Cas d’utilisation et structure des documents

Les documents sont organisés en catégories pour les trajets, les véhicules, les actifs et les autres documents. Bien que toutes les catégories de documents suivent une approche commune pour la création, la modification et l’organisation, chaque catégorie de documents a un objectif unique et certaines fonctionnalités qui lui sont propres. Il est important que les organisations utilisent la bonne catégorie pour atteindre leurs objectifs. 

Présentation

Les documents sont organisés en catégories pour les trajets, les véhicules, les actifs et les autres documents. Bien que toutes les catégories de documents suivent une approche commune pour la création, la modification et l’organisation, chaque catégorie de documents a un objectif unique et certaines fonctionnalités qui lui sont propres. Il est important que les organisations utilisent la bonne catégorie pour atteindre leurs objectifs. 

Catégories de documents et leur objectif

Le centre Documents héberge quatre catégories de documents, chacune ayant un objectif précis et certaines caractéristiques qui lui sont propres : 

• Documents de trajet : les documents de trajet aident les parcs automobiles à recueillir auprès des conducteurs des renseignements et des documents liés à des trajets, des livraisons ou des tâches précises. Les reçus de carburant, un type unique de document de trajet, intègrent les données sur les achats de carburant au centre Carburant à des fins de production de rapports et d’analyse. 
• Documents du véhicule : les documents du véhicule permettent aux parcs automobiles de partager avec les conducteurs, par l’intermédiaire de l’application Conducteur, les principaux documents de conformité concernant chaque véhicule (p. ex., les immatriculations ou les permis). Ils permettent également de suivre et de gérer l’expiration et le renouvellement des documents.
• Documents de l’actif : les documents de l’actif permettent aux parcs automobiles de partager avec les conducteurs, par l’intermédiaire de l’application Conducteur, les principaux documents de conformité concernant chaque actif (p. ex., les remorques, les diables et les autres équipements). Ils permettent également de suivre et de gérer l’expiration et le renouvellement des documents.
• Autres documents : les autres documents peuvent être créés et personnalisés par chaque parc automobile afin de recueillir avec souplesse des renseignements auprès des conducteurs ou des utilisateurs du parc.

D’autres sections du tableau de bord du parc et de l’application Conducteur proposent des modèles et des flux de travail conçus pour répondre à d’autres objectifs courants :

• Documents de qualification des conducteurs : les qualifications des conducteurs se trouvent dans le centre Effectif et comprennent des modèles, un suivi et des alertes pour veiller à ce que les documents des conducteurs soient à jour.
• Documents d’entretien : l’historique d’entretien fournit un dossier complet des services effectués sur un véhicule ou un actif, permettant aux parcs automobiles de vérifier quels travaux ont été réalisés, à quel moment ils l’ont été et à quel bon de travail ou problème ils étaient associés, y compris les documents et les reçus. 
• Documents d’expédition : les expéditions permettent à une organisation de définir les itinéraires et les arrêts des conducteurs à l’aide du logiciel de Motive ou d’un système de gestion du transport intégré, et de documenter les livraisons et de recueillir les signatures directement dans l’application, ce qui simplifie la gestion des documents en déplacement.
• Inspections avant et après le trajet : les inspections permettent aux conducteurs d’effectuer facilement les inspections requises avant et après le trajet (DVIR) à l’aide de l’application Conducteur. Alors que les documents du véhicule sont axés sur les inspections annuelles, les DVIR sont axés sur les inspections quotidiennes.

Architecture commune à toutes les catégories de documents

Chaque catégorie de documents repose sur une architecture et un ensemble de fonctionnalités communs :

