Créer et modifier des conducteurs

Créer et gérer les profils de conducteurs dans le tableau de bord Motive est essentiel pour la conformité, des dossiers précis et des opérations fluides. Cet article explique comment ajouter, modifier et gérer les profils et paramètres des conducteurs.

Aperçu

Le tableau de bord Motive vous donne un contrôle complet sur les profils de conducteurs afin d'assurer la conformité aux réglementations fédérales et d'améliorer les opérations de la flotte. Des profils précis garantissent le suivi des heures de service (HOS), simplifient la répartition et améliorent la communication.

• Assurer la conformité ELD : Configurez les profils des conducteurs avec les permis et paramètres HOS corrects pour respecter les exigences fédérales.
• Suivre les HOS avec précision : Choisissez les règles de cycle et le statut de service appropriés pour éviter les infractions et maintenir des journaux précis.
• Accélérer l’intégration : Ajoutez les conducteurs individuellement ou en masse. Ensuite, invitez-les à l’application Conducteur pour un accès immédiat.
• Gérez tout en un seul endroit : Mettez à jour les paramètres de conformité, assignez des appareils, et plus encore depuis le tableau de bord de la flotte.

Bases

Les profils des conducteurs sont essentiels pour attribuer les règles de conformité, lier les appareils Motive et maintenir des journaux précis. Ils garantissent que l’activité de conduite est liée au bon conducteur, soutenant le suivi des données et la responsabilité. Cette section permet également aux utilisateurs de gérer les paramètres, l’accès à l’application et la performance en matière de sécurité à partir d’un seul endroit. Les permissions d’administrateur ou de gestionnaire de flotte sont requises pour ces tâches.

Création de profils de conducteurs

Les utilisateurs autorisés peuvent ajouter des conducteurs individuellement ou en masse depuis le tableau de bord Motive.

Ajouter un conducteur unique

1. Connectez-vous au tableau de bord Motive et cliquez sur l’icône Admin en bas à gauche.
    

   

2. Dans le menu Organisation, sélectionnez Conducteurs.

3. Cliquez sur le bouton + Ajouter un conducteur en haut à droite.

   

4. Dans la section Général, saisissez les informations personnelles du conducteur. Ensuite, ajoutez les détails de Contact et Connexion.

   

5. Entrez les détails de Suivi du temps tels que la Méthode, le fuseau horaire du terminal domicile, et les informations du odomètre. Si Journaux est sélectionné comme Méthode, vous devez entrer des informations supplémentaires, telles que l’autorité DOT, le nom du transporteur, l’adresse du bureau principal et l’adresse du terminal domicile. Si Carte de temps est sélectionné comme Méthode, vous devez ajouter un motif d’exemption dans le menu déroulant. 

   

6. Saisissez le numéro de permis de conduire et sélectionnez l’état émetteur. Ceci est requis pour la conformité ELD. De plus, si Carte de temps est choisi comme Méthode de suivi du temps ci-dessus, vous pouvez également assigner un véhicule à un conducteur après la section Permis de conduire.
7. Ajoutez des groupes si nécessaire.

8. Vous pouvez aussi attribuer une carte d’identification au conducteur. 

   

9. Cliquez sur Enregistrer pour créer le profil. Le conducteur recevra une invitation à télécharger et se connecter à l’Motive App. 

   

Importation en masse de plusieurs conducteurs

1. Depuis la page Conducteurs (Admin>Organisation>Conducteurs), cliquez sur le menu déroulant à côté de Ajouter un conducteur et sélectionnez Ajouter et modifier en masse. 

   

2. Sélectionnez Ajouter de nouveaux conducteurs.
3. Téléchargez le fichier modèle XLSX fourni.
4. Remplissez le modèle avec les informations de tous les conducteurs que vous souhaitez ajouter.
5. Les champs obligatoires incluent le nom, le nom d’utilisateur, l’email, le mot de passe, le fuseau horaire, le mode de conformité et le cycle principal.
6. Extrait un fichier CSV pour vos données.

7. Téléchargez le fichier CSV complété et cliquez sur Télécharger. Le système traitera le fichier et créera des profils pour toutes les entrées valides. 

   

Ajouter un conducteur avec un téléphone mobile ou une tablette 

1. Ouvrez Google Chrome sur votre appareil mobile et recherchez www.gomotive.com.

2. Appuyez sur l’icône menu en haut à droite et appuyez sur Connexion en bas.

3. Entrez vos identifiants de connexion au tableau de bord Motive Fleet. Une fois connecté, appuyez sur l’icône menu en haut à gauche.

