Créer et gérer des documents

Mise à jour 05 octobre 2026 20:29

Motive permet aux gestionnaires de flotte et aux conducteurs de créer, consulter et gérer facilement les documents importants dans le tableau de bord et l’application Conducteur. La gestion centralisée des documents aide à maintenir la conformité et à assurer le bon fonctionnement de vos opérations.

Présentation

Le tableau de bord Motive et l’application Conducteur fonctionnent ensemble pour simplifier chaque étape de la gestion des documents, de la création au partage. Ces outils gardent les dossiers organisés, accessibles et prêts pour les audits, sans ajouter d’étapes à votre flux de travail.

Gestion centralisée : Créez, téléversez et modifiez des documents à un seul endroit afin de conserver des dossiers exacts et à jour dans toute votre flotte.
Soumissions adaptées aux appareils mobiles : Les conducteurs peuvent téléverser les documents requis directement à partir de l’application Conducteur. Il est ainsi facile de soumettre des documents en déplacement, sans délai. Dès qu’un conducteur crée et enregistre un document, celui-ci est partagé avec l’organisation. Aucune étape supplémentaire de partage n’est requise.
Accès intelligent : Les documents de véhicule sont associés aux véhicules et les documents d’actif sont associés aux actifs. Les deux types de documents peuvent être consultés dans l’application Conducteur lorsqu’un conducteur est connecté au véhicule ou a sélectionné manuellement l’actif, dans un registre, une inspection ou dans le cadre d’un groupe de trajets statique ou jumelé dynamiquement. Les documents de trajet et autres documents peuvent être partagés avec des conducteurs précis, même si ceux-ci n’ont pas créé le document. Les documents peuvent être partagés avec des partenaires externes par courriel.
Création de documents assistée par l’IA et manuelle : Motive prend en charge de nombreux modèles de documents avec une extraction spécialisée des informations assistée par l’IA. Les utilisateurs du tableau de bord de la flotte peuvent également créer leurs propres modèles personnalisés pour recueillir manuellement des informations. Cet article porte sur les étapes de création manuelle de documents. Consultez Capture de documents assistée par l’IA pour connaître les flux de travail liés à l’IA.

Créer des documents

Créer des documents dans le tableau de bord de la flotte

Connectez-vous au tableau de bord Motive et accédez à Documents.
Cliquez sur Ajouter un document.
Sélectionnez un type de document : Document de trajet, Document de véhicule, Document d’actif, et Autre document.

Remarque : Pour téléverser plusieurs documents de véhicule ou documents d’actif à la fois, sélectionnez plutôt Téléversement groupé dans le menu déroulant Ajouter un document. Le téléversement groupé vous permet de glisser-déposer jusqu’à 500 fichiers pour la classification, l’extraction et l’association aux véhicules assistées par l’IA. Pour obtenir des instructions, consultez Capture de documents assistée par l’IA.

Sélectionnez un modèle de document dans la liste. Les modèles qui peuvent être capturés à l’aide de l’IA sont indiqués par un astérisque bleu. Pour obtenir des informations détaillées sur l’IA, consultez Capture de documents assistée par l’IA.
Remplissez les champs obligatoires et ajoutez des pièces jointes.
Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : L’application Flotte ne permet pas de créer ou de consulter des documents.

Avertissement : Si vous modifiez un document de plusieurs pages qui utilise une logique conditionnelle et que vous modifiez une condition, toutes les données liées à la condition précédente seront supprimées. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la logique conditionnelle, consultez le guide Modèles.

Créer des documents dans l’application Conducteur

La création et l’enregistrement d’un document à partir de l’application Conducteur l’envoient automatiquement au tableau de bord de la flotte afin qu’il soit examiné par les utilisateurs de la flotte qui disposent des autorisations nécessaires.

Connectez-vous à l’application Conducteur et touchez Documents si votre administrateur Motive a ajouté ce lien rapide dans votre application. Sinon, accédez au dossier Documents à partir du menu situé dans le coin supérieur gauche de votre application.
Touchez le signe +.
Sélectionnez le type requis.
Remplissez les champs. Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires. Cliquez sur + Téléverser pour téléverser un fichier. Ces fichiers peuvent être des documents ou des images aux formats PDF, JPG ou PNG.
Sélectionnez une option parmi les trois proposées : Prendre une photo, sélectionner une photo et sélectionner un fichier. La sélection de l’option de fichier ouvre le gestionnaire de fichiers natif de l’appareil pour permettre la sélection d’un fichier.
Vérifiez les fichiers ajoutés et touchez Soumettre.