• Modèles : les modèles servent à définir les renseignements qui doivent être fournis dans un document, notamment les champs structurés, les images, les pièces jointes et les signatures. Motive fournit des modèles courants pour les activités principales. Les organisations peuvent configurer les modèles de Motive en fonction de leurs besoins et créer des modèles entièrement personnalisés à l’aide d’un générateur de formulaires complet. Les modèles fournis par Motive sont traduits dans la langue sélectionnée par chaque utilisateur dans les paramètres du compte; les modèles créés ou personnalisés par une organisation ne le sont pas.
• Création de documents : un document est créé lorsqu’un modèle est rempli et soumis par un conducteur dans l’application Conducteur ou par un utilisateur du parc à l’aide du tableau de bord du parc. 
• Création de documents par l’IA : certains modèles fournis par Motive sont intégrés à l’intelligence artificielle afin qu’une photo ou une pièce jointe puisse être téléversée, que les renseignements précisés dans le modèle soient automatiquement extraits et que le document soit créé. Cette opération peut être effectuée pour un seul document ou au moyen d’un téléversement groupé pour plusieurs documents.
• Gestion : après la création d’un document, celui-ci est organisé selon sa catégorie, son type de modèle et d’autres métadonnées dans le centre Documents du tableau de bord du parc. Les utilisateurs du parc peuvent trier et filtrer les documents afin de les consulter, de les modifier, de les archiver et de les supprimer, ainsi que leurs pièces jointes.     
• Partage : les documents de trajet et les autres documents peuvent être partagés avec des conducteurs ou des groupes de conducteurs dans l’application Conducteur. Ils peuvent également être partagés à l’extérieur par courriel. Les documents du véhicule sont partagés avec les véhicules et sont accessibles aux conducteurs dans l’application Conducteur lorsqu’ils sont connectés au véhicule. Les documents de l’actif sont partagés avec les actifs et sont accessibles aux conducteurs dans l’application Conducteur lorsqu’ils sont connectés à l’actif.
• Autorisations : les autorisations des utilisateurs du parc couvrent l’accès aux documents ainsi que la création et la gestion des modèles. Les utilisateurs du parc peuvent uniquement consulter les documents soumis par les conducteurs des groupes auxquels ils ont accès. La disponibilité de chaque modèle dans l’application Conducteur peut être définie par conducteur, par groupe et pour l’ensemble de l’organisation. 
• Alertes : des alertes peuvent être configurées pour le téléversement de documents, l’expiration des documents du véhicule et l’expiration des documents de l’actif (bientôt disponible).
• Interface de programmation d’applications (API) : le centre des développeurs de Motive fournit des points de terminaison pour de nombreuses opérations sur les documents, notamment la création, la consultation, la modification et la suppression de documents. 

Documents de trajet

Les documents de trajet aident les parcs automobiles à recueillir auprès des conducteurs des renseignements et des documents liés à des trajets, des livraisons ou des tâches précises. Ces documents favorisent la conformité, la facturation, la production de rapports IFTA et la tenue de registres de trajet exacts.

Modèles de documents de trajet alimentés par l’IA : Motive fournit des modèles pour les documents de trajet les plus courants qui utilisent l’extraction de renseignements alimentée par l’IA afin de faire gagner du temps aux conducteurs et aux utilisateurs du parc. Au fil du temps, Motive intégrera l’extraction par l’IA à un plus grand nombre de modèles.

• Reçus de carburant : le modèle de reçu de carburant recueille les données sur le prix, la quantité et la juridiction qui sont essentielles à la production de rapports IFTA. De plus, le modèle de reçu de carburant présente certaines caractéristiques uniques :
  • Les renseignements figurant sur ces reçus sont automatiquement intégrés aux onglets des achats de carburant et du sommaire IFTA du centre Carburant, ainsi qu’au rapport IFTA qui peut être téléchargé et exporté. 
  • Si le modèle de reçu de carburant est dupliqué par le parc afin d’en personnaliser le contenu, il ne sera plus intégré au centre Carburant ni aux rapports; il n’est donc pas recommandé d’apporter des modifications à ce formulaire. 
• Connaissement : stockez les connaissements afin de simplifier la preuve d’expédition et la facturation.

Modèles de documents de trajet standards : Motive fournit d’autres modèles courants de documents de trajet qui sont remplis manuellement. 

• Photo d’accident : documentez les accidents pour les réclamations d’assurance et la conformité.
• Contravention : consignez les contraventions afin de centraliser les documents de conformité et de suivre leur résolution.
• Billet de pesée : téléversez les billets de pesée pour vérifier le poids.

Modèles courants de documents de trajet personnalisés par les organisations : les organisations utilisent le générateur de modèles pour créer ou modifier des formulaires personnalisés répondant à toutes sortes de besoins liés aux documents de trajet.

