Documentos de la Aplicación para Conductores

La Aplicación para Conductores de Motive permite a los conductores crear, enviar, ver y compartir documentos esenciales directamente desde la carretera. Ya sea que estés tomando una foto de un recibo de combustible, consultando una tarjeta de circulación durante una inspección en carretera, o revisando la documentación que tu flota compartió contigo, la sección Documentos mantiene todo lo que necesitas en un solo lugar.

Descripción general

Los documentos en la Aplicación para Conductores se dividen en dos grandes grupos:

• Documentos que creas y envías: Documentos de viaje (como recibos de combustible, conocimientos de embarque, fotos de accidentes y tickets de báscula) y Otros documentos que tu flota te pide llenar. Si tu flota ha habilitado cargas iniciadas por el conductor, también puedes enviar tus propios documentos de calificación de conductor, como tu licencia de conducir o certificado del examinador médico. Algunas plantillas son impulsadas por IA, por lo que simplemente subes una foto o archivo y la IA de Motive extrae los detalles por ti. Otras son plantillas estándar que llenas manualmente.
• Documentos que visualizas: Documentos compartidos contigo por tu flota, incluyendo documentos del vehículo (visibles cuando estás conectado a un vehículo), documentos de activos (visibles cuando estás conectado a un activo) y tus documentos de calificación de conductor, si tu flota lo ha habilitado.

Las características clave incluyen lo siguiente:

• Captura impulsada por IA: Envía recibos de combustible y conocimientos de embarque tomando una foto. La IA lee el documento y llena los detalles automáticamente.
• Comodidad móvil: Crea y envía documentos desde cualquier lugar. Las entregas se comparten automáticamente con tu flota, por lo que no se requieren pasos adicionales.
• Acceso a documentos de cumplimiento: Visualiza registros, seguros, permisos e informes de inspección para tu vehículo o activo conectado, justo cuando los necesitas.
• Comportamiento confiable sin conexión: Los documentos que creas se guardan localmente y se cargan automáticamente cuando tu dispositivo se reconecta. Los documentos de vehículos y activos se almacenan en caché para que sigan disponibles en áreas con baja conectividad.
• Compartir fácilmente: Envía documentos enviados por correo electrónico a terceros externos, como corredores o cargadores, directamente desde la aplicación.
• Monitoreo de expiración: El widget Documentos en la Aplicación para Conductores (si está habilitado por tu administrador) muestra el estado de expiración de tus documentos, además de proporcionar acceso fácil para visualizarlos.

Cómo encontrar documentos en la Aplicación para Conductores

Hay varias formas de acceder a Documentos en la Aplicación para Conductores:

1. La carpeta Documentos siempre está disponible desde el menú en la parte superior izquierda de tu aplicación.

   

2. Toca el enlace rápido Documentos si tu Administrador de Motive lo ha puesto disponible en tu aplicación.

   

3. Desplázate hacia abajo en tu pantalla de inicio para tocar el widget Documentos en tu aplicación. Esto proporciona una rápida comprensión del estado de expiración de los documentos tuyos, de tu vehículo o de un activo al que estés conectado.

   

Creación y envío de documentos

Los conductores pueden crear documentos de Viajes y Otros en la Aplicación para Conductores, así como documentos de calificación de conductor si tu flota ha habilitado cargas iniciadas por el conductor (consulta la sección Subir documentos de calificación de conductor más abajo). Las plantillas disponibles para ti son establecidas por tu flota, y crear y guardar un documento lo envía automáticamente al Panel de la Flota. No se necesita un paso adicional para compartir.

Hay dos formas en que se llena un documento, dependiendo de la plantilla que tu flota haya habilitado:

• Plantillas impulsadas por IA (marcadas en la aplicación): Subes una imagen o archivo, y la IA extrae la información.
• Plantillas estándar: Llenas los campos manualmente.

Enviar un documento con una plantilla impulsada por IA

Motive proporciona plantillas impulsadas por IA para los dos documentos de viaje más comunes:

• Recibo de combustible: La IA extrae precio, cantidad y datos de jurisdicción. Esta información se integra directamente con el Centro de Combustible para reportes y análisis IFTA.
• Conocimiento de embarque (BOL): La IA captura detalles de entrega para simplificar la prueba de envío y facturación.

Para enviar un documento impulsado por IA:

1. En Documentos, toca el ícono +.
2. Selecciona la plantilla Recibo de combustible o Conocimiento de embarque.
3. Para recibos de combustible, selecciona tu Vehículo. Esto es obligatorio porque tu vehículo no aparece impreso en el recibo y asegura que la compra de combustible se atribuya correctamente para el reporte IFTA.
4. Toca + Subir y elige Tomar foto, Seleccionar foto o Seleccionar archivo (PDF, JPG o PNG).

