Créer et gérer des modèles

Les modèles servent à définir les renseignements qui doivent être fournis dans un document soumis par un conducteur ou un utilisateur de la flotte. Le modèle sert à définir les champs structurés, les images, les pièces jointes et les signatures qui doivent être remplis (ou qui peuvent être demandés facultativement). Motive fournit des modèles courants pour les activités principales. Les organisations peuvent configurer les modèles Motive selon leurs besoins et créer des modèles entièrement personnalisés à l’aide d’un générateur de formulaires complet. 

Vue d’ensemble

Le tableau de bord Motive est fourni avec des modèles pour les cas d’utilisation courants. Les modèles optimisés par l’IA utilisent l’extraction automatisée de données à partir d’images ou de pièces jointes, tandis que les modèles standards sont conçus pour la saisie manuelle de données. Les modèles optimisés par l’IA sont indiqués par une étoile bleue.

• Modèles optimisés par l’IA : Motive fournit des modèles courants de documents de trajet et de véhicule qui utilisent l’extraction des renseignements des documents par l’IA. Ces modèles permettent aux utilisateurs de simplement soumettre une image ou un fichier du document qu’ils souhaitent téléverser, puis d’utiliser l’IA pour extraire les renseignements clés (comme le nom du permis et la date d’expiration) et, s’il s’agit d’un document de véhicule, d’associer le document au bon véhicule en comparant le numéro d’unité, la plaque d’immatriculation ou le NIV. Les modèles optimisés par l’IA ne peuvent pas être personnalisés par les utilisateurs du tableau de bord de la flotte. Les modèles optimisés par l’IA qui sont dupliqués et personnalisés deviennent des modèles standards non optimisés par l’IA.
• Modèles standards : Motive fournit des modèles standards de documents de trajet et de véhicule que les organisations peuvent utiliser directement ou personnaliser pour leur flotte.

Les modèles sont également classés selon un format à une ou plusieurs pages :

• Une page : Ces modèles présentent aux conducteurs et aux utilisateurs de la flotte tous les renseignements à remplir dans une seule vue pouvant être parcourue. Ce format convient particulièrement aux formulaires simples.
• Plusieurs pages : Ces modèles sont conçus pour permettre aux conducteurs et aux utilisateurs de la flotte de passer d’une page à l’autre afin de soumettre les renseignements demandés. Les modèles multipages prennent en charge la logique conditionnelle, de sorte que les modèles de documents s’adaptent aux réponses du conducteur. Ce format est conçu pour la collecte de renseignements complexes.

Visibilité des modèles dans l’application Conducteur 

La visibilité des modèles permet aux organisations de contrôler les conducteurs qui peuvent remplir des modèles précis dans l’application Conducteur. Cela réduit l’encombrement pour les conducteurs et garantit qu’ils soumettent uniquement les documents pertinents pour leur rôle ou leur région.

Comment définir la visibilité lors de la création ou de la modification

Lorsque vous créez ou modifiez un modèle dans le Générateur de modèles :

1. Accédez à la section Détails.
2. Sélectionnez Visibilité.
3. Choisissez les groupes ou les conducteurs qui doivent voir ce modèle.
4. Cliquez sur Enregistrer dans la fenêtre modale Visibilité, puis cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le modèle au complet.

Comment gérer la visibilité à partir de la vue en liste

Si vous avez déjà créé plusieurs modèles et souhaitez les mettre à jour rapidement :

1. Accédez à Documents > Modèles.
2. Consultez la colonne Visible pour afin de voir les niveaux d’accès actuels.
3. Cliquez sur le menu à trois points à côté d’un modèle, puis sélectionnez Gérer la visibilité.

Créer et modifier un modèle à une page

Les modèles de documents personnalisés permettent à vos conducteurs de soumettre des renseignements précis, comme des carnets de trajet, des reçus de carburant ou des rapports d’inspection, directement dans l’application Conducteur Motive.

Vous pouvez créer de nouveaux modèles en sélectionnant l’action « Nouveau modèle » dans le coin supérieur droit de la section Documents. Vous pouvez modifier les modèles existants dans l’onglet Modèles en sélectionnant Modifier dans le menu d’actions à trois points situé à droite du tableau. 

Étape 1 : Définir les détails du modèle

Commencez par remplir les renseignements de base dans la section Détails :

• Nom : Saisissez un titre clair pour le modèle 
• Classification : Choisissez une catégorie pour organiser le document (p. ex., Trajet). 
• Visibilité : Cliquez sur Sélectionner pour choisir les conducteurs ou les groupes qui peuvent accéder à ce modèle.

Étape 2 : Ajouter et personnaliser les éléments de la page

La barre latérale de gauche contient des éléments de page (comme Nombres, Texte ou Véhicule) que vous pouvez faire glisser dans le générateur. Pour chaque élément ajouté, vous pouvez personnaliser son apparence pour le conducteur :

• Étiquette : Il s’agit du « titre » du champ. Utilisez-la pour indiquer exactement au conducteur quels renseignements sont requis (p. ex., « Saisir les gallons » ou « ID du véhicule »).
• Espace réservé : Il s’agit du « texte fantôme » gris pâle qui apparaît dans la zone de saisie avant que le conducteur commence à taper. Utilisez-le pour fournir un exemple du format attendu (p. ex., « 0,00 » ou « N° d’unité 1234 »).
• Obligation : Cochez la case Marquer comme obligatoire si le conducteur doit remplir ce champ précis avant de pouvoir soumettre le document.

