Las tarjetas de tiempo son registros digitales esenciales que ayudan a las organizaciones a rastrear, gestionar y reportar con precisión las horas trabajadas por conductores y empleados por hora. Con la función de tarjetas de tiempo de Motive, la entrada de tiempo se simplifica, se mejora la precisión de la nómina y se apoya el cumplimiento, todo desde una plataforma centralizada.
Resumen
La función de tarjetas de tiempo de Motive facilita a los conductores y otros empleados de flota que están exentos de la regulación de Registro de Estado de Deber (RODS), registrar la entrada y salida, seleccionar tipos de trabajo y mantener registros detallados de trabajo. Los gerentes de flota pueden auditar, editar y aprobar tarjetas de tiempo digitales en el Panel de Flota de Motive, asegurando la precisión de la nómina y el cumplimiento.
- Seguimiento de tiempo simplificado: Los conductores pueden registrar la entrada y salida directamente en la Aplicación para Conductores de Motive. Esto reduce el papeleo y asegura que las horas se registren con precisión.
- Nómina precisa: Los registros centralizados agilizan el procesamiento de la nómina. Esto ayuda a reducir errores y acelera los ciclos de pago.
- Apoyo al cumplimiento: Las tarjetas de tiempo proporcionan un registro auditable de todas las horas trabajadas. Esto ayuda a cumplir con las regulaciones laborales y te prepara para auditorías.
- Perspectivas operativas: Las herramientas de reporte integradas permiten a los gerentes monitorear la productividad. Estas perspectivas ayudan a identificar tendencias y mejorar la eficiencia de la fuerza laboral.
Conceptos básicos
Las tarjetas de tiempo son registros digitales usados por conductores y empleados por hora para registrar detalles de turnos, incluyendo horas de entrada y salida, millas recorridas y tipos de trabajo. Los gerentes de flota pueden editar, aprobar e integrar estos registros con sistemas de nómina.
Detalles clave capturados en una tarjeta de tiempo:
- Nombre e ID del conductor
- Fecha de la entrada
- Estado de la tarjeta de tiempo (Enviada, En progreso, Vencida)
- Total de millas recorridas y horas trabajadas
- Horas de entrada y salida
- Tipos de trabajo y notas opcionales
- Geolocalización para cada entrada/salida
- Vehículos usados durante el turno
- Historial de edición y auditoría
Las tarjetas de tiempo enviadas pueden integrarse con sistemas de nómina como ADP o UKG para nómina, seguimiento de productividad y reporte de cumplimiento.
Quién debería usar las tarjetas de tiempo
Las tarjetas de tiempo son el método recomendado para el seguimiento del tiempo para empleados que están exentos de la regulación de Registro de Estado de Deber (RODS) pero que aún requieren un seguimiento preciso del tiempo mediante Motive.
- Conductores exentos de HOS: Ideal para conductores que no necesitan mantener registros de horas de servicio (HOS).
- Personal no regulado: Ideal para personal de almacén, mecánicos o conductores locales que no están sujetos a las reglas DOT HOS.
- No para conductores regulados: Los conductores que deben mantener RODS deben continuar usando el método de Logs en lugar de tarjetas de tiempo.
Nota: Las tarjetas de tiempo no son un sustituto de los registros HOS requeridos por DOT. Los conductores que necesitan RODS deben continuar usando la función Logs de Motive.
Cumplimiento, nómina e integración
Las tarjetas de tiempo de Motive pueden integrarse con sistemas de nómina para un procesamiento más rápido y mayor precisión.
- Sincronización automática de nómina: Las horas trabajadas fluyen directamente a los sistemas de nómina, minimizando la entrada manual de datos.
- Verificación de tiempo: Los gerentes pueden cotejar las tarjetas de tiempo con los datos de vehículos y viajes para asegurar la precisión.
- Preparación regulatoria: Los historiales de edición y las auditorías ayudan a garantizar el cumplimiento de las regulaciones laborales.
Retención de tarjetas de tiempo y visibilidad de datos
- Acceso del conductor: Los conductores pueden ver y editar sus tarjetas de tiempo en la Aplicación para Conductores de Motive durante hasta 30 días.
- Acceso del gerente: Las tarjetas de tiempo enviadas y aprobadas se conservan en la página de Workforce > Timecards para nómina y auditorías.
- Historial de auditoría: Todas las ediciones se registran para transparencia y responsabilidad.
- Acceso API: La API pública de Seguimiento de Tiempo permite la integración de datos de tarjetas de tiempo y registros en cualquier sistema de nómina o recursos humanos que elijas.
Preguntas frecuentes
¿Quién debería usar las tarjetas de tiempo en Motive?
Las tarjetas de tiempo están destinadas a conductores y empleados que no están obligados a mantener RODS pero necesitan un seguimiento preciso de horas para nómina o propósitos operativos.
¿Pueden los conductores editar las tarjetas de tiempo después de enviarlas?
Sí. Los conductores pueden editar las tarjetas de tiempo hasta que sean aprobadas, después de lo cual las ediciones quedan bloqueadas.
¿Son las tarjetas de tiempo adecuadas para conductores que deben cumplir con las regulaciones DOT HOS?
No. Los conductores que deben mantener RODS deben usar la función de registros (logs) en lugar de tarjetas de tiempo.
¿Pueden exportarse las tarjetas de tiempo a sistemas de nómina?
Sí. Las tarjetas de tiempo se integran con proveedores de nómina como ADP y UKG para un procesamiento simplificado. Además, ofrecemos una API pública de Seguimiento de Tiempo que permite la integración de datos de tarjetas de tiempo y registros en cualquier sistema de nómina o recursos humanos que el cliente elija.
¿Por cuánto tiempo se almacenan las tarjetas de tiempo para fines de auditoría?
Las tarjetas de tiempo y sus historiales de edición se almacenan indefinidamente en la página de Workforce. Actualmente no hay configuraciones de retención para los datos de Gestión de la Fuerza Laboral.
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