La sección de Administración en el Panel de Motive permite a los usuarios autorizados de la flota gestionar conductores, vehículos, activos y configuraciones para cumplimiento, seguridad, mantenimiento y otras áreas del producto.
Descripción general
Los gerentes de flota utilizan la sección de Administración para agregar gerentes de flota y conductores, gestionar roles, asignar vehículos y ajustar configuraciones para adaptarse a las necesidades de su empresa. La sección de Administración permite una gestión centralizada de la empresa, usuarios y configuraciones del producto. Puede asignar permisos para controlar el acceso a áreas y funcionalidades específicas. También le permite personalizar funciones como seguridad, cumplimiento y mantenimiento según sus políticas internas.
Acceso a la sección de Administración
Para acceder a la sección de Administración en el Panel de Motive, los usuarios de la flota deben tener uno o más permisos administrativos vinculados a su rol.
Para abrir la sección de Administración:
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En el Panel de Motive Fleet, haga clic en el icono Administración en el menú del lado inferior izquierdo.
Gestión de usuarios de la flota
Los usuarios de la flota son individuos en una organización —como gerentes de flota y administradores— que usan la plataforma para gestionar y monitorear sus vehículos, conductores y operaciones generales de la flota según sus roles y permisos asignados.
Agregar un nuevo usuario de la flota
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En Administración, haga clic en + Agregar usuario.
- Ingrese la información requerida.
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Haga clic en Agregar para completar la configuración.
Editar el perfil de un usuario de la flota existente
- En Administración, navegue a Usuarios de la flota.
- Busque al usuario en la lista y haga clic en el menú de 3 puntos junto a su nombre.
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Seleccione Editar cuenta.
- Realice los cambios y haga clic en Guardar.
Desactivar un usuario de la flota
- En Administración, navegue a Usuarios de la flota.
- En la lista correspondiente, haga clic en el menú de 3 puntos junto al nombre del usuario.
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Seleccione Desactivar.
Los usuarios desactivados no pueden iniciar sesión, pero sus datos históricos permanecen disponibles para informes.
Modificar roles y grupos asignados a un usuario de la flota
- En Administración, navegue a Usuarios de la flota.
- En la lista correspondiente, haga clic en el menú de 3 puntos junto al nombre del usuario.
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Seleccione Editar roles y grupos.
- Seleccione un rol apropiado según las acciones que necesite que esta persona pueda realizar.
- Seleccione los grupos apropiados según los datos que esta persona necesite ver.
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Haga clic en Guardar.
Información de la empresa
Los administradores pueden gestionar la información principal de una empresa en la sección de Administración del Panel de Motive Fleet.
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Inicie sesión en el Panel de Fleet y haga clic en el icono de Administración.
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Vaya a Empresa y haga clic en Editar.
- Actualice el Nombre de la empresa, Dirección u otros detalles según sea necesario.
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Haga clic en Guardar para confirmar los cambios.
Configuración del producto
La sección de Administración permite a los gerentes de flota configurar cada producto Motive para que coincida con sus necesidades operativas.
- Vista de flota: Configure preferencias del mapa y visibilidad del seguimiento.
- Seguridad: Ajuste los pesos y umbrales del comportamiento del Puntaje de Seguridad.
- Cumplimiento: Configure reglas de HOS, números DOT y estados de deber.
- Combustible: Monitoree el uso de combustible, detecte ineficiencias y configure reglas de rechazo automático.
- Tarjetas Motive: Cree perfiles de gasto y establezca controles de uso.
- Mantenimiento: Cree formularios de inspección, establezca cronogramas de servicio y active recordatorios.
- Mensajería: Elija tipos de alertas y destinatarios de notificaciones.
- Gestión de fuerza laboral: Active funciones como Documentos de Calificación, Tarjetas de Tiempo y Recorridos.
Configuración de la plataforma
La sección de Administración también le ayuda a gestionar el acceso a datos, herramientas de informes y seguridad de la cuenta para su flota.
Seguridad y datos
Configure políticas de retención de datos para diferentes tipos de datos, como registros HOS y grabaciones de cámaras. Gestione configuraciones avanzadas de seguridad, incluyendo métodos de autenticación de usuarios y controles de privacidad.
Verificar si la sincronización de directorio está habilitada
La función de Sincronización de Directorio de Motive permite a las flotas gestionar usuarios de Motive a través de Proveedores de Identidad como Okta y Azure. La Sincronización de Directorio actualiza automáticamente Motive con cualquier usuario nuevo o modificado (tanto conductores como usuarios de la flota). En este artículo, aprenderá cómo verificar si la Sincronización de Directorio está habilitada para su cuenta de Motive.
| Nota: Para configurar la Sincronización de Directorio para su flota con cualquiera de los proveedores de identidad listados, contáctenos en ssosupport@gomotive.com o comuníquese con su Gerente de Éxito del Cliente designado. |
- Inicie sesión en el Panel de Motive Fleet y vaya a Administración > Plataforma > Seguridad y Datos > Inicio de sesión de usuario de la flota y conductor.
