des erreurs avec l'ID de carte dans la carte virtuelle ?
L'ID de carte doit comporter au maximum 21 caractères avec les symboles autorisés (tiret, point, virgule). Vérifiez les doublons d'ID de carte.
Pourquoi ai-je des problèmes pour enregistrer le profil de dépense ou les règles de désactivation pour la carte virtuelle ?
Confirmez que les limites respectent les exigences du système. Rechargez le tableau de bord et réessayez si les champs ne s'enregistrent pas.
Pourquoi ai-je des problèmes d'activation ?
Remplissez tous les champs obligatoires. Actualisez le navigateur ou déconnectez-vous/reconnectez-vous si les problèmes persistent.
Pourquoi n'ai-je pas reçu le courriel d'attribution ?
Vérifiez que l'adresse courriel dans votre profil est correcte. Consultez le dossier spam et vérifiez les paramètres de notification.
Pourquoi ai-je des problèmes avec l'authentification à deux facteurs ?
Assurez-vous que l'utilisateur a configuré l'authentification à deux facteurs. Vérifiez les informations de contact correctes pour la livraison du code.
Qui peut activer une carte Motive ?
Seuls les administrateurs de flotte peuvent activer les cartes Motive depuis le tableau de bord de la flotte.
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