Crear y administrar documentos

Actualización 17 de septiembre de 2026 11:38

Motive facilita que los administradores de flotas y los conductores creen, vean y administren documentos importantes desde el Dashboard y la Driver App. La administración centralizada de documentos ayuda a mantener el cumplimiento y a que tus operaciones funcionen sin problemas.

Descripción general

El Motive Dashboard y la Driver App funcionan en conjunto para simplificar cada paso de la administración de documentos, desde su creación hasta el uso compartido. Estas herramientas mantienen los registros organizados, accesibles y listos para auditorías sin agregar pasos adicionales a tu flujo de trabajo.

Administración centralizada: Crea, carga y edita documentos en un solo lugar para mantener registros precisos y actualizados en toda tu flota.
Envíos desde dispositivos móviles: Los conductores pueden cargar los documentos requeridos directamente desde la Driver App. Esto facilita el envío de documentos sobre la marcha y evita retrasos. En cuanto un conductor crea y guarda un documento, este se comparte con la organización. No se requieren pasos adicionales para compartirlo.
Acceso inteligente: Los documentos de vehículos están asociados con vehículos y los documentos de activos están asociados con activos. Ambos se pueden ver en la Driver App cuando un conductor está conectado al vehículo o ha seleccionado manualmente el activo, en un registro, una inspección o como parte de un grupo de viaje emparejado de forma estática o dinámica. Los documentos de viajes y otros documentos se pueden compartir con conductores específicos, incluso si ellos no crearon el documento. Los documentos se pueden compartir con socios externos por correo electrónico.
Creación de documentos con IA y manual: Motive admite muchas plantillas de documentos con extracción especializada de información mediante IA. Los usuarios del Fleet Dashboard también pueden crear sus propias plantillas personalizadas para recopilar información manualmente. Este artículo se enfoca en los pasos para crear documentos manualmente. Consulta Captura de documentos con IA para conocer los flujos de trabajo con IA.

Crear documentos

Crear documentos en el Fleet Dashboard

Inicia sesión en el Motive Dashboard y ve a Documentos.
Haz clic en Agregar documento.
Selecciona un tipo de documento: Documento de viaje, Documento de vehículo, Documento de activo y Otro documento.

Nota: Para cargar varios documentos de vehículos o documentos de activos a la vez, selecciona Carga masiva en el menú desplegable Agregar documento. La carga masiva te permite arrastrar y soltar hasta 500 archivos para su clasificación, extracción y asociación con vehículos mediante IA. Para obtener instrucciones, consulta Captura de documentos con IA.

Selecciona una plantilla de documento de la lista. Las plantillas que se pueden capturar mediante IA están indicadas con un asterisco azul. Para obtener información detallada sobre la IA, consulta Captura de documentos con IA.
Completa los campos obligatorios y agrega archivos adjuntos.
Haz clic en Guardar.

Nota: Fleet App no admite la creación ni la visualización de documentos.

Advertencia: Si editas un documento de varias páginas que usa lógica condicional y cambias una condición, se eliminarán los datos asociados con la condición anterior. Para obtener más información sobre cómo funciona la lógica condicional, consulta la guía de Plantillas.

Crear documentos en la Driver App

Crear y guardar un documento desde la Driver App envía automáticamente el documento al Fleet Dashboard para que lo revisen los usuarios de la flota que tengan permisos.

Inicia sesión en la Driver App y toca Documentos si tu administrador de Motive creó este acceso rápido en tu aplicación. De lo contrario, ve a la carpeta Documentos desde el menú ubicado en la esquina superior izquierda de la aplicación.
Toca el signo +.
Selecciona el tipo requerido.
Completa los campos. Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios. Haz clic en + Cargar para cargar un archivo. Estos archivos pueden ser documentos o imágenes en formato PDF, JPG o PNG.
Selecciona una opción de las tres disponibles: Tomar foto, seleccionar foto y seleccionar archivo. Al seleccionar la opción de archivo, se abre el administrador de archivos nativo del dispositivo para elegir un archivo.
Revisa los archivos agregados y toca Enviar.

