Gestión de Calificaciones

La gestión de documentos de calificación es esencial para el cumplimiento y la seguridad de la flota. El Panel de Control de Flota de Motive proporciona un lugar centralizado para acceder, organizar y controlar estos documentos, ayudándote a mantener el cumplimiento mientras simplificas la gestión de la flota.

Descripción general

La página de Calificaciones de Motive en el Panel de Control de Flota simplifica cómo las flotas rastrean y gestionan las certificaciones, calificaciones y registros de seguridad de los conductores. Esta función centralizada permite a los gerentes de flota organizar, revisar y mantener todos los documentos de calificación en un solo lugar, asegurando que siempre estén listos para auditorías.

• Acceso centralizado: Accede y administra todos los documentos de calificación de toda tu flota desde una sola ubicación. Esto mantiene los archivos importantes organizados, fáciles de encontrar y disponibles para las verificaciones de cumplimiento.
• Permisos flexibles: Controla quién puede ver, subir o editar documentos de calificación utilizando configuraciones de acceso basadas en roles. Esto ayuda a proteger la información sensible y mantener la precisión de los datos.
• Filtrado eficiente: Usa filtros incorporados y herramientas de ordenación para localizar rápidamente documentos según el conductor, la fecha de expiración o la fecha de última modificación. Estas herramientas ahorran tiempo y facilitan la gestión de grandes volúmenes de registros.
• Plantillas personalizables: Crea plantillas personalizadas o usa plantillas estándar alineadas con FMCSA para estandarizar la documentación de calificación. Esto asegura consistencia en los registros de tu flota y agiliza el proceso de creación de documentos.

Visualización y carga de calificaciones

Visualización de documentos de calificación

1. Inicia sesión en el Panel de Control de Flota y ve a Workforce > Qualifications.
2. Usa la navegación superior para acceder a otras funciones de la página Workforce según sea necesario.

Carga de documentos de calificación

Las flotas pueden cargar fácilmente documentos de calificación desde el Panel de Control de Flota, lo que permite a los conductores ver sus documentos desde la Aplicación de Conductor.

1. Inicia sesión en el Panel de Control de Flota de Motive y haz clic en Workforce.
2. Haz clic en la pestaña Qualifications .
3. Haz clic en Add document.

4. Aparecerá un cuadro que muestra todas las plantillas existentes. Selecciona la plantilla deseada.

5. Ingresa la información del documento.
6. Haz clic en Save.

Filtrado y ordenación

Usa filtros y ordenaciones para localizar rápidamente documentos de calificación:

Filtros

• Conductores: Filtra por conductores específicos.

• Estado de Calificación: Filtra conductores según su estado de calificación, como No elegible, en riesgo, elegible, y Desactivado. Por defecto, los conductores Desactivados son filtrados, para que puedas enfocarte en tu fuerza laboral actualmente activa.

• Documento: Filtra por tipo de documento de calificación.
• Expiración: Identifica documentos que están vencidos o próximos a expirar.

• Estado del Doc: Filtra documentos que Necesitan Revisión, están Vencidos, Por Vencer, o que han sido Rechazados.
• Mostrar archivados: Visualiza todos tus documentos archivados. 

Ordenación

• Nombre del conductor (A → Z): Ordena los conductores alfabéticamente por nombre.
• Estado de calificación: Ordena los conductores según su estado de calificación actual.

Uso de calificaciones 

Acciones a nivel de página

1. Agregar documento: Sube un nuevo documento de calificación para un conductor. Al agregar un nuevo documento de calificación, el sistema extrae automáticamente información del archivo cargado con IA, reduciendo la entrada manual para los siguientes documentos:
   • Registro de Vehículo Motorizado (MVR)
   • Certificado del Examinador Médico
   • Solicitud de Empleo
   • Verificación de Empleo
   • Consulta a Empleadores Anteriores
   • Resultados de Pruebas de Drogas y Alcohol Pre-empleo
   • Certificado de Prueba de Manejo
   • Licencia de Conducir 

2. Menú de tres puntos:
   • Agrega conductores individualmente o en masa mediante Importar conductores.
   • Ver historial de importación.
   • Gestionar configuraciones de la fuerza laboral.

Acciones a nivel de fila (por documento)

• Ver detalles, editar, descargar o archivar el documento.

Documentos archivados

Para acceder a documentos de calificación archivados:

1. Inicia sesión en el Panel de Control de Flota de Motive y haz clic en Workforce.
2. Haz clic en la pestaña Qualifications .
3. Haz clic en el menú desplegable de Más y selecciona Mostrar archivados.

4. Los documentos archivados tendrán el Estado del Doc como Archivado.

5. Haz clic en el menú de tres puntos para cualquier documento archivado, y podrás:
   • Ver detalles de un documento archivado 
   • Descargar el archivo del documento
   • Restaurar documentos para volverlos activos
   • Eliminar permanentemente documentos.
   • Ver el perfil del conductor y el mensaje al conductor vinculado al documento archivado 

Uso de plantillas

Las plantillas estandarizan la creación y gestión de documentos de calificación.

• Para acceder a las plantillas, ve a Workforce > Templates.
• Visualiza el nombre, tipo y estado de la plantilla, y usa filtros u ordenación para encontrar las específicas.
• Motive proporciona plantillas alineadas con FMCSA para elementos como licencia de conducir, solicitudes de empleo, certificados de examinador médico, certificados de prueba de manejo, etc.
• Crea plantillas personalizadas usando la opción Agregar plantilla y el constructor de formularios.

CPersonalización de configuraciones administrativas

Los administradores pueden configurar las opciones de documentos de calificación para cumplir con las políticas de la flota y los requisitos de cumplimiento:

• Configurar alertas para la expiración y carga de documentos. 
• Controlar los niveles de acceso de los usuarios para cargar, editar o archivar.
• Habilitar o deshabilitar cargas iniciadas por el conductor.

Preguntas frecuentes

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