La captura de documentos con IA para documentos de viajes, vehículos y activos simplifica la forma en que las flotas administran documentos operativos y de cumplimiento importantes. Mediante la extracción automatizada de información, Motive ayuda a las organizaciones a eliminar la entrada manual de datos, reducir errores y garantizar que tanto los conductores como los administradores de flota tengan acceso instantáneo a registros precisos.
Descripción general
Motive proporciona plantillas especializadas para documentos comunes de viajes, vehículos y activos habilitadas con Inteligencia Artificial. Las plantillas con IA se identifican fácilmente en el centro de Documentos mediante un ícono de estrella azul. Cuando un conductor, usuario de flota o usuario de API carga una imagen o un PDF de un documento, la IA identifica y extrae automáticamente campos de datos clave, como fechas de vencimiento, jurisdicciones y números de unidad, para crear un registro digital.
- Reduce la entrada manual: la IA realiza el trabajo pesado al leer y transcribir detalles de fotos o archivos adjuntos.
- Mejora la precisión: la extracción automatizada minimiza los errores humanos en datos críticos de cumplimiento, como el vencimiento de permisos o las cantidades de combustible.
- Organización instantánea: la información extraída se utiliza para asociar automáticamente los documentos con los vehículos y hacer seguimiento y activar alertas sobre el vencimiento de documentos.
Documentos con IA
Plantillas de documentos de viaje con IA
Los documentos de viaje ayudan a las flotas a recopilar de los conductores la documentación específica de cada trabajo. Con las plantillas con IA, los conductores pueden enviarlos rápidamente desde la carretera mediante la aplicación Motive Driver, y los usuarios de flota pueden enviarlos rápidamente mediante el panel de flota.
- Recibos de combustible: extrae datos de precio, cantidad y jurisdicción. Esta información se integra directamente con el Centro de combustible para los informes y análisis de IFTA.
- Conocimiento de embarque (BOL): simplifica la comprobación del envío y la facturación al capturar los detalles de entrega.
Plantillas de documentos de vehículos con IA
Los documentos de vehículos se utilizan para compartir información de cumplimiento (como registros o permisos) con los conductores mediante la aplicación Driver. También se utilizan para hacer seguimiento de las fechas de entrada en vigor y vencimiento de estos documentos, de modo que las flotas puedan cumplir con los informes y las alertas de fechas de vencimiento. Los documentos de vehículos solo pueden cargarse mediante IA por usuarios de flota a través del panel de flota.
- Tarjeta de cabina prorrateada: registros prorrateados emitidos por los estados para vehículos que cruzan fronteras estatales.
- Registro de vehículo comercial: identificación estándar emitida por el gobierno.
- Tarjeta de identificación del seguro: comprobante oficial de cobertura de responsabilidad civil.
- Informe de inspección anual: verifica el cumplimiento con los exámenes de seguridad de la FMCSA.
- Permiso: una plantilla flexible para distintos permisos legales.
Los documentos de vehículos permiten la asociación inteligente: cuando se carga un documento para captura con IA, la IA lee el VIN, la placa o el número de unidad que aparece en el documento para vincularlo automáticamente con el vehículo correcto de la flota de una organización. Al igual que las plantillas estándar de documentos de vehículos, las plantillas de documentos de vehículos con IA permiten el monitoreo de vencimiento. La IA extrae la fecha de vencimiento para completar las alertas de vencimiento de documentos de vehículos (si un administrador las configuró), lo que ayuda a las organizaciones a hacer seguimiento proactivo de las renovaciones.
Plantillas de documentos de activos con IA
Los documentos de activos se utilizan para compartir información de cumplimiento (como registros o permisos) de remolques, dollies y otros activos con los conductores mediante la aplicación Driver. También se utilizan para hacer seguimiento de las fechas de entrada en vigor y vencimiento, de modo que las flotas puedan cumplir con los informes y las alertas de vencimiento. Los documentos de activos solo pueden cargarse mediante IA por usuarios de flota a través del panel de flota.
