*Nouveaux gestionnaires de flotte, commencez ici* - Prise en main de Motive pour les gestionnaires de flotte

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur Fleet View dans le menu à gauche.

• Vous pouvez voir les véhicules, conducteurs ou actifs depuis la carte Fleet View ou la liste.
• Vous pouvez également utiliser la boîte de recherche pour trouver un véhicule, un conducteur ou un actif spécifique.

2. Utilisez le menu déroulant à côté du bouton Filtrer pour trouver plus rapidement des entités et ordonner la liste selon l’option préférée. Vous pouvez aussi utiliser le bouton Filtrer pour personnaliser votre recherche.

Les icônes à côté des entités vous donnent un aperçu de leur statut :

Le véhicule, l’actif ou le conducteur est actif et en mouvement.

Le véhicule est au ralenti.

Le véhicule, l’actif ou le conducteur est à l’arrêt.

Le conducteur est actif. Cela s’applique uniquement aux conducteurs utilisant la version gratuite de l’application Motive Driver (sans passerelle véhicule).

Ce symbole de statut indique des informations obsolètes. Il apparaît si l’une des conditions suivantes est remplie :

• Véhicule/Conducteur/Actif : Aucune mise à jour reçue depuis les 4 dernières heures, et la dernière mise à jour enregistrée indiquait un mouvement ou un ralenti.
• Véhicule/Conducteur : Aucune mise à jour depuis les 24 dernières heures, et la dernière mise à jour enregistrée indiquait un arrêt.
• Actifs : Aucune mise à jour depuis les 40 dernières heures, et la dernière mise à jour enregistrée indiquait un arrêt.
• Application Motive Driver (conducteur sans passerelle véhicule) : aucune mise à jour reçue depuis les 24 dernières heures.

3. Pour voir plus d’informations ou une vue détaillée d’une entité, cliquez sur cette entité dans la liste ou sur la carte.

Vous pouvez voir une des trois vues mentionnées ci-dessous :

• Vue en direct des véhicules : Cette vue détaillée affiche des informations sur le statut de votre véhicule, les données de localisation, le conducteur actuel, la télématique, les séquences vidéo de la Smart Dashcam, et la vue de la carte en direct.

• Vue en direct des conducteurs : Cette vue détaillée affiche des informations sur le statut de votre conducteur, les données de localisation, le véhicule actuel, les heures de service, d’autres détails, et une vue de la carte en direct.

• Vue en direct des actifs : Cette vue détaillée affiche des informations sur le statut de votre actif, les données de localisation, l’état de la batterie, la télématique, d’autres détails, et une vue de la carte en direct.

4. Vous pouvez basculer entre les onglets Live et Historique dans n’importe quelle vue détaillée d’une entité. Cliquez sur l’onglet Historique pour voir l’historique de localisation d’une entité.

1. Connectez-vous au tableau de bord Motive Fleet et cliquez sur Conformité dans le menu à gauche.

Cela vous mènera au Hub de conformité, où vous pouvez voir :

a) Un Résumé des données de conformité de votre flotte.

b) Des Graphiques pour les journaux, trajets et inspections, les principales violations HOS, principales erreurs de forme et de manière.

c) Des classements des conducteurs et véhicules avec le risque de conformité le plus élevé.

Sur le côté droit de la page, vous pouvez accéder au Centre d’action pour examiner les violations, erreurs et inspections (du cycle précédent), les notifications, et quelques liens rapides.

Dans la bannière de résumé, vous pouvez voir les principales mesures de conformité telles que les heures de trajet, distance de trajet, conducteurs actifs, véhicules actifs, violations HOS, et les erreurs de forme et de manière (F&M) dans le cycle par défaut actuel de votre flotte comparé au précédent.

• Si le cycle de l’entreprise est de 7 jours, les filtres 7J, 14J, 28J et 56J seront affichés.
• Si le cycle de l’entreprise est de 8 jours, les filtres 8J, 16J, 32J et 64J seront affichés.
• Si le cycle de l’entreprise est de 14 jours, les filtres 14J, 28J et 56J seront affichés.

Avec le graphique en anneau des journaux, une flotte peut rapidement examiner le total des journaux pour la période sélectionnée, répartis en :

• journaux conformes
• journaux non conformes

Pour les journaux non conformes, vous pouvez commencer à corriger, envoyer des suggestions de journal aux conducteurs, et déterminer quels conducteurs nécessitent une conversation.

