Programación de Servicios

Mantener su flota en óptimas condiciones es esencial para la seguridad y eficiencia. Este artículo explica cómo configurar y administrar los horarios de mantenimiento en Motive para que nunca se pierda un servicio crítico.

Descripción general

La programación de servicios de Motive automatiza los intervalos de servicio para su flota, reduciendo el esfuerzo manual y minimizando el tiempo de inactividad.

• Automatice los intervalos de servicio: Configure horarios de mantenimiento recurrentes para garantizar que los vehículos reciban mantenimiento oportuno sin necesidad de seguimiento manual adicional.
• Gestión centralizada: Administre y rastree las tareas de mantenimiento de toda su flota en un solo lugar conveniente, ayudándole a mantenerse organizado.
• Alertas oportunas: Reciba notificaciones anticipadas antes de que se deba el servicio, lo que le permite planificar con anticipación y evitar tiempos de inactividad inesperados.
• Disparadores de múltiples condiciones: Configure los horarios utilizando cualquier combinación de Millas, Días y Horas de motor. Los recordatorios se activan según la condición que se cumpla primero.
• Soporte para vehículos y activos: Administre el mantenimiento tanto de su flota de vehículos como de activos motorizados/no motorizados en un solo lugar.

Servicios

La pestaña Servicios sirve como el centro principal para rastrear y administrar el estado de mantenimiento en tiempo real de toda su flota.

Para administrar las tareas de mantenimiento activas de su flota, navegue a Mantenimiento > Servicios. 

Rastreo del estado de mantenimiento

La tabla principal proporciona una instantánea de todos los requisitos de servicio activos:

• Vehículo o activo: Identifica la unidad específica por ID y Año/Marca/Modelo.
• Tipo y servicio: Muestra la categoría de mantenimiento (por ejemplo, Inspección anual DOT) y la frecuencia específica (por ejemplo, 365 días).
• Último realizado: Muestra la fecha en que se realizó el servicio por última vez, ayudándole a rastrear el ciclo de vida de cada activo.
• Próximo vencimiento: Muestra la próxima fecha límite del servicio según la frecuencia del horario (Tiempo, Distancia u Horas de motor). 

2. Uso de búsqueda y filtros

• Buscar vehículos/activos: Ubique rápidamente una unidad específica por su ID o nombre.
• Nombre del servicio: Busque ingresando el nombre del servicio.
• Tipo: Limite su vista a tareas específicas, como "Cambio de aceite" o "Inspección de frenos".
• Estado: Filtre por Atrasado o Próximo para priorizar primero las reparaciones más críticas.

3. Registro de servicio completado 

Cuando se realiza un servicio, debe registrarlo para reiniciar el horario:

• Haga clic en + Agregar nota de servicio en la esquina superior derecha o seleccione los tres puntos (...) junto a un vehículo específico.
• Enviar una nota de servicio mueve la tarea a la pestaña Historial de servicio y restablece automáticamente la cuenta regresiva para el siguiente intervalo.

4. Gestión de la disponibilidad del vehículo

Más allá del seguimiento de mantenimiento, puede comunicar el estado operativo de un vehículo:

• Seleccione Cambiar disponibilidad en el menú de los tres puntos (...) para indicar si un vehículo está actualmente en el taller o no disponible para despacho.

Gestión de horarios

Creación de un horario de servicio

1. Inicie sesión en el Panel de flota de Motive y haga clic en Mantenimiento en el menú de la izquierda.

2. Seleccione la pestaña Horarios de servicio. 

   

3. Haga clic en el botón + Crear horario de servicio en la esquina superior derecha.
4. En la sección General, seleccione el Tipo (por ejemplo, Neumáticos, inspección de 90 días) e ingrese un nombre de Servicio. 

5. Elija si este horario Aplica para Vehículos o Activos. 

   

6. En la sección Frecuencia, marque la casilla para su intervalo preferido:
   • Tiempo: Establezca el número de días entre servicios.
   • Distancia: Establezca el intervalo en millas/kilómetros.
   • Horas de motor: Establezca el intervalo en horas.
   • Opcional: Ingrese un valor para Marcar como "Próximo" para recibir notificaciones anticipadas.
7. En la sección Alerta, seleccione el Tipo de alerta y haga clic en Seleccionar para elegir destinatarios (Grupos o Usuarios específicos).
8. Elija su Método de entrega (Correo electrónico, Notificación, SMS o WhatsApp).