- Registro de activo: registro emitido por el gobierno que identifica un activo específico y sus condiciones de operación autorizadas.
- Seguro del activo: comprobante oficial de cobertura de responsabilidad civil para un activo específico.
- Inspección anual del activo: verifica el cumplimiento con los exámenes de seguridad de la FMCSA. La IA extrae la fecha de inspección y calcula el vencimiento como fecha + 1 año.
- Permiso del activo: una plantilla flexible para distintos permisos legales (por ejemplo, materiales peligrosos, exceso de peso o transporte de alcohol).
Los documentos de activos permiten la asociación inteligente: cuando se carga un documento para captura con IA, la IA lee el VIN, la placa o el número de activo que aparece en el documento para vincularlo automáticamente con el activo correcto de la flota de una organización. Al igual que las plantillas de documentos de vehículos, las plantillas de documentos de activos con IA permiten el monitoreo de vencimiento. La IA extrae la fecha de vencimiento para completar las alertas de vencimiento de documentos de activos (si un administrador las configuró), lo que ayuda a las organizaciones a hacer seguimiento proactivo de las renovaciones.
Creación de documentos con IA en el panel de flota
Los usuarios de flota pueden crear documentos de viajes y vehículos mediante IA. Los documentos pueden cargarse uno a la vez o en grupo. Los pasos de extracción de información y revisión de documentos son los mismos, ya sea que un documento se cargue individualmente o como parte de una carga masiva. Las cargas masivas tienen pautas adicionales que se detallan a continuación.
Carga de un solo documento y extracción de información
La creación de documentos con IA sigue este proceso:
- Selección de plantilla: el usuario selecciona una plantilla de documento con IA que coincida con el tipo de archivo que se está cargando.
- Carga del documento: el usuario carga el archivo digital o la imagen en el centro de Documentos.
- Análisis automatizado: el sistema analiza automáticamente el documento según la plantilla seleccionada y extrae los datos relevantes en los campos del formulario.
- Revisión y guardado: si la IA identifica correctamente la información de todos los campos obligatorios, el usuario solo debe revisar que los datos extraídos sean precisos y hacer clic en Guardar.
La IA está diseñada para extraer automáticamente datos de los documentos cargados según las plantillas. En algunos casos, la IA no puede analizar cierta información, especialmente si está escrita a mano o tiene un formato inusual.
- Si la IA no puede identificar la información de un campo obligatorio, ese campo específico se resaltará en amarillo (estado de precaución). En este caso, el usuario debe ingresar manualmente la información faltante de la imagen del documento antes de que el sistema permita guardarlo. Si no se extrae una fecha de un campo no obligatorio, esta no se resaltará, ya que la información es opcional.
- Si ocurre un error del sistema durante el proceso de carga, el documento aparecerá con una banda de estado amarilla que indica: "No pudimos extraer los datos. Agrega los detalles manualmente." Los detalles pueden ingresarse manualmente o, de manera opcional, el usuario puede cancelar sin guardar e intentar cargarlo nuevamente.
Carga masiva de documentos con IA
Los usuarios de flota pueden cargar hasta 500 archivos de documentos a la vez mediante la carga masiva. La IA clasifica el tipo de documento asociado con cada archivo cargado y luego extrae los campos clave según el proceso de extracción de información descrito anteriormente.