4. Appuyez sur +Actions rapides.

5. Appuyez sur Ajouter un conducteur.

6. Remplissez les informations du conducteur.

7. Appuyez sur Enregistrer.

Modifier les profils de conducteurs

Vous pouvez mettre à jour les informations d’un conducteur à tout moment dans le tableau de bord Motive Fleet.

Modifier un profil de conducteur unique

1. Connectez-vous au tableau de bord Motive et cliquez sur l’icône Admin en bas à gauche.
2. Dans le menu Organisation, sélectionnez Conducteurs.

3. Trouvez le conducteur dans la liste. Cliquez sur le menu à trois points à côté de son nom et sélectionnez Voir le conducteur. 

   

4. Allez à la section souhaitée et cliquez sur Modifier. Apportez les modifications nécessaires aux détails du conducteur. 

   

5. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications.

Modification en masse de plusieurs profils de conducteurs

1. Sur la page Conducteurs, cochez les cases à côté des conducteurs que vous souhaitez mettre à jour.

2. Cliquez sur le bouton Modifier qui apparaît en bas.

   

3. Dans le menu qui suit, choisissez un paramètre à mettre à jour et fournissez les nouvelles valeurs/configurations.

4. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications à tous les profils sélectionnés.

   

Modification en masse du fuseau horaire du terminal pour plusieurs profils de conducteurs

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et allez à Admin > Organisation > Conducteurs.  

2. Cochez la case à côté des Conducteurs souhaités dans la liste et cliquez sur Modifier.

   

3. Dans Paramètres disponibles, sélectionnez le fuseau horaire du terminal domicile pour le déplacer vers Paramètres sélectionnés. 

4. Une fois dans Paramètres sélectionnés, cliquez sur le menu déroulant sous Fuseau horaire du terminal domicile, sélectionnez le fuseau horaire désiré, puis cliquez sur Enregistrer. 
    

   

Modification en masse de plusieurs profils de conducteurs à l’aide d’une feuille de calcul

1. Depuis la page Conducteurs (Admin>Organisation>Conducteurs), cliquez sur la flèche à côté du bouton Ajouter un conducteur.  

2. Sélectionnez Ajouter et modifier en masse. 

   

3. Sélectionnez Modifier les conducteurs existants.
4. Choisissez les conducteurs spécifiques que vous souhaitez modifier dans la fenêtre qui s’ouvre après avoir cliqué sur le bouton « Modifier Conducteurs.xlsx Modèle ».
5. Téléchargez le fichier modèle XLSX fourni. Il contiendra toutes les données modifiables pour vos conducteurs sélectionnés.
6. Modifiez tout ce qui doit être changé dans la feuille de calcul.
7. Extrait un fichier CSV pour vos données.
8. Téléchargez le fichier CSV complété et cliquez sur Télécharger. Le système traitera le fichier et effectuera les modifications selon vos données fournies.

Accepter une demande de conducteur en attente 

Lorsqu’un conducteur crée un profil, les administrateurs de flotte reçoivent une notification dans le tableau de bord de la flotte pour approuver ou rejeter le conducteur. Sans approbation de la demande, le conducteur ne peut pas se connecter à l’ELD. 

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur l’icône Admin. 
2. Allez à Conducteurs > Tous les conducteurs.
3. Le Statut des conducteurs avec des demandes non approuvées affiche En attente.

4. Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Approuver ou Rejeter.

   

Assigner un conducteur à un véhicule

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur l’icône Admin. 

   

2. Cliquez sur Conducteurs.

3. Sélectionnez le profil du conducteur auquel vous souhaitez assigner le véhicule et ouvrez son menu à trois points.

4. Cliquez sur Voir le conducteur. 

   

5. Faites défiler jusqu’à la section Assignation de véhicule et cliquez sur Modifier. 

   

6. Cliquez sur Assigner.

7. Sélectionnez le Véhicule dans la liste en utilisant la barre de recherche et cliquez sur Assigner. 

   

8. Une fois que vous voyez votre véhicule sélectionné listé sous Assignation de véhicule, cliquez sur Enregistrer. 

 

Remarque : Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les conducteurs configurés comme Non requis de journaliser. Une fois assignés, tous les trajets sur ce véhicule sont associés au conducteur. Les conducteurs qui doivent journaliser selon le mandat ELD doivent se connecter à la passerelle du véhicule pour la conformité.

