Las plantillas se utilizan para definir qué información debe proporcionarse en un documento que envía un conductor o un usuario de la flota. La plantilla se usa para definir los campos estructurados, las imágenes, los archivos adjuntos y las firmas que deben completarse (o que se solicitan de manera opcional). Motive proporciona plantillas comunes para las actividades principales. Las organizaciones pueden configurar las plantillas de Motive según sus necesidades y crear plantillas completamente personalizadas mediante un creador de formularios integral.
Visibilidad de las plantillas en la aplicación Driver
La visibilidad de las plantillas permite que las organizaciones controlen qué conductores pueden completar plantillas específicas en la aplicación Driver. Esto reduce el desorden para los conductores y garantiza que solo envíen los documentos relevantes para su función o región específicos.
Cómo establecer la visibilidad durante la creación o edición
Mientras creas o editas una plantilla en el Creador de plantillas:
- Ve a la sección Detalles.
- Selecciona Visibilidad.
- Elige los Grupos específicos o los Conductores individuales que deben ver esta plantilla.
- Haz clic en Guardar en la ventana modal de Visibilidad y luego en Guardar para guardar toda la plantilla.
Cómo administrar la visibilidad desde la vista de lista
Si ya creaste varias plantillas y quieres actualizarlas rápidamente:
- Ve a Documentos > Plantillas.
- Consulta la columna Visible para para ver los niveles de acceso actuales.
- Haz clic en el menú de tres puntos junto a una plantilla y selecciona Administrar visibilidad.
Creación y edición de una plantilla de una sola página
Las plantillas de documentos personalizadas permiten que tus conductores envíen información específica, como registros de viajes, recibos de combustible o reportes de inspección, directamente mediante la aplicación Driver de Motive.
Para crear plantillas nuevas, selecciona la acción “Nueva plantilla” en la esquina superior derecha del centro de Documentos. Puedes editar las plantillas existentes en la pestaña Plantillas seleccionando Editar en el menú de acciones de tres puntos ubicado a la derecha de la tabla.
Paso 1: Define los detalles de la plantilla
Comienza por llenar la información básica en la sección Detalles:
- Nombre: Ingresa un título claro para la plantilla
- Clasificación: Elige una categoría para organizar el documento (por ejemplo, Viaje).
- Visibilidad: Haz clic en Seleccionar para elegir qué conductores o grupos pueden acceder a esta plantilla.
Paso 2: Configura los archivos adjuntos
Si necesitas que los conductores carguen fotos o archivos PDF (como un recibo físico):
- Busca la sección Archivos adjuntos y actívala.
-
Marca Marcar como obligatorio si la carga de un archivo es obligatoria.
Nota: Los conductores pueden cargar hasta 5 archivos adjuntos en formato JPG, PNG o PDF.
Paso 3: Obtén una vista previa y guarda
A medida que agregues etiquetas y marcadores de posición, revisa la Vista previa de la aplicación Driver a la derecha. Se actualiza en tiempo real para que puedas ver exactamente lo que verá el conductor en su teléfono.
Cuando la plantilla tenga el aspecto correcto, haz clic en Guardar en la esquina superior derecha para publicarla para tu flota.
Creación y edición de una plantilla de varias páginas
Las plantillas de varias páginas permiten agrupar campos relacionados en pantallas separadas, lo que facilita que los conductores naveguen por formularios largos, como inspecciones detalladas de vehículos o registros de entregas con varias paradas.
Las plantillas de varias páginas se pueden configurar con lógica condicional para crear plantillas de documentos inteligentes que se adapten según la información ingresada por el usuario. Al mostrar u ocultar páginas específicas según una respuesta, puedes optimizar el proceso de reportes, garantizar la relevancia de los datos y reducir el tiempo que los conductores dedican a llenar formularios.
1. Barra lateral de diseño del documento
En la barra lateral izquierda, verás una nueva categoría llamada Diseño del documento.