| Nota: Actualmente, los documentos de vehículos y activos pueden cargarse de forma masiva. La carga masiva de documentos de viajes estará disponible en el verano de 2026. Consulta a tu administrador de cuenta para obtener acceso anticipado. |
Requisitos de los archivos para la carga masiva
En una carga masiva, cada archivo se procesa por separado. Prepara los archivos según corresponda:
| Requisito | Detalles |
|---|---|
| Un documento por archivo | Un archivo que contenga varios documentos (por ejemplo, un paquete completo de archivos DQ) fallará. |
| Mantén las páginas de un documento juntas en un solo archivo | Todas las páginas de un mismo documento, por ejemplo, cada página de una solicitud de empleo o ambos lados de una licencia de conducir, deben estar en un solo archivo. Las páginas divididas entre varios archivos se convierten en documentos separados. |
| Tipos de archivo compatibles | PDF, JPG o PNG |
| Máximo de archivos por sesión | 500 |
| Solo tipos de documentos compatibles | Consulta la lista de tipos de documentos DQ compatibles en la sección Descripción general. |
| Imágenes legibles | Evita documentos borrosos, oscuros, rotados o escritos a mano; estos se procesan con menor precisión o pueden fallar. |
| La identidad del conductor debe ser visible | Si dejas vacío el campo Conductor, el documento debe contener el nombre del conductor para la asociación automática. |
- Cómo encontrar la interfaz de carga masiva: abre el menú desplegable junto a Agregar documento y selecciona Carga masiva.
- Selección de plantilla: haz clic en el menú desplegable Tipos de documentos y marca las casillas de los tipos de documentos que deseas cargar. La IA solo intentará clasificar los archivos cargados según los tipos de documentos que hayas seleccionado.
- Selección de vehículo: si estás cargando varios archivos para un solo vehículo, puedes seleccionar opcionalmente ese vehículo en el menú desplegable Vehículo. Si estás cargando archivos para varios vehículos, deja vacío el campo Vehículo y el sistema asociará automáticamente cada documento con el vehículo correcto usando el VIN, la placa o el número de unidad que aparezca en el documento.
-
Carga y procesamiento: haz clic en Cargar o arrastra y suelta los archivos de documentos de vehículos para cargarlos. Los tipos de archivo compatibles son PDF, JPG y PNG (hasta 50 MB por archivo y hasta 500 archivos por sesión). Una vez que hayas cargado todos los documentos, haz clic en Procesar para iniciar el procesamiento con IA.
Nota: en este flujo de un solo documento, varios archivos seleccionados juntos se procesan como un solo documento. Esta es la forma más sencilla de cargar una licencia de conducir cuando el frente y el reverso están en archivos separados. - Cargas en curso: los lotes grandes de documentos tardarán en cargarse y dependen especialmente de la velocidad de tu conexión a Internet. Puedes navegar por el panel de flota mientras las cargas se procesan en segundo plano. Una barra de estado en la esquina inferior derecha mostrará las cargas en curso. Si cierras el navegador o cierras sesión en el panel de flota antes de que todos los archivos se carguen, la operación de carga no se completará.
- Notificación de finalización: recibirás una notificación una vez que la IA haya procesado todos los archivos, mediante un mensaje en el Centro de notificaciones y un enlace para ver los documentos en la página Historial de cargas.
| Nota: para obtener mejores resultados, asegúrate de que los archivos y las imágenes sean claramente legibles. Los documentos escritos a mano o rotados pueden procesarse con menor precisión. |
La página Historial de cargas muestra todos los archivos que se han cargado de forma masiva y si se procesaron correctamente con IA. Un archivo puede terminar de procesarse (Completado en Historial de cargas) mientras uno o más de los documentos resultantes aún necesitan revisión porque algunos campos obligatorios no pudieron analizarse (Necesita revisión en la página Documentos).
- Cómo encontrar el historial de cargas: abre el menú desplegable junto a Agregar documento y selecciona Ver historial de cargas. La página Historial de cargas muestra una lista completa de todos los archivos cargados por tu flota. Para cada archivo, puedes ver el nombre, quién lo cargó, los detalles de carga y el estado.
-
Estado de los archivos de carga masiva: cada archivo cargado puede tener uno de los siguientes estados:
- El estado Procesando se muestra para los archivos que aún se están procesando.
- El estado Completado se muestra cuando la creación del documento termina correctamente. Si se omite una página del archivo (porque está en blanco, por ejemplo), aparecerá un mensaje correspondiente debajo del estado de finalización.