Désactiver des conducteurs de l’entreprise

Réactiver un profil de conducteur 

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur l’icône Admin. 

   

2. Cliquez sur Conducteurs.

   

3. Ouvrez le filtre pour Statut et cliquez sur Effacer ou Désactivé pour voir tous les profils de conducteurs désactivés. 

   

4. Sélectionnez le profil du conducteur que vous souhaitez réactiver et ouvrez son menu à trois points. Sélectionnez Réactiver. 

   

5. L’écran des détails du conducteur s’ouvre. Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Réactiver. 

   

6. Un message contextuel apparaît à l’écran confirmant la réactivation. Une fois réactivé, vérifiez tous les détails mentionnés.

Remarque : Remplissez les champs Email et Nom d’utilisateur s’ils sont vides en cliquant sur Contact et Connexion > Modifier, puis cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les modifications.

Activer et désactiver le déplacement personnel pour les conducteurs

Activer et désactiver le déplacement personnel pour un conducteur

1. Connectez-vous au Motive Fleet Dashboard et cliquez sur l’icône Admin.

   

2. Cliquez sur Conducteurs.

3. Sélectionnez les profils de conducteurs pour lesquels vous souhaitez modifier le paramètre et cliquez sur le menu à trois points.

4. Sélectionnez Voir le conducteur. 

   

5. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Statut de service. Cliquez sur Modifier. 

   

6. Cochez ou décochez la case pour Déplacement personnel pour l’activer ou le désactiver. Cliquez sur Enregistrer. 

   

Activation et désactivation en masse du déplacement personnel pour les conducteurs

1. Connectez-vous au tableau de bord Motive Fleet et cliquez sur l’icône Admin. 
2. Cliquez sur Conducteurs.

3. Sélectionnez un ou plusieurs véhicules et cliquez sur Modifier.

   

4. Cliquez sur Statut spécial : Déplacement personnel.

   

5. Sélectionnez Autoriser ou Ne pas autoriser pour activer ou désactiver le déplacement personnel pour les conducteurs sélectionnés.

6. Cliquez sur Enregistrer.

   

Activer et désactiver la conduite manuelle pour un conducteur

1. Connectez-vous au Motive Fleet Dashboard et cliquez sur l’icône Admin.

   

2. Cliquez sur Conducteurs.

3. Sélectionnez les profils de conducteurs pour lesquels vous souhaitez modifier le paramètre et cliquez sur le menu à trois points.

4. Sélectionnez Voir le conducteur. 

   

5. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Statut de service. Cliquez sur Modifier. 

   

6. Cochez ou décochez la case pour Temps de conduite manuel pour l’activer ou le désactiver. 

7. Cliquez sur Enregistrer.  

   

Remarque : Un conducteur ne peut enregistrer du temps de conduite manuel que lorsqu’il n’a pas de véhicule actuel sélectionné. Il ne peut pas enregistrer du temps de conduite manuel avec un véhicule actuel sélectionné.

Ajout et suppression en masse de conducteurs dans des groupes

Ajout en masse de conducteurs à des groupes

1. Connectez-vous au tableau de bord Motive Fleet et cliquez sur l’icône Admin. 
2. Cliquez sur Conducteurs.

3. Sélectionnez un ou plusieurs véhicules et cliquez sur Modifier.

   

4. Cliquez sur Groupes : Ajouter aux groupes.

   

5. Cliquez sur Sélectionner.

   

6. Cochez les cases des groupes que vous souhaitez ajouter aux profils de conducteurs sélectionnés.

7. Cliquez sur Enregistrer.

   

8. Une fois que tous les groupes sélectionnés apparaissent sous la section Ajouter aux groupes, cliquez sur Enregistrer.

   

9. Cliquez sur Confirmer. 

   

Suppression en masse de conducteurs de groupes

1. Connectez-vous au tableau de bord Motive Fleet et cliquez sur l’icône Admin. 
2. Cliquez sur Conducteurs.

3. Sélectionnez un ou plusieurs véhicules et cliquez sur Modifier.

   

4. Cliquez sur Groupes : Retirer des groupes.

   

5. Cliquez sur Sélectionner.

   

6. Cochez les groupes que vous souhaitez retirer pour les conducteurs sélectionnés.

7. Cliquez sur Enregistrer.

   

8. Une fois que tous les groupes sélectionnés apparaissent sous la section Retirer des groupes, cliquez sur Enregistrer.

   

9. Cliquez sur Confirmer. 

   

Réinitialiser le mot de passe du profil du conducteur

Remarque: Motive Support ne peut pas réinitialiser les mots de passe au nom de nos utilisateurs pour des raisons de sécurité. Les utilisateurs peuvent le faire eux-mêmes ou demander à leur gestionnaire/admin de flotte de le changer pour eux.