• Preuve de livraison : images et documents relatifs aux livraisons
• Liste de colisage : images et documents relatifs à une liste de colisage
• Reçus de manutention : images et documents relatifs aux reçus de manutention
• Manifeste : images et documents relatifs à un manifeste
• Facture : images et documents relatifs aux factures
• Livraison signée : images et signatures sur les formulaires de livraison
• Ramassage signé : images et signatures sur les formulaires de livraison 

Documents du véhicule

Les documents du véhicule permettent aux parcs automobiles de partager avec les conducteurs, par l’intermédiaire de l’application Conducteur, les principaux renseignements de conformité concernant chaque véhicule (p. ex., les immatriculations ou les permis). L’onglet des documents du véhicule et les alertes d’expiration des documents du véhicule aident également le parc automobile à suivre et à gérer l’expiration et le renouvellement des documents. Les documents du véhicule sont associés à un ou plusieurs véhicules du parc et sont affichés dans le profil du véhicule, dans la vue Parc, en plus du centre Documents. Le fait de garder les documents du véhicule à jour dans Motive aide à prouver la légalité, la sécurité et la conformité lors des inspections routières.

Les conducteurs peuvent consulter les documents du véhicule qui leur sont attribués dans l’application Conducteur de Motive lorsqu’ils sont connectés au véhicule. L’application Conducteur met en cache et stocke les documents du véhicule dans les zones où la connectivité est élevée afin que les conducteurs puissent y accéder même dans une zone où la connectivité est faible. Les conducteurs peuvent consulter les documents du véhicule qui leur sont attribués et seront avertis lorsque ces documents approchent de leur date d’expiration dans l’application Conducteur de Motive lorsqu’ils sont connectés au véhicule. Les conducteurs ne peuvent actuellement pas téléverser de document du véhicule par l’intermédiaire de l’application Conducteur.

Modèles de documents du véhicule alimentés par l’IA : Motive fournit des modèles pour les documents du véhicule les plus courants qui utilisent l’extraction de renseignements alimentée par l’IA afin de faire gagner du temps aux utilisateurs du parc. Ces modèles sont destinés à être utilisés pour un seul document couvrant un seul véhicule (bien que plusieurs véhicules puissent être associés à un seul document lors de sa modification). Les utilisateurs du parc peuvent téléverser les documents du véhicule individuellement ou utiliser le téléversement groupé pour traiter plusieurs fichiers contenant chacun un seul document à la fois avec l’IA. Au fil du temps, Motive intégrera l’extraction par l’IA à un plus grand nombre de modèles.

• Certificat d’immatriculation répartie : document d’immatriculation délivré à un véhicule commercial dans le cadre de l’International Registration Plan (IRP), qui indique les juridictions précises et les limites de poids pour lesquelles le véhicule est autorisé à circuler.
• Immatriculation d’un véhicule commercial : document d’immatriculation standard délivré par un organisme gouvernemental qui identifie un véhicule précis, son propriétaire et les limites de poids autorisées ou les conditions d’exploitation requises pour une utilisation commerciale légale sur les routes publiques
• Carte d’assurance : document fourni par un assureur qui sert de preuve officielle qu’un véhicule précis possède la couverture minimale de responsabilité civile exigée par la loi pour circuler sur les routes publiques.
• Rapport d’inspection annuelle : document confirmant qu’un véhicule automobile commercial a réussi un examen annuel complet de sécurité effectué par un inspecteur qualifié afin d’assurer sa conformité aux normes de la Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA).
• Permis : un modèle standard unique est fourni pour les permis. Ce modèle est destiné à être utilisé avec de nombreux types de permis différents.

Modèles standards de documents du véhicule : des modèles de documents du véhicule qui ne sont pas alimentés par l’IA sont fournis aux parcs automobiles afin que les documents couvrant l’ensemble du parc ou une région puissent être facilement téléversés et partagés avec un grand nombre de véhicules. Les parcs automobiles peuvent personnaliser ces modèles en y ajoutant des renseignements supplémentaires ou différents de ceux des modèles standards alimentés par l’IA. De plus, ces modèles sont fournis pour que les parcs automobiles puissent les utiliser lorsque leurs documents diffèrent des modèles de documents du véhicule alimentés par l’IA définis.

• Immatriculation du véhicule : une immatriculation couvrant l’ensemble du parc doit idéalement être téléversée à l’aide de ce modèle.
• Inspection annuelle du véhicule : ce modèle peut être personnalisé pour gérer différents types d’inspections.
• Assurance du véhicule : les documents d’assurance de responsabilité civile, d’assurance complémentaire ou d’autres assurances couvrant l’ensemble du parc ou plusieurs véhicules peuvent être téléversés à l’aide de ce modèle.  