Survolez la partie rouge, non conforme, du graphique en anneau pour voir les journaux non conformes décomposés par type de violation :

• violations HOS
• erreurs de forme et de manière
• journaux avec les deux problèmes

Avec le graphique en anneau des trajets, vous pouvez rapidement examiner le total des trajets pour la période sélectionnée et basculer entre le nombre total de trajets et le total des heures de trajet. Les données sont réparties en :

• trajets identifiés ou annotés : Affiche les trajets résolus qui sont soit identifiés ou non identifiés et annotés.
• trajets non identifiés : Affiche les trajets non résolus qui sont non identifiés et sans annotation.
• Cliquer sur l’un ou l’autre lien vous dirige vers la page des trajets avec les champs respectifs pré-filtrés pour montrer les données pertinentes. Pour les trajets non identifiés, vous pouvez rapidement les assigner ou les annoter.

Avec le graphique en anneau des inspections, vous pouvez rapidement examiner le nombre total d’inspections pour la période sélectionnée, réparties en :

• défauts résolus : Défauts résolus, y compris les défauts signalés déjà réparés ou ceux qui n’ont pas besoin d’être réparés.
• statut du défaut inconnu : Défauts non résolus avec statuts inconnus, ce sont ceux sur lesquels les flottes doivent se concentrer pour les résoudre.

Cliquer sur l’un ou l’autre lien vous dirige vers la page des inspections dans la section Maintenance avec les champs respectifs pré-filtrés pour afficher les données pertinentes. Pour les défauts au statut inconnu, vous pouvez rapidement examiner et contacter les conducteurs pour résoudre le problème.

Le graphique des principales violations HOS montre les cinq principales violations HOS pour la période sélectionnée. Les barres sont réparties entre violations de plus de 30 minutes (bleu foncé) ou moins de 30 minutes (bleu clair).

1. Survolez les graphiques pour voir les violations réparties par ces deux types de violation (>30m et <30m).
2. Cliquez sur le titre de la carte pour voir le rapport détaillé des violations HOS. Vous pouvez identifier les conducteurs avec des violations et consulter leurs journaux pour améliorer la performance.

Les principales erreurs de forme et de manière montrent les différentes erreurs de forme et de manière classées par ordre décroissant pour la période sélectionnée.

Cliquez sur le titre de la carte pour voir la page Détail des erreurs de forme et de manière. Vous pouvez y identifier les conducteurs avec des erreurs et consulter leurs journaux pour améliorer la performance.

Les classements du risque de conformité le plus élevé vous permettent d’identifier les individus nécessitant un coaching et de voir comment la performance évolue dans le temps. Il y a trois classements différents :

a) Plus de problèmes de journal : Le total combiné des violations HOS et des erreurs de forme et de manière par un conducteur durant la période sélectionnée. Cliquez sur les noms des conducteurs pour voir leurs journaux.

b) Plus de trajets réassignés : Le nombre de trajets assignés à un conducteur qui étaient auparavant non identifiés durant la période sélectionnée. Cliquez sur les noms des conducteurs pour voir leurs trajets enregistrés et comprendre pourquoi ils ne sont pas initialement enregistrés comme trajets identifiés dans le journal.

c) Plus de trajets non identifiés : Le pourcentage de trajets non identifiés pour un véhicule durant la période sélectionnée. Ces trajets peuvent représenter un risque sur la route en n’étant pas enregistrés dans le journal du conducteur ou annotés, ce qui serait considéré comme un faux journal si les agents les attrapent lors d’une inspection routière. Cliquez sur le nom du véhicule pour voir les trajets non identifiés. Assignez-les ou ajoutez une note expliquant pourquoi ils sont non identifiés.

Le Centre d’action est l’endroit où vous pouvez examiner les violations les plus récentes et, si elles sont correctes, les résoudre. Cela inclut :

• Trajets non identifiés
• Violations HOS
• Erreurs F&M

1. Vous pouvez afficher les mises à jour de la passerelle depuis les notifications en dessous, qui vous indiquent le nombre de déconnexions et de trajets interrompus. Avoir cette visibilité aide les flottes à identifier les équipements défectueux ou les conducteurs potentiellement impliqués dans un mauvais comportement et qui pourraient nécessiter une conversation.

2. Cliquer sur Déconnexions vous mène à la page Déconnexions.

1. Connectez-vous au tableau de bord Motive Fleet, et depuis la section Fleet View, cliquez sur l’onglet Trajets.

2. Cliquez sur le filtre Assignments et sélectionnez Non identifiés.

3. Cliquez sur le trajet non identifié que vous souhaitez résoudre.

1. Cliquez sur le bouton Assigner depuis la page de détail du trajet.

1. Cliquez sur le champ Nom du conducteur pour sélectionner le conducteur dans la liste déroulante. Pour annoter le trajet sélectionné, cliquez sur le champ texte Note.

