Casos de uso y estructura de los documentos

Los documentos se organizan según categorías para documentos de viajes, vehículos, activos y otros documentos. Aunque todas las categorías de documentos comparten un enfoque común para su creación, edición y organización, cada categoría tiene un propósito único y algunas características únicas. Es importante que las organizaciones utilicen la categoría correcta para lograr sus objetivos. 

Descripción general

Los documentos se organizan según categorías para documentos de viajes, vehículos, activos y otros documentos. Aunque todas las categorías de documentos comparten un enfoque común para su creación, edición y organización, cada categoría tiene un propósito único y algunas características únicas. Es importante que las organizaciones utilicen la categoría correcta para lograr sus objetivos. 

Categorías de documentos y su propósito

El centro de Documentos incluye cuatro categorías de documentos, cada una con un propósito específico y algunas características únicas: 

• Documentos de viaje: Los documentos de viaje ayudan a las flotas a recopilar información y documentación de los conductores relacionada con viajes, entregas o trabajos específicos. Los recibos de combustible, un tipo único de documento de viaje, integran los datos de las compras de combustible en el centro de Combustible para generar informes y análisis. 
• Documentos del vehículo: Los documentos del vehículo permiten a las flotas compartir con los conductores, mediante la aplicación Driver, documentos clave de cumplimiento de cada vehículo (por ejemplo, registros o permisos). También ayudan a dar seguimiento y administrar el vencimiento y la renovación de documentos.
• Documentos de activos: Los documentos de activos permiten a las flotas compartir con los conductores, mediante la aplicación Driver, documentos clave de cumplimiento de cada activo (por ejemplo, remolques, dollies y otros equipos). También ayudan a dar seguimiento y administrar el vencimiento y la renovación de documentos.
• Otros documentos: Cada flota puede crear y personalizar otros documentos para recopilar información de los conductores o usuarios de la flota de manera flexible.

Otras áreas del Panel de control de Fleet y de la aplicación Driver cuentan con plantillas y flujos de trabajo diseñados específicamente para otros objetivos comunes:

• Documentos de calificación del conductor: Las calificaciones del conductor se encuentran en el centro de Workforce e incluyen plantillas, seguimiento y alertas para garantizar que la documentación del conductor esté actualizada.
• Documentos de mantenimiento: El historial de servicio proporciona un registro completo de los servicios realizados en un vehículo o activo, lo que permite a las flotas revisar qué trabajo se completó, cuándo se realizó y con qué orden de trabajo o problema estaba relacionado, incluidos documentos y recibos. 
• Documentos de despacho: Los despachos permiten a una organización establecer rutas y paradas para los conductores mediante el software propio de Motive o un sistema de administración de transporte integrado, además de documentar y recopilar firmas directamente en la aplicación, lo que agiliza el papeleo durante el trayecto.
• Inspecciones previas y posteriores al viaje: Las inspecciones permiten a los conductores completar fácilmente las inspecciones requeridas previas y posteriores al viaje (DVIR) mediante la aplicación Driver. Mientras que los documentos del vehículo se enfocan en las inspecciones anuales, los DVIR se enfocan en las inspecciones diarias.

Arquitectura común compartida por todas las categorías de documentos

Cada categoría de documentos se basa en una arquitectura y un conjunto de funciones comunes:

• Plantillas: Las plantillas se utilizan para definir qué información debe incluirse en un documento, incluidos campos estructurados, imágenes, archivos adjuntos y firmas. Motive proporciona plantillas comunes para actividades principales. Las organizaciones pueden configurar las plantillas de Motive según sus necesidades y crear plantillas completamente personalizadas mediante un generador de formularios integral. Las plantillas proporcionadas por Motive se traducen al idioma que cada usuario selecciona en Configuración de la cuenta; las plantillas que una organización crea o personaliza no se traducen.
• Creación de documentos: Un documento se crea cuando un conductor completa y envía una plantilla en la aplicación Driver o cuando un usuario de la flota lo hace mediante el Panel de control de Fleet. 
• Creación de documentos con IA: Algunas plantillas proporcionadas por Motive están integradas con inteligencia artificial para que se pueda cargar una imagen o un archivo adjunto, extraer automáticamente la información especificada por la plantilla y crear el documento. Esto puede hacerse para un solo documento o mediante una carga masiva de varios documentos.
• Administración: Después de crear un documento, este se organiza según su categoría, tipo de plantilla y otros metadatos en el centro de documentos del Panel de control de Fleet. Los usuarios de la flota pueden ordenar y filtrar para ver, editar, archivar y eliminar un documento y sus archivos adjuntos.     
• Uso compartido: Los documentos de viaje y otros documentos se pueden compartir con conductores o grupos de conductores en la aplicación Driver. También se pueden compartir externamente por correo electrónico. Los documentos del vehículo se comparten con vehículos y los conductores pueden acceder a ellos en la aplicación Driver cuando están conectados al vehículo. Los documentos de activos se comparten con activos y los conductores pueden acceder a ellos en la aplicación Driver cuando están conectados al activo.
• Permisos: Los permisos de los usuarios de la flota controlan el acceso a los documentos y la creación y administración de plantillas. Los usuarios de la flota solo pueden ver los documentos enviados por conductores de los grupos a los que tienen acceso. La disponibilidad de cada plantilla en la aplicación Driver se puede configurar por conductor, por grupo y para toda la organización. 
• Alertas: Se pueden configurar alertas para la carga de documentos, el vencimiento de documentos del vehículo y el vencimiento de documentos de activos (próximamente).
• Interfaz de programación de aplicaciones (API): El Motive Developer Hub proporciona endpoints para muchas operaciones de documentos, incluida la creación, visualización, edición y eliminación de documentos. 

Documentos de viaje

Los documentos de viaje ayudan a las flotas a recopilar información y documentación de los conductores relacionada con viajes, entregas o trabajos específicos. Estos documentos respaldan el cumplimiento, la facturación, los informes de IFTA y el mantenimiento de registros precisos de los viajes.

Plantillas de documentos de viaje con tecnología de IA: Motive proporciona plantillas para los documentos de viaje más comunes que utilizan la extracción de información con tecnología de IA para ahorrar tiempo a los conductores y usuarios de la flota. Con el tiempo, Motive incorporará la extracción con IA en más plantillas.

• Recibos de combustible: La plantilla de recibos de combustible recopila datos de precio, cantidad y jurisdicción que son fundamentales para los informes de IFTA. Además, la plantilla de recibos de combustible tiene algunas características únicas:
  • La información de estos recibos se integra automáticamente en las pestañas de compras de combustible y resumen de IFTA del centro de Combustible, así como en el informe de IFTA que se puede descargar y exportar. 
  • Si la flota duplica la plantilla de recibos de combustible para personalizar su contenido, dejará de estar integrada con el centro de Combustible o los informes; por lo tanto, no se recomienda hacer cambios en este formulario. 
• Conocimiento de embarque: Almacena conocimientos de embarque para simplificar la comprobación del envío y la facturación.

Plantillas de documentos de viaje estándar: Motive proporciona otras plantillas comunes de documentos de viaje que se completan manualmente. 

• Foto de accidente: Documenta accidentes para reclamaciones de seguros y cumplimiento.
• Infracción: Registra infracciones para centralizar la documentación de cumplimiento y dar seguimiento a su resolución.
• Comprobante de báscula: Carga comprobantes de báscula para verificar el peso.