Documents de l’actif

Les documents de l’actif permettent aux parcs automobiles de partager avec les conducteurs, par l’intermédiaire de l’application Conducteur, les principaux renseignements de conformité concernant les remorques, les diables et les autres actifs. Les passerelles d’actif ne sont pas requises pour utiliser les documents de l’actif. L’onglet des documents de l’actif et les alertes d’expiration des documents de l’actif (bientôt disponibles) aident le parc automobile à suivre et à gérer l’expiration et le renouvellement des documents. Les documents de l’actif sont associés à un ou plusieurs actifs et sont affichés dans le centre Documents. Le fait de garder les documents de l’actif à jour dans Motive aide à prouver la légalité, la sécurité et la conformité lors des inspections routières.

Les conducteurs peuvent consulter les documents de l’actif qui leur sont attribués dans l’application Conducteur de Motive si le paramètre de l’application Conducteur « Autoriser les conducteurs à consulter les documents de l’actif » est activé et si le conducteur a sélectionné l’actif. Les conducteurs qui utilisent des journaux ou des cartes de temps pour suivre le temps peuvent sélectionner et désélectionner manuellement des actifs dans une liste de sélection sur l’écran d’accueil de l’application Conducteur afin d’accéder aux documents de l’actif. De plus, les documents de l’actif seront accessibles aux conducteurs qui ont ajouté un actif à leur formulaire de journal, effectué une inspection avant le trajet de l’actif et qui sont connectés à un véhicule jumelé statiquement à un actif (p. ex., une unité frigorifique) ou jumelé dynamiquement à un actif avec une passerelle d’actif dans un groupe de déplacement. L’application Conducteur met en cache et stocke les documents de l’actif pour permettre leur accès dans les zones où la connectivité est faible. Les documents de l’actif sont supprimés lorsque le conducteur quitte manuellement l’actif, lorsqu’un groupe de déplacement est dissous, lorsque le conducteur se déconnecte de l’application Conducteur, lorsque 24 heures se sont écoulées depuis la sélection de l’actif ou lorsque le parc automobile désactive l’actif. Les documents persistent pendant une courte période après la déconnexion afin que les conducteurs puissent toujours les consulter, par exemple pendant une inspection du DOT immédiatement après avoir laissé tomber une remorque.

Modèles de documents de l’actif alimentés par l’IA : Motive fournit des modèles pour les documents de l’actif les plus courants qui utilisent l’extraction de renseignements alimentée par l’IA afin de faire gagner du temps aux utilisateurs du parc. Les utilisateurs du parc peuvent téléverser les documents de l’actif individuellement ou utiliser le téléversement groupé pour traiter plusieurs fichiers contenant chacun un seul document à la fois avec l’IA. Au fil du temps, Motive intégrera l’extraction par l’IA à un plus grand nombre de modèles.

• Immatriculation de l’actif : document d’immatriculation délivré par un organisme gouvernemental qui identifie un actif précis, son propriétaire et les conditions d’exploitation autorisées requises pour une utilisation légale.
• Assurance de l’actif : document fourni par un assureur qui sert de preuve officielle qu’un actif précis possède la couverture minimale de responsabilité civile exigée par la loi.
• Inspection annuelle de l’actif : document confirmant qu’un actif a réussi un examen annuel complet de sécurité effectué par un inspecteur qualifié afin d’assurer sa conformité aux normes de la FMCSA.
• Permis de l’actif : modèle standard unique pour les permis couvrant de nombreux types de permis différents (p. ex., matières dangereuses, surcharge, transport d’alcool).

Modèles personnalisés de documents de l’actif : les administrateurs du parc peuvent créer et personnaliser des modèles de documents de l’actif à l’aide du générateur de modèles, avec des champs configurables et des éléments obligatoires. Les modèles personnalisés ne disposent pas de l’extraction par l’IA.

Autres documents

Autres documents est une section flexible pouvant être utilisée pour une variété de documents que le parc automobile juge importants. Les parcs automobiles utilisent le générateur de modèles personnalisés pour préciser les renseignements qu’ils souhaitent que les conducteurs ou les utilisateurs du parc fournissent.

Exemples :

• Politiques et procédures de l’entreprise 
• Sondages 

FAQ

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