Ver y administrar documentos

Ver documentos en el Fleet Dashboard

Para ver documentos desde el Fleet Dashboard, sigue estos pasos:

Inicia sesión en el Fleet Dashboard y ve a Documentos.
Explora los documentos por Viaje, Vehículo, Activo, Otros y Plantillas.
Aplica filtros de Fecha (Creado el, Fecha del documento, Última modificación), Tipo de documento (filtrar por categoría o tipo) y Creado por (filtrar por quien lo cargó) para limitar los resultados.
Filtro de grupo: Los usuarios del Fleet Dashboard solo ven los documentos de Viajes y Otros documentos cargados por conductores que tienen permiso para ver. El filtro de grupo no limita la visualización de documentos cargados por otros usuarios del Fleet Dashboard.

Notas: Todas las fechas y horas se muestran en la zona horaria del usuario del dashboard.

Administrar documentos en el Motive Dashboard

Inicia sesión en el Fleet Dashboard y ve a Documentos.
Haz clic en los tres puntos del documento. En el menú desplegable hay diferentes opciones para distintos tipos de documentos.
Selecciona Ver detalles del documento para ver la información del archivo.
Selecciona Editar documento para modificar los detalles del documento.
Haz clic en Descargar documento para obtener una exportación en PDF.
Haz clic en Compartir documento e ingresa los conductores o grupos con los que quieres compartirlo.
Usa Archivar documento para quitar un archivo de la vista principal. Los archivos archivados se pueden restaurar o eliminar más adelante. Los documentos archivados no se eliminan de la Driver App. Solo los documentos eliminados se quitan de la Driver App.

Habilitar documentos de activos para los conductores

Antes de que los conductores puedan ver los documentos de activos, un administrador de flota debe habilitar la opción Permitir que los conductores vean documentos de activos en la configuración de la Driver App del Fleet Dashboard.

Cuando la opción está deshabilitada, los conductores no ven indicaciones, acciones ni carpetas de documentos de activos en ninguna parte de la Driver App.
Esto les da a los administradores control total sobre la implementación: primero pueden cargar y organizar los documentos de activos en el Fleet Dashboard y después habilitar la opción cuando estén listos para ofrecer esta experiencia a los conductores.
Los conductores deben tener la versión v106 o posterior de la Driver App.
Para administrar documentos y plantillas de activos en el Fleet Dashboard se requiere el permiso de usuario de flota Administrar documentos y plantillas de activos. Este permiso se otorga a los roles de administrador de forma predeterminada.
Próximamente: una opción para limitar la lista de activos al grupo del conductor (la misma opción que existe actualmente para los vehículos).

Widget de documentos del Driver Hub

Los administradores de flota pueden configurar el widget de Documentos en el Driver Hub para mostrar una advertencia sobre los documentos de activos vencidos o próximos a vencer. Esto muestra a los conductores los próximos problemas de cumplimiento directamente en su Driver Hub, sin que tengan que abrir cada documento.

Ver y compartir documentos en la Driver App

Los conductores pueden ver los siguientes tipos de documentos:

Documentos enviados: Archivos cargados por el usuario de la Driver App, como conocimientos de embarque o recibos.
Documentos compartidos: Archivos compartidos con el conductor por un usuario de flota.
Documentos de vehículos: Archivos, como registros y seguros, que la flota comparte con el vehículo al que está conectada la Driver App.
Documentos de activos: Archivos, como registros y seguros, que la flota comparte con el activo al que está conectada la Driver App. Ten en cuenta que la flota debe habilitar la visualización de documentos de activos en la configuración de la Driver App.
Los documentos de calificación del conductor, si la flota los habilitó.

Los documentos enviados mediante la Driver App se comparten automáticamente con la organización del conductor. Los conductores pueden compartir un documento externamente mediante el botón Compartir.