-
El estado Fallido se muestra junto con uno de los siguientes detalles:
Mensaje de error Qué significa Cómo solucionarlo Tipo de documento no compatible. Cárgalo manualmente. El documento no es uno de los tipos compatibles o no coincide con un tipo de documento seleccionado en el menú desplegable Tipos de documentos. Confirma que el tipo sea compatible y esté seleccionado, o agrega el documento manualmente. Varios documentos en un archivo. Cárgalos por separado. El archivo contiene más de un documento DQ. Divide el archivo para que cada documento sea su propio archivo y vuelve a cargarlo. Ocurrió un error. Intenta de nuevo. Error de procesamiento. Usa Cargar de nuevo desde Historial de cargas. Si falla repetidamente, contacta al equipo de Soporte con el nombre del archivo y la hora de carga.
- Vista previa: puedes hacer clic en cada fila del historial de cargas masivas para ver una vista previa del archivo cargado y un enlace al documento creado.
Creación de documentos con IA mediante API
Los usuarios de API pueden crear y administrar documentos mediante la API pública de Motive. Para consultar los endpoints de documentos compatibles y los detalles de las solicitudes, consulta la documentación para desarrolladores de la API de Documentos.
Creación de documentos con IA en la aplicación Driver
Los conductores pueden crear documentos de viajes mediante IA al enviarlos desde la aplicación Driver. Los conductores no pueden cargar documentos de vehículos mediante la aplicación Driver.
Carga y extracción de documentos
Para la mayoría de las cargas estándar, el proceso sigue un flujo automatizado simplificado:
- Selección de plantilla: el conductor selecciona la plantilla de documento que coincide con el tipo de archivo que se está cargando.
- Carga del documento: el conductor carga el archivo digital o la imagen en el centro de Documentos. Después de agregar una foto o un archivo adjunto, la IA de Motive procesa la imagen y completa automáticamente los campos obligatorios.
Los conductores no revisan la información extraída por la IA antes de enviar un documento. Los conductores simplemente envían una imagen de su documento. Después del procesamiento, el conductor verá la información extraída una vez que se sincronice nuevamente con la aplicación Driver. Los usuarios de flota realizan cualquier revisión y corrección en el panel de flota.
La plantilla Recibo de combustible incluye un campo obligatorio para que los conductores seleccionen su vehículo, ya que esta información no aparece en el recibo de combustible.
Fallos de procesamiento
En algunos casos, un error técnico puede impedir que nuestro sistema procese automáticamente el documento cargado. Si esto ocurre, los conductores deberán ingresar manualmente los detalles del documento para completar el envío.
En el caso de los recibos de combustible, el sistema de IA detecta si se envía una imagen de una bomba de combustible para procesarla con IA. En este caso, el procesamiento pasa a un estado fallido, ya que no estará disponible toda la información obligatoria. Se solicita a los conductores que completen manualmente los campos obligatorios para enviar el recibo.
Cómo lo sabe el conductor
Si un documento no se puede procesar debido a un error del sistema, los conductores verán lo siguiente:
- Alerta de notificación: aparecerá una alerta de "Procesamiento fallido" en el centro de Notificaciones.
- Banda de estado: cuando un conductor abra el documento, aparecerá una banda roja que indica: "No pudimos extraer los datos. Agrega los detalles manualmente."
Qué deben hacer los conductores después
Para continuar, los conductores pueden verificar e ingresar manualmente la información de su carga:
- Seleccionar Agregar detalles: toca el botón Agregar detalles en la pantalla del documento.
- Verificar la información: el formulario ya incluirá la imagen cargada por el conductor. Usa la imagen como referencia para completar los campos obligatorios.