Consulter et gérer les documents

Consulter des documents dans le tableau de bord de la flotte

Pour consulter des documents à partir du tableau de bord de la flotte, procédez comme suit :

Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et accédez à Documents.
Parcourez les documents par Trajet, Véhicule, Actif, Autre, Modèles.
Appliquez des filtres pour la Date (Créé le, Date du document, Dernière modification), le Type de document (filtrer par catégorie ou type) et Créé par (filtrer par téléverseur) afin de restreindre les résultats.
Filtre de groupe : Les utilisateurs du tableau de bord de la flotte voient uniquement les documents de trajet et autres documents téléversés par les conducteurs qu’ils sont autorisés à consulter. Le filtre de groupe ne limite pas la consultation des documents téléversés par d’autres utilisateurs du tableau de bord de la flotte.

Remarques : Toutes les dates et heures sont affichées dans le fuseau horaire de l’utilisateur du tableau de bord.

Gérer des documents dans le tableau de bord Motive

Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et accédez à Documents.
Cliquez sur les trois points du document. Différentes options sont disponibles dans le menu déroulant selon le type de document.
Sélectionnez Afficher les détails du document pour consulter les informations du fichier.
Sélectionnez Modifier le document pour modifier les détails du document.
Cliquez sur Télécharger le document pour obtenir une exportation PDF.
Cliquez sur Partager le document, puis saisissez les conducteurs ou les groupes avec lesquels vous souhaitez partager le document.
Utilisez Archiver le document pour retirer un fichier de la vue principale. Les fichiers archivés peuvent être restaurés ou supprimés ultérieurement. Les documents archivés ne sont pas supprimés de l’application Conducteur. Seuls les documents supprimés sont retirés de l’application Conducteur.

Activer les documents d’actif pour les conducteurs

Avant que les conducteurs puissent consulter les documents d’actif, un administrateur de la flotte doit activer le paramètre Autoriser les conducteurs à consulter les documents d’actif dans les paramètres de l’application Conducteur du tableau de bord de la flotte.

Lorsque le paramètre est désactivé, les conducteurs ne voient aucune invite, action ou dossier associé aux documents d’actif dans l’application Conducteur.
Cela donne aux administrateurs un contrôle complet sur le déploiement : téléversez et organisez d’abord les documents d’actif dans le tableau de bord de la flotte, puis activez le paramètre lorsque vous êtes prêt à offrir cette fonctionnalité aux conducteurs.
Les conducteurs doivent utiliser la version v106 ou une version ultérieure de l’application Conducteur.
La gestion des documents et des modèles d’actif dans le tableau de bord de la flotte nécessite l’autorisation utilisateur de flotte Gérer les documents et les modèles d’actif. Cette autorisation est accordée par défaut aux rôles d’administrateur.
Bientôt disponible : un paramètre permettant de limiter la liste de sélection des actifs au groupe du conducteur (le même paramètre existe actuellement pour les véhicules).

Widget Documents du centre conducteur

Les administrateurs de la flotte peuvent configurer le widget Documents du centre conducteur afin d’afficher un avertissement pour les documents d’actif expirés ou qui expireront bientôt. Cela met en évidence les problèmes de conformité à venir directement dans le centre conducteur, sans obliger les conducteurs à ouvrir chaque document.

Consulter et partager des documents dans l’application Conducteur

Les conducteurs peuvent consulter les types de documents suivants :

Documents soumis : Fichiers téléversés par l’utilisateur de l’application Conducteur, comme des connaissements ou des reçus.
Documents partagés : Fichiers partagés avec le conducteur par un utilisateur de la flotte.
Documents de véhicule : Fichiers, comme les certificats d’immatriculation et les assurances, partagés par la flotte avec le véhicule auquel l’application Conducteur est connectée.
Documents d’actif : Fichiers, comme les certificats d’immatriculation et les assurances, partagés par la flotte avec l’actif auquel l’application Conducteur est connectée. Notez que la flotte doit activer la consultation des documents d’actif dans les paramètres de l’application Conducteur.
Les documents de qualification du conducteur, s’ils sont activés par la flotte.

Les documents soumis par l’intermédiaire de l’application Conducteur sont automatiquement partagés avec l’organisation du conducteur. Les conducteurs peuvent partager un document à l’externe à l’aide du bouton Partager.

Pour consulter ou partager des documents à partir de l’application Conducteur, procédez comme suit :

Connectez-vous à l’application Conducteur et touchez Documents.

Choisissez Créés par moi (vos soumissions) ou Dossiers > Partagés avec moi.

Touchez un fichier pour consulter ses détails et ses images.
Pour partager un document avec un destinataire externe, touchez Partager.