Para ver o compartir documentos desde la Driver App, sigue estos pasos:

Inicia sesión en la Driver App y toca Documentos.

Elige Creados por mí (tus envíos) o Carpetas > Compartidos conmigo.

Toca un archivo para ver los detalles y las imágenes.
Para compartir un documento con un destinatario externo, toca Compartir.

Ingresa el correo electrónico del destinatario y toca Enviar.

Archivar, restaurar y eliminar documentos de vehículos desde el Fleet Dashboard

Para eliminar un documento de vehículo de la Driver App, primero debes archivarlo desde el Fleet Dashboard.

Inicia sesión en el Fleet Dashboard y ve a Documentos > Vehículo.
Abre el menú de tres puntos del documento que quieres archivar y eliminar.
Selecciona Archivar documento.
Aparece un mensaje que confirma que el documento seleccionado se archivó.
Haz clic en Mostrar archivados. Los documentos archivados aparecen en la parte superior de la lista.
En la lista de documentos archivados, abre el menú de tres puntos del documento que quieres eliminar. Si quieres quitar un documento, selecciona Eliminar documento. Si quieres desarchivarlo, selecciona Restaurar documento.

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear documentos desde Fleet App?

No. Los documentos solo se pueden crear y administrar en el Motive Dashboard o la Driver App.

¿Puedo asignar un solo documento a varios vehículos o activos?

Sí. Hay dos formas:

Durante la creación: Al crear un documento nuevo, ya sea mediante captura con IA o carga manual, puedes asignarlo a varios vehículos o activos, o a grupos, como parte de la configuración inicial.
Después de la creación: Abre un documento existente, haz clic en Editar y actualiza la asignación para agregar más vehículos o activos, o grupos.

Ambas opciones usan la misma interfaz de selección de vehículos, activos o grupos, lo que facilita compartir documentos para toda la flota, como tarjetas de registro o pólizas de seguro.

¿Qué sucede si edito un documento con lógica condicional?

Al cambiar una condición en un documento de varias páginas, se eliminan los datos que dependían de la condición anterior.

¿Los conductores pueden cargar archivos PDF en la Driver App?

Sí. Ahora los conductores pueden adjuntar archivos PDF directamente desde sus dispositivos al agregar documentos en la Driver App. Esto incluye documentos de viajes, documentos de calificación del conductor, otros documentos y documentos de despacho. Esta función está disponible en la versión v104 o posterior de la Driver App.

¿Los conductores pueden cargar documentos de activos desde la Driver App?

No. Los documentos de activos solo los pueden cargar los usuarios de la flota mediante el Fleet Dashboard o la API pública. Los conductores pueden ver los documentos de activos asociados con sus activos conectados.

Cargué documentos de activos. ¿Por qué un conductor no puede verlos?

Si cargaste documentos de activos, pero un conductor todavía no puede verlos en la Driver App, verifica lo siguiente:

Confirma que el conductor tenga la versión v106 o posterior de la Driver App.
Confirma que la opción Permitir que los conductores vean documentos de activos esté habilitada en la configuración de la Driver App.
Confirma que haya un documento disponible para ese activo específico; las carpetas solo se muestran cuando existen documentos.
Confirma que el conductor haya seleccionado o esté conectado al activo correcto en la Driver App.

Si alguna de estas condiciones no se cumple, el conductor no podrá ver el documento.

¿Un activo necesita un Asset Gateway para que los conductores vean sus documentos?

No. Los conductores seleccionan un activo para ver sus documentos; no se requiere hardware de rastreo para usar documentos de activos.

¿La información de un documento se traduce?

No. El texto que un conductor o usuario de la flota ingresa al completar un documento se almacena y se muestra exactamente como se ingresó, sin importar el idioma que use la persona que lo consulta. Solo se traduce la plantilla y únicamente en el caso de las plantillas creadas por Motive. Por ejemplo, si un conductor registra una explicación en español en un documento de fotografías de un accidente, un usuario de la flota que lo revise en inglés verá esa explicación en español.

Was this article helpful?