Les rapports de trajet de l’International Fuel Tax Agreement (IFTA) dans Motive automatisent le processus de suivi du kilométrage par juridiction, ce qui fait gagner du temps aux flottes et réduit les erreurs. Ces rapports aident à garantir la conformité aux exigences de dépôt trimestriel de l’IFTA et soutiennent la préparation aux audits.
Aperçu
L’IFTA exige que les flottes déclarent la distance parcourue et le carburant acheté dans chaque juridiction. Les rapports de trajet IFTA de Motive simplifient ce processus en automatisant le suivi et en facilitant la génération des rapports.
- Capture automatique des données : Motive enregistre automatiquement le kilométrage et les franchissements de juridiction en temps réel, garantissant des données précises pour chaque trajet.
- Gain de temps : Le suivi automatisé minimise la nécessité de saisie manuelle des données, accélérant le processus de déclaration et réduisant les retards.
- Protection lors des audits : Des journaux détaillés assurent la conformité aux exigences de l’IFTA et aident à prévenir les erreurs coûteuses lors des audits.
- Génération facile des rapports : Générez des rapports IFTA trimestriels en quelques clics seulement, rendant la révision et la soumission rapides et simples.
Notions de base
La passerelle véhicule de Motive enregistre la localisation des véhicules et les franchissements d’état, calculant les miles parcourus par juridiction. Ces données sont compilées dans les rapports de trajet IFTA, qui peuvent être téléchargés pour le dépôt trimestriel.
Génération d’un rapport de trajet IFTA
- Dans le tableau de bord de la flotte, allez à Rapports > Rapports de trajet IFTA.
- Sélectionnez le trimestre et l’année de déclaration dans les menus déroulants.
- Examinez le rapport pour le kilométrage par juridiction et les détails des achats de carburant.
- Cliquez sur les trois points pour exporter le rapport IFTA pour le dépôt ou les archives.
Révision et vérification des données
Avant de déposer, vérifiez votre rapport de trajet IFTA pour assurer son exactitude :
- Confirmez que le kilométrage et les franchissements d’état sont correctement enregistrés pour chaque véhicule.
- Vérifiez que les achats de carburant correspondent au véhicule et à la date appropriés.
- Ajoutez ou modifiez tout reçu de carburant manquant directement dans Motive avant de télécharger le rapport.
Dépôt et conformité
Après avoir vérifié vos données :
- Utilisez le fichier exporté pour compléter le dépôt IFTA auprès de votre juridiction.
- Conservez le rapport numériquement pour soutenir les audits et assurer la conformité continue.
FAQ
Comment Motive capture-t-il les données de kilométrage pour les rapports IFTA ?
La passerelle véhicule de Motive enregistre automatiquement les miles parcourus et les franchissements de juridiction en utilisant les données de localisation en temps réel.
Puis-je modifier les données de mon rapport de trajet IFTA ?
Oui, vous pouvez ajouter ou mettre à jour manuellement les reçus de carburant avant de finaliser le rapport.
À quelle fréquence dois-je générer des rapports de trajet IFTA ?
Vous devez générer des rapports de trajet IFTA trimestriellement, mais vous pouvez les consulter à tout moment pour la supervision opérationnelle.
Que faire si un achat de carburant manque dans le rapport ?
Vous pouvez ajouter manuellement les reçus de carburant directement dans Motive avant de télécharger le rapport.
Ai-je besoin de journaux papier si j’utilise les rapports IFTA de Motive ?
Non, les rapports automatisés de Motive répondent aux exigences de l’IFTA. Il est recommandé de conserver des dossiers numériques à des fins d’audit.
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