9. Haga clic en Guardar. 

   

10. Un banner verde confirmará que el horario se ha creado con éxito. 

    

Asignar vehículos a un horario

Una vez creado un horario, debe asignar vehículos específicos a él:

1. Desde la lista de Horarios de servicio, haga clic en los tres puntos (...) junto al horario deseado.

2. Seleccione Administrar vehículos asignados. 

   

3. En la ventana emergente, busque y marque las casillas de los Grupos o Vehículos individuales que desee incluir.

4. Haga clic en Seleccionar. 

   

5. También puede ajustar manualmente la fecha de Próximo servicio para cada vehículo si es necesario. 

6. Haga clic en Guardar en la esquina superior derecha. 

   

Personalización de fechas y lecturas de servicio

Después de seleccionar vehículos para un horario a través de Mantenimiento > Horarios de servicio, la pantalla Asignar vehículo al horario de servicio le permite establecer manualmente los puntos de activación inicial para el mantenimiento. 

1. En la columna Próximo servicio (AAMMDD), use el selector de calendario para elegir la fecha específica del primer servicio programado del vehículo.
2. Revise y ajuste los umbrales de kilometraje/millas.
   • Lectura actual: Vea los datos más recientes sincronizados del odómetro del vehículo.
   • Próximo servicio (MI/KM): Ingrese la lectura exacta del odómetro en la que debe activarse el servicio (por ejemplo, si la lectura actual es 10,586, establezca el próximo servicio en 11,586).
3. En la columna Próximo servicio (HRS.), ingrese la lectura específica de horas de motor que activará la alerta de mantenimiento.
4. Haga clic en el ícono X a la derecha de cualquier fila para eliminar un vehículo específico de la asignación.
5. Revise las pestañas de asignación.
   • Asignando ahora: Vea los vehículos que se están agregando actualmente.
   • Asignados anteriormente: Vea los vehículos ya adjuntos a este horario.
6. Haga clic en el botón Guardar para activar el horario personalizado para todos los vehículos listados.

Editar o eliminar un horario

1. Navegue a la pestaña Horarios de servicio.
2. Haga clic en el ícono de los tres puntos (...) junto a la columna Asignado a para el horario que desea modificar.

3. Seleccione Editar horario para cambiar la frecuencia o la configuración de alertas, o Eliminar horario para eliminarlo por completo. 

   

4. Si está editando, realice sus cambios y haga clic en Guardar. 

   

Agregar una nota de servicio  

1. Inicie sesión en el Panel de flota de Motive y haga clic en Mantenimiento.
2. Haga clic en la pestaña Servicios para ver una lista completa de vehículos y activos que requieren mantenimiento.

3. Haga clic en el menú de tres puntos de cualquier vehículo. Haga clic en Agregar nota de servicio. 

   

4. Marque todos los servicios que se completaron para el vehículo seleccionado.

5. Agregue la Referencia, Fecha, Nota, Odómetro y Horas de motor para la finalización del servicio para asegurar que el próximo recordatorio sea preciso. 

   

6. Ingrese los montos específicos para los siguientes campos para mejorar el seguimiento financiero de su flota:
   1. Costo de mano de obra: El costo del tiempo del técnico.
   2. Costo de partes: El costo de materiales (aceite, filtros, etc.).
   3. Impuesto: El monto total de impuestos para el servicio.
   4. Costo total: Ingrese el total final de la factura.
   5. Misceláneos: Este campo se calcula automáticamente restando los costos de mano de obra, partes e impuestos del costo total.
7. Haga clic en Arrastrar y soltar para cargar o buscar para agregar imágenes o documentos adicionales. El tamaño máximo de un archivo adjunto que se puede cargar es de 5 MB. Puede agregar hasta un máximo de 10 archivos solamente.

8. Haga clic en Guardar. 

   

Completar servicio y reiniciar ciclos

Cuando se realiza una tarea de mantenimiento, registrar una Nota de servicio marca el recordatorio como completado y calcula automáticamente el siguiente intervalo de servicio basado en las reglas multiparámetro de su horario.

• Seguimiento detallado de costos: Ahora puede capturar un desglose detallado de gastos para cada servicio. Ingrese costos específicos para:
  • Mano de obra
  • Partes
  • Impuestos
  • Misceláneos (por ejemplo, suministros de taller o tarifas de disposición)
• Cálculos automáticos: El sistema calcula automáticamente el Costo total basado en sus entradas detalladas, proporcionando datos más precisos para su flota.
• Reinicio del ciclo: Una vez que se guarda la Nota de servicio, el recordatorio actual se borra y el Próximo servicio se proyecta inmediatamente usando las frecuencias (Millas, Días y/o Horas de motor) definidas en el Horario de servicio.

Preguntas frecuentes

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