Saisissez l’adresse courriel du destinataire et touchez Envoyer.

Archiver, restaurer et supprimer des documents de véhicule à partir du tableau de bord de la flotte

Pour supprimer un document de véhicule de l’application Conducteur, vous devez d’abord l’archiver à partir du tableau de bord de la flotte.

Connectez-vous au tableau de bord de la flotte et accédez à Documents > Véhicule.
Ouvrez le menu à trois points du document que vous souhaitez archiver et supprimer.
Sélectionnez Archiver le document.
Un message contextuel confirme que le document sélectionné a été archivé.
Cliquez sur Afficher les éléments archivés. Les documents archivés apparaissent en haut de la liste.
Dans la liste des documents archivés, ouvrez le menu à trois points du document que vous souhaitez supprimer. Pour retirer un document, sélectionnez Supprimer le document. Pour le désarchiver, sélectionnez Restaurer le document.

FAQ

Puis-je créer des documents à partir de l’application Flotte ?

Non. Les documents peuvent uniquement être créés et gérés dans le tableau de bord Motive ou l’application Conducteur.

Puis-je attribuer un seul document à plusieurs véhicules ou actifs ?

Oui. Il existe deux façons de procéder :

Pendant la création : Lorsque vous créez un nouveau document, que vous utilisiez la capture assistée par l’IA ou le téléversement manuel, vous pouvez l’attribuer à plusieurs véhicules ou actifs, ou à plusieurs groupes, dans le cadre de la configuration initiale.
Après la création : Ouvrez un document existant, cliquez sur Modifier, puis mettez à jour l’attribution pour ajouter d’autres véhicules ou actifs, ou d’autres groupes.

Les deux méthodes utilisent la même interface de sélection des véhicules, des actifs et des groupes, ce qui facilite le partage de documents destinés à l’ensemble de la flotte, comme des certificats d’immatriculation ou des polices d’assurance.

Que se passe-t-il si je modifie un document avec une logique conditionnelle ?

La modification d’une condition dans un document de plusieurs pages supprime les données qui dépendaient de la condition précédente.

Les conducteurs peuvent-ils téléverser des fichiers PDF dans l’application Conducteur ?

Oui. Les conducteurs peuvent maintenant joindre directement des fichiers PDF à partir de leurs appareils lorsqu’ils ajoutent des documents dans l’application Conducteur. Cela comprend les documents de trajet, les documents de qualification du conducteur, les autres documents et les documents de répartition. Cette fonctionnalité est disponible dans la version v104 ou une version ultérieure de l’application Conducteur.

Les conducteurs peuvent-ils téléverser des documents d’actif à partir de l’application Conducteur ?

Non. Les documents d’actif peuvent uniquement être téléversés par les utilisateurs de la flotte au moyen du tableau de bord de la flotte ou de l’API publique. Les conducteurs peuvent consulter les documents d’actif associés aux actifs auxquels ils sont connectés.

J’ai téléversé des documents d’actif. Pourquoi un conducteur ne peut-il pas les consulter ?

Si vous avez téléversé des documents d’actif, mais qu’un conducteur ne peut toujours pas les consulter dans l’application Conducteur, vérifiez les éléments suivants :

Confirmez que le conducteur utilise la version v106 ou une version ultérieure de l’application Conducteur.
Confirmez que le paramètre Autoriser les conducteurs à consulter les documents d’actif est activé dans les paramètres de l’application Conducteur.
Confirmez qu’un document est disponible pour cet actif précis. Les dossiers s’affichent uniquement lorsque des documents existent.
Confirmez que le conducteur a sélectionné le bon actif dans l’application Conducteur ou qu’il y est connecté.

Si l’un de ces éléments n’est pas respecté, le conducteur ne pourra pas consulter le document.

Un actif a-t-il besoin d’une passerelle Asset Gateway pour que les conducteurs puissent consulter ses documents ?

Non. Les conducteurs sélectionnent un actif afin de consulter ses documents; aucun matériel de suivi n’est requis pour utiliser les documents d’actif.

Les informations contenues dans un document sont-elles traduites ?

Non. Le texte saisi par un conducteur ou un utilisateur de la flotte lorsqu’il remplit un document est enregistré et affiché exactement comme il a été saisi, quelle que soit la langue utilisée par la personne qui le consulte. Seul le modèle lui-même est traduit, et uniquement pour les modèles créés par Motive. Par exemple, si un conducteur inscrit une explication en espagnol dans un document de photo d’accident, un utilisateur de la flotte qui le consulte en anglais voit cette explication en espagnol.

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