2. Sélectionnez un type de trajet et ajoutez une note.

3. Cliquez sur le bouton Assigner.

1. Connectez-vous au tableau de bord Motive Fleet, cliquez sur Carburant dans le menu à gauche.

2. Vous arriverez au Fuel Hub, où vous pouvez suivre la consommation de carburant de votre flotte au fil du temps et comprendre les comportements clés des conducteurs qui impactent l’économie de carburant. Vous pouvez également suivre la performance en carburant des véhicules pour identifier les véhicules inefficaces dans votre flotte.

1. Dans la barre des métriques de résumé, vous pouvez voir les principales mesures de consommation de carburant pour votre flotte pour la période sélectionnée. Vous pouvez changer de période en utilisant le bouton de sélection de temps en haut à droite. Modifier ce bouton mettra à jour les métriques de résumé ainsi que les graphiques et tableaux de bord en dessous (tendances du carburant, facteurs d’efficacité, performance des conducteurs, performance des véhicules, performance par marque et modèle). Ces métriques vous aideront à comprendre rapidement comment l’activité de la flotte a évolué par rapport à la période précédente. Si vous visualisez le tableau de bord en unités métriques, vous pourrez voir ces graphiques en KM/L.

2. Vous pouvez également filtrer votre recherche en cliquant sur le menu déroulant Tous types de véhicules. Vous pouvez ensuite filtrer par classe de véhicule, marque, modèle, année et type de carburant.

3. Dans la barre des métriques, vous pouvez voir :

• MPG moyen : La quantité moyenne de carburant utilisée dans une tendance journalière.
• Distance : Distance totale parcourue durant cette période.
• Carburant utilisé : Pourcentage de carburant utilisé durant cette période.
• Coût du carburant : Coût total du carburant.
• Utilisation des véhicules : Pourcentage moyen d’utilisation du carburant par les véhicules. Si un véhicule utilise la prise de force (PTO) pendant qu’il est au ralenti, cela compte dans l’utilisation.
• Carburant au ralenti : Carburant consommé lorsque les véhicules sont au ralenti.
• Carburant gaspillé/Émission estimée de CO2 (tonnes) : Quantité de carburant gaspillée durant la période.

1. Dans le graphique des tendances du carburant, vous pouvez voir une tendance sur 90 jours des métriques suivantes :

• MPG moyen : Comprenez la performance moyenne MPG (miles par gallon) de votre flotte sur une période de 90 jours et comparez-la à la moyenne du réseau Motive.
  
  
  
   
• % de ralenti : Comprenez comment le taux de ralenti de votre flotte a évolué au cours des 90 derniers jours et comparez-le à la moyenne du réseau Motive. Le taux de ralenti est calculé comme le temps au ralenti divisé par le temps moteur en marche (ralenti + conduite).
  
  
  
   

1. Les facteurs d’efficacité du carburant vous aident à mieux comprendre les comportements des conducteurs qui impactent l’économie de carburant. Ces métriques se mettront à jour si vous ajustez le bouton de sélection de temps dans la barre des métriques de résumé. Les facteurs d’efficacité du carburant incluent :

• Distance en cruise control : Distance parcourue en utilisant le régulateur de vitesse en pourcentage de la distance totale parcourue par votre flotte.
• Temps en cruise control : Temps passé en utilisant le régulateur de vitesse en pourcentage du temps total de conduite de votre flotte.
• Temps au ralenti : Pourcentage du temps où le moteur tournait mais le véhicule était à l’arrêt.
• RPM excessif : Pourcentage du temps où le moteur était en marche avec un régime moteur supérieur à 1700 RPM.

Événements de sécurité :

• Freinage brusque : Nombre d’occurrences où le conducteur a freiné brusquement pour chaque 1000 miles parcourus
• Accélération brusque : Nombre d’occurrences où le conducteur a accéléré agressivement pour chaque 1000 miles parcourus
• Virages brusques : Nombre d’occurrences où le conducteur a pris un virage à grande vitesse pour chaque 1000 miles parcourus
• Vitesse : Vitesse moyenne de conduite de votre flotte.

1. Le classement Performance des véhicules vous donne une vue rapide de vos véhicules les moins performants et les plus performants. Cela vous aide à déterminer les types de véhicules dans lesquels investir — ou éventuellement vous débarrasser. Les véhicules sont classés par économie de carburant et vous pouvez cliquer sur le véhicule pour voir leur MPG pour la période sélectionnée et comment cela a changé par rapport à la période précédente.