1. Connectez-vous au Motive Fleet Dashboard et cliquez sur l’icône Admin.

   

2. Cliquez sur Conducteurs.

3. Sélectionnez les profils de conducteurs pour lesquels vous souhaitez modifier le mot de passe et cliquez sur le menu à trois points.

4. Sélectionnez Voir le conducteur. 

   

5. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Contact et Connexion. Cliquez sur Changer le mot de passe. 

   

6. Entrez ou générez un nouveau mot de passe. 

7. Confirmez le nouveau mot de passe et cliquez sur Enregistrer. 

   

Gérer les profils et la conformité

Les profils de conducteurs incluent des paramètres pour la conformité et les besoins opérationnels. Ajustez les paramètres selon le rôle ou la région du conducteur.

• Jeux de règles et cycles HOS : Mettez à jour les cycles HOS primaire et secondaire pour refléter les itinéraires et régions, surtout pour les conducteurs aux États-Unis et au Canada.
• Statuts de service spéciaux : Activez ou désactivez le déplacement personnel et le déplacement dans la cour selon la politique de l’entreprise.
• Confidentialité du conducteur : Ajustez les paramètres de confidentialité lors de l’utilisation des caméras embarquées Motive, y compris la désactivation de la caméra face au conducteur lorsque le véhicule est à l’arrêt ou que le moteur est éteint.
• Coaching du conducteur : Utilisez la fonction de coaching pour revoir les événements de sécurité ou de conformité signalés et guider les améliorations.

Bonnes pratiques pour gérer les profils de conducteurs

• Auditez régulièrement les profils de conducteurs : Assurez-vous que les détails du permis et de conformité sont précis et à jour.
• Utilisez des groupes pour rester organisé : Organisez les conducteurs par emplacement, rôle ou numéro DOT pour faciliter la gestion des profils et les rapports.
• Activez les parcours guidés pour conducteurs : Créez des listes de contrôle pour guider les conducteurs dans des tâches clés comme la mise à jour des journaux ou la certification de leurs dossiers.

Créer et assigner des parcours guidés pour conducteurs

Les administrateurs de flotte peuvent créer et assigner un parcours guidé depuis le tableau de bord de la flotte. Voici les étapes à suivre pour en créer un et l’assigner.

Créer un parcours guidé pour conducteur

1. Connectez-vous au Motive Fleet Dashboard et cliquez sur l’icône Admin.

   

2. Allez à Application Conducteur > Parcours guidé conducteur. 

3. Cliquez sur Créer un parcours.

   

4. Depuis l’écran Créer un parcours, sélectionnez le Type de déclencheur pour définir quand ce parcours doit apparaître pour le(s) conducteur(s).

   

5. Si Basé sur la localisation est votre Type de déclencheur, cliquez sur Sélectionner pour ajouter les informations de géorepérage. 

   

6. Cochez les cases des géorepérages que vous souhaitez sélectionner et cliquez sur Enregistrer.

   

7. Spécifiez l’utilisation prévue du parcours guidé en fonction de la méthode de suivi du temps du conducteur.

   

8. Sélectionnez le Verrou nécessaire pour définir les activités qui ne peuvent pas être effectuées avant la fin du parcours guidé. Cela offre un mécanisme d’application.

   

9. Nommez le parcours et commencez à glisser-déposer les tuiles de Actions du parcours vers le milieu.

   

10. Chaque Action du parcours ajoutée apparaîtra sous la section Détails du parcours. 

11. Vous pouvez cocher la case Marquer comme action requise pour rendre l’action sélectionnée obligatoire pour compléter le parcours. 

12. Cliquez sur les flèches d’aperçu pour voir à quoi ressemble le parcours dans l’application Conducteur. 

13. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer.

    

Configurer un ID unique pour le conducteur

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur l’icône Admin. 

   

2. Cliquez sur Conducteurs.

3. Sélectionnez le profil du conducteur pour lequel vous souhaitez définir un ID unique.

   

4. Cliquez sur Modifier dans la section Informations de base.

   

5. Entrez l’ID du conducteur sous ID employé.

   Remarque : Cet ID doit être unique et deux conducteurs ne peuvent pas partager le même ID conducteur.

6. Cliquez sur Enregistrer. 

   

FAQ

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