Los roles y permisos son características esenciales de control de acceso en el Panel de Motive que te permiten limitar lo que cada usuario de la flota puede ver y hacer en la plataforma Motive. La gestión adecuada de roles y permisos asegura que los usuarios solo tengan acceso a los datos y funciones relevantes para sus funciones laborales.
Resumen
El sistema de roles y permisos de Motive proporciona un marco flexible para definir responsabilidades de usuario y controlar el acceso a diferentes secciones del Panel de Motive. Al elegir de una lista de roles predeterminados o crear un rol personalizado tú mismo, puedes empoderar a tu equipo con las herramientas que necesitan mientras se adhiere al principio de menor privilegio.
- Mejorar la seguridad: Controla con precisión el acceso de los usuarios a funciones y datos específicos, minimizando el riesgo de acciones no autorizadas o exposición de datos.
- Delegar con confianza: Asigna roles específicos a gerentes y otro personal, otorgándoles la autoridad para supervisar sus áreas designadas sin proporcionar acceso administrativo completo.
- Personalizar según tus necesidades: Crea roles personalizados con permisos granulares para coincidir con las responsabilidades únicas de las personas dentro de tu organización.
Conceptos básicos
Un rol es una colección de permisos que define el nivel de acceso de un usuario de flota y lo que puede hacer en el Panel de Motive. Los permisos son derechos específicos otorgados a un rol, como ver informes, administrar perfiles de vehículos o usuarios. Este sistema ayuda a definir responsabilidades y asegura que los usuarios solo tengan acceso a las herramientas necesarias para su trabajo.
Roles predeterminados y personalizados
Motive ofrece varios roles estándar para apoyar funciones comunes dentro de una flota.
- Administrador de flota: Este es el rol de mayor nivel con acceso sin restricciones a toda la plataforma Motive. Un administrador de flota puede gestionar todos los usuarios, vehículos y activos; configurar ajustes a nivel de empresa en el panel de Administración y ver todos los informes disponibles.
- Gerente: Este rol tiene acceso más limitado por defecto. Los gerentes de flota pueden ver el Panel de Motive y los informes para monitorear las operaciones diarias, pero no pueden acceder al panel de Administración para cambiar configuraciones a nivel de empresa. Un administrador de flota puede personalizar los permisos de un gerente de flota o asignarlo a grupos específicos para limitar su visibilidad.
- Instalador: Este es un rol altamente restringido diseñado para técnicos responsables de la instalación de hardware. Los usuarios con este rol solo pueden acceder a las partes del panel necesarias para crear perfiles de vehículos y activos y asignarles dispositivos.
Personalización de roles
Los roles personalizados pueden adaptarse para proporcionar acceso limitado solo a partes específicas del producto, como Seguridad, Cumplimiento o Mantenimiento, según los requisitos del rol. Los administradores de flota pueden crear roles personalizados y vincularlos a cualquier permiso de la lista disponible de Motive.
Para crear un rol personalizado:
Inicia sesión en el Panel de Motive y haz clic en el ícono Admin.
- Selecciona Usuarios de Flota desde el menú Organización.
- Haz clic en la pestaña Roles y Permisos.
Haz clic en el botón + Crear Rol.
- Ingresa un nombre único para el rol y una descripción opcional.
- Revisa la lista de permisos disponibles y marca la casilla para cada uno que desees otorgar. Puedes expandir cada categoría para ver opciones más granulares.
- Haz clic en Crear para guardar el nuevo rol personalizado.
Aunque la lista completa de permisos está disponible en el panel, están organizados por función. Puedes controlar el acceso a áreas como:
- Administración: Gestionar configuraciones de la empresa, usuarios, vehículos, activos y grupos.
- Cumplimiento: Ver y editar registros de conductores, administrar informes de cumplimiento y ver Insights CSA.
- Seguridad: Ver el Centro de Seguridad, revisar y entrenar eventos de seguridad, y gestionar configuraciones de seguridad.
- Mantenimiento: Ver cronogramas de mantenimiento, gestionar informes de inspección y agregar notas de servicio.
- Gestión de personal: Ver y editar tarjetas de tiempo y gestionar documentos de calificación de conductores.
- Tarjeta Motive: Gestionar perfiles de gasto y ver detalles de transacciones.
Gestión de roles
Una vez definidos los roles, puedes asignarlos a los usuarios.
Para asignar o actualizar el rol de un usuario:
- Navega a Admin > Organización > Usuarios de Flota.
- Para asignar un rol a un usuario nuevo, haz clic en + Agregar Usuario y selecciona el rol deseado del menú desplegable Rol durante el proceso de creación.
- Para editar el rol de un usuario existente, encuentra al usuario en la lista, haz clic en el botón Opciones y selecciona Editar Roles y Grupos.
- En el cuadro de diálogo, selecciona un rol del menú desplegable Rol. También puedes asignar al usuario a uno o más grupos específicos para limitar su acceso.
- Haz clic en el ícono + para asignar múltiples roles al mismo usuario.
- Haz clic en Actualizar para guardar los cambios.
Mejores prácticas
- Principio de menor privilegio: Para mejorar la seguridad, otorga a los usuarios solo los permisos mínimos necesarios para realizar sus responsabilidades laborales. Evita asignar acceso administrativo completo a menos que sea absolutamente necesario.
- Auditoría regular de permisos: Revisa periódicamente los roles y permisos asignados a tus usuarios. Esto asegura que los niveles de acceso sigan siendo apropiados a medida que los empleados cambian de roles o responsabilidades.
- Desactivar cuentas rápidamente: Cuando un empleado deja la empresa, desactiva su cuenta de usuario de flota inmediatamente para evitar accesos no autorizados. Las cuentas desactivadas no pueden reactivarse, pero sus datos históricos se conservan para tus registros.
- Usar grupos para delegación: Para organizaciones grandes, asigna gerentes de flota a grupos específicos. Esto te permite delegar tareas de gestión mientras restringes su visibilidad solo a los conductores y vehículos relevantes para sus funciones.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un administrador de flota y un gerente de flota?
Un administrador de flota tiene acceso sin restricciones a todas las funciones y configuraciones en el Panel de Motive. Un gerente de flota tiene acceso limitado por defecto, que puede ser personalizado por un administrador de flota para otorgar permisos específicos.
¿Puedo crear mis propios roles personalizados?
Sí. Los administradores de flota pueden crear roles personalizados con permisos específicos:
- Ve a Admin > Usuarios de Flota > Roles y Permisos.
- Haz clic en + Crear Rol.
- Elige los permisos a incluir y haz clic en Guardar.
¿Cómo doy a un usuario acceso solo a un grupo específico de conductores?
- Navega a Admin > Organización > Usuarios de Flota.
- Encuentra al usuario y haz clic en el botón Opciones en su fila.
- Selecciona Editar Roles y Grupos.
- En el campo Grupos, asigna uno o más grupos.
- Haz clic en Actualizar para guardar los cambios.
Esto restringirá la visibilidad y el acceso del usuario solo a los conductores, vehículos y activos dentro de los grupos asignados.
¿Por qué un usuario no puede ver una función que necesita?
Esto generalmente significa que el rol del usuario no incluye el permiso requerido. Un administrador de flota necesitará editar el rol y habilitar el acceso a la función necesaria.
¿Puedo asignar más de un rol a un solo usuario?
Sí. Puedes asignar múltiples roles a un usuario. Sus permisos totales incluirán todos los permisos otorgados por todos sus roles asignados.
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