Le classement Performance par marque et modèle vous donne une vue rapide de vos marques et modèles les moins performants et les plus performants. Les véhicules sont classés par économie de carburant et vous pouvez voir leur MPG pour la période sélectionnée et comment cela a changé par rapport à la période précédente.

Les liens rapides situés à droite de la page vous mèneront automatiquement à la section pertinente des rapports Carburant, vous permettant d’exporter directement les données requises.

1. Sur le tableau de bord de la flotte, sélectionnez Carburant dans le menu à gauche.
2. Cliquez sur l’onglet Achats de carburant.
3. Cliquez sur le bouton + Ajouter des achats de carburant.

4. Cliquez sur Saisir manuellement un achat de carburant.

5. Ajoutez une image du reçu/facture en cliquant sur le bouton Sélectionner une photo dans le champ image.
6. Saisissez les détails comme conducteur, date/heure, juridiction, véhicule, type de carburant, volume, etc. dans les champs donnés. Faire défiler vers le bas vous permet d’accéder à des champs supplémentaires.

7. Cliquez sur le bouton Enregistrer une fois que vous avez saisi tous les détails.

1. Depuis la page Ajouter des achats de carburant, cliquez sur Importer des achats de carburant.

2. Si vous n’avez pas de fichier au format CSV, cliquez sur Modèle pour le télécharger.

3. Si vous avez déjà un fichier à télécharger, cliquez sur Sélectionner fichier(s) dans le champ fichier.

4. Cliquez sur le bouton Importer.

5. Une fois l’importation terminée, vous êtes redirigé vers la page Importations de carburant où vous pouvez voir le statut de chaque importation. Les fichiers avec erreurs peuvent être téléchargés et corrigés.

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur Maintenance dans le menu à gauche.
2. Cliquez sur l’onglet À venir pour voir les rappels à venir. Cela affiche une liste des véhicules et actifs nécessitant une maintenance.
3. Pour le service de votre choix, cliquez sur Ajouter une note de service sous la colonne Action. Cela ouvre une nouvelle fenêtre où vous pouvez saisir les détails de la note de service.

4. Sélectionnez l’entité dans le menu déroulant et cochez les services qui ont été effectués pour le véhicule sélectionné.

5. Ajoutez la date, le compteur kilométrique et les heures moteur pour la fin du service, afin d’assurer la précision du prochain rappel.
6. Ajoutez des notes et le coût total pour garder une trace des informations supplémentaires liées au service.

7. Cliquez sur Glisser-déposer pour téléverser ou parcourir pour ajouter des images et/ou documents supplémentaires.

8. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

9. Vous pouvez également ajouter des services non liés à votre calendrier en cliquant sur l’onglet Historique et en sélectionnant Ajouter une note de service.

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur Rapports dans le menu à gauche.
2. Sous la section Parcourir, cliquez sur Maintenance.
3. Cliquez sur Rapport détaillé des rappels de maintenance dans la liste des rapports.

4. Le haut de la page affiche le nombre de véhicules et actifs de votre flotte dont les services de maintenance sont en retard ou bientôt dus.
5. Les colonnes affichent véhicule/actif, type, statut, et date du service.

6. Divers filtres comme véhicules et actifs, sélection de groupes, tous types de maintenance, sélection de date de service et sélection de statut peuvent être utilisés pour affiner la recherche.
7. Cliquez sur Options pour télécharger le rapport soit en cliquant sur Télécharger en PDF ou Télécharger en CSV.
8. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder les résultats filtrés sur la page.

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur Rapports dans le menu à gauche.

2. Cliquez sur l’onglet Véhicules sous la section Parcourir.

3. Faites défiler vers le bas et cliquez sur la section Codes de panne.

4. La page du rapport Codes de panne s’affiche. Utilisez le bouton bascule Véhicule/groupe pour spécifier la vue du rapport.

5. Utilisez divers filtres comme la date, sélection de véhicules ou groupes, le champ types et le champ statuts pour filtrer le rapport pour un ensemble spécifique de véhicules ou groupes.

Le rapport généré affiche les codes de diagnostic du véhicule détectés par le moteur du véhicule selon les champs sélectionnés.

6. Pour exporter le rapport généré, cliquez sur le bouton Options et sélectionnez votre format de fichier préféré. Vous pouvez choisir soit Exporter en PDF ou Exporter en CSV.