5. Toca Enviar.

   

No necesitas escribir los detalles; la IA de Motive procesa la imagen y llena los campos requeridos automáticamente. Una vez que el procesamiento termina, la información extraída se sincroniza de regreso a tu Aplicación para Conductores, donde puedes verla. Cualquier revisión o corrección de datos extraídos la realizan los usuarios de la flota en el Panel de la Flota.

Además, la plantilla de recibo de combustible incluye una opción de entrada manual para situaciones donde no se dispone de un recibo impreso. Por ejemplo, fallas en la impresora de la bomba o estaciones de combustible privadas que no generan recibos. Haz clic y sigue la instrucción "¿No tienes recibo? Agrega los detalles manualmente" en la plantilla para escribir los detalles de la compra en su lugar.

Nota: Para mejores resultados, asegúrate de que tu foto esté clara, bien iluminada y no esté rotada. Documentos escritos a mano o difíciles de leer pueden procesarse con menor precisión.

Qué sucede después de enviar una carga con IA

La mayoría de las cargas con IA se procesan automáticamente sin que necesites hacer nada más. Dos situaciones pueden requerir seguimiento:

Procesamiento fallido (se requiere acción de tu parte)

En algunos casos, un error técnico impide que el sistema procese tu carga. Si esto sucede, verás:

• Alerta de notificación: Aparece una alerta de Procesamiento fallido en tu centro de Notificaciones en la Aplicación para Conductores.
• Banner de estado: Al abrir el documento, un banner rojo te pide agregar los detalles manualmente.

Para completar tu envío:

1. Toca Agregar detalles en la pantalla del documento.

   

2. Usa la imagen que subiste (ya adjunta al formulario) como referencia para llenar los campos requeridos.

3. Toca Enviar. El estado del documento se actualiza y la alerta de Procesamiento fallido se elimina.

   

Requiere revisión (gestionado por tu flota)

Si tu documento es legible pero la IA no puede extraer con confianza un campo requerido, a menudo debido a mala calidad de imagen, el documento se marca con un estado de Requiere revisión en el Centro de Documentos del Panel de la Flota. Un usuario de la flota revisa el documento junto con tu imagen subida, ingresa los detalles faltantes y lo guarda. No se requiere acción de tu parte, aunque tu flota puede contactarte si la imagen no es legible.

Enviar un documento con una plantilla estándar

Para plantillas sin IA, llenas el formulario manualmente:

1. En Documentos, toca el ícono +.
2. Selecciona la plantilla de documento. (Tu flota controla qué plantillas ves.)
3. Completa los campos. Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios, y pueden aparecer campos adicionales según tus respuestas.
4. Toca + Subir para adjuntar archivos si es necesario. Puedes elegir Tomar foto, Seleccionar foto o Seleccionar archivo para adjuntar archivos PDF, JPG o PNG.

5. Revisa tus entradas y toca Enviar.

   

Enviar documentos sin conexión

Si tu dispositivo está sin conexión, los documentos que crees se guardan localmente y se cargan automáticamente una vez que se restablece el servicio. Verás una confirmación cuando la carga se complete, y las cargas pendientes se marcan en la aplicación.

Subir documentos de calificación de conductor

Si tu flota ha habilitado cargas iniciadas por el conductor, puedes enviar tus propios documentos de calificación de conductor, como tu licencia de conducir, certificado del examinador médico o solicitud de empleo, directamente desde la Aplicación para Conductores. La IA extrae la información clave de tu carga para crear el documento en Motive, agilizando la incorporación y manteniendo tu archivo de calificación actualizado.

Tu flota controla qué plantillas de documentos de calificación puedes ver y subir y si un usuario de la flota debe aprobar tus envíos antes de que se guarden en tu archivo de calificación de conductor.

Disponibilidad: Los documentos de calificación de conductor forman parte del producto de Gestión de Fuerza Laboral (WFM) de Motive. Las flotas en el nivel gratuito de WFM pueden habilitar cargas iniciadas por el conductor solo para la licencia de conducir; otros tipos de documentos de calificación (como el certificado del examinador médico o la solicitud de empleo) requieren una suscripción paga a WFM. Si no ves la carpeta de Calificaciones de conductor o una plantilla específica, consulta con el administrador de tu flota.