Plantillas comunes de documentos de viaje personalizadas por las organizaciones: Las organizaciones utilizan el generador de plantillas para crear o modificar formularios personalizados para todo tipo de necesidades de documentos de viaje

• Comprobante de entrega: Imágenes y documentación de entregas
• Lista de empaque: Imágenes y documentación de una lista de empaque
• Recibos de cargador: Imágenes y documentación de recibos de cargadores
• Manifiesto: Imágenes y documentación de un manifiesto
• Factura: Imágenes y documentación de facturas
• Entrega firmada: Imágenes y firmas de formularios de entrega
• Recogida firmada: Imágenes y firmas de formularios de entrega 

Documentos del vehículo

Los documentos del vehículo permiten a las flotas compartir con los conductores, mediante la aplicación Driver, información clave de cumplimiento de cada vehículo (por ejemplo, registros o permisos). La pestaña de documentos del vehículo y las alertas de vencimiento de documentos del vehículo también ayudan a la flota a dar seguimiento y administrar el vencimiento y la renovación de documentos. Los documentos del vehículo están asociados con uno o varios vehículos de la flota y se muestran en el perfil del vehículo en la vista Fleet, además de en el centro de Documentos. Mantener actualizados los documentos del vehículo en Motive ayuda a demostrar legalidad, seguridad y cumplimiento durante las inspecciones en carretera.

Los conductores pueden ver los documentos del vehículo asignados en la aplicación Motive Driver cuando están conectados al vehículo. La aplicación Driver almacena en caché y guarda los documentos del vehículo en áreas con alta conectividad para que los conductores puedan acceder a ellos incluso si se encuentran en un área con baja conectividad. Los conductores pueden ver los documentos del vehículo asignados y recibirán una alerta cuando estos se acerquen a su fecha de vencimiento en la aplicación Motive Driver cuando estén conectados al vehículo. Actualmente, los conductores no pueden cargar un documento del vehículo mediante la aplicación Driver.

Plantillas de documentos del vehículo con tecnología de IA: Motive proporciona plantillas para los documentos del vehículo más comunes que utilizan la extracción de información con tecnología de IA para ahorrar tiempo a los usuarios de la flota. Estas plantillas están diseñadas para usarse con un solo documento que cubre un solo vehículo (aunque se pueden asociar varios vehículos con un solo documento al editarlo). Los usuarios de la flota pueden cargar documentos del vehículo individualmente o usar la carga masiva para procesar con IA muchos archivos de un solo documento a la vez. Con el tiempo, Motive incorporará la extracción con IA en más plantillas.

• Tarjeta de cabina prorrateada: el documento de registro emitido para un vehículo comercial conforme al Plan Internacional de Registro (IRP), que indica las jurisdicciones específicas y los límites de peso para los que el vehículo está autorizado a operar.
• Registro de vehículo comercial: el documento de registro estándar emitido por una agencia gubernamental que identifica un vehículo específico, a su propietario y los límites de peso autorizados o las condiciones de operación requeridas para su uso comercial legal en vías públicas
• Tarjeta de identificación del seguro: el documento proporcionado por una compañía de seguros que sirve como comprobante oficial de que un vehículo específico cuenta con la cobertura mínima de responsabilidad civil exigida por ley para operar en vías públicas.
• Informe de inspección anual: el documento que verifica que un vehículo automotor comercial aprobó un examen integral anual de seguridad realizado por un inspector calificado para garantizar el cumplimiento de las normas de la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA).
• Permiso: Se proporciona una plantilla estándar única para permisos. Esta plantilla está diseñada para usarse con muchos tipos diferentes de permisos.

Plantillas estándar de documentos del vehículo: Se proporcionan a las flotas plantillas de documentos del vehículo sin tecnología de IA para que los documentos individuales de toda la flota o de una región se puedan cargar y compartir fácilmente con una gran cantidad de vehículos. Las flotas pueden personalizar estas plantillas con información adicional o diferente de la incluida en las plantillas estándar con tecnología de IA. Además, estas plantillas se proporcionan para que las flotas las utilicen en caso de que sus documentos difieran de las plantillas definidas de documentos del vehículo con tecnología de IA.

• Registro del vehículo: Lo ideal es cargar un registro de toda la flota mediante esta plantilla.
• Inspección anual del vehículo: Esta plantilla se puede personalizar para gestionar distintos tipos de inspecciones.
• Seguro del vehículo: Mediante esta plantilla se puede cargar documentación de responsabilidad civil, complementaria u otro tipo de seguro para toda la flota o varios vehículos.  