Étape 3 : Configurer les pièces jointes

Si vous devez demander aux conducteurs de téléverser des photos ou des fichiers PDF (comme un reçu papier) :

1. Repérez la section Pièces jointes et activez-la.
2. Cochez Marquer comme obligatoire si le téléversement d’un fichier est obligatoire.
   Remarque : Les conducteurs peuvent téléverser jusqu’à 5 pièces jointes au format JPG, PNG ou PDF.

Étape 4 : Prévisualiser et enregistrer

Lorsque vous ajoutez des étiquettes et des espaces réservés, consultez l’aperçu de l’application Conducteur à droite. Il se met à jour en temps réel afin que vous puissiez voir exactement ce que le conducteur verra sur son téléphone.

Lorsque le modèle semble correct, cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit pour le publier dans votre flotte.

Créer et modifier un modèle multipage

Les modèles multipages vous permettent de regrouper les champs associés dans des écrans distincts, ce qui facilite la navigation des conducteurs dans les longs formulaires, comme les inspections détaillées de véhicules ou les carnets de livraison comportant plusieurs arrêts. 

Les modèles multipages peuvent être configurés avec une logique conditionnelle afin de créer des modèles de documents intelligents qui s’adaptent aux réponses de l’utilisateur. En affichant ou en masquant certaines pages en fonction d’une réponse, vous pouvez simplifier le processus de rapport, garantir la pertinence des données et réduire le temps que les conducteurs consacrent à remplir des documents.

1. Barre latérale de mise en page du document

Dans la barre latérale de gauche, vous verrez une nouvelle catégorie appelée Mise en page du document.

• Élément Page : Pour ajouter une nouvelle page à votre modèle, cliquez simplement sur l’élément Page ou faites-le glisser dans le générateur principal.
• Organisation : Chaque page agit comme un conteneur. Vous pouvez faire glisser n’importe quel élément de page (Texte, Nombres, Signatures, etc.) directement dans un bloc de page précis afin d’organiser votre formulaire.

2. Gérer les pages

Chaque bloc de page dans le générateur possède son propre ensemble de commandes dans le coin supérieur droit :

• Dupliquer : Cliquez sur l’icône de copie pour cloner une page. Cette fonction est utile si plusieurs sections nécessitent le même ensemble de questions (p. ex., l’inspection de plusieurs pneus).
• Supprimer : Cliquez sur l’icône « X » pour supprimer une page et tous les éléments qu’elle contient.

3. Utiliser la logique conditionnelle

La logique conditionnelle vous permet de créer des « embranchements » dans votre modèle afin que les conducteurs voient uniquement les pages pertinentes en fonction de leurs réponses.

• Déclencheur : La logique peut être appliquée uniquement à l’aide de l’élément de page Sélection unique.
• Comment la configurer : 
  • Ajoutez un élément Sélection unique à une page.
  • Cliquez sur le bouton à bascule Logique conditionnelle de cet élément.
  • Pour chaque option (p. ex., « Réussi » ou « Échec »), sélectionnez la page vers laquelle le conducteur doit être dirigé.
• Exemple : Si un conducteur sélectionne « Dommage trouvé » à la page 1, vous pouvez configurer la logique pour le diriger vers la page 2 (Téléversement de photos). S’il sélectionne « Aucun dommage », il peut passer directement à la page de signature.

4. Logique « Après cette page »

Au bas de chaque page, vous trouverez le menu déroulant Après cette page. Il définit le flux par défaut :

• Page suivante : Le conducteur verra un bouton « Suivant » pour passer à la page suivante.
• Soumettre le document : Utilisez cette option si vous souhaitez terminer le document avant la fin, peu importe les autres pages du générateur.

5. Naviguer dans l’aperçu de l’application Conducteur

L’aperçu de l’application Conducteur, situé à droite de l’écran, comprend un outil de pagination au bas de l’écran :

• Utilisez les flèches gauche et droite (p. ex., < 1 / 2 >) pour parcourir les pages.
• Il s’agit de la meilleure façon de tester votre logique conditionnelle et de vous assurer que le flux fonctionne exactement comme prévu avant de cliquer sur Enregistrer.

Désactiver un modèle

1. Dans le tableau de bord Motive, accédez à Documents > Modèles.
2. Repérez le modèle que vous souhaitez désactiver. Cliquez sur les trois points (⋯) à droite du nom du modèle.
3. Sélectionnez Désactiver pour le retirer de l’utilisation. Aucun conducteur ni utilisateur de la flotte ne pourra l’utiliser, mais les documents existants resteront accessibles. Les modèles désactivés ne peuvent pas être réactivés.

Foire aux questions

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