Las plantillas se utilizan para definir qué información debe proporcionarse en un documento enviado por un conductor o un usuario de flota. La plantilla se usa para definir los campos estructurados, las imágenes, los archivos adjuntos y las firmas que deben completarse (o que se solicitan opcionalmente). Motive proporciona plantillas comunes para las actividades principales. Las organizaciones pueden configurar las plantillas de Motive según sus necesidades y crear plantillas completamente personalizadas mediante un creador de formularios integral.
Descripción general
El panel de Motive incluye plantillas para casos de uso comunes. Las plantillas con tecnología de IA utilizan la extracción automatizada de datos de imágenes o archivos adjuntos, mientras que las plantillas estándar están diseñadas para la entrada manual de datos. Las plantillas con tecnología de IA se indican con una estrella azul.
- Plantillas con tecnología de IA: Motive proporciona plantillas comunes de documentos de viajes y vehículos con extracción de información mediante IA. Estas plantillas permiten a los usuarios simplemente enviar una imagen o un archivo del documento que desean cargar y utilizar la IA para extraer información clave (como el nombre del permiso y la fecha de vencimiento) y, si se trata de un documento de vehículo, asociarlo al vehículo correcto haciendo coincidir el número de unidad, la placa o el VIN. Los usuarios del panel de flota no pueden personalizar las plantillas con tecnología de IA. Las plantillas con tecnología de IA que se duplican y personalizan se convierten en plantillas estándar sin IA.
- Plantillas estándar: Motive proporciona plantillas estándar de documentos de viajes y vehículos que las organizaciones pueden usar directamente o personalizar para su flota.
Las plantillas también se clasifican en estilos de una o varias páginas:
- Una página: Estas plantillas muestran a los conductores y usuarios de flota toda la información que debe completarse en una sola vista desplazable. Son ideales para formularios sencillos.
- Varias páginas: Estas plantillas permiten a los conductores y usuarios de flota avanzar entre diferentes páginas para enviar la información solicitada. Las plantillas de varias páginas admiten el uso de lógica condicional para que los documentos se adapten según los datos ingresados por el conductor. Están diseñadas para recopilar información compleja.
Visibilidad de las plantillas en la aplicación Driver
La visibilidad de las plantillas permite que las organizaciones controlen qué conductores pueden completar plantillas específicas en la aplicación Driver. Esto reduce el desorden para los conductores y garantiza que solo envíen los documentos relevantes para su función o región específica.
Cómo configurar la visibilidad durante la creación o edición
Mientras crea o edita una plantilla en el Creador de plantillas:
- Vaya a la sección Detalles.
- Seleccione Visibilidad.
- Elija los Grupos específicos o los Conductores individuales que deben ver esta plantilla.
- Haga clic en Guardar en la ventana modal de Visibilidad y luego haga clic en Guardar para guardar toda la plantilla.
Cómo administrar la visibilidad desde la vista de lista
Si ya creó varias plantillas y desea actualizarlas rápidamente:
- Vaya a Documentos > Plantillas.
- Consulte la columna Visible para para ver los niveles de acceso actuales.
- Haga clic en el menú de tres puntos junto a una plantilla y seleccione Administrar visibilidad.
Creación y edición de una plantilla de una página
Las plantillas de documentos personalizadas permiten que sus conductores envíen información específica, como registros de viajes, recibos de combustible o informes de inspección, directamente desde la aplicación Driver de Motive.
Para crear plantillas nuevas, seleccione la opción “Nueva plantilla” en la esquina superior derecha del centro de Documentos. Puede editar las plantillas existentes en la pestaña Plantillas seleccionando Editar en el menú de acciones de tres puntos ubicado a la derecha de la tabla.
Paso 1: Defina los detalles de la plantilla
Comience ingresando la información básica en la sección Detalles:
- Nombre: Ingrese un título claro para la plantilla
- Clasificación: Elija una categoría para organizar el documento (por ejemplo, Viaje).
- Visibilidad: Haga clic en Seleccionar para elegir qué conductores o grupos pueden acceder a esta plantilla.
Paso 2: Agregue y personalice los elementos de la página
La barra lateral izquierda contiene Elementos de página (como Números, Texto o Vehículo) que puede arrastrar al creador. Para cada elemento que agregue, puede personalizar cómo se muestra al conductor:
- Etiqueta: Este es el “Título” del campo. Úselo para indicar al conductor exactamente qué información se necesita (por ejemplo, “Ingrese los galones” o “ID del vehículo”).
