Une gestion efficace des tâches aide les répartiteurs à rester organisés et à réduire la saisie manuelle. Motive. Dispatch offre des outils flexibles pour créer des tâches individuellement ou en masse, facilitant ainsi l’affectation du travail et le bon déroulement des opérations.
Aperçu
Motive Dispatch permet aux gestionnaires de flotte de créer et gérer rapidement des tâches selon leurs besoins de flux de travail.
- Création de tâches flexible : Vous pouvez ajouter des tâches individuelles manuellement ou en importer plusieurs à la fois, selon votre processus de répartition.
- Gestion des clients : Choisissez facilement un client existant ou ajoutez-en un nouveau directement depuis l’écran de création de tâche.
- Importations transparentes : Utilisez des fichiers CSV issus de votre système de gestion des commandes pour télécharger plusieurs tâches en quelques étapes.
- Gain de temps : Réduisez les tâches répétitives et accélérez la planification des tâches grâce à des outils simplifiés et des options de téléchargement en masse.
Créer une tâche individuelle
Vous pouvez créer une nouvelle tâche manuellement depuis le tableau de bord de la flotte :
- Dans le tableau de bord de la flotte, allez à Dispatch dans le menu latéral gauche.
- Cliquez sur Créer une tâche.
- Recherchez le nom du client ou choisissez parmi la liste des clients existants.
- Si le client n’est pas listé, saisissez ses informations dans le formulaire de tâche. Motive enregistre automatiquement ces informations comme un nouveau client pour une utilisation future.
- Si le client n’est pas listé, saisissez ses informations dans le formulaire de tâche. Motive enregistre automatiquement ces informations comme un nouveau client pour une utilisation future.
- Sélectionnez le Type de tâche dans le menu déroulant. Saisissez les détails de la tâche, y compris les lieux de prise en charge et de dépôt, les horaires et les instructions spéciales.
- Cliquez sur Enregistrer pour ajouter la tâche à votre planning de répartition.
Importer plusieurs tâches en masse
Pour un volume plus important de tâches, vous pouvez les importer en masse à l’aide d’un fichier CSV.
- Dans le tableau de bord de la flotte, allez à Dispatch > Tâches.
- Cliquez sur Importer des tâches.
- Téléchargez le modèle CSV ou utilisez votre propre fichier CSV avec les en-têtes de colonnes corrects. Le fichier peut contenir 3 types de contenu de répartition :
- Tâches non assignées (nécessitent lieu, date et type de tâche) - L’utilisateur peut ensuite planifier et assigner les tâches dans le tableau de bord de la flotte.
- Itinéraires non assignés - Si les tâches ont un nom d’itinéraire et une date correspondants, elles seront créées comme un itinéraire, et l’utilisateur pourra ensuite planifier/assigner les itinéraires dans le tableau de bord de la flotte.
- Itinéraires assignés - Un itinéraire qui a également une affectation de conducteur/véhicule sera assigné à ces ressources.
- Pour les lieux - Si l’utilisateur a des lieux existants dans le tableau de bord de la flotte, seul le nom du lieu est nécessaire dans le modèle ; les coordonnées ou l’adresse sont également nécessaires.
- Le téléchargement autorise les lignes en double.
- Si une tâche sur un itinéraire échoue, l’itinéraire entier ne sera pas téléchargé. Cependant, si un fichier contient 3 itinéraires, 2 peuvent être téléchargés et 1 peut échouer.
- Ajoutez les détails de vos tâches dans le CSV. Cela peut être exporté depuis votre système de gestion des commandes ou saisi manuellement.
- Téléchargez le fichier complété.
- Passez en revue le résumé de l’importation et corrigez les erreurs signalées.
- Cliquez sur Importer pour ajouter toutes les tâches à votre planning.
FAQ
Puis-je modifier les détails d’une tâche après sa création ?
Oui, allez à la liste des tâches, sélectionnez la tâche et mettez à jour ses informations.
Que faire si mon client n’est pas encore dans le système ?
- Saisissez le nom, l’adresse et les coordonnées du client directement dans le formulaire de tâche.
- Le système enregistrera automatiquement ces informations comme un nouveau client pour une utilisation future.
Y a-t-il une limite au nombre de tâches que je peux importer en une seule fois ?
Il n’y a pas de limite stricte, mais pour de meilleurs résultats, limitez les importations à moins de 1 000 tâches par fichier.
Quels formats de fichiers sont pris en charge pour les importations ?
Seuls les fichiers au format CSV (valeurs séparées par des virgules) sont pris en charge pour les téléchargements en masse.
Comment puis-je vérifier si mon importation a réussi ?
L’écran de résumé de l’importation signalera tout problème. Les tâches ajoutées avec succès apparaîtront dans votre liste de tâches.
Puis-je utiliser des données exportées d’un autre système ?
Oui, tant que les en-têtes de colonnes correspondent au modèle CSV de Motive.
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