- Enviar: una vez que el conductor haya ingresado manualmente los detalles, debe tocar Enviar. El estado del documento se actualizará y la alerta "Fallido" desaparecerá.
| Nota: este flujo es específicamente para errores del sistema y casos en los que se carga una imagen que no es un recibo de combustible para procesarla como recibo de combustible (por ejemplo, el indicador de una bomba de combustible). Si un documento es legible, pero la IA no pudo analizar los campos obligatorios debido a la mala calidad de la imagen, el documento se marcará como Necesita revisión. |
Documentos con estado "Necesita revisión"
Si la IA no puede extraer correctamente un campo marcado como obligatorio en la plantilla del documento, el documento se marcará con el estado Necesita revisión en el centro de Documentos. Este estado informa a los usuarios de flota que el documento está incompleto y requiere verificación manual. Este estado puede ocurrir debido a una carga del conductor o a una carga masiva.
Recibir notificaciones sobre documentos que "Necesitan revisión"
Los usuarios de flota no tienen que supervisar el centro de Documentos para encontrar estos documentos. Los administradores de flota pueden configurar la alerta de Carga de documentos para que se active únicamente cuando un documento tenga el estado Necesita revisión, de modo que se dirija a las personas responsables de las correcciones. Por ejemplo, el personal administrativo, contable, de cumplimiento u operaciones recibe una notificación directa y puede abrir el documento desde la alerta. Esta opción está disponible cuando la alerta se dirige a una plantilla de documento con IA y se recomienda para documentos enviados por conductores (como recibos de combustible o conocimientos de embarque). Consulta Tipos de alertas para obtener detalles de configuración.
Quitar el estado “Necesita revisión”
Para finalizar estos documentos, un usuario debe revisar manualmente e ingresar los detalles faltantes:
- Identificar el documento: en el centro de Documentos, el usuario busca archivos con el estado "Necesita revisión".
- Editar el formulario: el usuario abre el documento. Una banda indicará que algunos campos obligatorios no se completaron. El usuario hace clic en Editar para abrir el formulario.
- Ingresar los detalles faltantes: el formulario mostrará la imagen cargada junto con los campos de datos. El usuario localiza la información faltante en la imagen y la ingresa manualmente en los campos obligatorios correspondientes.
- Guardar para finalizar: el usuario debe completar todos los campos obligatorios antes de guardar el documento. Cuando el usuario hace clic en Guardar, el estado "Necesita revisión" se elimina automáticamente y el documento se marca como completo.
Preguntas frecuentes
¿Los conductores pueden editar la información que la IA extrae para un documento de viaje?
No, los conductores no pueden revisar los datos extraídos en la aplicación Driver ni corregirlos antes de tocar Guardar.
¿Qué ocurre si personalizo una plantilla con IA?
Si duplicas y personalizas una plantilla con IA para cambiar sus campos, las funciones de extracción con IA se desactivarán y se convertirá en una plantilla estándar que requiere entrada manual. Es importante destacar que personalizar la plantilla Recibo de combustible interrumpirá su integración con el Centro de combustible y los informes de IFTA.
¿Qué tipos de archivo puedo cargar masivamente para documentos de vehículos y activos?
Puedes cargar masivamente documentos de vehículos y activos en formato PDF, JPG o PNG.
¿Cuántos archivos puedo cargar masivamente a la vez?
Puedes cargar hasta 500 archivos a la vez en una sesión de carga masiva, con un límite de 50 MB por archivo.
¿Debo seleccionar un vehículo o activo antes de cargar los documentos?
No, este paso es opcional. Si estás cargando documentos para un solo vehículo o activo, selecciona ese vehículo o activo en el menú desplegable. Si estás cargando documentos para varios vehículos o activos, puedes dejar el campo vacío y el sistema asociará automáticamente cada documento con el vehículo correcto usando el VIN, la placa o el número de unidad o activo.
¿Debo seleccionar los tipos de documentos antes de realizar una carga masiva?
Sí. Antes de cargar, abre el menú desplegable Tipos de documentos y selecciona los tipos de documentos de vehículos que deseas cargar.
¿Qué significan los estados de carga?
- Procesando significa que el archivo aún se está procesando.
- Completado significa que el archivo se cargó y procesó correctamente.
- Fallido significa que el archivo tuvo un error de carga y debe cargarse nuevamente.
¿Puedo ver por qué falló la carga de un archivo?
