Les rôles et permissions sont des fonctionnalités essentielles de contrôle d'accès dans le tableau de bord Motive qui vous permettent de limiter ce que chaque utilisateur de flotte peut voir et faire sur la plateforme Motive. Une gestion appropriée des rôles et des permissions garantit que les utilisateurs n'ont accès qu'aux données et fonctionnalités pertinentes pour leurs fonctions professionnelles.
Aperçu
Le système de rôles et permissions de Motive offre un cadre flexible pour définir les responsabilités des utilisateurs et contrôler l'accès aux différentes sections du tableau de bord Motive. En choisissant parmi une liste de rôles par défaut ou en créant vous-même un rôle personnalisé, vous pouvez donner à votre équipe les outils dont elle a besoin tout en respectant le principe du moindre privilège.
- Renforcer la sécurité : Contrôlez précisément l'accès des utilisateurs à des fonctionnalités et données spécifiques, minimisant ainsi le risque d'actions non autorisées ou d'exposition des données.
- Déléguer en toute confiance : Attribuez des rôles spécifiques aux gestionnaires et autres personnels, leur accordant l'autorité de superviser leurs zones désignées sans fournir un accès administratif complet.
- Personnaliser selon vos besoins : Créez des rôles personnalisés avec des permissions granulaires pour correspondre aux responsabilités uniques des individus au sein de votre organisation.
Notions de base
Un rôle est un ensemble de permissions qui définit le niveau d'accès d'un utilisateur de flotte et ce qu'il peut faire dans le tableau de bord Motive. Les permissions sont des droits spécifiques accordés à un rôle, tels que la consultation des rapports, la gestion des profils de véhicules ou des utilisateurs. Ce système aide à définir les responsabilités et garantit que les utilisateurs n'ont accès qu'aux outils nécessaires pour leur travail.
Rôles par défaut et personnalisés
Motive fournit plusieurs rôles standards pour soutenir les fonctions courantes au sein d'une flotte.
- Administrateur de flotte : C'est le rôle de plus haut niveau avec un accès illimité à l'ensemble de la plateforme Motive. Un administrateur de flotte peut gérer tous les utilisateurs, véhicules et actifs ; configurer les paramètres à l'échelle de l'entreprise dans le tableau de bord Admin et consulter tous les rapports disponibles.
- Gestionnaire : Ce rôle a un accès plus limité par défaut. Les gestionnaires de flotte peuvent consulter le tableau de bord Motive et les rapports pour surveiller les opérations quotidiennes, mais ne peuvent pas accéder au panneau Admin pour modifier les paramètres à l'échelle de l'entreprise. Un administrateur de flotte peut personnaliser les permissions d'un gestionnaire de flotte ou l'assigner à des groupes spécifiques pour limiter sa visibilité.
- Installateur : C'est un rôle très restreint conçu pour les techniciens responsables de l'installation du matériel. Les utilisateurs avec ce rôle ne peuvent accéder qu'aux parties du tableau de bord nécessaires pour créer des profils de véhicules et d'actifs et leur attribuer des dispositifs.
Personnalisation des rôles
Les rôles personnalisés peuvent être adaptés pour fournir un accès limité uniquement à des parties spécifiques du produit, telles que Sécurité, Conformité ou Maintenance, selon les exigences du rôle. Les administrateurs de flotte peuvent créer des rôles personnalisés et les lier à n'importe quelle permission de la liste disponible de Motive.
Pour créer un rôle personnalisé :
Connectez-vous au tableau de bord Motive et cliquez sur l'icône Admin.
- Sélectionnez Utilisateurs de flotte dans le menu Organisation.
- Cliquez sur l'onglet Rôles et permissions.
Cliquez sur le bouton + Créer un rôle.
- Entrez un nom unique pour le rôle et une description facultative.
- Parcourez la liste des permissions disponibles et cochez la case pour chacune que vous souhaitez accorder. Vous pouvez développer chaque catégorie pour voir des options plus détaillées.
- Cliquez sur Créer pour enregistrer le nouveau rôle personnalisé.
Bien que la liste complète des permissions soit disponible dans le tableau de bord, elles sont organisées par fonctionnalité. Vous pouvez contrôler l'accès à des domaines tels que :
- Admin : Gérer les paramètres de l'entreprise, les utilisateurs, véhicules, actifs et groupes.