Enviar un documento de calificación de conductor

1. Inicia sesión en la Aplicación para Conductores y ve a Documentos desde la pantalla de inicio o el menú de navegación principal.
2. Toca la carpeta Calificaciones de conductor.
3. Toca el ícono +.
4. Selecciona un documento de la lista o escribe en la barra de búsqueda para encontrarlo.
5. Asegúrate de que tu documento esté actualizado, con toda la información visible y no borrosa ni oscura, luego toca Agregar imagen.
6. Elige Tomar una nueva imagen o Elegir una imagen existente. Si tomas una nueva imagen, posiciona el documento dentro del marco cuando aparezcan las líneas azules alrededor del documento, toca el botón Capturar.
7. Captura imágenes de todas las páginas de tu documento y toca Continuar. Una licencia de conducir requiere una imagen del anverso y una del reverso.
8. Revisa los detalles y toca Enviar.

Nota: Solo la licencia de conducir muestra la información extraída antes de que envíes el documento. Todos los demás documentos de calificación muestran la información extraída después de ser procesados.

Una vez enviado, tu documento estará en estado de Revisión pendiente o Procesando hasta que se guarde en tu archivo de calificación de conductor.

Aprobación y rechazo de documentos de calificación de conductor

Dependiendo de la configuración de tu flota, un usuario de la flota puede necesitar revisar tu envío antes de que se agregue a tu archivo de calificación. Un envío se marca para revisión cuando la IA no puede extraer un campo requerido o cuando tu flota requiere aprobación para todos los documentos subidos por el conductor. Los documentos en revisión no están disponibles para ti en la aplicación hasta que se editen o aprueben. Así es como funciona la revisión:

• Aprobado: El documento se guarda en tu archivo de calificación de conductor y muestra su estado normal (como actualizado, por vencer o vencido). No se requiere acción de tu parte.
• Rechazado: Si el documento no cumple con los requisitos, por ejemplo, la imagen está borrosa o el documento está vencido, el usuario de la flota lo rechaza con un motivo y se te solicita que lo vuelvas a enviar.

Volver a subir un documento rechazado

Si tu documento es rechazado, recibirás una notificación en la Aplicación para Conductores con el motivo del rechazo:

1. Toca la notificación para abrirla.

   

2. En la sección Requiere atención, toca el documento rechazado.

3. Revisa el motivo del rechazo y prepara un nuevo documento que cumpla con los requisitos.

   

4. Toca Volver a subir para adjuntar nuevas imágenes para procesamiento.
5. Toca Agregar imagen para el documento, luego toca Continuar.

Tu documento actualizado se envía de nuevo al usuario de la flota para revisión.

Nota: Si un documento de calificación que subiste no puede ser procesado debido a un error técnico, se marca como Fallido en la Aplicación para Conductores, y recibirás una notificación solicitándote que lo vuelvas a subir.

Visualizar documentos compartidos por tu flota

Además de los documentos que creas, la Aplicación para Conductores te da acceso a los documentos que tu flota comparte contigo. Mantener estos documentos a la mano te ayuda a demostrar legalidad, seguridad y cumplimiento durante inspecciones en carretera y mantiene información importante de referencia disponible en sitios de trabajo y en ruta.

Documentos del vehículo: visibles cuando estás conectado

Los documentos del vehículo como registros, tarjetas de cabina, tarjetas de identificación de seguro, informes de inspección anual y permisos están asociados con vehículos, no con conductores individuales. Puedes ver los documentos de un vehículo en la Aplicación para Conductores cuando estás conectado a ese vehículo. Cuando te desconectas del vehículo, pierdes acceso a los documentos de ese vehículo.

• Conéctate a tu vehículo en la Aplicación para Conductores como normalmente lo harías al comenzar tu día.
• Los documentos del vehículo conectado aparecen en la sección Documentos.
• La aplicación almacena en caché los documentos del vehículo mientras estás en áreas con buena conectividad, por lo que siguen accesibles incluso cuando estás en un lugar con mala conexión celular.
• También recibirás alertas en la Aplicación para Conductores cuando los documentos de un vehículo conectado estén por expirar, para que tu flota pueda anticipar las renovaciones.

Nota: Los conductores no pueden subir documentos de vehículos a través de la Aplicación para Conductores. Los documentos de vehículos son gestionados por usuarios de la flota en el Panel de la Flota.

Documentos de activos: visibles cuando estás conectado

Los documentos de activos como registros, seguros, inspecciones anuales y permisos para remolques, dollies y otros equipos funcionan igual que los documentos de vehículos, pero están asociados con activos. Puedes ver los documentos de un activo en la Aplicación para Conductores cuando estás conectado a ese activo.