Une fois terminé, les rapports sont téléchargés directement sur votre ordinateur, et une copie est envoyée par courriel.

L’outil de messagerie de Motive est conçu pour faciliter la communication. Voici les façons dont vous pouvez contacter votre flotte.

• Les nouveaux messages de chat peuvent être envoyés à un seul utilisateur ou à plusieurs utilisateurs. Dans le cas de plusieurs utilisateurs, les réponses seront visibles par tous dans la conversation, ce qui favorise la communication croisée. Les nouveaux messages peuvent être envoyés aux conducteurs et gestionnaires de flotte.
• Les messages de diffusion sont destinés à transmettre des informations dans un seul sens ; donc les réponses à un message de diffusion apparaîtront dans une conversation privée entre l’expéditeur et le destinataire. Les messages de diffusion peuvent être envoyés aux conducteurs et gestionnaires de flotte.

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur Messages dans le menu à gauche.

2. Cliquez sur l’icône Créer un message et sélectionnez soit Chat soit Diffusion pour démarrer une nouvelle conversation. Ces deux options peuvent être utilisées pour envoyer des messages aux conducteurs ou aux gestionnaires de flotte.

3. En démarrant un chat, vous pouvez commencer une conversation en tant que vous-même, ou depuis une équipe de messagerie dont vous faites partie. Pour choisir, cliquez à côté de Démarrer le chat en tant que, et sélectionnez votre nom d’utilisateur ou une équipe de messagerie.

4. Ensuite, sélectionnez les conducteurs, utilisateurs de la flotte et/ou groupes auxquels vous souhaitez envoyer un message, puis cliquez sur Démarrer.

4. Écrivez votre message dans la zone de texte et appuyez sur le bouton à droite de la zone de texte.

5. Lorsque le destinataire a lu le message, une double coche verte apparaîtra à côté de votre message.

6. Lorsqu’une personne envoie un message, une icône de notification rouge apparaîtra sur l’onglet Messages dans le menu à gauche. De plus, les conducteurs ont la possibilité d’envoyer des photos et des localisations.

7. Si votre conducteur vous envoie une photo que vous souhaitez enregistrer, cliquez sur la photo pour accéder à l’option de téléchargement.

8. Des filtres peuvent être appliqués pour restreindre la boîte de réception des messages à seulement non lus, messages de diffusion, ou messages d’équipe.

10. Pour envoyer des images, PDF ou autres fichiers dans vos messages, localisez l’icône trombone et cliquez pour ajouter des pièces jointes.

11. Une fenêtre apparaîtra, vous permettant de sélectionner les fichiers que vous souhaitez joindre. Naviguez jusqu’à l’emplacement de vos fichiers et sélectionnez-les en cliquant sur chacun. Puis cliquez sur envoyer.

1. Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et cliquez sur Rapports dans le menu à gauche.

La page Rapports affiche une liste complète de vos rapports disponibles.

2. Pour programmer un rapport de votre choix, consultez la liste des rapports enregistrés.

3. Survolez le nom du rapport et cliquez sur Options. Sélectionnez Programmer dans le menu déroulant Options.

4. Une boîte de dialogue Créer un rapport programmé apparaît à l’écran, vous permettant de modifier les détails du rapport. Vous pouvez modifier les champs suivants :

• Nom du programme - Nom du rapport programmé
• Destinataires - Destinataires du rapport. Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires individuels ou des rôles.
• Plage horaire du rapport - La plage horaire des données à afficher dans le rapport
• Fréquence - La fréquence à laquelle vous souhaitez que le rapport soit distribué
• Heure - L’heure de la journée à laquelle vous souhaitez que le rapport soit distribué
• Format du rapport - Format du rapport. Vous pouvez choisir entre CSV ou PDF.

5. Saisissez le nom du rapport dans le champ Nom du programme.

6. Vous pouvez programmer la livraison du rapport à des destinataires individuels ou à des rôles entiers. Ajoutez les destinataires ou rôles dans le champ Destinataires.

7. Sélectionnez la plage horaire du rapport, la fréquence, et l’heure pour choisir la fréquence de distribution du rapport.

8. Sélectionnez le format du rapport. Vous pouvez choisir d’envoyer le rapport en format CSV, PDF ou les deux.

9. Apportez les modifications souhaitées et cliquez sur Programmer.

Une notification apparaît en haut de l’écran une fois que votre rapport a été programmé avec succès.

10. Pour voir la liste des rapports programmés, cliquez sur l’onglet Rapports programmés affiché à gauche.
Une liste de tous les rapports programmés s’affiche à droite de l’écran.