Sí. Las cargas fallidas incluyen una nota que explica por qué el archivo no se procesó correctamente.
¿Puedo volver a cargar un archivo desde el Historial de cargas si falla?
Sí. Para los archivos con estado Fallido, puedes usar la opción Cargar de nuevo para volver a cargarlos fácilmente. Para ciertos tipos de fallos, se te dirigirá a la interfaz de carga de un solo documento en lugar de regresar a la interfaz de carga masiva.
¿Puedo cargar un solo archivo PDF que contenga varios documentos de calificación?
No. Cada archivo debe contener únicamente un documento de calificación. Si un archivo contiene varios documentos, fallará con el mensaje "Varios documentos en un archivo. Cárgalos por separado." Divide el paquete para que haya un documento por archivo y vuelve a cargarlo. La división automática de archivos PDF con varios documentos está disponible en una versión beta limitada. Contacta a tu representante de Motive para consultar la disponibilidad.
¿Puedo combinar documentos de vehículos, viajes y calificación de conductores en la misma carga masiva?
No. Las cargas masivas están restringidas a una sola categoría de documentos. Los documentos de vehículos y activos deben cargarse desde el centro de Documentos. Los documentos de calificación de conductores deben cargarse desde el centro de Personal.
¿Los conductores pueden cargar documentos de vehículos?
Los conductores no pueden cargar documentos de vehículos mediante la aplicación Driver; los usuarios de flota deben administrarlos desde el panel.
¿Qué ocurre si los conductores cargan una imagen del indicador de una bomba de combustible, por ejemplo, de nuestro tanque de combustible propiedad de la empresa o de una estación de servicio comercial, en lugar de un recibo impreso?
Si un conductor carga una foto de la pantalla de una bomba de combustible en lugar de un recibo de combustible impreso, la carga se rechazará. Las fotos de la pantalla de la bomba no contienen suficiente información para generar informes precisos de compras de combustible, ya que normalmente no incluyen detalles obligatorios como la fecha, el tipo de combustible y la jurisdicción. La carga aparecerá como Procesamiento fallido, se notificará al conductor y se le solicitará que complete manualmente la compra de combustible mediante el flujo Agregar detalles. Los conductores deben cargar una foto del recibo impreso real siempre que esté disponible. Si no hay un recibo impreso disponible, deben usar la opción “¿No tienes recibo? Agrega los datos manualmente”.
¿Puedo cargar masivamente documentos de activos?
Sí. Los documentos de activos pueden cargarse masivamente mediante el mismo proceso que los documentos de vehículos. Abre el menú desplegable junto a Agregar documento, selecciona Carga masiva, elige la categoría Activo y selecciona los tipos de documentos que deseas cargar.
¿Cómo sabe la IA a qué activo asignar el documento?
La IA lee el VIN, la placa o el número o ID del activo del documento y lo compara con un activo de tu flota. Si no encuentra una coincidencia, se te solicitará que selecciones manualmente el activo.
¿Puedo cargar un solo documento que corresponda a varios activos?
La carga con IA asocia automáticamente un documento con un solo activo. Después de crear el documento, puedes editarlo para asociarlo con activos adicionales. Para documentos que normalmente corresponden a varios activos, también puedes usar una plantilla personalizada.
¿Cómo sé cuándo un documento necesita revisión?
Los administradores de flota pueden configurar una alerta de Carga de documentos con una condición de estado de documento Necesita revisión. Los destinatarios reciben una notificación que identifica el estado y contiene un enlace al documento para que puedan ingresar los campos faltantes.
Tengo el frente y el reverso de una licencia de conducir en archivos separados. ¿Cómo debo cargarlos?
Puedes combinarlos en un solo archivo antes de realizar la carga masiva o usar el flujo de carga de un solo documento (Agregar documento), que te permite adjuntar ambos archivos a un documento. Si los cargas masivamente como dos archivos, se convertirán en dos documentos separados y el reverso no se asociará por sí solo con un conductor.
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