- Marcador de posición: Es el “texto fantasma” gris claro que aparece dentro del cuadro de entrada antes de que el conductor comience a escribir. Úselo para proporcionar un ejemplo del formato esperado (por ejemplo, “0.00” o “N.º de unidad 1234”).
- Requisito: Marque la casilla Marcar como obligatorio si el conductor debe completar este campo específico antes de poder enviar el documento.
Paso 3: Configure los archivos adjuntos
Si necesita que los conductores carguen fotos o archivos PDF (como un recibo físico):
- Busque la sección Archivos adjuntos y actívela.
-
Marque Marcar como obligatorio si la carga de un archivo es obligatoria.
Nota: Los conductores pueden cargar hasta 5 archivos adjuntos en formato JPG, PNG o PDF.
Paso 4: Obtenga una vista previa y guarde
A medida que agregue etiquetas y marcadores de posición, consulte la Vista previa de la aplicación Driver a la derecha. Se actualiza en tiempo real para que pueda ver exactamente lo que verá el conductor en su teléfono.
Cuando la plantilla tenga el aspecto correcto, haga clic en Guardar en la esquina superior derecha para publicarla para su flota.
Creación y edición de una plantilla de varias páginas
Las plantillas de varias páginas permiten agrupar campos relacionados en pantallas separadas, lo que facilita a los conductores navegar por formularios largos, como inspecciones exhaustivas de vehículos o registros de entregas con varias paradas.
Las plantillas de varias páginas pueden configurarse con lógica condicional para crear plantillas de documentos inteligentes que se adapten según los datos ingresados por el usuario. Al mostrar u ocultar páginas específicas según una respuesta, puede agilizar el proceso de informes, garantizar la relevancia de los datos y reducir el tiempo que los conductores pasan llenando documentos.
1. Barra lateral de diseño del documento
En la barra lateral izquierda verá una nueva categoría llamada Diseño del documento.
- Elemento Página: Para agregar una página nueva a la plantilla, simplemente haga clic en el elemento Página o arrástrelo al creador principal.
- Organización: Cada página funciona como un contenedor. Puede arrastrar cualquier Elemento de página (Texto, Números, Firmas, etc.) directamente a un bloque de página específico para organizar el formulario.
2. Administración de páginas
Cada bloque de página del creador tiene su propio conjunto de controles en la esquina superior derecha:
- Duplicar: Haga clic en el ícono de copiar para clonar una página. Esto es útil si tiene varias secciones que requieren el mismo conjunto de preguntas (por ejemplo, inspeccionar varias llantas).
- Eliminar: Haga clic en el ícono “X” para eliminar una página y todos los elementos que contiene.
3. Uso de la lógica condicional
La lógica condicional permite “ramificar” la plantilla para que los conductores solo vean las páginas relevantes según sus respuestas.
- El activador: La lógica solo puede aplicarse mediante el elemento de página Selección única.
-
Cómo configurarla:
- Agregue un elemento Selección única a una página.
- Haga clic en el interruptor de Lógica condicional de ese elemento.
- Para cada opción (por ejemplo, “Aprobado” o “Reprobado”), seleccione a qué página debe ir el conductor a continuación.
- Ejemplo: Si un conductor selecciona “Se encontró daño” en la página 1, puede configurar la lógica para enviarlo a la página 2 (Carga de fotos). Si selecciona “Sin daños”, puede pasar directamente a la página de Firma.
4. Lógica “Después de esta página”
En la parte inferior de cada página encontrará el menú desplegable Después de esta página. Este define el flujo predeterminado:
- Página siguiente: El conductor verá un botón “Siguiente” para continuar a la página siguiente.
- Enviar documento: Use esta opción si desea que el documento termine antes, independientemente de las demás páginas del creador.
5. Navegación por la vista previa de la aplicación Driver
La Vista previa de la aplicación Driver en el lado derecho de la pantalla incluye una herramienta de paginación en la parte inferior:
- Use las flechas izquierda y derecha (por ejemplo, < 1 / 2 >) para desplazarse por las páginas.
- Esta es la mejor manera de probar la Lógica condicional y asegurarse de que el flujo funcione exactamente como se espera antes de hacer clic en Guardar.
Desactivación de una plantilla
- En el panel de Motive, vaya a Documentos > Plantillas.
- Busque la plantilla que desea desactivar. Haga clic en los tres puntos (⋯) a la derecha del nombre de la plantilla.