- Conformité : Consulter et modifier les journaux de conducteurs, gérer les rapports de conformité et consulter les Insights CSA.
- Sécurité : Accéder au Hub de sécurité, examiner et coacher les événements de sécurité, et gérer les paramètres de sécurité.
- Maintenance : Consulter les calendriers de maintenance, gérer les rapports d'inspection et ajouter des notes de service.
- Gestion de la main-d'œuvre : Voir et modifier les feuilles de temps et gérer les documents de qualification des conducteurs.
- Carte Motive : Gérer les profils de dépenses et consulter les détails des transactions.
Gestion des rôles
Une fois les rôles définis, vous pouvez les attribuer aux utilisateurs.
Pour attribuer ou mettre à jour le rôle d'un utilisateur :
- Allez dans Admin > Organisation > Utilisateurs de flotte.
- Pour attribuer un rôle à un nouvel utilisateur, cliquez sur + Ajouter un utilisateur et sélectionnez le rôle souhaité dans le menu déroulant Rôle lors du processus de création.
- Pour modifier le rôle d'un utilisateur existant, trouvez l'utilisateur dans la liste, cliquez sur le bouton Options et sélectionnez Modifier les rôles et groupes.
- Dans la boîte de dialogue, sélectionnez un rôle dans le menu déroulant Rôle. Vous pouvez également assigner l'utilisateur à un ou plusieurs groupes spécifiques pour limiter son accès.
- Cliquez sur l'icône + pour attribuer plusieurs rôles au même utilisateur.
- Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les modifications.
Bonnes pratiques
- Principe du moindre privilège : Pour renforcer la sécurité, accordez aux utilisateurs uniquement les permissions minimales nécessaires pour accomplir leurs responsabilités professionnelles. Évitez d'attribuer un accès administrateur complet sauf si c'est absolument requis.
- Auditez régulièrement les permissions : Passez en revue périodiquement les rôles et permissions attribués à vos utilisateurs. Cela garantit que les niveaux d'accès restent appropriés au fur et à mesure que les employés changent de rôle ou de responsabilités.
- Désactivez rapidement les comptes : Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, désactivez immédiatement son compte utilisateur de flotte pour empêcher tout accès non autorisé. Les comptes désactivés ne peuvent pas être réactivés, mais leurs données historiques sont conservées pour vos dossiers.
- Utilisez des groupes pour la délégation : Pour les grandes organisations, assignez les gestionnaires de flotte à des groupes spécifiques. Cela vous permet de déléguer les tâches de gestion tout en limitant leur visibilité aux conducteurs et véhicules pertinents pour leurs fonctions.
FAQ
Quelle est la différence entre un administrateur de flotte et un gestionnaire de flotte ?
Un administrateur de flotte a un accès illimité à toutes les fonctionnalités et paramètres du tableau de bord Motive. Un gestionnaire de flotte a un accès limité par défaut, qui peut être personnalisé par un administrateur de flotte pour accorder des permissions spécifiques.
Puis-je créer mes propres rôles personnalisés ?
Oui. Les administrateurs de flotte peuvent créer des rôles personnalisés avec des permissions spécifiques :
- Allez à Admin > Utilisateurs de flotte > Rôles et permissions.
- Cliquez sur + Créer un rôle.
- Choisissez les permissions à inclure et cliquez sur Enregistrer.
Comment donner à un utilisateur l'accès à un groupe spécifique de conducteurs seulement ?
- Allez à Admin > Organisation > Utilisateurs de flotte.
- Trouvez l'utilisateur et cliquez sur le bouton Options dans sa ligne.
- Sélectionnez Modifier les rôles et groupes.
- Dans le champ Groupes, assignez un ou plusieurs groupes.
- Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les modifications.
Cela limitera la visibilité et l'accès de l'utilisateur uniquement aux conducteurs, véhicules et actifs des groupes assignés.
Pourquoi un utilisateur ne voit-il pas une fonctionnalité dont il a besoin ?
Cela signifie généralement que le rôle de l'utilisateur n'inclut pas la permission requise. Un administrateur de flotte devra modifier le rôle et activer l'accès à la fonctionnalité nécessaire.
Puis-je attribuer plus d'un rôle à un seul utilisateur ?
Oui. Vous pouvez attribuer plusieurs rôles à un utilisateur. Ses permissions totales incluront toutes les permissions accordées par l'ensemble des rôles qui lui sont attribués.
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