- Bajo Sincronización de Directorio, verifique si muestra Habilitado.
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También puede verificar la última marca de tiempo en la que ocurrió una sincronización de directorio con el proveedor de identidad.
| Nota: Solo los Gerentes de Flota autorizados según Roles y Permisos de Motive tendrán acceso para ver el estado de la cuenta en Sincronización de Directorio bajo Configuración y también podrán recibir notificaciones cada vez que se sincronice nueva información desde el Proveedor de Identidad. |
Gestión de retención de datos
Los administradores de flota pueden gestionar los cronogramas de retención de datos para decidir qué datos conservar y por cuánto tiempo. Por defecto, Motive retiene datos de cumplimiento, seguridad y otros indefinidamente para clientes de Norteamérica.
Cómo acceder: Inicie sesión en el Panel de Fleet y vaya a Administración > Plataforma > Seguridad y Datos.
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Categorías personalizables: Puede establecer períodos específicos de retención para:
Seguridad: Videos de cámara (eventos críticos y de llamada), metadatos asociados, eventos y historial de exceso de velocidad, puntajes de seguridad e historial de capacitación
Cumplimiento: Registros de conductor: cambios/observaciones en estado de deber, DVIRs/defectos, todos los viajes, sugerencias/notas de registro por gerentes de flota, archivos de salida ELD, violaciones de HOS y reinicios de ciclo
Ubicación: Historial de ubicación de conductor/vehículo/activo, historial de viajes del vehículo, historial de despacho, eventos de ralentí
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Mensajería: Historial de mensajes e historial de conversaciones
Los mensajes dentro de una conversación se eliminan de forma continua a medida que alcanzan el período de retención de datos. Las conversaciones completas se eliminan cuando el mensaje más reciente supera el período de retención de datos.
Mantenimiento: DVIRs
Períodos de retención disponibles:
La siguiente tabla describe las ventanas de retención disponibles para cada categoría:
| Duración | Cumplimiento | Seguridad | Mensajería | Ubicación | Mantenimiento |
| 2 semanas | No disponible | Disponible | No disponible | No disponible | No disponible |
| 1 mes | No disponible | Disponible | Disponible | Disponible | No disponible |
| 90 días | No disponible | No disponible | No disponible | No disponible | Disponible |
| 6 meses | Disponible | Disponible | Disponible | Disponible | Disponible |
| 1 año | No disponible | Disponible | No disponible | Disponible | Disponible |
| Indefinidamente | Disponible | Disponible | Disponible | Disponible | Disponible |
| Nota: Una vez que los datos se eliminan según la política elegida, ya no están accesibles en el Panel de Fleet. Si no puede ver estas configuraciones, contacte a Soporte Motive para habilitar la Retención de Datos de Autoservicio para su cuenta. |
Gestionar políticas de retención de datos en el Panel de Fleet
Solo los administradores de flota pueden gestionar las políticas de retención de datos una vez habilitadas por Soporte Motive. Si no está habilitado, los administradores solo pueden ver las políticas existentes.
Inicie sesión en el Panel de Motive Fleet y haga clic en el icono Administración en el menú lateral izquierdo.
Seleccione Seguridad y Datos en el menú lateral izquierdo.
Desplácese hacia abajo hasta la sección Retención de Datos y haga clic en Editar.
Use los menús desplegables para Seguridad, Cumplimiento, Ubicación, Mensajería y Mantenimiento para seleccionar la duración de retención preferida.
Haga clic en Guardar.
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Notas:
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Alertas
Crear alertas basadas en una amplia variedad de activadores relacionados con comportamientos inseguros, telemática y otras acciones.
Integraciones y gestión de API (Para desarrolladores)
Motive permite la integración con otros sistemas empresariales (como TMS o software de mantenimiento). El área de configuración de la plataforma es donde se configuran y gestionan estas integraciones y se generan claves API o Webhooks.
Aplicación para conductores
Gestione plantillas de Driver Hub, recorridos para conductores y preferencias generales para la experiencia de la aplicación Motive Driver.
Permitir que los conductores se conecten solo a vehículos dentro de su(s) grupo(s)
- Inicie sesión en el Panel de Motive Fleet y vaya a Administración > Plataforma > Aplicación para conductores > Configuración > General > Editar.
- Habilite la opción Permitir que los conductores se conecten solo a vehículos dentro de su(s) grupo(s) marcando la casilla.
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Haga clic en Guardar.