Documentos de activos

Los documentos de activos permiten a las flotas compartir con los conductores, mediante la aplicación Driver, información clave de cumplimiento sobre remolques, dollies y otros activos. No se requieren Asset Gateway para usar documentos de activos. La pestaña de documentos de activos y las alertas de vencimiento de documentos de activos (próximamente) ayudan a la flota a dar seguimiento y administrar el vencimiento y la renovación de documentos. Los documentos de activos están asociados con uno o varios activos y se muestran en el centro de Documentos. Mantener actualizados los documentos de activos en Motive ayuda a demostrar legalidad, seguridad y cumplimiento durante las inspecciones en carretera.

Los conductores pueden ver los documentos de activos asignados en la aplicación Motive Driver si la configuración de la aplicación Driver “Permitir que los conductores vean documentos de activos” está habilitada y el conductor ha seleccionado el activo. Los conductores que usan registros o tarjetas de control de horas para registrar el tiempo pueden seleccionar y deseleccionar activos manualmente desde una lista en la pantalla de inicio de la aplicación Driver para acceder a los documentos de activos. Además, los documentos de activos estarán disponibles para los conductores que hayan agregado un activo a su formulario de registro, completado una inspección previa al viaje del activo y cuando estén conectados a un vehículo emparejado estáticamente con un activo (por ejemplo, un refrigerado) o emparejado dinámicamente con un activo mediante un Asset Gateway en un grupo de viaje. La aplicación Driver almacenará en caché y guardará los documentos de activos para que se pueda acceder a ellos en áreas con baja conectividad. Los documentos de activos se eliminan cuando el conductor abandona manualmente el activo, cuando se rompe un grupo de viaje, cuando el conductor cierra sesión en la aplicación Driver, cuando han transcurrido 24 horas desde que se seleccionó el activo o cuando la flota desactiva el activo. Los documentos persisten durante un breve periodo después de la desconexión para que los conductores puedan seguir consultándolos, por ejemplo, durante una inspección del DOT justo después de dejar un remolque.

Plantillas de documentos de activos con tecnología de IA: Motive proporciona plantillas para los documentos de activos más comunes que utilizan la extracción de información con tecnología de IA para ahorrar tiempo a los usuarios de la flota. Los usuarios de la flota pueden cargar documentos de activos individualmente o usar la carga masiva para procesar con IA muchos archivos de un solo documento a la vez. Con el tiempo, Motive incorporará la extracción con IA en más plantillas.

• Registro de activo: el documento de registro emitido por una agencia gubernamental que identifica un activo específico, a su propietario y las condiciones de operación autorizadas requeridas para su uso legal.
• Seguro del activo: el documento proporcionado por una compañía de seguros que sirve como comprobante oficial de que un activo específico cuenta con la cobertura mínima de responsabilidad civil exigida por ley.
• Inspección anual del activo: el documento que verifica que un activo aprobó un examen integral anual de seguridad realizado por un inspector calificado para garantizar el cumplimiento de las normas de la FMCSA.
• Permiso del activo: Una plantilla estándar única para permisos que cubre muchos tipos diferentes de permisos (por ejemplo, materiales peligrosos, exceso de peso y transporte de alcohol).

Plantillas personalizadas de documentos de activos: Los administradores de la flota pueden crear y personalizar plantillas de documentos de activos mediante el generador de plantillas, con campos configurables y elementos obligatorios. Las plantillas personalizadas no cuentan con extracción mediante IA.

Otros documentos

Otros documentos es una sección flexible que se puede utilizar para distintos documentos que la flota considere importantes. Las flotas utilizan el generador de plantillas personalizadas para especificar qué información desean que proporcionen los conductores o usuarios de la flota.

Algunos ejemplos incluyen:

• Políticas y procedimientos de la empresa 
• Encuestas 

Preguntas frecuentes

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