- Elemento Página: Para agregar una página nueva a tu plantilla, simplemente haz clic en el elemento Página o arrástralo al creador principal.
- Organización: Cada página funciona como un contenedor. Puedes arrastrar cualquier Elemento de página (Texto, Números, Firmas, etc.) directamente a un bloque de página específico para organizar tu formulario.
2. Administración de páginas
Cada bloque de página del creador tiene su propio conjunto de controles en la esquina superior derecha:
- Duplicar: Haz clic en el ícono de copiar para clonar una página. Esto es útil si tienes varias secciones que requieren el mismo conjunto de preguntas (por ejemplo, inspeccionar varias llantas).
- Eliminar: Haz clic en el ícono de “X” para eliminar una página y todos los elementos que contiene.
3. Uso de la lógica condicional
La lógica condicional te permite crear “ramificaciones” en tu plantilla para que los conductores solo vean las páginas relevantes según sus respuestas.
- El activador: La lógica solo se puede aplicar mediante el elemento de página Selección única.
-
Cómo configurarla:
- Agrega un elemento Selección única a una página.
- Haz clic en el interruptor de Lógica condicional de ese elemento.
- Para cada opción (por ejemplo, “Aprobado” o “Reprobado”), selecciona a qué página debe ir el conductor.
- Ejemplo: Si un conductor selecciona “Se encontraron daños” en la página 1, puedes configurar la lógica para enviarlo a la página 2 (Carga de fotos). Si selecciona “Sin daños”, puede ir directamente a la página de Firma.
4. Lógica de “Después de esta página”
En la parte inferior de cada página, encontrarás el menú desplegable Después de esta página. Esto define el flujo predeterminado:
- Página siguiente: El conductor verá un botón “Siguiente” para continuar a la página siguiente.
- Enviar documento: Usa esta opción si quieres que el documento termine antes, independientemente de las demás páginas del creador.
5. Navegación por la vista previa de la aplicación Driver
La Vista previa de la aplicación Driver a la derecha de la pantalla incluye una herramienta de paginación en la parte inferior:
- Usa las flechas izquierda y derecha (por ejemplo, < 1 / 2 >) para recorrer las páginas.
- Esta es la mejor manera de probar tu Lógica condicional y asegurarte de que el flujo funcione exactamente como quieres antes de hacer clic en Guardar.
Desactivación de una plantilla
- En el Dashboard de Motive, ve a Documentos > Plantillas.
- Busca la plantilla que quieres desactivar. Haz clic en los tres puntos (⋯) a la derecha del nombre de la plantilla.
- Selecciona Desactivar para dejar de usarla. Ningún conductor ni usuario de la flota podrá usarla, pero los documentos existentes seguirán disponibles. Las plantillas desactivadas no se pueden reactivar.
Preguntas frecuentes
¿Cómo duplico una plantilla para otro caso de uso?
- En el Dashboard de Motive, ve a Documentos > Plantillas.
- Selecciona una plantilla.
- Haz clic en Duplicar, edita la copia y guárdala.
Ten en cuenta que una plantilla de Motive duplicada funciona como una plantilla creada por ti: el texto que agregues o cambies en la copia no se traduce para los usuarios que trabajan en otro idioma.
¿Cuál es la diferencia entre desactivar una plantilla y administrar su visibilidad?
Desactivar una plantilla es una acción permanente que impide que cualquier conductor o usuario de la flota la use. Administrar la visibilidad de una plantilla permite que la organización defina qué conductores deben poder ver (o no ver) una determinada plantilla en la aplicación Driver.
¿Puedo editar la plantilla de Recibo de combustible?
La plantilla de recibo de combustible no se puede editar. Se puede duplicar, pero la plantilla resultante no integrará información (por ejemplo, galones, precio o jurisdicción) al centro de Combustible para el rendimiento del combustible y los reportes IFTA.
¿Puedo probar la lógica condicional antes de implementarla?