Registro de auditoría
Acceda a un registro completo de todos los cambios administrativos realizados por usuarios de la flota en una cuenta Motive por razones de auditoría.
Configuración de la cuenta
Los administradores de flota pueden acceder y actualizar configuraciones de cuenta como nombre de cuenta, correo electrónico, contraseña, idioma, zona horaria y sistema de unidad de velocidad desde el Panel de Fleet.
Editar configuraciones generales de la cuenta
- Inicie sesión en el Panel de Motive Fleet y haga clic en el icono de perfil.
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Haga clic en Configuración de la cuenta.
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En la sección Cuenta y seguridad, haga clic en Editar.
- Edite el nombre de su cuenta, número telefónico y dirección de correo electrónico.
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Cuando termine, haga clic en Guardar.
Cambiar la contraseña de la cuenta
- Inicie sesión en el Panel de Motive Fleet y haga clic en el icono de perfil.
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Haga clic en Configuración de la cuenta.
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Haga clic en Cambiar contraseña.
- Ingrese su contraseña antigua y su nueva contraseña.
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Haga clic en Guardar.
Cambiar el idioma de la cuenta
- Inicie sesión en el Panel de Motive Fleet y haga clic en el icono de perfil.
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Haga clic en Configuración de la cuenta.
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En la sección Preferencias, haga clic en Editar.
- Haga clic en el menú desplegable para Idioma y seleccione una opción.
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Cuando termine, haga clic en Guardar.
Cambiar la zona horaria de la cuenta
- Inicie sesión en el Panel de Motive Fleet y haga clic en el icono de perfil.
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Haga clic en Configuración de la cuenta.
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En la sección Preferencias, haga clic en Editar.
- Haga clic en el menú desplegable para Zona horaria y seleccione una opción.
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Cuando termine, haga clic en Guardar.
Cambiar el sistema de unidad de velocidad para su cuenta
- Inicie sesión en el Panel de Motive Fleet y haga clic en el icono de perfil.
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Haga clic en Configuración de la cuenta.
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En la sección Preferencias, haga clic en Editar.
- Haga clic en el menú desplegable para Sistema de unidades y seleccione una opción.
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Cuando termine, haga clic en Guardar.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un administrador de flota y un gerente de flota?
Un administrador de flota tiene acceso completo a la plataforma Motive, incluida la sección de Administración.
¿Puedo crear roles personalizados con permisos específicos?
Sí. Vaya a Administración Organización Usuarios de la flota Roles y permisos.
¿Dónde puedo encontrar y descargar las facturas de mi empresa?
Inicie sesión en el Panel de Motive Fleet. Haga clic en el icono de Administración en el menú lateral izquierdo.
¿Cómo cambio la configuración de cumplimiento HOS de mi flota?
Para configuraciones generales, vaya a Administración Productos Cumplimiento. Para configuraciones específicas del conductor, vaya al perfil del conductor y edite sus configuraciones.
¿Puedo editar el ID del vehículo de un vehículo?
Sí, puede editar el ID del vehículo. Vaya al perfil del vehículo en la sección de administración del Panel de Fleet. Desde allí, puede realizar los cambios necesarios al ID del vehículo.
¿Puedo agregar un vehículo a la aplicación Fleet?
Sí, se puede agregar un vehículo a la aplicación Fleet. Sin embargo, debe asignarse una Pasarela del Vehículo. Se recomienda usar una laptop/computadora y acceder al Panel de Fleet.
¿Puedo recuperar datos después de que expire el período de retención?
No. Una vez que la política de retención activa una eliminación, los datos se eliminan permanentemente del Panel de Fleet y no pueden recuperarse.
¿Cómo cambiar la configuración de la flota?
Inicie sesión en el Panel de Fleet y vaya al icono de Administración > Cumplimiento. Haga clic en Editar en la sección General y cambie la configuración de la flota que desee. Cuando termine, haga clic en Guardar.
¿Cómo habilitar que los conductores accedan a sus formularios de registro mientras usan movimiento en el patio en el Panel de Fleet?
Inicie sesión en el Panel de Fleet y vaya al icono de Administración > Cumplimiento. Haga clic en Editar en la sección Estado de deber y habilite Permitir que los conductores editen el formulario de registro cuando usan movimiento en el patio y el vehículo está detenido. Cuando termine, haga clic en Guardar.
¿Qué significa el mensaje La información no está sincronizada con un proveedor de identidad en un perfil de conductor, y qué debo hacer si no usamos un proveedor de identidad?
Este mensaje aparece cuando la Sincronización de Directorio está disponible para su flota e indica que el perfil del conductor no está siendo gestionado actualmente por un proveedor de identidad externo (IdP) como Okta o Azure AD.