Te conectas a un activo automáticamente a través de cualquiera de los siguientes:

• Grupos de viaje
• Flujos de inspección previa al viaje (DVIR) (a través de Revisión del conductor o Mantenimiento)
• Selección de activo en formulario de registro
• Parejas estáticas vehículo-activo configuradas por tu flota

Los conductores que usan registros o tarjetas de tiempo para seguimiento también pueden seleccionar manualmente un activo desde una lista desplegable.

Al igual que los documentos de vehículos, los documentos de activos se almacenan en caché para acceso sin conexión en áreas con baja conectividad, útil para una inspección DOT en carretera, referencia en sitio de trabajo o operaciones rutinarias.

Nota: Los conductores no pueden subir documentos de activos a través de la Aplicación para Conductores. Los documentos de activos son gestionados por usuarios de la flota en el Panel de la Flota o mediante la API pública.

Desconectarse de un activo

Así como conectarse a un activo hace que sus documentos estén disponibles, desconectarse elimina el activo de tu aplicación y borra sus documentos de tu dispositivo. Puedes desconectarte manualmente de un activo, o la desconexión puede ocurrir automáticamente.

Desconexión manual de un activo:

Si te conectaste a un activo a través de tu formulario de registro, una inspección, una Revisión del conductor o la lista desplegable manual, puedes desconectarlo en cualquier momento:

1. Abre la hoja inferior de selección de activos en la Aplicación para Conductores, donde se listan tus activos conectados.
2. Toca el botón Salir del activo junto al activo que quieres desconectar.
3. Verás una confirmación de que la desconexión fue exitosa, junto con los activos a los que aún estás conectado.

Nota: La opción Salir no está disponible para activos conectados a través de un grupo de viaje (emparejamiento dinámico) o una pareja estática vehículo-activo configurada por tu flota. Estos activos están conectados a través de tu vehículo, por lo que se desconectan automáticamente cuando termina el emparejamiento o cuando sales del vehículo.

Desconexión automática:

Se te desconecta automáticamente de un activo cuando ocurre cualquiera de lo siguiente:

• Transcurren 24 horas desde la última vez que seleccionaste o conectaste el activo en la Aplicación para Conductores. Cualquier nueva actividad de conexión con el activo, como agregarlo a tu formulario de registro, completar una inspección previa al viaje o volver a seleccionarlo en la lista, reinicia la ventana de 24 horas, por lo que un activo que sigues usando permanece conectado.
• Se rompe un grupo de viaje, el activo y tu vehículo ya no viajan juntos.
• Cerras sesión en la Aplicación para Conductores. Todos los activos conectados se desconectan al cerrar sesión.
• Tu flota desactiva el activo. El activo y sus documentos se eliminan de tu aplicación en la siguiente sincronización.

Nota: Los documentos de activos pueden permanecer en tu dispositivo por un corto periodo después de la desconexión, para que aún puedas consultarlos durante una parada breve o una inspección DOT en carretera justo después de dejar un remolque. Si necesitas los documentos de un activo nuevamente, simplemente vuelve a conectarte al activo, por ejemplo, volviéndolo a seleccionar en la lista.

Documentos de calificación de conductor y otros documentos compartidos

• Compartidos conmigo: Los usuarios de la flota pueden compartir documentos de Viajes y Otros con conductores específicos o grupos, incluso si el conductor no creó el documento. Estos aparecen bajo Carpetas > Compartidos conmigo.
• Documentos de calificación de conductor: Si tu flota lo habilita, puedes ver tus propios documentos de calificación en la carpeta Calificaciones de conductor, manteniendo tus credenciales a la mano. También recibirás notificaciones en la Aplicación para Conductores cuando tus documentos de calificación estén por expirar. Los conductores solo pueden acceder a sus propios documentos de calificación, no a los registros de otros conductores.

Visualizar y compartir tus documentos

Para ver un documento:

1. Inicia sesión en la Aplicación para Conductores y toca Documentos.
2. Elige Creado por mí (tus envíos) o Carpetas > Compartidos conmigo (documentos compartidos por tu flota).
3. Toca un archivo para ver sus detalles y archivos adjuntos.

Para compartir un documento con un destinatario externo, como un corredor o cargador:

1. Abre el documento.
2. Toca Compartir.
3. Ingresa el Correo electrónico del destinatario y toca Enviar.

Los documentos que envías se comparten automáticamente con tu organización. Compartir externamente solo es necesario para destinatarios fuera de tu flota.

Preguntas frecuentes

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