Sí. Usa Obtener una vista previa como conductor para probar todas las ramificaciones del formulario y las opciones de archivos adjuntos.
¿Existen restricciones de tipo de archivo para los archivos adjuntos?
Se admiten tipos estándar de imágenes y documentos. Cada archivo debe pesar menos de 35 MB.
¿Puedo editar una plantilla que ya está publicada?
Sí. Las ediciones se aplican a los documentos nuevos creados después del cambio. Los envíos existentes permanecen sin cambios.
¿Qué sucede si elimino una plantilla que los conductores están usando actualmente?
Si se elimina una plantilla personalizada del Driver Hub, los conductores asignados a ella (ya sean conductores con registro o exentos) se moverán automáticamente a la Plantilla predeterminada del sistema para garantizar que sigan teniendo acceso a las herramientas necesarias en la aplicación Driver.
¿Dónde puedo encontrar una plantilla de formulario de capacitación en blanco para usar en las sesiones de capacitación de conductores?
Motive no incluye un formulario de capacitación en blanco listo para usar, pero puedes crear tu propia plantilla de formulario de capacitación reutilizable en el centro de Documentos y usarla en cada sesión de capacitación.
- Ve al centro de Documentos en el Dashboard de la flota y crea una Nueva plantilla.
- Agrega los campos que quieras para la capacitación (por ejemplo: nombre del conductor, fecha, evento de seguridad, causa raíz, acciones correctivas, fecha de seguimiento y firmas).
- Guarda y publica la plantilla para que esté disponible para los usuarios correspondientes (por ejemplo, gerentes de seguridad y conductores en capacitación).
- Para cada sesión de capacitación, crea un documento nuevo a partir de esa plantilla y complétalo; puedes mantener todo almacenado en Motive o exportarlo/imprimirlo según sea necesario.
¿Por qué mi plantilla inactiva aparece atenuada y por qué no puedo reactivarla?
Las plantillas desactivadas quedan inhabilitadas permanentemente. Motive no ofrece una forma de restaurarlas, independientemente del rol del usuario o de los permisos de administrador. Para volver a crear la plantilla, ve a Documentos > Plantillas, haz clic en Nueva plantilla, selecciona el tipo de documento correspondiente y vuelve a crear los campos. También puedes Duplicar una plantilla activa como atajo.
¿Las plantillas de documentos se traducen para los conductores y usuarios de la flota que usan Motive en otro idioma?
Las plantillas creadas por Motive están traducidas. Cuando un usuario selecciona un idioma en Configuración de la cuenta, el título de la plantilla, los nombres de los campos, las etiquetas y los valores de los marcadores de posición de las plantillas de Motive aparecen en ese idioma tanto en la aplicación Driver como en el Dashboard de la flota. Motive admite inglés (EE. UU.), inglés (Reino Unido), francés (Canadá) y español (México).
Las plantillas que crea tu organización no se traducen, y si editas o duplicas una plantilla de Motive, el texto que agregues o cambies no se traduce. La información que un usuario escribe al completar un documento nunca se traduce; se muestra tal como se ingresó.
¿Cómo agrego y personalizo elementos de página?
La barra lateral izquierda contiene Elementos de página, como Números, Texto o Vehículo, que puedes arrastrar al creador. Para cada elemento que agregues, puedes personalizar cómo aparece para el conductor:
- Etiqueta: Este es el “Título” del campo. Úsalo para indicar al conductor exactamente qué información se necesita, como “Ingresa los galones” o “ID del vehículo”.
- Marcador de posición: Este es el “texto fantasma” gris claro que aparece dentro del cuadro de entrada antes de que el conductor comience a escribir. Úsalo para proporcionar un ejemplo del formato esperado, como “0.00” o “N.° de unidad 1234”.
- Requisito: Marca la casilla Marcar como obligatorio si el conductor debe llenar este campo específico antes de poder enviar el documento.
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