- Cuando la Sincronización de Directorio está habilitada, Motive puede crear y actualizar automáticamente conductores y usuarios de la flota basándose en su IdP, y campos clave (nombre, correo electrónico, nombre de usuario, grupos, roles, etc.) se gestionan desde ese IdP.
- Un conductor sincronizado tendrá esos campos bloqueados en Motive y solo editables en su IdP; un banner como este le indica que el perfil está fuera de esa sincronización y no se actualizará automáticamente desde el IdP.
Si su organización no utiliza intencionalmente un proveedor de identidad o Sincronización de Directorio, pero aún ve este mensaje para conductores:
- Primero, pida a un administrador de flota que verifique si la Sincronización de Directorio está habilitada para su cuenta (esto se hace desde la sección de Administración en el Panel de Fleet; solo roles autorizados pueden ver y gestionar estas configuraciones).
- Si la Sincronización de Directorio no está configurada para su flota o no puede acceder a esas configuraciones, contacte a Soporte Motive o a su Gerente de Éxito del Cliente; puede haber un problema de configuración que debe corregirse.
¿Cómo puedo eliminar todas las revisiones y el historial de tareas de cámara de Motive?
No puede eliminar revisiones individuales de tareas de cámara una por una en masa, pero puede eliminar todo el historial antiguo de cámara acortando su período de retención de datos de Seguridad. La Retención de Datos de Autoservicio de Motive permite a los administradores de flota controlar cuánto tiempo se conservan diferentes tipos de datos, incluidos datos de Seguridad como videos de cámara, eventos de exceso de velocidad, historial de Seguridad/Puntaje de Seguridad y historial de capacitación (que incluye revisiones de tareas de cámara).
Si desea eliminar todas las revisiones de tareas de cámara, el método soportado es:
- Vaya a Administración > Seguridad y Datos > Retención de Datos en el Panel de Fleet (una vez que la Retención de Datos de Autoservicio esté habilitada).
- Establezca un período de retención más corto para Seguridad (por ejemplo, 1 mes o 6 meses).
Cuando guarda una retención de Seguridad más corta, todos los datos de Seguridad anteriores a ese período se eliminan permanentemente y ya no están accesibles en Motive. La eliminación aplica para toda la flota en esa categoría. No puede dirigirse solo a una cámara o tareas específicas, es por categoría de datos y antigüedad, no por activo individual.
¿Dónde está el icono de Administración en el Panel de Fleet y cómo es?
El icono de Administración está ubicado en la parte inferior de la barra lateral izquierda en el Panel de Fleet. Utiliza un icono de engranaje estilo configuración dentro de un icono de perfil. Si no ve el icono de Administración, probablemente su rol de usuario no incluye permisos de administrador, y necesitará que un Administrador de Flota ajuste su rol y permisos.
¿Existe un modo oscuro o modo nocturno para el Panel de Fleet y el Portal de Administración?
La aplicación Motive Driver soporta un modo nocturno (activado mediante el icono de luna/sol) para su uso en la cabina, pero actualmente no hay un modo oscuro incorporado para el Panel de Fleet o el Portal de Administración basados en web. El panel siempre usa el tema claro estándar. Si prefiere una apariencia más oscura, puede probar configuraciones de modo oscuro a nivel de navegador o sistema operativo o extensiones de terceros, pero estas no son oficialmente soportadas por Motive.
¿Cómo puedo verificar si mi cuenta tiene una suscripción activa de Seguridad?
Si no está seguro si su flota tiene suscripción de Seguridad, contacte a su Gerente de Cuenta o Soporte Motive para obtener más claridad al respecto.
¿Puedo exportar o descargar un PDF de los permisos de un rol específico?
No actualmente a través de un flujo de autoservicio. Los administradores de flota pueden revisar y editar permisos de roles en Administración > Usuarios de la flota > Roles y permisos, pero actualmente no hay una opción incorporada para exportar o generar PDF de configuraciones de roles. Si necesita documentación oficial para compartir fuera de su organización, contacte a Soporte Motive.
¿Por qué el seguimiento aún muestra kilómetros cuando mi odómetro ya está configurado en millas?
La unidad del odómetro del vehículo o conductor y el sistema de unidades del Panel de Fleet son configuraciones separadas. Si el seguimiento aún muestra kilómetros, vaya a Configuración de cuenta > Preferencias > Sistema de unidades y cámbielo a Millas.
¿Por qué una inspección de vehículo enviada hoy no aparece en el Panel de Fleet?
Si otros informes de inspección son visibles, verifique que la inspección se haya enviado completamente en la aplicación para conductores y revise si algún aviso de seguridad del vehículo o flujo de trabajo inseguro afectó el envío. Si aún no aparece después de actualizar, contacte a Soporte Motive.
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