- Seleccione Desactivar para dejar de usarla. Ningún conductor ni usuario de flota podrá usarla, pero los documentos existentes seguirán estando disponibles. Las plantillas desactivadas no se pueden reactivar.
Preguntas frecuentes
¿Cómo duplico una plantilla para un caso de uso diferente?
- En el panel de Motive, vaya a Documentos > Plantillas.
- Seleccione una plantilla.
- Haga clic en Duplicar, edite la copia y guárdela.
Tenga en cuenta que una plantilla de Motive duplicada funciona como una plantilla creada por usted: cualquier texto que agregue o cambie en la copia no se traducirá para los usuarios que trabajen en otro idioma.
¿Cuál es la diferencia entre desactivar una plantilla y administrar su visibilidad?
Desactivar una plantilla es una acción permanente que impide que cualquier conductor o usuario de flota use la plantilla. Administrar la visibilidad de una plantilla permite que la organización defina qué conductores pueden ver (o no ver) una plantilla determinada en la aplicación Driver.
¿Puedo editar la plantilla Recibo de combustible?
La plantilla de recibo de combustible no se puede editar. Se puede duplicar, pero la plantilla resultante no integrará información (por ejemplo, galones, precio o jurisdicción) en el centro de Combustible para el rendimiento de combustible y los informes de IFTA.
¿Puedo probar la lógica condicional antes de implementarla?
Sí. Use Obtener una vista previa como conductor para probar todas las ramificaciones del formulario y las opciones de archivos adjuntos.
¿Existen restricciones para los tipos de archivo de los archivos adjuntos?
Se admiten tipos de imágenes y documentos estándar. Cada archivo debe pesar menos de 35 MB.
¿Puedo editar una plantilla que ya está publicada?
Sí. Las ediciones se aplican a los documentos nuevos creados después del cambio. Los envíos existentes no se modifican.
¿Qué sucede si elimino una plantilla que los conductores están usando actualmente?
Si se elimina una plantilla personalizada del centro del conductor, todos los conductores asignados a ella (ya sean conductores de bitácora o exentos) pasarán automáticamente a la Plantilla predeterminada del sistema para garantizar que sigan teniendo acceso a las herramientas necesarias en la aplicación Driver.
¿Dónde puedo encontrar una plantilla de formulario de capacitación en blanco para usar en las sesiones de capacitación de conductores?
Motive no incluye de forma predeterminada un único formulario de capacitación en blanco, pero puede crear su propia plantilla de formulario de capacitación reutilizable en el centro de Documentos y usarla en cada sesión de capacitación.
- Vaya al centro de Documentos en el panel de flota y cree una Nueva plantilla.
- Agregue los campos que desee para la capacitación (por ejemplo: nombre del conductor, fecha, evento de seguridad, causa raíz, acciones correctivas, fecha de seguimiento y firmas).
- Guarde y publique la plantilla para que esté disponible para los usuarios correspondientes (por ejemplo, gerentes de seguridad y conductores en capacitación).
- Para cada sesión de capacitación, cree un documento nuevo a partir de esa plantilla y complételo; puede mantener todo almacenado en Motive o exportarlo/imprimirlo según sea necesario.
¿Por qué mi plantilla inactiva aparece atenuada y por qué no puedo reactivarla?
Las plantillas desactivadas están permanentemente inhabilitadas. Motive no ofrece una forma de restaurarlas, independientemente del rol del usuario o de los permisos de administrador. Para volver a crear la plantilla, vaya a Documentos > Plantillas, haga clic en Nueva plantilla, seleccione el tipo de documento correspondiente y vuelva a crear los campos. También puede Duplicar una plantilla activa como alternativa.
¿Las plantillas de documentos se traducen para los conductores y usuarios de flota que usan Motive en otro idioma?
Las plantillas creadas por Motive están traducidas. Cuando un usuario selecciona un idioma en Configuración de la cuenta, el título de la plantilla, los nombres de los campos, las etiquetas y los valores de los marcadores de posición de las plantillas de Motive aparecen en ese idioma tanto en la aplicación Driver como en el panel de flota. Motive admite inglés (EE. UU.), inglés (Reino Unido), francés (Canadá) y español (México).
Las plantillas creadas por su organización no están traducidas. Si edita o duplica una plantilla de Motive, el texto que agregue o cambie tampoco se traducirá. La información que un usuario escribe al completar un documento nunca se traduce; se muestra tal como se ingresó.
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